برای کسانی که به طور منظم از اکسل^(Excel) استفاده می کنند ، تعداد فرمول ها و توابع داخلی برای خلاصه کردن و دستکاری داده ها خیره کننده است. اکسل^(Excel) به معنای واقعی کلمه توسط همه استفاده می شود: از دانشجویان کلاس مالی گرفته تا مدیران صندوق های تامینی در وال استریت^{(Wall Street)} . این بسیار قدرتمند است، اما در عین حال بسیار ساده است.

برای کسانی که به تازگی با اکسل^(Excel) شروع کرده اند ، یکی از اولین گروه از توابع که باید یاد بگیرید توابع خلاصه هستند. اینها عبارتند از SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL و AGGREGATE^{(SMALL and AGGREGATE)} . این توابع به بهترین وجه در داده های عددی استفاده می شوند.

در این مقاله، نحوه ایجاد یک فرمول و درج تابع در صفحه گسترده اکسل^{(Excel spreadsheet)} را به شما نشان خواهم داد . هر تابع در اکسل^(Excel) آرگومان هایی را^(arguments) می گیرد که مقادیری هستند که توابع برای محاسبه خروجی به آن نیاز دارند.

درک فرمول ها و توابع

برای مثال، اگر بخواهید 2 و 2 را با هم جمع کنید، تابع SUM  و آرگومان ها اعداد 2 و 2 خواهند بود. ما معمولاً این را به صورت 2 + 2 می نویسیم، اما در اکسل^(Excel) آن را به صورت =SUM(2+2) می نویسیم . در اینجا می توانید نتایج این جمع ساده دو عدد تحت اللفظی را مشاهده کنید.

با وجود اینکه هیچ اشکالی در این فرمول وجود ندارد، اما واقعاً ضروری نیست. شما فقط می توانید =2+2 را در اکسل^(Excel) تایپ کنید و این نیز کار می کند. در اکسل^(Excel) ، وقتی از تابعی مانند SUM استفاده می کنید، استفاده از آرگومان ها منطقی تر است. با تابع SUM ، اکسل^(Excel) انتظار حداقل دو آرگومان را دارد که ارجاع به سلول‌های صفحه گسترده هستند.

چگونه به یک سلول داخل فرمول اکسل^{(Excel formula)} ارجاع دهیم ؟ خوب، این بسیار آسان است. هر سطر یک عدد و هر ستون یک حرف دارد. A1 اولین سلول صفحه گسترده در بالا سمت چپ است. B1 سلول سمت راست A1 خواهد بود. A2 سلول مستقیماً زیر A1 است. به اندازه کافی آسان^(Easy) درست است؟

قبل از اینکه فرمول جدید خود را بنویسیم، اجازه دهید مقداری داده در ستون های A و B^{(columns A and B)} اضافه کنیم تا با آنها کار کنیم. ادامه دهید و اعداد تصادفی از A1 تا A10 و B1^{(A10 and B1)} تا B10 را برای مجموعه داده‌های ما تایپ کنید. حالا به D1 بروید و ^{(D1 and type)}=SUM(A1,B1) را تایپ کنید. باید ببینید نتیجه به سادگی مقدار A1 + B1 است.

هنگام تایپ فرمول در اکسل^(Excel) باید به چند نکته توجه داشت . در ابتدا، متوجه خواهید شد که وقتی اولین پرانتز باز را تایپ می کنید ^{(opening parenthesis)}( بعد از نام تابع^{(function name)} ، اکسل^(Excel) به طور خودکار به شما می گوید که آن تابع چه آرگومان هایی را می گیرد. در مثال ما، شماره 1، شماره 2 و غیره را نشان می دهد .^(number1) شما آرگومان^(number2) ها را با کاما جدا می کنید. تابع خاص می تواند بی نهایت مقدار بگیرد زیرا تابع SUM^{(SUM function)} اینگونه عمل می کند.

ثانیا، یا می توانید مرجع سلول^{(cell reference)} را به صورت دستی تایپ کنید (A1) یا می توانید پس از تایپ پرانتز باز روی سلول A1 کلیک کنید. اکسل^(Excel) همچنین سلول را به همان رنگ مرجع سلول^{(cell reference)} برجسته می کند تا بتوانید مقادیر مربوطه را دقیقاً ببینید. بنابراین ما یک ردیف را با هم جمع کردیم، اما چگونه می‌توانیم تمام ردیف‌های دیگر را بدون تایپ مجدد فرمول یا کپی و چسباندن جمع کنیم؟ خوشبختانه اکسل^(Excel) این کار را آسان کرده است.

نشانگر ماوس^{(mouse cursor)} خود را به گوشه سمت راست پایین سلول D1 ببرید و متوجه خواهید شد که از علامت ضربدر سفید به علامت مثبت سیاه تغییر می کند.

حالا روی دکمه ماوس کلیک کنید و نگه دارید. مکان نما را تا آخرین ردیف با داده ها به پایین بکشید و سپس در انتها رها کنید.

اکسل^(Excel) آنقدر هوشمند است که بداند فرمول باید تغییر کند و مقادیر موجود در ردیف های دیگر را منعکس کند نه اینکه فقط همان A1 + B1 را تا آخر به شما نشان دهد. در عوض، A2+B2 ، A3+B3 و غیره را خواهید دید.

همچنین روش دیگری برای استفاده از SUM وجود دارد که مفهوم دیگری را در پشت آرگومان ها در اکسل^(Excel) توضیح می دهد . فرض کنید می‌خواستیم همه مقادیر از A1 تا A12 را جمع‌بندی کنیم ، سپس چگونه آن را دنبال کنیم؟ ما می توانیم چیزی مانند =SUM(A1, A2, A3, etc) را تایپ کنیم ، اما این بسیار زمان بر است. راه بهتر استفاده از محدوده اکسل است^{(Excel range)} .

برای جمع A1 تا A12 ، تنها کاری که باید انجام دهیم این است که =SUM(A1:A12) را با یک دونقطه که دو مرجع سلول را به جای کاما از هم جدا می کند تایپ کنیم. حتی می توانید چیزی مانند =SUM(A1:B12) را تایپ کنید و تمام مقادیر A1 تا A12 و B1 thru B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} را جمع آوری کنید.

این یک نمای کلی از نحوه استفاده از توابع و فرمول ها در اکسل^(Excel) بود، اما کافی است تا بتوانید از تمام توابع جمع آوری داده ها استفاده کنید.

توابع خلاصه

با استفاده از همان مجموعه داده، از بقیه توابع خلاصه استفاده می کنیم تا ببینیم چه نوع اعدادی را می توانیم محاسبه کنیم. بیایید با توابع COUNT و COUNTA شروع کنیم.

در اینجا من تابع COUNT را در D2 و تابع COUNTA^(COUNTA) را در E2 وارد کرده ام، با استفاده از محدوده A2:A12  به عنوان مجموعه داده^{(data set)} برای هر دو تابع. همچنین مقدار A9 را به رشته متن ^{(text string)} hello تغییر دادم تا تفاوت را نشان دهم. COUNT فقط سلول هایی را می شمارد که دارای اعداد هستند در حالی که COUNTA سلول های حاوی متن و اعداد را می شمارد. هر دو تابع سلول های خالی را نمی شمارند. اگر می خواهید سلول های خالی را بشمارید، از تابع COUNTBLANK استفاده کنید.

در مرحله بعدی توابع AVERAGE ، MEDIAN و MODE قرار دارند. میانگین خود توضیحی است، میانه عدد میانی در مجموعه اعداد و حالت رایج ترین عدد یا اعداد^{(number or numbers)} در مجموعه اعداد است. در نسخه‌های جدیدتر اکسل^(Excel) ، MODE.SNGL  و MODE.MULT دارید^(MODE.MULT) زیرا ممکن است بیش از یک عدد رایج‌ترین عدد در مجموعه‌ای از اعداد باشد. من از B2:B12 برای محدوده مثال زیر استفاده کردم.

با حرکت به جلو، می توانیم MIN ، MAX و STDEV^{(MAX and STDEV)} را برای مجموعه اعداد B2: B12 محاسبه کنیم. تابع STDEV^{(STDEV function)} میزان پراکندگی مقادیر از مقدار متوسط ​​را محاسبه می کند. در نسخه های جدیدتر اکسل^(Excel) ، STDEV.P و STDEV.S دارید^(STDEV.S) که به ترتیب بر اساس کل جامعه یا بر اساس یک نمونه محاسبه می کند.

در نهایت، دو تابع مفید دیگر LARGE و SMALL هستند. آنها دو آرگومان می گیرند: محدوده سلولی^{(cell range)} و k-امین بزرگترین مقداری که می خواهید برگردانید. بنابراین اگر دومین مقدار را در مجموعه می خواهید، از 2 برای آرگومان دوم، 3 برای سومین عدد بزرگ و غیره استفاده می کنید. SMALL به همین ترتیب عمل می کند، اما k-امین کوچکترین عدد^{(smallest number)} را به شما می دهد .

در نهایت، تابعی به نام AGGREGATE وجود دارد که به شما امکان می‌دهد هر یک از توابع دیگر ذکر شده در بالا را اعمال کنید، اما همچنین به شما امکان می‌دهد کارهایی مانند نادیده گرفتن ردیف‌های پنهان، نادیده گرفتن مقادیر خطا و غیره را انجام دهید. احتمالاً نیازی به استفاده زیاد از آن نخواهید داشت. ، اما در صورت نیاز می توانید در اینجا درباره آن بیشتر بدانید .^{(learn more about it)}

بنابراین این یک نمای کلی از برخی از رایج ترین توابع خلاصه در اکسل^(Excel) است. اگر سوالی دارید، در نظر بگیرید. لذت بردن!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For thоse who use Excel regularly, the number of built-in formulas and functionѕ to summarize and manіpulate data is staggering. Excel is literally used by everyone: from students in a financial class to hedge fund managerѕ on Wall Street. It’s extremеly powerful, but at the same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• از عملکرد جدید Excel Mobile "Insert Data From Picture" استفاده کنید

• از اکسل به عنوان ابزاری برای کپی داده ها از وب استفاده کنید

• نمودار داده های اکسل شما

• نحوه فیلتر کردن داده ها در اکسل

• از Excel برای تعیین نرخ بهره موثر از نرخ بهره اسمی استفاده کنید

• نحوه استفاده از Sparklines در اکسل

• نحوه کم کردن تاریخ در اکسل

• تنظیم خودکار عرض ستون و ارتفاع ردیف در اکسل

• نحوه یافتن مقادیر منطبق در اکسل

• انتقال داده ها از MS Access به پایگاه داده SQL Server

• نحوه ثبت Macro در Excel

• نحوه اضافه کردن نظرات به سلول کاربرگ اکسل

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• نحوه استفاده از COUNTIFS، SUMIFS، AVERAGEIFS در اکسل

• نحوه باز کردن چندین نمونه اکسل

• قالب بندی سلول ها با استفاده از قالب بندی شرطی در اکسل

• نحوه استفاده از مقایسه و ترکیب اسناد در Word

• راهنمای همه پسوندهای فایل اکسل و معنای آنها

• نحوه ایجاد و استفاده از فرمول در جداول در Word

• نحوه استفاده از ویژگی‌های بازیابی خودکار و پشتیبان‌گیری خودکار اکسل