یکی از چیزهای مهم در مورد سرویس‌های ایمیل آنلاین مانند Gmail این است که هرگز نباید نگران چیزهایی مانند تکمیل خودکار باشید، زیرا تمام مخاطبین شما در فضای ابری ذخیره می‌شوند و Gmail به‌طور خودکار فهرست بزرگی از همه کسانی که به شما یا هرکسی که ایمیل ارسال کرده‌اید ایجاد می‌کند. وقتی شروع به تایپ یک نام یا آدرس ایمیل می کنید، به طور جادویی تمام مخاطبین منطبق را نشان می دهد!

در مورد Outlook 2016^{(Outlook 2016)} یا هر نسخه قبلی Outlook اینطور نیست . هیچ چیز در ابر ذخیره نمی شود و بنابراین همه چیز بر اساس فایل های محلی است. این برای ویژگی پیشنهاد تکمیل خودکار نیز صادق است. اساساً، هر بار که یک نام یا آدرس ایمیل را در Outlook تایپ می کنید ، آن را در یک فایل ذخیره می کند و بنابراین دفعه بعد که آن نام یا ایمیل را تایپ کردید، آن را به صورت خودکار برای شما تکمیل می کند.

توجه: اگر در یک محیط شرکتی هستید، از نظر فنی مخاطبین شما در ابر (سرور تبادل) ذخیره می شوند. ^{(Note: If you are in a corporate environment, then technically your contacts are being stored in the cloud (Exchange server). )}

اگر سال‌ها از Outlook استفاده کرده‌اید، دیتابیس تکمیل خودکار شما می‌تواند بسیار بزرگ باشد و اگر ناگهان از کار بیفتد، ایمیل زدن به کسی واقعاً دردسرساز می‌شود! گاهی اوقات تکمیل خودکار به دلیل مشکلاتی که در فایل PST وجود دارد کار نمی کند و برخی اوقات به دلیل ارتقاء به نسخه جدیدتر Outlook از نسخه های قبلی است. من همچنین با این مشکل مواجه شده‌ام که تکمیل خودکار در یک جلسه Outlook کار می‌کند، اما زمانی که آن را ببندید و دوباره باز کنید، ورودی‌ها تمام می‌شوند.

در این مقاله، روش‌هایی را که در طی سال‌ها آموخته‌ام برای رفع مشکل تکمیل خودکار در Outlook و نحوه انتقال پیشنهادات تکمیل خودکار از یک Outlook به Outlook دیگر را مرور می‌کنم.

تعمیر فایل PST

مشکل معمول هنگامی که تکمیل خودکار کار نمی کند، به فایل PST شما مربوط می شود. اولین کاری که باید امتحان کنید این است که فایل PST را تعمیر کنید و ببینید آیا ورودی های تکمیل خودکار باز می گردند یا بازنشانی متوقف می شود. با رفتن به مکان زیر در ویندوز^(Windows) 64 بیتی می توانید این کار را انجام دهید

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

و فایل scanpst.exe را اجرا کنید. توجه داشته باشید که بسته به نسخه Office شما ممکن است مسیر متفاوت باشد . به عنوان مثال، اگر از یک نسخه 64 بیتی آفیس^(Office) و یک نسخه جدیدتر استفاده می کنید، مسیر می تواند C:\Program Files\Microsoft Office\Office15 باشد. همچنین، نسخه های جدیدتر آفیس^(Office) ممکن است فایل را در مکان زیر ذخیره کنند:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

روی Browse کلیک کنید^{(Click Browse)} و به فایل PST خود بروید. ^(PST)اگر در مکان پیش‌فرض است،  C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook را مرور کنید. به طور پیش فرض، باید Outlook.pst نامیده شود .

اگر می بینید که ابزار تعمیر برخی از مشکلات فایل PST را برطرف کرده است، احتمالاً خوش شانس خواهید بود و تکمیل خودکار باید دوباره به طور عادی کار کند، به خصوص اگر هر بار که Outlook را بسته و باز می کنید، بازنشانی می شود.

روش 2 - وارد کردن فایل های NK2

همه نسخه های Outlook قبل از سال 2010 این اطلاعات نام/ایمیل را در فایلی با پسوند NK2 ذخیره^(NK2) می کردند . Outlook 2010 آن را متفاوت ذخیره می کند و بنابراین اگر می خواهید داده های پیشنهادی را از نسخه قدیمی Outlook به Outlook 2010 دریافت کنید، باید این فایل را وارد کنید .

http://support.microsoft.com/kb/980542

مقاله مایکروسافت KB^{(Microsoft KB)} بالا را در مورد نحوه انجام این کار بررسی کنید. می توانید برنامه FixIT آنها را دانلود کنید و به سادگی فایل NK2 را انتخاب کنید و بقیه کارها را برای شما انجام خواهد داد. اگر می‌خواهید خودتان این کار را انجام دهید، می‌توانید فایل را در محل زیر برای Outlook 2003/2007 با ویندوز 2000^{(Windows 2000)} یا XP پیدا کنید:

 C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook

برای Outlook 2003/2007 دارای ویندوز ویستا^{(Windows Vista)} یا 7:

C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

اکنون برای وارد کردن آن به Outlook 2010 ، باید مطمئن شوید که فایل NK2 در این فهرست قرار دارد:

C:\Users\username\AppData\Roaming

در نهایت بر روی Start کلیک کرده و عبارت run را تایپ کرده و در کادر گفتگوی Open دستور زیر را تایپ کنید:

outlook.exe /importnk2

این باید کش نام را از نسخه قدیمی Outlook به Outlook 2010 وارد کند.

روش 3 - ^{(Method 3)} حافظه پنهان تکمیل خودکار را ^{(Autocomplete Cache)}خالی^{(– Empty)} کنید

در برخی موارد، برای اینکه این کار دوباره در Outlook کار کند ، ممکن است مجبور شوید حافظه پنهان تکمیل خودکار^{(Autocomplete)} را پاک کنید . اگر همه چیز قبلاً از بین رفته باشد، این مهم نیست، اما باید به مشکل بازنشانی حافظه پنهان بارها و بارها کمک کند.

برای خالی کردن کش، به File رفته^(File) و روی Options کلیک کنید . سپس روی Mail کلیک کنید و به قسمت Send Mail بروید .

بر روی دکمه خالی کردن خودکار تکمیل لیست^{(Empty Auto-Complete List )} کلیک کنید. همچنین ایده خوبی است که هنگام تایپ کردن در کادر خطوط To، CC و Bcc، علامت استفاده از فهرست تکمیل خودکار برای پیشنهاد نام‌ها^{(Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, CC, and Bcc lines )} را بردارید . از Outlook^(Outlook) خارج شوید و دوباره کادر را علامت بزنید. سعی کنید چند آدرس ایمیل را تایپ کنید و سپس از Outlook خارج شوید و دوباره آن را باز کنید و ببینید آیا نام ها هنوز وجود دارند یا خیر.

روش 4 - نام RoamCache را تغییر دهید

همچنین می توانید به طور کامل از کش فعلی خود خلاص شوید و از ابتدا شروع کنید، که ممکن است تنها راه حل مشکل باشد. شما فقط باید نام پوشه RoamCache را به چیز دیگری تغییر دهید و Outlook با راه اندازی مجدد برنامه، پوشه جدیدی ایجاد می کند.

برای ویندوز ویستا و 7:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

برای ویندوز 2000 و XP:

C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

روش 5 - ویرایش فایل NK2

اگرچه Outlook 2010/2013/2016 به طور خاص یک فایل NK2 ندارد، آنها همچنان اطلاعات را در یک فایل ذخیره می کنند، اما با نامی متفاوت. نام فایل:

Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat

و در اینجا قرار دارد:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

اگر از ویندوز XP^{(Windows XP)} با Outlook استفاده می کنید، اینجاست:

 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

در روش 4^{(Method 4)} ، نام این پوشه RoamCache را تغییر دادیم ، اما همه چیز را حذف می‌کند و باعث می‌شود از ابتدا شروع کنید. اگر به تازگی با این مشکل مواجه شده اید، ممکن است بتوانید برخی از پیشنهادات نام را با باز کردن این فایل Stream.dat در برنامه ای به نام NK2Edit بازیابی کنید:

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

اولین چیزی که می توانید امتحان کنید این است که به سادگی فایل .dat را با NK2Edit باز کنید و سپس آن را ببندید. هنگام انجام این کار مطمئن شوید Outlook بسته است. ^(Outlook)سپس Outlook را باز کنید و ببینید که آیا مشکل حل شده است یا خیر. توجه داشته باشید که این برنامه به طور خودکار تشخیص می دهد که آیا Outlook را نصب کرده اید یا خیر و اگر فایل کش در مکان پیش فرض ذخیره شده باشد، آن را برای شما بارگذاری می کند. شما باید فوراً لیست تکمیل خودکار را ببینید:

اگر باز نشد یا نمی توانید آن را به صورت دستی باز کنید، باید یک فایل کش جدید ایجاد کنید و فایل stream.dat فعلی را جایگزین کنید. می توانید این کار را با باز کردن NK2Edit و رفتن به File - New انجام دهید. فایل NK2^{(New .NK2 File)} .

سپس به Actions بروید و Add Records from Address Book را انتخاب کنید .

اکنون مخاطبی را که می خواهید برای ایجاد فایل NK2 جدید استفاده کنید، انتخاب کنید. اگر نمی خواهید، لازم نیست همه مخاطبین را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید روی منوی کشویی کلیک کنید و روی « مخاطبین ^(Contacts)پیشنهادی^(Suggested) » کلیک کنید و ببینید آیا چیزی در آنجا وجود دارد یا خیر. اگر نه، فقط Contacts را انتخاب کنید و سپس Control + کلیک کنید تا تک تک مخاطبین را انتخاب کنید.

اکنون یک فایل را انجام دهید - ^(File)Save As و به محل فایل کش فعلی (stream_autocomplete) بروید و نوع Save as^{(Save as type)} را به جای NK2 به .dat تغییر دهید.

برای نام فایل، فقط فایل فعلی را که قرار است جایگزین کنید، انتخاب کنید. همین! یک نوع^(Kind) فرآیند طولانی است، اما کار می کند! و اکنون می‌دانید که چگونه می‌توانید فهرست تکمیل خودکار را خودتان به‌طور کامل اصلاح و ویرایش کنید.

همچنین می توانید اطلاعات بیشتری درباره تکمیل خودکار Outlook^{(Outlook Autocomplete)} از وب سایت پشتیبانی مایکروسافت^(Microsoft) دریافت کنید. اگر هنوز مشکل دارید یا چیزی واضح نیست، یک نظر در اینجا ارسال کنید و من سعی خواهم کرد کمک کنم! لذت بردن!

Outlook Autocomplete Not Working or Resetting?

One of the great thingѕ abоut online email services like Gmail is that you never have to worry about things like autoсomplеte because all your contacts are stored in the cloud and Gmail automatically builds a giаnt index of everyоne who has emailеd you or everyone уou have emailed. When you start typіng a namе or email address, it magically brings up all matching contаcts!

Not so with Outlook 2016 or any previous version of Outlook. Nothing is stored in the cloud and therefore everything is based on local files. That is true for the autocomplete suggestion feature also. Basically, every time you type in a name or an email address in Outlook, it stores this into a file and so the next time you type that name or email, it will autocomplete it for you.

Note: If you are in a corporate environment, then technically your contacts are being stored in the cloud (Exchange server). 

If you have used Outlook for years, then your autocomplete database could be huge and if it suddenly stops working, it becomes a real pain to email someone! Sometimes autocomplete stops working because of problems with the PST file and other times it’s because of upgrading to a newer version of Outlook from previous versions. I’ve also run into the problem where the autocomplete will work within one session of Outlook, but the second you close it and open it again, the entries are all gone.

In this article, I’ll go through a few methods I’ve learned over the years to fix the autocomplete problem in Outlook and how to transfer the autocomplete suggestions from one Outlook to another.

Repair PST File

The usual problem when autocomplete stops working has something to do with your PST file. The first thing to try is to repair the PST file and see if the autocomplete entries come back or stop resetting. You can do this by going to the following location on Windows 64-bit

C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14

and running the scanpst.exe file. Note that the path may be different depending on your version of Office. For example, if you are running a 64-bit version of Office and a newer version, then the path could be C:\Program Files\Microsoft Office\Office15. Also, newer versions of Office may store the file in the following location:

C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16

Click Browse and navigate to your PST file. If it’s in the default location, browse to C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook. By default, it should be called Outlook.pst.

If you see that the repair tool fixed some problems with the PST file, then you’ll probably be lucky and the autocomplete should be working normally again, especially if it was resetting each time you closed and opened Outlook.

Method 2 – Import NK2 Files

All versions of Outlook before 2010 stored this name/email information in a file with a NK2 extension. Outlook 2010 stores it differently and therefore you have to import this file if you’re trying to get suggestion data from an older version of Outlook into Outlook 2010.

http://support.microsoft.com/kb/980542

Check out the above Microsoft KB article on how to do this. You can download their FixIT program and simply choose the NK2 file and it will do the rest for you. If you want to do it yourself, you can find the file in the following location for Outlook 2003/2007 running Windows 2000 or XP:

 C:\Documents and Settings\Username\Application Data\Microsoft\Outlook

For Outlook 2003/2007 running Windows Vista or 7:

C:\Users\Username\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Now in order to import it into Outlook 2010, you need to make sure the NK2 file is located in this directory:

C:\Users\username\AppData\Roaming

Finally, click on Start, type run and in the Open dialog box, type in the following command:

outlook.exe /importnk2

That should import the name cache from an older version of Outlook into Outlook 2010.

Method 3 – Empty the Autocomplete Cache

In some instances, to get this working again in Outlook, you may have to clear out the Autocomplete cache. If everything is gone already, then this won’t matter, but it should help with the problem of the cache resetting over and over again.

To empty the cache, go to File and click on Options. Then click on Mail and scroll down to the Send Mail section.

Click on the Empty Auto-Complete List button. It’s also a good idea to uncheck the Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, CC, and Bcc lines box. Exit out of Outlook and then re-check the box. Try typing in a few email addresses and then exiting Outlook and opening it again and seeing if the names are still there.

Method 4 – Rename the RoamCache

You can also completely get rid of your current cache and start from scratch, which might be the only way to get the problem to go away. You simply have to rename the RoamCache folder to something else and Outlook will create a new one when you start up the program again.

For Windows Vista & 7:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

For Windows 2000 & XP:

C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

Method 5 – Edit NK2 File

Even though Outlook 2010/2013/2016 do not have a NK2 file specifically, they still store the info in a file, but with a different name. The name of the file is:

Stream_Autocomplete_X_AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA.dat

And it’s located in here:

C:\Users\Username\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

If you are on Windows XP with Outlook, then it’s here:

 C:\Documents and Settings\Username\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\RoamCache

In Method 4, we renamed this RoamCache folder, but that delete everything and makes you start from scratch. If you just started having this problem, then you might be able to recover some of the name suggestions by opening this Stream.dat file in a program called NK2Edit:

http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

The first thing you can try is to simply open the .dat file with NK2Edit and then close it. Make sure Outlook is closed when you do this. Then open Outlook and see if that fixed the problem. Note that this program will automatically detect if you have Outlook installed and will load up the cache file for you if it’s stored in the default location. You should see the autocomplete list instantly:

If it didn’t open or you can’t open it manually, then you need to create a new cache file and replace the current stream.dat file.You can do this by opening NK2Edit and going to File – New .NK2 File.

Then go to Actions and choose Add Records from Address Book.

Now select the contact that you want to use to create the new NK2 file. You don’t have to select all the contacts if you don’t want. You can also click the drop down and click on Suggested Contacts and see if anything is there. If not, just choose Contacts and then Control + click to choose individual contacts.

Now do a File – Save As and browse to the location of the current cache file (stream_autocomplete) and change the Save as type to .dat instead of NK2.

For the file name, just select the current file that you will be replacing. That’s it! Kind of a long process, but it does work! And now you know how to totally fix and edit the autocomplete list yourself if you ever wanted to!

You can also get a lot more information about Outlook Autocomplete from the Microsoft support website. If you are still having problems or something is not clear, post a comment here and I’ll try to help! Enjoy!

Related posts

• Microsoft Outlook باز نمی شود؟ 10 راه برای رفع

• نحوه پاک کردن کش Outlook

• چگونه Outlook Stack On Loading Profile را رفع کنیم

• چگونه ایمیل های خود را از Microsoft Outlook به CSV یا PST صادر کنیم

• دسترسی به فایل داده Outlook امکان پذیر نیست: 4 راه حل برای امتحان

• نحوه اضافه کردن یک امضا در Outlook

• نحوه بازیابی فایل های پاک شده از فایل PST در Outlook

• نحوه رفع خطای Outlook "با عرض پوزش، در باز کردن این مورد مشکل داریم".

• نحوه ارسال خودکار ایمیل در Outlook 2019

• نحوه استفاده از ردیابی جلسات Outlook برای دیدن اینکه چه کسی پذیرفته شده است

• نحوه کاهش استفاده از حافظه Outlook

• با استفاده از StatView، آمار ایمیل Outlook را دریافت کنید

• نحوه رفع خطای Bookmark Not Defined در Word

• 5 عملکرد اسکریپت Google Sheets که باید بدانید

• نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل What-If اکسل

• نحوه فعال کردن حالت تاریک در Microsoft Outlook (ویندوز، مک و موبایل)

• آیا نمی توانید هایپرلینک ها را در Outlook باز کنید؟

• نحوه تنظیم رسیدهای خواندن در Outlook

• نحوه تغییر و سفارشی کردن تم Outlook برای ایمیل های خود

• نحوه درج گیف متحرک در پاورپوینت