Google Drive به‌عنوان یکی از بهترین و محبوب‌ترین راه‌ها برای اشتراک‌گذاری فایل‌ها بین مشتریان، همکاران و دوستان بدون نیاز به دانلود مستقیم ظاهر شده است.

یک دهه پیش، شما این فایل ها را به عنوان پیوست ایمیل یا پیوند از سایتی مانند Megaupload یا MediaFire ارسال می کردید . بیایید همه خوشحال باشیم که آن روزها پشت سرمان است.

یکی از ویژگی‌های محبوب در آن سایت‌های قدیمی که به سایت‌های اشتراک‌گذاری محبوب امروزی مانند Pastebin منتقل شده است، این است که می‌توانید پیوند خود را باطل کنید یا فایل خود را پس از مدت زمان مشخصی به اشتراک بگذارید. این کاری نیست که بتوانیم از طریق ایمیل انجام دهیم. با این حال، این یک ویژگی است که بسیاری از افراد در Google Drive از آن اطلاعی ندارند .

برخی از فایل های حساس نباید برای همیشه در اینترنت^(Internet) زنده بمانند. در این مقاله، بیایید در مورد چگونگی تعیین تاریخ انقضا برای دسترسی به فایل مشترک خود در Google Drive صحبت کنیم.

محدودیت‌های انقضای دسترسی به فایل مشترک در Google Drive

مهم است که بدانید این ویژگی فقط برای حساب‌های تحت یک سازمان پولی G Suite در دسترس است. این بدان معناست که حساب‌های استاندارد Google یا حساب‌هایی که از نسخه رایگان قدیمی G Suite استفاده می‌کنند، نمی‌توانند از انقضای دسترسی به فایل مشترک استفاده کنند.

کاربرانی که تحت یک سازمان پولی G Suite نیستند، همچنان می‌توانند فایل‌هایی را که منقضی شده است با آنها به اشتراک گذاشته شود، اما برای تنظیم انقضای دسترسی به فایل مشترک در Google Drive، این شرط باید رعایت شود. اگر برای شرکتی کار می کنید که حساب ایمیل خود را از طریق یک دامنه سفارشی Gmail به شما اختصاص می دهد، احتمال زیادی وجود دارد که از طریق آن حساب به این ویژگی دسترسی داشته باشید.^(Gmail)

نحوه تنظیم انقضای دسترسی به فایل مشترک در Google Drive

به طور طبیعی، اولین مرحله از این فرآیند این است که واقعاً یک فایل را با شخصی به اشتراک بگذارید. برای اشتراک‌گذاری یکی از فایل‌های خود در Google Drive، ساده‌ترین راه این است که به فایل دسترسی داشته باشید و سپس در گوشه سمت راست، دکمه بزرگ آبی اشتراک‌گذاری^(Share) را جستجو کنید—شما نمی‌توانید آن را از دست بدهید.

روی آن کلیک کنید^(Click) و یک لایت باکس ظاهر می شود که به شما امکان می دهد لیستی از آدرس های ایمیل را تایپ کنید تا فایل خود را با آنها به اشتراک بگذارید.

روی دکمه OK کلیک کنید تا دعوت (ها) خود را ارسال کنید تا زمانی که آماده هستید فایل خود را به اشتراک بگذارید. پس از آن، می‌خواهید همین فایل را دوباره باز کنید و دوباره روی دکمه آبی اشتراک‌گذاری^(Share) کلیک کنید یا روی فایل راست کلیک کنید و روی Share کلیک کنید . این بار روی Advanced در گوشه سمت راست پایین لایت باکس کلیک کنید.

در اینجا، اگر ماوس را روی ردیف هر یک از کاربرانی که فایل را با آنها به اشتراک می گذارید نگه دارید، یک نماد تایمر ظاهر می شود که وقتی آن را نگه می دارید " تنظیم انقضا^{(Set expiration)} " را می خواند. اگر این نماد را نمی‌بینید، می‌تواند به این معنی باشد که از حسابی تحت یک سازمان سازگار با G Suite استفاده نمی‌کنید . اگر انجام دادید، روی آن کلیک کنید.

دلیل دیگری که ممکن است آن را نبینید این است که Google رابط کاربری گرافیکی ^(GUI)Google Drive را به روز کرده است . درعوض، ممکن است مجبور شوید روی منوی کوچک کنار نام آن‌ها کلیک کنید و سپس روی Give temporary access کلیک کنید .

اکنون پنجره ای مانند دو زیر را خواهید دید. تصویر بالا نسخه جدیدتر Google Drive و به احتمال زیاد چیزی است که با آن روبرو خواهید شد.

این باید باعث شود که گزینه های انقضای دسترسی ظاهر شوند. با کلیک بر روی منوی کشویی، تاریخ های معمول 7 روز و 30 روز نشان داده می شود، یا می توانید برای تعیین تاریخ انقضای خود ، روی تاریخ سفارشی کلیک کنید.^{(Custom date…)}

تنظیم تاریخ سفارشی به شما امکان می دهد یک روز را از نمای تقویم انتخاب کنید. تنها نکته این است که نمی‌توانید زمان، فقط تاریخ را انتخاب کنید—هر روزی که انتخاب کنید، فایل یک دقیقه قبل از نیمه‌شب منقضی می‌شود.

هنگامی که از نحوه پیکربندی انقضای دسترسی به فایل مشترک خود راضی بودید، روی ذخیره تغییرات^{(Save changes)} و سپس انجام^(Done) شد کلیک کنید . خودشه!

نکته مهمی که باید در نظر داشته باشید این است که کاربران همچنان می توانند با دانلود کردن فایل شما به طور موثر تاریخ انقضای آن را حفظ کنند. برای جلوگیری از این امر، می‌خواهید دسترسی آن‌ها را طوری تنظیم کنید که فقط به آنها اجازه مشاهده فایل (نه ویرایش آن) را بدهد و گزینه « غیرفعال کردن گزینه‌های دانلود، چاپ و کپی برای نظر دهندگان و بینندگان^{(Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers)} » را فعال کنید.

اگر حسابی تحت یک سازمان غیر قدیمی G Suite دارید، انقضای دسترسی به فایل مشترک یکی از بسیاری از مزایای کم استفاده است که می توانید از آن استفاده زیادی کنید. این فقط چند ثانیه طول می کشد، بنابراین اجازه ندهید آن فایل های حساس برای همیشه در اطراف معلق بماند!

در صورتی که G Suite به اندازه کافی ایمن نیست یا مطابق با استانداردهای شما نیست، ما یک راهنمای عالی در مورد نحوه راه‌اندازی فضای ذخیره‌سازی ابری شخصی خود^{(how to set up your own personal cloud storage)} دریافت کرده‌ایم . برای کنترل کامل بر اشتراک گذاری ابری خود، آن را بررسی کنید.

Set an Expiration Date on Shared Google Drive Files

Google Drive has emerged as one of the best and most popular ways of sharing filеs between cliеnts, coworkers, and friends without requiring them to make a direct download.

A decade ago, you’d be sending these files as an email attachment or link from a site like Megaupload or MediaFire. Let’s all rejoice that those days are behind us.

A popular feature on those sites of old that has carried over into today’s popular sharing sites, like Pastebin, is the ability to invalidate your link or unshare your file after a set period of time. This isn’t something we can do via email. However, it’s a feature that many people aren’t aware of in Google Drive.

Some sensitive files shouldn’t live on the Internet forever. In this article, let’s talk about how you can set an expiration date on your shared file access in Google Drive.

Limitations of Shared File Access Expiration in Google Drive

It’s important to know that this feature is only available for accounts under a paid G Suite organization. This means that standard Google accounts or accounts using the free legacy version of G Suite can’t utilize shared file access expiration.

Users who are not under a paid G Suite organization can still have files shared to them with an expiration, but this requirement must be met to set the expiration of shared file access in Google Drive. If you work for a company that assigns you your own email account through a custom Gmail domain, there’s a good chance that you have access to this feature through that account.

How to Set Up Shared File Access Expiration in Google Drive

Naturally, the first step of this process is to actually share a file with someone. To share one of your files in Google Drive, the easiest way is to access the file and then look in the top-right corner for the large blue Share button—you can’t miss it.

Click on it and a lightbox will pop up that will allow you to type in a list of email addresses to share your file with.

Click the OK button to send out your invitation(s) to share your file when you’re ready. After, you’ll want to reopen this same file and again click on the blue Share button or right-click on the file and click on Share. This time, click on Advanced in the bottom-right corner of the lightbox.

Here, if you hover over the row of any of the users you’re sharing the file with, a timer icon will appear that reads “Set expiration” when you hover it. If you don’t see this icon, it could mean that you aren’t using an account under a compatible G Suite organization. If you do, click on it.

Another reason you may not see it is because Google has updated the GUI interface for Google Drive. Instead, you may have to click on the little drop down next to their name and then click on Give temporary access.

Now you’ll see a window like the two below. The top image is the newer version of Google Drive and most likely what you’ll encounter.

This should cause the access expiration options to appear. Clicking on the dropdown menu will reveal common dates of 7 days and 30 days, or you can click on Custom date… to set your own expiration date.

Setting a custom date will allow you to select a day from a calendar view. The only catch is that you’re not able to select a time, only a date—the file will expire a minute before midnight on any day that you select.

Once you’re happy with how you’ve configured your shared file access expiration, click Save changes and then Done. That’s it!

An important thing to keep in mind is that users will still be able to effectively keep your file past its expiration date by downloading it. To prevent this, you’ll want to set their access to only allow them to view the file (not edit it) and enable the “Disable options to download, print, and copy for commenters and viewers” option.

If you have an account under a non-legacy G Suite organization, shared file access expiration is one of the many underused perks that you can put to great use. This only takes a matter of seconds, so don’t let those sensitive files hang around forever!

In the case that G Suite isn’t secure enough or up to your standards, we’ve alternatively got a great guide on how to set up your own personal cloud storage. Check it out for complete control over your cloud sharing.

Related posts

• نحوه استفاده از Google Backup and Sync برای پشتیبان گیری از هارد دیسک

• نحوه رفع خطای «دانلود از سهمیه» Google Drive

• نحوه ایجاد یک درایو ذخیره سازی مشترک برای سیستم های بوت دوگانه

• نحوه پشتیبان‌گیری خودکار از فایل‌ها در Google Drive یا OneDrive برای جلوگیری از از دست رفتن داده

• چگونه با گوشی خود در گوگل درایو اسکن کنیم

• چگونه OK Google را در دستگاه اندروید خود روشن و خاموش کنیم

• نحوه درج شماره صفحات در Word و Google Docs

• با گوگل درایو و تلفن خود فتوکپی دیجیتال سریع بسازید

• نحوه قرار دادن ویدئو در اسلایدهای گوگل

• به سرعت مهرهای تاریخ و زمان را به کاربرگ اکسل اضافه کنید

• نحوه تغییر حرف درایو در ویندوز

• یک درایو فلش USB قابل بوت شدن چند سیستم عامل ایجاد کنید

• چگونه تاریخچه جستجوی گوگل خود را حذف کنیم - یک راهنمای مدرن

• نحوه وارد کردن داده ها به برگه های گوگل از یک برگه دیگر

• مکان پوشه دانلودها را در Google Chrome تغییر دهید

• نحوه راه اندازی و مدیریت یادآوری های گوگل

• چگونه از ابزارهای قدرتمند جستجوی عکس موجود در Google Photos استفاده کنیم

• نحوه اضافه کردن موسیقی به اسلایدهای گوگل

• نحوه بازیابی واتساپ از گوگل درایو

• حروف درایو را به پوشه‌ها در ویندوز اختصاص دهید