Outlook در مقابل Gmail: پادشاه ایمیل کیست؟

داشتن یک آدرس ایمیل(email address) مانند داشتن یک شماره تلفن است: هنگامی که در جهان منتشر شد، نمی خواهید آن را تغییر دهید.

جدا از تخمین زده شده 30 درصد از آدرس‌های ایمیل که هر سال تغییر می‌کنند - که اکثر آنها ایمیل‌های تجاری هستند -(business emails–most) احتمالاً اکثر مردم نمی‌خواهند با دردسر انتقال مخاطبین، هدایت افراد به آدرس ایمیل(email address) جدید یا جستجوی هر سایتی دست و پنجه نرم کنند. ، اشتراک و گیرنده قبض(bill payee) برای به روز رسانی آدرس ایمیل(email address) خود در پرونده.

با این حال، گاهی اوقات افراد دلیل خوبی برای حرکت گسترده از یک منطقه دیجیتالی به محلی دیگر دارند. ممکن است ارائه‌دهنده ایمیل شما قدیمی است و نمی‌تواند با الگوهای مدرن همراه باشد. یا شاید ارائه دهنده شما بسته شده است و شما باید خانه جدیدی پیدا کنید.

اکثر مردم واقعاً درک خوبی از آنچه در آنجا وجود دارد و آنچه که یک سرویس ایمیل را(email service) از دیگری متمایز می کند، ندارند. اما واقعیت این است که Microsoft Outlook و Google Gmail به دو پلتفرم نمونه برای مدیریت چیزی تبدیل شده‌اند که تقریباً به یک جنبه ضروری از زندگی تبدیل شده است.

چه چیزی این دو ارائه دهنده ایمیل را در مقایسه با یکدیگر بهتر، بدتر، متفاوت یا یکسان می کند؟ وقتی صحبت از برنامه های شخصی رایگان به میان می آید، تفاوت های ظریف بین Outlook و Gmail(Outlook and Gmail) احتمالاً برای اکثر کاربران ناچیز است. به همین دلیل است که در اینجا، ما بر مقایسه طرح تجاری(business plan) مبتنی بر اشتراک هر سرویس تمرکز می‌کنیم ، بنابراین می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام یک برای شما یا شرکت و کارمندانتان منطقی‌تر(company and employees) است.

نگاه، احساس و هزینه

بیایید این را از سر راه برداریم. Outlook و Gmail رابط های بسیار متفاوتی ارائه می دهند. به بیان ساده، Outlook حس شرکتی را حفظ می کند، در حالی که Gmail چیزی خلاقانه تر و شبیه به راه اندازی ارائه می دهد. اگر Outlook رویکرد(Outlook) مدرن ارتباطات شرکتی است، Gmail پست مدرن است.

رابط Outlook مملو از گزینه‌ها و ویژگی‌های قابل تنظیم است که شما یا کارمندانتان هرگز از بسیاری از آنها استفاده نخواهید کرد. در حالی که Gmail مجموعه ای از عملکردهای خاص خود را ارائه می دهد، به طور کلی یک تجربه کاربری بسیار ساده تر است که بر ارائه موارد ضروری برای کارآمد بودن تمرکز دارد.

وقتی نوبت به خرید این سرویس‌های ایمیل می‌رسد، در واقع مجموعه‌هایی را خریداری می‌کنید که با آن‌ها عرضه می‌شوند، Microsoft Office 365 و Google G Suite . یکی از مواردی که باید در نظر داشته باشید این است که Office 365 به تعهد سالانه نیاز دارد، هرچند ماهانه از شما هزینه دریافت می شود. G Suite صرفاً یک برنامه اشتراک(subscription plan) ماهانه بر اساس تعداد کارمندان است. در اینجا چگونگی این قیمت برای هر کاربر در ماه است.

Office 365 G Suite
Office 365 Business Essentials: $5 G Suite Basic: $6
Office 365 Business: $8.25 G Suite Business: $12
Office 365 Business Premium: $12.50 G Suite Enterprise: $25

مجموعه ابزار

باز هم، وقتی Outlook یا Gmail(Outlook or Gmail) را برای تجارت خریداری می کنید، در واقع چیزی بیش از یک سرویس ایمیل صرف می کنید. شما در حال خرید مجموعه ای از ابزارها هستید که ایمیل تنها یکی از آنهاست.

وقتی صحبت از تفاوت‌های Office 365 و G Suite می‌شود، واقعاً مقایسه‌ای بین یک مدیر فعلی و مختل کننده آن است. ما در مقاله‌ای آینده به مواردی که باعث یکسان و متفاوت بودن این دو سوئیت می‌شوند، خواهیم پرداخت، اما در اینجا برخی از جنبه‌های متضاد که برجسته می‌شوند، آورده شده است.

مایکروسافت آفیس 365

همه ما از Microsoft Word ، Excel و PowerPoint استفاده کرده‌ایم. اینها اصول اصلی آفیس(Office) هستند، اما آفیس 365(Office 365) حتی بیشتر ارائه می دهد. امروزه، این سه برنامه به صورت آنلاین در دسترس هستند، نه فقط به عنوان برنامه های دسکتاپ، و ذخیره و اشتراک گذاری کارهایی که در آنها انجام می دهید آسان تر می کنند. علاوه بر این، 365 به شما می دهد:

  • Outlook برای ایمیل
  • OneDrive برای ذخیره سازی فایل های ابری
  • OneNote ، یک نوت بوک دیجیتال
  • شیرپوینت(SharePoint) ، یک اینترانت شرکتی
  • تیم های مایکروسافت(Microsoft Teams) برای پیام رسانی فوری و ویدئو کنفرانس

این چند اپلیکیشن قابلیت‌های گسترده‌ای را ارائه می‌کنند که نحوه عملکرد داخلی کسب‌وکارها را در مقیاس دیجیتال تعریف می‌کنند. مایکروسافت(Microsoft) با موفقیت آنقدر در این ابزارها ادغام کرده است تا تجربه ای را که به کسب و کارها ارائه می دهد ساده کند .

Google G Suite

در حالی که G Suite مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی خود را ارائه می‌کند که با محصولات اصلی مایکروسافت برابری می‌کنند – به علاوه موارد بیشتر. جایگزین های G Suite برای Word ، Excel و PowerPoint عبارتند از Docs ، Sheets و Slides . اما G Suite حتی موارد بیشتری را ارائه می دهد که برای هر کسب و کاری مفید است:

  • تقویم(Calendar) برای برنامه ریزی آسان تیم
  • جریان(Currents) برای بحث های گسترده شرکت
  • Hangouts Chat برای پیام‌رسانی فوری
  • Hangouts Meet برای ویدئو کنفرانس
  • فرم(Forms ) های ایجاد نظرسنجی و فرم ها
  • سایت هایی(Sites ) برای ایجاد وب سایت
  • App Builder برای ایجاد اپلیکیشن های تجاری
  • (Keep )برای سازماندهی ایده ها نگه دارید
  • Jamboard ، یک تخته سفید دیجیتال
  • درایو(Drive ) برای ذخیره و اشتراک گذاری فایل ها
  • Google Cloud Search برای جستجو در G Suite
  • Admin، Vault و Mobile(Admin, Vault, and Mobile ) برای مدیریت ایمن کاربران، دستگاه‌ها و داده‌ها

واضح است که در اینجا چیزهای زیادی برای در نظر گرفتن وجود دارد. Outlook چیزهای زیادی را در چند برنامه کاربردی و در عین حال قوی که ارائه می دهد ادغام می کند. گوگل(Google) به ظاهر طیف وسیع تری از قابلیت ها را ارائه می دهد که در چندین برنامه پراکنده شده اند، که برخی از آنها آفیس 365(Office 365) اصلا ارائه نمی دهد.

سازمان

وقتی در تجارت هستید، ایمیل‌ها بدون توقف هستند. و آنها چیزی بیش از وسایل نقلیه ای برای مکالمه هستند. ایمیل ها رگه هایی از دانش هستند که متخصصان از آنها برای تصمیم گیری های تجاری استفاده می کنند، که برخی از آنها برای ماموریت حیاتی هستند. اگر نتوانید مکالمات و اطلاعات را در اولویت و سازماندهی نگه دارید، کار موثر و کارآمد با سرعت تجارت و جلوگیری از به خطر انداختن نتایج کیفی(business and avoid compromising quality outcomes) دشوار خواهد بود .

چشم انداز

اگر به روش‌های سنتی و پیش دیجیتالی سازمان‌دهی فکر می‌کنید، پوشه‌ها و فایل‌ها احتمالاً به ذهنتان می‌آیند. از آنجایی که دیجیتالی شدن اساساً فرآیند انجام فعالیت‌های ملموس و انتزاع آن‌ها در فرآیندهای دیجیتال است، به طور طبیعی می‌توان تصور کرد که ایجاد پوشه‌ها و فایل‌های ایمیل مسیر طبیعی عمل است.

Outlook به این صورت است . از یک سیستم پوشه(folder system) سنتی استفاده می کند و به شما امکان می دهد ایمیل ها را در آن پوشه ها با استفاده از برگه های رنگی طبقه بندی کنید، درست مانند یک فایل قابل ارتقا. می توانید هر تعداد پوشه و زیرپوشه را که می خواهید ایجاد کنید. Outlook همچنین تمام تلاش خود را می کند تا ایمیل ها را با فیلتر کردن ایمیل هایی که به نظر شما شلوغ هستند، اولویت بندی کند. اینها به پوشه Clutter(Clutter folder) می روند تا زمانی که برای مشاهده آنها آماده باشید، از سر راه شما دور بمانند.

جیمیل

در توضیحات، ممکن است به نظر برسد که تنها تفاوت جزئی بین نحوه سازماندهی ایمیل‌های Gmail و Outlook وجود دارد. (Gmail and Outlook)با این حال، در استفاده فعال از سیستم جیمیل، روش سازماندهی و اولویت بندی به طور قابل توجهی متفاوت است.

Gmail به جای انتزاع روش سنتی "پوشه، فایل " از(” method) برچسب ها استفاده می کند. شما می توانید پیام ها را با چندین برچسب برچسب گذاری کنید، نه اینکه آنها را در یک پوشه قرار دهید.

می‌توانید Gmail را سفارشی کنید تا ابتدا ایمیل‌های مهم(Important) ، خوانده نشده(Unread) و ستاره‌دار نشان داده شود. (Starred)همچنین می‌تواند به‌طور خودکار ایمیل‌ها را براساس اصلی(Primary) ، اجتماعی(Social) ، تبلیغات(Promotions) ، به‌روزرسانی‌ها(Updates) و انجمن‌ها(Forums) فیلتر کند. این سیستم اولویت‌بندی و سازمان‌دهی، تشخیص اینکه کدام ایمیل‌ها برای شما مهم‌تر هستند و به سرعت به آنها دسترسی پیدا می‌کنند، بسیار آسان می‌کند.

با وجود این تفاوت‌ها در Gmail ، نکته جالب این است که اگر از Gmail از طریق (Gmail)سرویس گیرنده ایمیل(email client) دیگری (مانند Outlook ) استفاده می‌کنید، برچسب‌های آن به‌عنوان پوشه‌ها نشان داده می‌شوند. به یک معنا، این باعث می شود جیمیل(Gmail) همه کاره تر باشد و بتواند تجربه کاربری انعطاف پذیرتری را ارائه دهد.

جستجو کردن

وقتی صحبت از ایمیل به میان می آید، جستجو دست به دست هم می دهد. اگر نتوانید به سرعت و کارآمد اطلاعات مورد نیاز خود را که احتمالاً در ایمیلی از ماه‌ها پیش دفن شده‌اند، پیدا کنید، در نهایت به جای اقدام، زمان ارزشمندی را برای پیدا کردن چیزها تلف خواهید کرد.

چشم انداز

عملکرد جستجوی(search function) Outlook به اندازه کافی خوب است که می توانید ایمیل ها را در همه پوشه های خود، از جمله هزاران ایمیل در پوشه حذف شده(Deleted folder) ، بر اساس کلمه کلیدی و آدرس ایمیل(keyword and email address) جستجو کنید . جایی که Outlook گاهی اوقات ممکن است کوتاه بیاید دقت است.

جستجو در یک کلمه کلیدی همیشه (keyword doesn)ایمیل یا ایمیل(email or emails) های صحیح را نشان نمی دهد ، و همیشه این شانس وجود دارد که Outlook فقط چند ایمیل انتخابی را از یک زنجیره دریافت کند، با این حال ایمیل مورد نیاز خود را کنار بگذارد. در حالی که بیشتر اوقات به خوبی کار می کند، مطمئناً از همان سطح عملکرد جستجوی(search functionality) یک سرویس ایمیل از Google استفاده نمی کند.

جیمیل

(Gmail)عملکرد جستجوی (search functionality)Gmail با قدرت جستجوی(search power) Google آغشته است ، به همین دلیل است که Gmail در وهله اول ایجاد شد: برای ارائه یک سرویس ایمیل که مانند (email service)موتور جستجوی(search engine) Google عمل می کند . نه تنها می‌توانید با عبارات ساده جستجو کنید و اطمینان داشته باشید که Gmail نتایج صحیح را ارائه می‌کند، بلکه می‌توانید از اپراتورهای جستجوی پیشرفته مانند «from:»، «to:»، «shortcut:» و چندین مورد دیگر استفاده کنید که می‌توانند به شما در پیدا کردن کمک کنند. به طور خاص آنچه شما نیاز دارید

فراخوان ایمیل

در حالی که چندین ویژگی کلیدی وجود دارد که هم Gmail و هم Outlook(Gmail and Outlook) با درجات مختلفی از عملکرد دقیق ارائه می کنند، یک عملکرد اصلی که هر کدام به طور کاملا متفاوت انجام می دهند، فراخوانی ایمیل است. تفاوت در عملکرد ارزش برجسته کردن را دارد زیرا اکثر مردم در برخی مواقع وضعیت اعصاب خردکن ارسال ایمیل اشتباه به شخص اشتباه یا ارسال چیزی را که اصلاً نباید داشته باشند را تجربه می کنند.

چشم انداز

Outlook برای فراخوانی و(and ) جایگزینی ایمیل عالی است. تا زمانی که آدرس ایمیلی که به آن ایمیل ارسال کرده اید در Microsoft Exchange میزبانی می شود –(Microsoft Exchange–the) سرویس ایمیل واقعی Outlook بر روی آن اجرا می شود – شما می توانید هر پیام خوانده نشده را حذف و جایگزین کنید.

البته، اگر ایمیل قبلاً باز شده باشد، نمی‌توانید آن را به خاطر بیاورید یا جایگزین کنید، اما داشتن این قابلیت با پیام‌های خوانده نشده می‌تواند شما را از شرمندگی در صورت ارسال چیزی که نباید می‌فرستاد نجات دهد یا به شما کمک کند تا پیام بهتری را دوباره ارسال کنید. ایمیل با توضیحات بیشتر به جای ارسال ایمیل های بعدی که یکی از ارسال های قبلی را توضیح می دهد.

جیمیل

جیمیل در اینجا در مقایسه با (Gmail)Outlook کمی کوتاه است . در واقع، Gmail حتی (Gmail doesn)فراخوانی(email recall) قانونی ایمیل را ارائه نمی دهد . در عوض، چند ثانیه پس از ارسال ایمیل فرصت دارید تا ارسال را لغو کنید. می توانید آن را روشن یا خاموش کنید و زمان لغو(cancelation time) را تا 30 ثانیه تنظیم کنید. اگر به اندازه کافی سریع نیستید، آن کودک برای همیشه رفته است.

پادشاه ایمیل کیست؟

وقتی نوبت به انتخاب بهترین سرویس ایمیل برای کسب و کار شما می رسد، Outlook و Gmail(Outlook and Gmail) هر دو آنچه را که نیاز دارید ارائه می دهند، گاهی اوقات یکی بهتر از دیگری. ایمیل(Email) فقط شروع کار است.

این سیستم‌های بزرگ‌تری هستند که هر کدام به آن‌ها تعلق دارند - Office 365 و G Suite - که(G Suite–that) واقعاً در نحوه عملکرد کسب و کار شما تفاوت ایجاد می‌کنند. ما تفاوت های بین این دو جعبه ابزار را در مقاله آینده پوشش خواهیم داد تا بتوانید واقعاً تصمیم بگیرید که چه چیزی برای کسب و کار شما بهترین است.

 



About the author

من یک بازبین نرم افزار و مهندس بی سیم با بیش از 10 سال تجربه در این زمینه هستم. من در بررسی برنامه ها و نرم افزارهای تلفن همراه و همچنین کمک به مشتریان برای بهینه سازی شبکه های خود تخصص دارم. از طریق بررسی‌هایم، می‌توانم به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه درباره محصولاتی که باید استفاده کنید، نحوه بهبود گردش کار و موارد دیگر کمک کنید. مهارت های من عبارتند از: ارتباط کتبی و شفاهی عالی، حل مسئله، دانش فنی قوی و توجه به جزئیات. من همچنین در کار مستقل و همکاری در پروژه ها مهارت دارم.



Related posts