نرم افزار اشتراک^{(Subscription software)} یک مفهوم نسبتاً جدید است. حتی اگر قراردادهای مجوز همیشه کاملاً روشن کرده است که شما واقعاً مالک نرم‌افزاری نیستید که فکر می‌کنید خریده‌اید، مردم همیشه تمایل به نادیده گرفتن آن دارند (اگر اصلاً EULA را خوانده باشند). بنابراین تصور نرم‌افزاری که هیچ نسخه فیزیکی از آن ندارید و باید هر ماه هزینه‌ای برای استفاده از آن بپردازید، زمانی که برای اولین بار معرفی شد باعث ایجاد مشکلاتی شد. مایکروسافت^(Microsoft) با استفاده از آفیس 365 به ^{(Office 365)}نرم افزارهای اشتراکی^{(subscription software)} وارد شد و محبوبیت آن به ویژه برای استفاده تجاری^{(business use)} در حال افزایش است . Office 365 for Dummies، نسخه دوم^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} ، نشان می دهد که چرا مدل اشتراک^{(subscription model)}یک انتخاب عالی برای تجارت است. آیا در ماموریت خود موفق است؟ برای یافتن پاسخ این بررسی را بخوانید:

متقاعد کردن شکاکان

کتاب با توضیحی طولانی و بسیار کامل در مورد رایانش ابری و نرم افزار اشتراک^{(cloud computing and subscription software)} آغاز می شود . نویسندگان کار بزرگی در شناخت ایرادات احتمالی و برخورد با آنها به روشی روشن و واقعی انجام می دهند. باید اعتراف کنم که خواندن این کتاب را به عنوان یک شکاک شروع کردم، که فکر می کنم برای کسی که اولین کامپیوترش یک پردازنده مرکزی IBM^{(IBM mainframe)} در دهه 60 بود، طبیعی است. 🙂 اما همانطور که ادامه دادم، Office 365 For Dummies را پیدا کردم، نسخه دوم^{(Office 365 For Dummies, Second Edition)} به سرعت نظر من را تغییر داد.

اگرچه عنوان آن چنین نمی گوید (با حروف کوچک روی جلد است) این کتاب دقیقاً برای کاربران تجاری مورد نظر است و همچنین به سرعت مشخص شد که چرا نرم افزار اشتراک و محاسبات ابری^{(subscription software and cloud computing)} مزایای زیادی برای مشاغل دارند. تجربه شخصی من به عنوان تنها فرد با سواد رایانه در یک بخش بزرگ، این ایده را تأیید می کند که به متخصصان مایکروسافت^(Microsoft) اجازه دادن به ارتقای نرم افزار، وصله ها و نگهداری یکپارچه در پس زمینه بسیار آسان تر است.

اکنون، مسلماً، مایکروسافت^(Microsoft) در مورد به هم ریختن کارها کارنامه^{(spotless record)} بی‌نظیری ندارد (من با صحبت کردن در مورد رایانه مادرم با ویندوز ME^{(Windows ME)} از مسیر اینجا منحرف نمی‌شوم ، هرچند که نقش بزرگی در من داشت. در ابتدا رویکردی بدبینانه به آفیس 365^{(Office 365)} ) اما این کتاب کار بسیار خوبی را توضیح می دهد که چرا صرف نظر از اینکه آنها در گذشته چقدر دوبله را دوبله کرده اند، باز هم بهتر است که مایکروسافت ^(Microsoft)نرم افزار تجاری^{(business software)} مهم شما را حفظ کند تا اینکه آن را به برخی دیگر واگذار کنید. فرد پرکار IT^{(IT person)} که ممکن است مهارت یکسانی داشته باشد یا نداشته باشد. به علاوه، با Office 365اشتراک‌ها وقتی شرکت نسخه جدیدتر Office را می‌پذیرد، هیچ‌کس در شرکت مجبور نیست بنشیند و همه چیز را دوباره تصویر^{(re-image everything)} کند . فقط^{(Just sign)} وارد سیستم شوید و آماده حرکت است.

شرح خوبی از طرح‌های مختلف Office 365 موجود است، بنابراین مشترکین بالقوه می‌توانند ببینند با پول خود چه چیزی دریافت می‌کنند.

به طور جدی، اگر متقاعد نشده اید که رایانش ابری و نرم افزارهای اشتراک^{(cloud computing and subscription software)} ارزش بررسی دارند، مطالعه دقیق قسمت اول این کتاب تا حد زیادی شما را متقاعد خواهد کرد. مطمئناً من را متقاعد کرد.

ورود به ابر

پس از فروش تخصصی این مفهوم، Office 365 for Dummies، نسخه دوم^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} به دقت توضیح می‌دهد که چگونه یک کسب‌وکار می‌تواند بدون استرس و اضطراب^{(stress and anguish)} زیاد به آفیس 365^{(Office 365)} و محاسبات ابری^{(cloud computing)} حرکت کند. باز هم^(Again) تأکید بر متقاعد کردن خواننده از مزایای چنین حرکتی است و باز هم نویسندگان کار دقیق و کاملی انجام می دهند. آنها مزایا و ویژگی های Office 365 را بررسی می کنند و توضیح می دهند که چرا انجام این حرکت منطقی است.

این فقط محاسبات ابری و نرم افزار اشتراک^{(subscription software)} نیست که کسب و کارها باید نظر خود را در مورد آن تغییر دهند. از آنجایی که برخی از نسخه‌های آفیس 365^{(Office 365)} شامل رویکردهای جدیدی مانند یک برنامه چت داخلی^{(in-house chat application)} ، یک برنامه مشابه Pinterest به نام Delve و توانایی ایجاد صفحات مشابه فیس‌بوک در سطح شرکت (از جمله موارد دیگر) است، نویسندگان Office 365 برای Dummies, Second Edition^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} تمام تلاش خود را می کند تا توضیح دهد که چرا این نوع برنامه های رسانه اجتماعی می توانند تأثیر بسیار مفیدی برای مشاغل داشته باشند. ممکن است برای مدیرانی که عادت دارند به مردم بگویند نمی‌توانند در سایت‌های رسانه‌های اجتماعی در زمان شرکت به هم بریزند، دشوار باشد.^{(company time)}برای درک اینکه چرا سایت‌های رسانه‌های اجتماعی خصوصی خاص شرکت واقعاً می‌توانند بهره‌وری و همکاری شرکت را^{(productivity and company collaboration)} افزایش دهند ، اما من معتقدم که نویسندگان کار خوبی برای تنظیم این موارد در حساب Office 365 شرکت انجام می‌دهند . مسلماً تصمیم بسیار ناگوار مایکروسافت^(Microsoft) برای نامگذاری برنامه چت خود Yammer ممکن است برای افرادی که می دانند yammering چیست، مشکلاتی ایجاد کند. 🙂

فصل‌های مقدماتی فروش مقدماتی همه‌منظوره با فصل‌های فروش مقدماتی برای اجزای جداگانه Office 365 دنبال می‌شوند . در هر مورد، نویسندگان با دقت موارد برتری رویکرد Office 365 را نسبت به رویکرد خرید مجوزهای سنتی مطرح می‌کنند و کارشان را به خوبی انجام می‌دهند. هر جزء ( شیرپوینت^(SharePoint) ، اکسچنج^(Exchange) ، اسکایپ^(Skype) برای کسب و کار^(Business) ، وان نوت^(OneNote) ، ورد^(Word) ، اکسل^(Excel) و پاورپوینت^(Powerpoint)) فصل خود را می گیرد که مزایای خود را به تفصیل شرح می دهد. و سپس مقدمه ای بر اصول اولیه استفاده از هر جزء وجود دارد که باید برای راه اندازی افراد کافی باشد. با این حال، برای نگاه دقیق تر به تمام ویژگی های هر جزء، باید مرجع متفاوتی پیدا کنید. راستش را بخواهید، اگر هر جزء توضیح کامل داشت، باید این کتاب را با لیفتراک بردارید.

مجدداً، اگر در مورد هر یک از آن‌ها شک دارید، ممکن است متوجه شوید که وقتی دلایلی را که چرا هر جزء می‌تواند یک تقویت‌کننده واقعی بهره‌وری^{(productivity booster)} باشد را مطالعه کنید، همه چیز را از دید دیگری خواهید دید.

دست به کار شدن

مقدمه ها، طرح های فروش و بررسی های کلی بیش از نیمی از کتاب را به خود اختصاص داده است. سپس Office 365 for Dummies، نسخه دوم دقیقاً توضیح می دهد که برای آماده شدن برای حرکت از ^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)}نرم افزار داخلی^{(in-house software)} به محاسبات ابری چه کاری باید انجام شود . فقط این نیست که یک روز از مجوز شرکت^{(company license)} برای Office استفاده کنید و روز بعد وارد Office 365 شوید . مراحل مشخصی وجود دارد که باید برای اطمینان از هموارترین انتقال ممکن انجام شود. اینها به ترتیب گام به گام تنظیم شده اند^{(step order)} . و اطلاعاتی برای توسعه دهندگانی وجود دارد که ممکن است بخواهند رابط کاربری را برای یک کاربرد تجاری خاص^{(specific business use)} سفارشی کنند . شیرپوینت، به عنوان ستون فقرات سیستم، aفصل توسعه^{(development chapter)} همه خود را دارد. البته، افرادی که علاقه ای به این اطلاعات ندارند، می توانند از آن صرف نظر کنند.

یک بار دیگر، نویسندگان توضیح می‌دهند که چرا هر مرحله برای موفقیت ضروری است، و چرا آماده‌سازی مناسب کلید کارکرد آفیس 365^{(Office 365)} برای تجارت شما است. باز هم^(Again) ، افرادی که به این فکر می‌افتند که "ما نمی‌توانیم از آن استفاده کنیم، نیازی به آن نداریم" ممکن است با این فکر بیرون بیایند که " هی^(Hey) ، این برای ما کارساز است، بیایید امتحانش کنیم." از آنجایی که نسخه‌های مختلف آفیس 365^{(Office 365)} با اجزای مختلف و قیمت‌های متفاوت وجود دارد، دانستن زودتر آنچه در اشتراک خود می‌خواهید بسیار مهم است (اگرچه می‌توانید بسته اشتراک^{(subscription package)} خود را در هر زمانی متناسب با نیازهای شرکت خود تغییر دهید).

فصل "نیازهای ملاقات دفتر 365"^{("Meeting Office 365 Requirements")} آنچه را که از نظر تجهیزات، پهنای باند اینترنت^{(internet bandwidth)} و مهارت های فردی لازم است، بیان می کند. و نویسندگان در مورد مزایا و معایب حرکت به ابر بسیار صادق هستند. این همه سرگرمی و بازی^{(fun and games)} نیست، و آنها در این مورد پیشاپیش هستند. این فصل واقعاً باید مطالعه شود. فصل بعدی خواننده را از طریق تصمیم گیری در مورد اینکه کدام طرح بهتر عمل می کند راهنمایی می کند. خواندن آن نیز ضروری است زیرا محاسبات ابری ممکن است یک تجربه کاملاً جدید برای خواننده باشد و داشتن تمام اطلاعات در مورد همه برنامه ها یک امتیاز مثبت است.

فصل‌هایی در مورد آماده‌سازی برای انتقال، پیاده‌سازی آفیس 365^{(Office 365)} (که شامل مراحل لازم برای آماده کردن همه برای آن است) و مدیریت آفیس 365^{(Office 365)} (از جمله Exchange ، Skype برای تجارت و شیرپوینت^{(Business and SharePoint)} ) وجود دارد. مجدداً، این یک راهنمای مرجع^{(reference guide)} کامل و جامع نیست، اما باید مردم را از روی قوز و استفاده روزمره سوق^{(day use)} دهد.

ده ها و ده ها

یکی از بهترین قسمت های کتاب For Dummies فصل یا فصل^{(chapter or chapters)} های پایانی به نام " بخش ده ها"^{(The Part of Tens")} است. در این مورد، سه بخش وجود دارد. یکی برای "ده نشانه زمان رفتن شما به آفیس 365^{(Office 365)} "، یکی برای ده دلیل که چرا آفیس 365^{(Office 365)} می تواند ارزش باورنکردنی برای سازمان شما داشته باشد، و یکی برای ده نکته برای افزایش بهره وری. این فصل ها علاوه بر خواندن سرگرم کننده، عملکرد خوبی در فروش ارزش محصول دارند، که به نوعی مانند فراست کردن روی کیک است.

مزایا و معایب و موارد دیگر

در اینجا آنچه که من احساس می کنم نکات خوب و بد در مورد Office 365 برای Dummies، نسخه دوم است:^{(Office 365 for Dummies, Second Edition:)}

طرفداران:^(Pros:)

• مانند بسیاری از کتاب‌های For Dummies ، که به خوبی توسط افرادی نوشته شده است که می‌دانند درباره چه چیزی صحبت می‌کنند
• "پیش فروش" عالی برای محصول که می توانم با اطمینان بگویم برای متقاعد کردن شکاکان خوب است
• پیشرفت منطقی از یک مبحث به موضوع دیگر، هر کدام بر اساس موضوعات قبلی است، به همین دلیل است که این کتاب باید از ابتدا تا انتها خوانده شود نه قطعه قطعه
• اطلاعات اولیه کافی^(Enough) برای راه اندازی شما با هر جزء
• تعداد زیادی لینک مفید به افزونه ها و اطلاعات اضافی (من نسخه Kindle^{(Kindle edition)} را بررسی کردم )

معایب:^(Cons:)

• عنوان کتاب^{(book title)} باید روشن کند که این در درجه اول برای مشتریان تجاری است
• یکی از کارهایی که من برای امرار معاش انجام می دهم، ویرایش کپی است و باید بگویم که اشتباهات دستوری کتاب باعث ناراحتی من شده است. شاید من به دلیل کاری که انجام می‌دهم نسبت به سایر افراد حساس‌تر باشم، اما مواردی مانند « آیا^(Can) می‌توانم کارم را راحت‌تر انجام دهم یا نه» آزاردهنده بود (برای ثبت، باید راحت‌تر^{(more easily)} باشد). و اوه، آیا می توانیم کلمه "functionality" را از زبان انگلیسی^{(English language)} حذف کنیم ، لطفا^(please) ؟ این فن‌آوری است و تقریباً در هر نمونه می‌تواند با چیز بهتری جایگزین شود.

به خاطر داشته باشید:^{(TO KEEP IN MIND:)} اگر آنچه می خواهید اطلاعات دقیق در مورد استفاده از تمام اجزای Office 365 است، این کتاب نیست. با این حال، هر کتاب مرجع^{(reference book)} خوب برای آفیس^(Office) در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر از آنچه این کتاب ارائه می دهد، به جزئیات مربوطه می پردازد.

حکم

آفیس 365 برای Dummies، نسخه دوم^{(Office 365 for Dummies, Second Edition)} کار بزرگی را انجام داد و به من ثابت کرد که تعصب من علیه نرم افزار اشتراک^{(subscription software)} بی اساس است. اکنون می توانم ببینم که مدل اشتراک^{(subscription model)} مزایای آشکاری برای کاربران تجاری دارد. این کتاب واقعاً به مزایای کاربران خانگی نمی‌پردازد، به همین دلیل است که معتقدم عنوان باید روشن می‌کرد که تمرکز آن چیست.

همچنین به من نشان داد که استفاده از مؤلفه‌های رسانه اجتماعی در یک محیط تجاری مزایایی دارد. حیف^(Pity) که کارفرمایان سابق من هرگز این کتاب را نخواندند. 🙂

خواندن خوبی بود، و اگر بخشی از کسب و کاری هستید که به آفیس^(Office) وابسته است، حتما باید به محتوا توجه کنید.

Book Review: Office 365 for Dummies, Second Edition

Subscription software iѕ a relatiνely new concept. Even though lісensing agreements have alwаys made it quite clear that you don't actually own the software that you believe you have boυght, pеople have always tended to ignore that (if they rеad the EULA at all). So the notion of software thаt you have no physical copy of, and that you have to pay a fee to use everу month, raised some hackles when it was firѕt introduced. Microsoft got into subscription software in а big way with Оffice 365, and it has been increasing in popularity, especially for business use. Office 365 for Dummies, Second Edition , sets out to show why the subscription model is an excellent choice for business. Does it succeed in its mission? Read this review to find the answer:

Convincing the skeptics

The book begins with a lengthy and very thorough explanation of cloud computing and subscription software. The authors do a great job of recognizing the possible objections and dealing with them in a clear and factual way. I must admit that I began reading this book as a skeptic, which I think is natural for someone whose first computer was an IBM mainframe back in the 60s. 🙂 But as I read on, I found Office 365 For Dummies, Second Edition quickly began to change my mind.

Although the title does not say so (it is in small print on the cover) this book is aimed squarely at business users, and it also quickly became clear why subscription software and cloud computing have huge advantages for businesses. My own experience as the only computer literate person in a large department backed up the idea that it's a lot easier to let the professionals at Microsoft take care of software upgrades, patches and maintenance seamlessly in the background.

Now, granted, Microsoft doesn't have a spotless record when it comes to messing things up (I'm not going to stray off the path here by talking about my mother's computer with Windows ME, although it did play a large part in my initially skeptical approach to Office 365) but this book does a very good job of explaining why no matter how much they've flubbed the dub in the past, it's still better to have Microsoft maintaining your critical business software than to turn it over to some overworked IT person who may or may not have the same level of skill. Plus, with Office 365 subscriptions nobody in the company is going to have to sit down and re-image everything when the company adopts a newer version of Office. Just sign in and there it is, ready to go.

There's a good description of the various Office 365 plans available, so potential subscribers can see what they'll get for their money.

Seriously, if you remain unconvinced that cloud computing and subscription software are worth considering, a careful read of the first part of this book will go a long way toward convincing you. It certainly convinced me.

Entering the cloud

After the expert sales pitch for the concept, Office 365 for Dummies, Second Edition carefully explains how a business can move into Office 365 and cloud computing without too much stress and anguish. Again, the emphasis is on persuading the reader of the benefits of such a move, and again, the authors do a careful and thorough job. They review the benefits and features of Office 365 and explain why making the move makes sense.

It's not just cloud computing and subscription software that businesses will have to change their minds about. Since some versions of Office 365 include such new approaches as an in-house chat application, a Pinterest-like app called Delve, and the ability to create company-wide Facebook-like pages (among other things), the authors of Office 365 for Dummies, Second Edition go to great lengths to explain why those kinds of social-media apps can have a very beneficial effect for businesses. It may be difficult for managers who are accustomed to telling people they can't mess around on social media sites on company time to understand why company-specific private social media sites can actually boost productivity and company collaboration, but I believe the authors do a good job of laying out the case for setting these things up on the company's Office 365 account. Granted, Microsoft's extremely unfortunate decision to name their chat app Yammer might cause a few problems for people who know what yammering is all about. 🙂

The general-purpose introductory sales-pitch chapters are followed by introductory sales-pitch chapters for the individual components of Office 365. In each case, the authors carefully lay out the case for the superiority of Office 365's approach over the traditional buy-licenses approach, and they do a good job. Each component (SharePoint, Exchange, Skype for Business, OneNote, Word, Excel, and Powerpoint) gets its own chapter detailing its own advantages. And then there is an introduction to the basics of using each component, which should be enough to get people up and running. However, for a more detailed look at all the features of each component, you'll have to find a different reference. Honestly, if each component got a full explanation you'd have to pick up this book with a forklift.

Again, if you are skeptical about any of that, you may find that by the time you've read through the reasons why each component can be a true productivity booster you'll see things in a different light.

Getting down to business

The introductions, the sales pitches and the overviews take up more than half the book. Then Office 365 for Dummies, Second Edition explains exactly what needs to be done to prepare for a move from in-house software to cloud computing. It's not just a matter of one day you use the company license for Office and the next day you sign into Office 365. There are definite steps that have to be taken in order to assure the smoothest possible transition. These are laid out in step by step order. And there is information for developers who may want to customize the interface for a specific business use. SharePoint, as the backbone of the system, gets a development chapter all its own. Of course, people who aren't interested in that information can just skip it.

Once again, the authors explain why each step is essential to success, and why proper preparation is the key to making Office 365 work for your business. Again, people who go into it thinking "We can't possibly use that, we have no need for it" may come out thinking "Hey, that would work for us, let's give it a try." Since there are different versions of Office 365 with different components and different prices, knowing ahead of time what you want in your subscription is key (although you can change your subscription package at any time to suit your company's needs).

The chapter "Meeting Office 365 Requirements" lays out what is necessary in terms of equipment, internet bandwidth and individual skills. And the authors are very honest about the pros and cons of moving to the cloud. It's not all fun and games, and they're upfront about that. This chapter really should be required reading. The next chapter guides the reader through deciding which plan will work best. That too should be required reading because cloud computing may be an entirely new experience for the reader, and having all the information about all the plans is a plus.

There are chapters on preparing for the move, implementing Office 365 (which includes the steps necessary to get everyone ready for it), and managing Office 365 (including Exchange, Skype for Business and SharePoint). Again, this is not a complete and exhaustive reference guide, but it should get people over the hump and into day to day use.

Tens and tens

One of the best parts of a For Dummies book is the final chapter or chapters called " The Part of Tens". In this case, there are three such parts. One for "ten signs it's time for you to move to Office 365," one for ten reasons why Office 365 can be of incredible value to your organization, and one for ten tips to increasing productivity. Besides being entertaining reading, those chapters do a good job of selling the value of the product, which is kind of like frosting on the cake.

Pros and cons and more

Here's what I feel are the good and bad points about Office 365 for Dummies, Second Edition:

Pros:

• As with most For Dummies books, well written by people who know what they're talking about
• Excellent "sales pitch" for the product that I can say with assurance is good for convincing the skeptics
• Logical progression from one topic to another, each building on the previous topics, which is why this book should be read from beginning to end rather than piece by piece
• Enough basic information to get you up and running with each component
• Plenty of useful links to add-ons and additional information (I reviewed the Kindle edition)

Cons:

• The book title should make it clear that this is primarily for business clients
• One of the things I do for a living is copy editing, and I must say I was irritated by grammatical mistakes in the book. Maybe I'm pickier than other people because of what I do, but things like "Can I do my job easier or not" were annoying (for the record, it should be more easily ). And oh, can we delete the word "functionality" from the English language, please ? It's technobabble and in almost every single instance can be replaced by something better.

TO KEEP IN MIND: If what you want is detailed information about using all the components of Office 365, this is not the book. However, any good reference book for Office will go into the proper detail If you need more than this book provides.

Verdict

Office 365 for Dummies, Second Edition did a great job of proving to me that my bias against subscription software was unfounded. I can now see that the subscription model has clear advantages for business users. The book really didn't go into the advantages for home users, which is why I believe the title should have made it clear what its focus is.

It also showed me that there are advantages to using social-media components in a business setting. Pity my former employers never read this book. 🙂

It was a good read, and if you're part of a business that depends on Office, you should definitely pay attention to the content.

Related posts

• بررسی کتاب - Microsoft Office 2010 Inside Out

• بررسی کتاب - Microsoft Office 365 for Dummies

• بررسی کتاب - همکاری تیمی، استفاده از مایکروسافت آفیس برای کار گروهی موثرتر

• نقد و بررسی کتاب - Microsoft Office Professional 2010 گام به گام

• بررسی کتاب - Microsoft Office Inside Out: نسخه 2013

• نقد کتاب - Windows 8 Inside Out، نوشته تونی نورتروپ

• بررسی کتاب - Windows 7، The Missing Manual

• چگونه PowerPoint Slide Size را تغییر دهید: همه چیزهایی که باید بدانید

• بررسی کتاب - Windows 7 Plain & Simple

• نقد کتاب - Windows 8.1 Inside Out، اثر تونی نورتروپ

• نقد کتاب - Windows 7 Inside Out

• نقد و بررسی کتاب - ویندوز 7 گام به گام

• نقد و بررسی کتاب - Windows 7 Up and Running

• بررسی کتاب - نکات سریع ویژوال ویندوز 7

• نقد و بررسی کتاب - WordPress for Dummies

• نقد کتاب: آشپزی برای گیک ها، ویرایش دوم

• بررسی کتاب - ویندوز 7 برای Dummies

• نقد کتاب - Windows 8 Plain & Simple، اثر نانسی مویر

• نقد کتاب - مزاحمت های ویندوز 7

• نحوه حذف یک صفحه در Word (6 راه)