ماوس ابزار مفیدی است، اما اشاره و کلیک کردن اتلاف وقت است. شما این را می دانستید، بنابراین رفتید و بهترین میانبرهای صفحه کلید برای Office و Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} را قبلاً یاد گرفتید.

اما شاید برخی از کارهای تکراری کلیدهای میانبر نداشته باشند. آیا عالی نیست اگر بتوانید میانبرهای صفحه کلید خود را در Microsoft Office ایجاد کنید ؟ خوب^(Well) ، شما می توانید.

نحوه ایجاد میانبرهای صفحه کلید^{(Keyboard Shortcuts)} در مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)}

اجازه دهید ابتدا این مراحل را در Word طی کنیم . مراحل در اکسل^(Excel) و پاورپوینت^(PowerPoint) روی دسکتاپ یکسان است. برای مشاهده نحوه انجام این کار در Outlook به پایین ^(Outlook)بروید^(Scroll) .

1. ^{(Right-click)}روی هر فضای خاکستری در ناحیه روبان کلیک راست کرده و Customize the Ribbon را انتخاب کنید .

1. پنجره Word Options باز خواهد شد. Customize را در کنار میانبرهای صفحه کلید^{(Keyboard shortcuts)} در نزدیکی پایین پنجره انتخاب کنید .

1. پنجره Customize Keyboard باز می شود. به قسمت دسته بندی ها^{(Categories )} نگاه کنید تا به برگه ای که دستوری برای ایجاد میانبر برای آن دارید محدود کنید. دستورات آن برگه در قسمت Commands در سمت راست نشان داده می شود. دستور مورد نظر خود را انتخاب کنید.
   
   در این مثال، ما FileSendPdf را انتخاب کرده‌ایم، زیرا ^{(FileSendPdf)}ارسال یک سند Word به‌عنوان PDF^{(send a Word document as a PDF)} با یک ترکیب کلید ساده بسیار مفید خواهد بود . اگر فرمان قبلاً ترکیبی از صفحه کلید داشته باشد، در ناحیه کلیدهای فعلی^{(Current keys )} نشان داده می شود.

1. برای تنظیم یک ترکیب کلید میانبر جدید، مکان نما را در قسمت Press new key shortcut^{(Press new shortcut key)} قرار دهید، سپس ترکیب کلیدی را که می خواهید روی صفحه کلید خود استفاده کنید فشار دهید. آنچه را که در قسمت کلیدهای فعلی^{(Current keys)} در کنار Currently specified to نشان داده می^{(Currently assigned to)} شود ، یادداشت کنید . اگر چیزی به جز [تخصیص نشده]^{([unassigned])} در آنجا نشان داده شد، ترکیب کلید دیگری را امتحان کنید.

1. برای استفاده از این ترکیب کلیدی برای همه اسناد آینده، Normal.dotm را در کادر ذخیره تغییرات در^{(Save changes in )} انتخاب کنید. برای اعمال ترکیب کلید فقط برای این سند، آن را در کادر کشویی انتخاب کنید. 
2. برای اعمال تنظیمات دکمه Assign را انتخاب کنید ، سپس پنجره Customize Keyboard را ببندید. ^{(Customize Keyboard)}OK را فشار دهید تا پنجره Word Options بسته شود. ^{(Word Options)}ترکیب میانبر صفحه کلید جدید خود را امتحان کنید. 

میانبر FileSendPdf^{(FileSendPdf )} به طور خودکار سند را به PDF تبدیل می کند، یک پیام ایمیل جدید در Outlook ایجاد می کند، ^(Outlook)PDF را پیوست می کند و به ایمیل یک موضوع^(Subject) می دهد. یک ضربه کلید به جای یک دوجین یا بیشتر اشاره و کلیک با ماوس یک صرفه جویی در زمان باورنکردنی است.

چگونه میانبرهای صفحه کلید سفارشی^{(Custom Keyboard Shortcuts)} را در مایکروسافت آفیس پاک کنیم^{(Microsoft Office)}

ممکن است بخواهید از شر تمام میانبرهای صفحه کلید سفارشی که در برنامه آفیس^(Office) ایجاد کرده اید خلاص شوید . انجام آن ساده است.

1. ^{(Right-click)}روی هر فضای خاکستری در ناحیه روبان کلیک راست کرده و Customize the Ribbon را انتخاب کنید .

1. پنجره Word Options باز خواهد شد. دکمه Customize را در قسمت پایین سمت چپ پنجره انتخاب کنید. پنجره Customize Keyboard باز می شود. 

1. برای حذف تکالیف کلیدی از تمام اسناد آینده، Normal.dotm را در منوی کشویی ذخیره تغییرات^{(Save changes in )} انتخاب کنید. برای اینکه فقط آنها را از این سند حذف کنید، به جای آن سند را در منوی کشویی انتخاب کنید. نزدیک پایین سمت چپ، دکمه Reset All را انتخاب کنید.

1. از شما می پرسد، آیا مطمئن هستید که می خواهید تکالیف کلیدی را بازنشانی کنید؟ این عمل همه کلیدهایی را که در حال حاضر به ماکروها و سبک‌ها در Normal.dotm اختصاص داده شده‌اند حذف می‌کند^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . توجه داشته باشید که در پایان آن هشدار، Normal.dotm یا سندی که انتخاب کرده‌اید خوانده می‌شود. برای تأیید تنظیم مجدد، Yes^{(Yes )} را انتخاب کنید .

نحوه ایجاد میانبرهای صفحه کلید^{(Keyboard Shortcuts)} در Microsoft Outlook

از بین همه برنامه های مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)} ، Outlook احتمالاً برنامه ای است که بیشترین زمان را در آن صرف می کنید. ایجاد چند میانبر صفحه کلید سفارشی برای انجام سریعتر کارها منطقی است. 

متأسفانه، از Outlook 2016، به شما اجازه نمی دهد که میانبرهای صفحه کلید را همانطور که می توانیم در Word ، Excel و PowerPoint ایجاد کنید. بنابراین گزینه های شما چه هستند؟

این یک راه حل است، اما می توانید Quick Steps را ایجاد کنید و ترکیب کلیدها را به آنها اختصاص دهید. این به شما توانایی ایجاد یک ترکیب کلید میانبر برای همه چیز در Outlook را نمی دهد، اما می تواند بیشتر نیازهای شما را برآورده کند. محدودیتی از 9 ترکیب کلیدی وجود دارد که می توانید به Quick Steps سفارشی اختصاص دهید .

1. در قسمت Quick Steps تب Home در Outlook  گزینه Create New را انتخاب کنید.^{(Create New )}

1. پنجره Edit Quick Step باز می شود. در قسمت Name^(Name) یک نام توصیفی وارد کنید .
2. یکی از اقدامات از پیش تعریف شده در منوی کشویی Choose an Action را انتخاب کنید. ^{(Choose an Action )}در این مثال، بیایید با Mark به عنوان خوانده شده^{(Mark as read)} برویم .

1. با انتخاب دکمه Add Action^{(Add Action )} در زیر عمل قبلی، اقدامات رشته را با هم ترکیب کنید.

1. انتقال به پوشه را^{(Move to folder)} انتخاب کنید .

1. پنجره Select Folder باز می شود. پوشه ای را که می خواهید این Quick Action ایمیل را به آن منتقل کند، ^{(Quick Action)}پیدا^(Find) کرده و انتخاب کنید . پوشه Bills را برای این مثال انتخاب می کنیم. OK را انتخاب کنید تا پنجره بسته شود.

1. یک ترکیب کلید را در منوی کشویی کلید میانبر انتخاب کنید. ^{(Shortcut key)}توجه داشته باشید که به نه انتخاب محدود شده است.

1. توضیحی درباره کارهایی که Quick Step انجام می دهد را در کادر متنی Tooltip اضافه کنید. ^(Tooltip)وقتی بعداً ماوس را روی Quick Step نگه دارید^{(Quick Step)} ، به نظر می رسد که به شما یادآوری می کند که چه کاری انجام می دهد.
2. برای تکمیل ایجاد مرحله سریع ، ^{(Quick Step)}Finish را انتخاب کنید . اکنون در نوار Outlook ، گام سریع Mark Read Move to Bills را خواهید دید. ^{(Mark Read Move to Bills)}آن را با استفاده از ترکیب کلید میانبری که در مرحله 7 انتخاب کردید، آزمایش کنید.

اگر می‌خواهید یک قدم فراتر بروید، می‌توانید میانبرهای Outlook Desktop^{(create Outlook Desktop shortcuts)} را با استفاده از سوئیچ‌های خط فرمان ایجاد کنید تا انجام کارهای رایج را آسان‌تر کنید.

میانبرهای صفحه کلید خود را تمرین کنید

اکنون می توانید کلیدهای میانبر Microsoft Office خود را ایجاد کنید. ^{(Microsoft Office)}فهرستی از میانبرهای پرکاربرد خود را چاپ کنید و آنها را در کنار مانیتور خود نگه دارید. پس از چند روز، دیگر به برگه تقلب نیاز نخواهید داشت. میانبرهای سوئیچ خط فرمان را اضافه کنید و در کمترین زمان ^(Add)بهره وری مایکروسافت آفیس شما را افزایش^{(boost your Microsoft Office productivity)} می دهد . 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse іs a handy tool, but point-and-click is a waste of time. You knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• 13 بهترین میانبر صفحه کلید برای تیم های مایکروسافت

• نحوه ایجاد اسناد PDF در مایکروسافت آفیس

• نحوه تعمیر هر نسخه از مایکروسافت آفیس

• 40 بهترین میانبر صفحه کلید مایکروسافت اکسل

• 30+ بهترین میانبر صفحه کلید Microsoft Word

• نحوه فعال کردن حالت تاریک در Microsoft Outlook (ویندوز، مک و موبایل)

• از صفحه کلید برای تغییر ارتفاع سطر و عرض ستون در اکسل استفاده کنید

• نحوه درج یک بخش شکست در مایکروسافت ورد

• نحوه ترسیم در مایکروسافت ورد

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• نحوه اضافه کردن یک لیست کشویی در مایکروسافت ورد

• خطای "نمی توان Microsoft Office Outlook را شروع کرد" را برطرف کنید

• تغییر واحدهای اندازه گیری در مایکروسافت ورد

• نحوه دیکته کردن اسناد در مایکروسافت ورد

• نحوه رفع خطای مایکروسافت آفیس 25090

• نحوه سفارشی سازی نوار مایکروسافت آفیس

• نحوه درج یک خط افقی در مایکروسافت ورد

• نحوه نصب مجدد Microsoft Office Picture Manager

• Microsoft Publisher چیست؟ راهنمای مبتدی

• نحوه ضبط یک جلسه تیم های مایکروسافت