فکر می‌کنم می‌توان با اطمینان گفت که تقریباً همه کسانی که مجبور به استفاده از ایمیل در کار هستند، از Microsoft Outlook استفاده کرده‌اند . من یکی از بسیاری از افرادی بودم که به اندازه کافی در مورد آن یاد گرفتم تا بتوانم از پس آن بربیایم، و هرگز آن را چیزی بیشتر از یک برنامه ایمیلی که می تواند تقویم را نیز چاپ کند فکر نمی کردم. رئیس من نسبت به من اطلاعات کمتری درباره Microsoft Outlook داشت، بنابراین من همیشه تقویم‌های دپارتمان را برای او چاپ می‌کردم. بنابراین، تعجب من را با دیدن عنوان این کتاب تصور کنید! از Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} برای مدیریت زمان و سازماندهی^{(time management and organization)} استفاده می کنید ؟ اینو باید می دیدم آیا حتی برای افرادی که فقط مهارت های ابتدایی دارند می توان از آن استفاده کرد؟ من خیلی مشتاق بودم که بفهمم.

توجه:^(NOTE:) من فقط از اینجا به بعد کتاب را با عنوان « مدیریت زمان مؤثر»^{(Effective Time Management)} یاد می‌کنم – بنابراین وقت من و شما^{(time and yours)} کمتر می‌شود .

بدون نیاز به تخصص

مقدمه بسیار اطمینان بخش بود. بله، این کتاب برای افرادی است که فقط مهارت های اولیه Microsoft Outlook را دارند. نویسندگان از خواننده می خواهند که اصول اولیه را درک کند، زیرا این یک نوع کتاب "نحوه استفاده از Microsoft Outlook با شروع از مربع اول"^{("how to use Microsoft Outlook starting from square one")} نیست. تنها بخشی از Microsoft Outlook که ^{(Microsoft Outlook)}"از همان اولین کلیک"^{("from the very first click")} توضیح داده خواهد شد ، Tasks است ، زیرا این قسمتی است که اکثر مردم یا از آن استفاده نکرده اند یا به طور گسترده از آن استفاده نکرده اند. نویسندگان می گویند که این کتاب همچنین برای کاربر باتجربه Microsoft Outlook است، زیرا یک سیستم سازماندهی و مدیریت زمان را ارائه می دهد.^{(organization and time management)}این بهتر و کارآمدتر است و ممکن است حتی به باتجربه ترین کاربر نشان دهد که چگونه از نرم افزار بیشتر بهره ببرد. با این نوع مقدمه، مشتاق خواندن بیشتر بودم.

هر فصل با یک نمای کلی از نحوه شروع مشکلات شروع می شود و به دنبال آن بخشی به نام "Let's get started and change this!"و با بخش «شما آن را امتحان کنید»^{("You try it")} به پایان می‌رسد که خلاصه‌ای از آنچه در این فصل آموزش داده شده است به خواننده ارائه می‌کند و به خواننده یک تور راهنما از آنچه باید انجام شود ارائه می‌کند. یکی از بهترین چیزهای کتاب این است که به یک نسخه خاص مرتبط نیست. در اینجا دستورالعمل‌هایی برای Microsoft Outlook 2003، 2007 و 2010 وجود دارد، بنابراین هیچ‌کس از آن خارج نمی‌شود.

غرق نشدن در ایمیل

من تصویر "سیل ایمیل" را دوست دارم که کتاب می خواهد همه ما را در آن غرق نکند. برای بسیاری از مردم این تنها راه توصیف آن است. من دیده ام که مردم در مورد صدها یا هزاران ایمیل صحبت می کنند که هنوز در صندوق ورودی آنها نشسته اند و تعداد بیشتری از آنها همیشه در حال ریختن هستند. هیچ راهی وجود ندارد که کسی^{(way anyone)} بتواند همه آن ایمیل را بخواند - چیزی که آنها نیاز دارند یک روش قوی و موثر برای مقابله با آنچه در حال حاضر وجود دارد و جلوگیری از انباشته شدن دوباره آن است. و البته، اگر کسی با "سیل" ایمیل شروع کند، تحت کنترل گرفتن اوضاع در یک لحظه اتفاق نخواهد افتاد. باید یک برنامه گام به گام^{(step plan)} وجود داشته باشد. این دقیقاً همان چیزی است که « مدیریت زمان مؤثر»^{(Effective Time Management)} بیان می‌کند. نویسندگان دلایل اصلی مشکل را شناسایی می کنند (مانند حواس پرتی، کلیک کردن بر روی "^{("Reply All,")}و نداشتن سیستمی برای رسیدگی به نامه های دریافتی) و سپس خواننده را طی مراحل لازم برای کنترل آنچه در حال حاضر وجود دارد و راه اندازی سیستمی برای تکرار نشدن آن طی کنید. من واقعاً فکر می‌کنم هر کسی که برای مطالعه این بخش و پیروی از توصیه‌های نویسندگان وقت بگذارد (و مهم‌تر از همه، به سیستم خود پایبند باشد) متوجه خواهد شد که کار می‌کند. آنها در مورد اینکه خواننده چقدر باید رفتار خود را تغییر دهد تا به چیزها نظم یابد صادق هستند و چرا انجام این تغییرات ضروری است. هر مرحله ضروری (مانند خاموش کردن اعلان‌ها، اختصاص زمان‌هایی برای رسیدگی به ایمیل و تنها گذاشتن آن در سایر مواقع، و ایجاد یادآوری‌ها، وظایف،^{(Microsoft Outlook)}. آنها در مورد ایجاد مجموعه ای از پوشه ها و پرچم گذاری پیام های مهم صحبت می کنند تا آنها را نادیده نگیرید، چیزی که آرزو می کردم زمانی که از Microsoft Outlook در محل کارم استفاده می کردم بدانم. دستورالعمل های دقیقی برای تنظیم قوانین وجود دارد تا پیام ها به طور خودکار در پوشه های مناسب مرتب شوند. این، بیش از هر چیز دیگری، می تواند به رام کردن درهم و برهمی صندوق ورودی^{(inbox clutter)} کمک کند و مردم را بر آنچه واقعا مهم است متمرکز کند.

ثابت نگه داشتن اولویت ها

بخش استفاده از وظایف^(Tasks) برای تعیین اولویت‌ها نیز دقیقاً به نقطه اصلی می‌رسد و از مثال یک کارگر خیالی و همیشه بی‌سازمان استفاده می‌کند تا نشان دهد چگونه حواس‌پرتی می‌تواند عواقب جدی داشته باشد. سپس خواننده از چندین روش برای تعیین اینکه چه وظایفی واقعاً مهم هستند و کدام باید بر دیگران اولویت داشته باشد، استفاده می شود. این چیزی است که اکثر مردم با آن مشکل دارند - فهمیدن اینکه چه چیزی واقعاً مهم است و چه چیزی می تواند کمی به تعویق بیفتد در حالی که وظایف اولویت اصلی انجام می شود. نویسندگان بر اهمیت نوشتن مطالب تاکید می کنند. این یک مفهوم کلیدی در چندین سیستم مدیریت زمان شناخته شده است و کاملاً درست است. امروزه ما چیزهای زیادی برای در نظر گرفتن داریم و حتی انیشتین^(Einstein) هم نمی تواند همه آن ها را مدیریت کند. نوشتن^(Writing)همه چیز کلید است. نویسندگان فراتر از عمل ساده نوشتن هستند و توضیح می دهند که چگونه و چرا مردم باید برنامه های مکتوب داشته باشند. آنها تصدیق می کنند که شروع برنامه های مکتوب وقتی که قبلاً آن را انجام نداده باشد کار ساده ای نیست و توضیح می دهند که چرا برای مدیریت خوب زمان^{(time management)} ضروری است. مدیریت زمان موثر^{(Effective Time Management)} یک سیستم ساده را^{(straightforward system)} برای تنظیم قرار ملاقات ها و وظایف (و به وضوح تفاوت بین این دو را توضیح می دهد) و برای تنظیم نماها، فیلترها و دسته ها توصیف می کند تا مطمئن شود که می توانید دقیقاً اطلاعات مورد نیاز خود را سریع و کارآمد پیدا کنید.

دسته ها، وظایف و زمان

فصل های اول کتاب^{(book deal)} عمدتاً به آنچه که Microsoft Outlook می تواند در محل کار انجام دهد، می پردازد. نویسندگان با شروع فصل «چگونه با یک برنامه‌ریز هفته موثر برای کارهای ضروری وقت بیشتری به دست آوریم»،^{("How to gain more time for what's essential with an effective week planner,")} توضیح می‌دهند که چگونه می‌توان از Microsoft Outlook برای برنامه‌ریزی زمان غیر کاری نیز استفاده کرد. ^{(Microsoft Outlook)}آن‌ها مراحل لازم را برای تنظیم دسته‌ها و در صورت تمایل کد رنگی آن‌ها را طی می‌کنند تا به تنظیم اولویت‌ها و سازماندهی وظایف کمک کنند. آنها بر اهمیت برنامه ریزی هفتگی و در نظر گرفتن زمان برای مسائل شخصی مانند ورزش و آموزش^{(exercise and education)} به عنوان بخشی از برنامه کلی تأکید می کنند. ممکن است در ابتدا عجیب به نظر برسد که فعالیت های شخصی و غیر کاری را در Microsoft Outlook قرار دهید^{(Microsoft Outlook)}برنامه هفتگی در محل کار، اما نویسندگان به وضوح توضیح می دهند که چرا این در واقع یک ایده بسیار خوب است، و بر اهمیت تعادل در زندگی حرفه ای و شخصی تاکید می کند. آنها به این واقعیت توجه می کنند که همه مکان های کاری اجازه برنامه ریزی خصوصی را نمی دهند و همه از خارج از دفتر به رایانه کاری خود دسترسی ندارند و استراتژی هایی برای مقابله با این موضوع ارائه می دهند. ^{(work computer)}واضح است که آنها نه تنها از موضوع خود بلکه از واقعیت های محل کار نیز درک کاملی دارند.

برنامه ریزی در زندگی واقعی

داستان کارگر خیالی آشفته در فصل برنامه ریزی زندگی واقعی ادامه دارد. اکثر مردم واقعاً نمی دانند که هر کار مشخص چقدر طول می کشد زیرا این یک کار بسیار نادر است که به تنهایی انجام می شود. سفر به دفتر همچنین شامل زمان رسیدن به ماشین، پارک ماشین و پیاده روی به محل کار است و بسیاری از مردم فقط به زمان واقعی رانندگی^{(driving time)} فکر می کنند . حواس مردم پرت می شود، یا اتفاقاتی رخ می دهد که روز کاری^{(work day)} معمول را کاملاً به هم می زند. مردم کاری را که می خواهند انجام می دهند و به نوعی موفق می شوند کارهایی را که نمی خواهند انجام دهند (که همه چیز را برای هرکسی بسته به انجام آن کار خراب می کند) انجام نمی دهند. در این بخش، نویسندگان واقعاً نگاه خوبی به ماهیت انسان دارند و نشان می دهند که چگونه یک برنامه روز موثر است^{(day plan)}می تواند همه چیز را بسیار روان تر کند. در اینجا ردیابی دقیق زمان لازم برای هر کار کلیدی است. دیگر هیچ تخمین یا ارقامی وجود ندارد—مدت زمان واقعی برای هر کار از ابتدا تا انتها. اساساً، نویسندگان از خواننده می‌خواهند که یک پایگاه داده زمانی^{(time database)} ایجاد کند ، بنابراین به جای حدس زدن یا بال زدن آن، خواننده می‌تواند مقدار زمان واقعی را برای هر کار مشخصی جستجو کند و بر اساس آن برنامه‌ریزی^{(task and plan)} کند. آن‌ها همچنین از خواننده می‌خواهند که «ساعت‌های بهره‌وری»،^{("Productivity Hours,")} آن زمان‌هایی از روز که مردم در بهترین حالت خود عمل می‌کنند و «ساعت‌های اختلال» خودشان را ارزیابی کنند.^{("Disruption Hours,")}آن زمان هایی از روز که به احتمال زیاد قطع می شوند. سپس آنها طرحی را برای زمان‌بندی بلوک‌های زمان بدون وقفه در ساعات اوج بهره‌وری تنظیم می‌کنند و اذعان می‌کنند که این یک شبه اتفاق نمی‌افتد، زیرا طبق تعریف، افراد دیگر باید آموزش ببینند تا در حین کار، حرف شما را قطع نکنند. و آنها بر اهمیت ساختن در " زمان بافر^{(buffer time)} " تاکید می کنند ، به طوری که اگر کارها بیشتر از حد انتظار طول بکشد، بقیه روز به طور کامل مختل نشود.

جلسه، ملاقات، ملاقات با کیست؟

به نظر می رسد که جلسات یک واقعیت زندگی در تجارت هستند و می توانند زمان زیادی را هدر دهند و قاتل بهره وری باشند. « مدیریت زمان مؤثر» این موضوع را تأیید می‌کند و نحوه راه‌اندازی جلسات از طریق ^{(Effective Time Management)}Microsoft Outlook و هماهنگ کردن زمان‌های ملاقات با دیگران را به تفصیل توضیح می‌دهد . با این حال، ارزشمندترین توصیه آن را می‌توان در این جمله خلاصه کرد : «بهترین جلسات، جلساتی هستند که برگزار نمی‌شوند». ^{("The best meetings are the ones that don't take place.")}جلسات افراد را از شغلشان دور می کند، جریان کار را مختل می کند، بیش از حد به همه تکیه می کنند که بتوانند حضور پیدا کنند و بتوانند به شیوه ای معنادار شرکت کنند، و در واقع هزینه شرکت را به همراه دارد.^{(company money)}زیرا مردم به جای انجام وظایف خود در جلسات حضور دارند. بنابراین، پس از توضیح نحوه تنظیم درخواست‌های جلسه، نویسندگان پیشنهاد می‌کنند که جلسات فقط به ندرت برنامه‌ریزی شوند و از دیگر ابزارهای ارتباطی (مانند جلسه Windows Live^{(Windows Live Meeting)} یا تماس‌های کنفرانس) تا حد امکان استفاده شود. اگر جلسات ضروری است، برنامه ای برای اجرای روان تر و نتایج بهتر وجود دارد. این همه پایه ها را پوشش می دهد و باید بهره وری همه را افزایش دهد و حداقل زمان را تلف کند. ^{(productivity and waste)}این یک منبع عالی برای هر محل کار خواهد بود.

کاغذ کمتر، بهره وری بیشتر

بسیاری از مردم هنوز ترجیح می دهند اطلاعات خود را روی کاغذ نگه دارند (باید اعتراف کنم که یکی از این افراد هستم). اما به راحتی ردیابی کاغذ از دست می‌رود و به اشتباه در می‌آید، و پس از مدتی، انبوه^{(sheer mass)} کاغذ به قدری ناکارآمد می‌شود که ممکن است به همان اندازه به خردکن ارسال شود. مدیریت زمان موثر^{(Effective Time Management)} روشی را برای یادداشت برداری موثر و پیگیری کارآمد فایل های الکترونیکی تعیین می کند. نویسندگان پیشنهاد می‌کنند که خواننده از ^{(reader use)} Microsoft OneNote استفاده کند، اما اذعان دارند که در بسیاری از نسخه‌های مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)} (مخصوصا نسخه‌های قدیمی‌تر) گنجانده نشده است و باید جداگانه خریداری شود، که بسیاری از مردم توانایی پرداخت آن را ندارند. ای کاش نویسندگان پیشنهادهایی برای جایگزینی برای Microsoft OneNote ارائه می کردند^{(Microsoft OneNote)}، زیرا به وضوح یک برنامه بسیار مفید است و می تواند به طور موثر با Microsoft Outlook ادغام شود. مدیریت زمان موثر^{(Effective Time Management)} خواننده را با استفاده از Microsoft OneNote برای یادداشت برداری، برنامه ریزی، تنظیم تقویم و راه اندازی یک سیستم ساختاریافته و سازمان یافته برای پیگیری همه چیز راهنمایی می کند. به خوبی مزایای استفاده از یادداشت ها و فایل های الکترونیکی به جای کاغذ را نشان می دهد. باید اعتراف کنم که پس از خواندن این فصل، شروع به فکر کردن در مورد همه پوشه‌های پر از یادداشت‌ها و پرینت‌های خود کردم، و می‌خواهم به دنبال دریافت Microsoft OneNote یا برنامه‌های مشابه دیگری باشم تا به من کمک کند تا چیزها را با کارایی بیشتری پیگیری کنم.

خلاصه همه چیز

مدیریت زمان موثر^{(Effective Time Management)} با فصل کوتاهی به نام «چگونه از این کتاب واقعاً بهره ببریم»^{("How to truly benefit from this book")} پایان می‌یابد که تمام فصل‌های قبلی را در چشم‌انداز قرار می‌دهد و بهترین راه‌های شروع استفاده از Microsoft Outlook و Microsoft OneNote را برای سازماندهی در زندگی حرفه‌ای و شخصی شما توضیح می‌دهد. نویسندگان به صراحت می گویند که انتظار ندارند سازمان یک شبه اتفاق بیفتد و انتظار ندارند بدون عزم خواننده برای کارکرد آن اتفاق بیفتد. اما آنها همچنین توضیح می دهند که چرا برای دنبال کردن برنامه آنها ارزش صرف وقت و تلاش را دارد. ^{(time and effort)}حتی اگر کسی از Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} استفاده نکند، این طرح می تواند کارساز باشد. برنامه‌های دیگری نیز وجود دارند که تقریباً همان ویژگی‌ها را ارائه می‌دهند، شاید در بسته‌بندی مناسبی نباشند، اما با این وجود قابل استفاده هستند. می‌دانم که تمرکز کتاب روی Microsoft Outlook و Microsoft OneNote است، اما فکر می‌کنم برای نویسندگان مفید بود که چند برنامه دیگر را پیشنهاد کنند که می‌توان از آن برای پیروی از همان سیستم استفاده کرد، حتی بدون نسخه کامل Microsoft Office^{(Microsoft Office)} . با این حال، این فقط یک پیشنهاد جزئی است، و من مطمئن هستم که هرکسی که علاقه مند به دنبال کردن این سیستم است، می تواند آن را با هر نرم افزاری که در دست دارد کار کند.

حکم

مدیریت زمان موثر^{(Effective Time Management)} واقعا برای همه است. همه ما می توانیم از یافتن تعادل در زندگی حرفه ای و شخصی خود، استفاده موثرتر از زمان و بهترین استفاده از ابزارهایی که در دست داریم بهره مند شویم. حتی افرادی که مطمئن هستند همه چیز را تحت کنترل دارند، می توانند پیشنهادهای مفیدی را در اینجا بیابند. نویسندگان به وضوح هم نرم‌افزار و هم ماهیت انسان را درک می‌کنند و یک رویکرد گام به گام اتخاذ^{(step approach)} می‌کنند و توضیح می‌دهند که چرا آنچه را که توصیف می‌کنند کار می‌کند. خوشحالم که فرصتی برای بررسی این کتاب پیدا کردم، زیرا اکنون می توانم برنامه آن را اجرا کنم تا بتوانم زمان خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنم.

Book Review - Effective Time Management

I think it's safe to say that neаrly еveryone who's had to use email on the jоb has used Microsoft Outlook. I was one of many people who learned just enough about it to get by, and never thought of it as anything more than an email program that could also print calendars. My boss knew less about Microsoft Outlook than I did, so I always printed out the departmental calendars for her. So, imagine my surprise when I saw the title of this book! Using Microsoft Outlook for time management and organization? This, I had to see. Could it be used that way even by people with only basic skills? I was very eager to find out.

NOTE: I'm just going to refer to the book as Effective Time Management from here on out—thus taking up less of my time and yours.

No expertise required

The introduction was very reassuring. Yes, this book is for people with only basic Microsoft Outlook skills. The authors do ask that the reader understand the basics, since this is not a "how to use Microsoft Outlook starting from square one" type of book. The only part of Microsoft Outlook that will be explained "from the very first click" is Tasks, because that's the part that most people either haven't used or haven't used extensively. The authors say that the book is also for the experienced Microsoft Outlook user, because it presents a system of organization and time management that's better and more efficient, and may show even the most experienced user how to get even more out of the software. With this kind of introduction, I was eager to read more.

Each chapter starts with an overview of how problems start, followed by a section called "Let's get started and change this!" and ends with a "You try it" section that summarizes what the chapter has taught and gives the reader a guided tour of what needs to be done. One of the best things about the book is that it's not tied to one specific version. There are instructions in here for Microsoft Outlook 2003, 2007 and 2010, so no one gets shut out.

Not drowning in email

I like the image of the "email flood" that the book wants to keep us all from drowning in. For many people it's the only way to describe it. I've seen people talk about hundreds or thousands of emails still sitting in their Inbox and more pouring in all the time. There's no way anyone can read all that email—what they need is a solid, effective way to deal with what's already there, and keep it from piling up again. And, of course, if one starts with a "flood" of email, getting the situation under control isn't going to happen in a flash. There has to be a step by step plan. That's exactly what Effective Time Management lays out. The authors identify the main causes of the problem (like getting distracted, clicking "Reply All," and not having a system for dealing with incoming mail) and then take the reader through the steps necessary to get a handle on what's already there and set up a system so it doesn't happen again. I really think anyone who takes time to read through this section and follow the authors' advice (and, most important, stick with their system) will find that it works. They are honest about how much the reader is going to have to change his or her own behavior in order to get things in order, and why it's essential to make those changes. Each necessary step (like turning off notifications, setting aside blocks of time to deal with email and leaving it completely alone at all other times, and creating reminders, tasks, and appointments directly from incoming email) is described in detail for each version of Microsoft Outlook. They talk about creating your own set of folders and flagging important messages so you don't overlook them, which is something I wish I'd known about when I was using Microsoft Outlook at work. There are detailed instructions for setting up rules so that messages get sorted into appropriate folders automatically. That, more than anything else, can help tame the inbox clutter and keep people focused on what's really important.

Keeping your priorities straight

The section on using Tasks to set priorities also gets right to the point, and uses the example of a fictitious, perennially disorganized worker to show how getting distracted can have serious consequences. Then the reader is taken through several methods for determining what tasks are really important, and which should take precedence over others. This is something that most people have trouble with—figuring out what's really important and what can be put off a bit while the top priority tasks get taken care of. The authors stress the importance of writing things down. This is a key concept in several well known time-management systems, and quite rightly so. Nowadays, we just have too much to keep in mind, and not even Einstein could manage it all. Writing things down is the key. The authors go beyond the simple act of writing and explain how and why people should have written plans. They acknowledge that getting started on written plans is not a simple task when one hasn't done it before, and they explain why it's essential for good time management. Effective Time Management describes a straightforward system for setting up appointments and tasks (and clearly explains the difference between the two) and for setting up views, filters, and categories to make sure that you can find exactly the information you need quickly and efficiently.

Categories, tasks, and time

The first chapters in the book deal mainly with what Microsoft Outlook can do in a workplace. Starting with the chapter "How to gain more time for what's essential with an effective week planner," the authors move on to describe how Microsoft Outlook can be used to plan non-work time as well. They go through the necessary steps to set up categories, and to color-code them if you wish, to help with setting priorities and keeping tasks organized. They stress the importance of weekly planning, and of including time for personal matters such as exercise and education as part of the overall plan. It may seem odd at first to put personal, non-work activities on a Microsoft Outlook weekly plan at work, but the authors clearly explain why this is actually a very good idea, stressing the importance of balance in professional and personal lives. They do take note of the fact that not all workplaces allow private planning and not everyone has access to their work computer from outside the office, and they provide strategies for dealing with this. It is clear that they have a solid understanding not only of their subject but of the realities of the workplace.

Planning in real life

The story of the fictional disorganized worker continues in the chapter on real-life planning. Most people don't really know exactly how long any given task will take because it's a very rare task that stands alone. The trip to the office also includes time for getting to the car, parking the car, and walking to the workplace, and many people only think of the actual driving time. People get distracted, or things happen that put the usual work day into complete disarray. People do what they want to do and somehow manage not to do the things they don't want to do (which fouls everything up for anyone depending on that job getting done). In this section, the authors really take a good look at human nature and show how an effective day plan can make everything run so much more smoothly. Keeping accurate track of the time necessary for each task is the key here. No more estimates or ballpark figures—the actual amount of time for each task from start to finish. Essentially, the authors want the reader to create a time database, so instead of just guessing or winging it, the reader can look up the actual amount of time for any given task and plan accordingly. They also ask the reader to evaluate their own "Productivity Hours," those times of day when people function at their best, and their own "Disruption Hours," those times of day when they're most likely to be interrupted. Then they set out a plan for scheduling blocks of interruption-free time during peak productivity hours, and they acknowledge that this won't happen overnight since by definition other people have to be trained not to interrupt you while you're working. And they stress the importance of building in "buffer time," so that if things take longer than expected, the rest of the day doesn't get totally disrupted.

Meeting, meeting, who's got the meeting?

Meetings seem to be a fact of life in business, and they can be enormous time wasters and productivity killers. Effective Time Management acknowledges this and explains in detail how to set up meetings through Microsoft Outlook and coordinate meeting times with others. Its most valuable advice, though, can be summed up in the statement "The best meetings are the ones that don't take place." Meetings take people away from their jobs, interrupt the workflow, rely too much on everyone being able to show up and able to participate in a meaningful way, and actually cost a company money because people are in meetings instead of doing their jobs. So, after explaining how to set up meeting requests, the authors suggest that meetings be scheduled only rarely, and other means of communicating (such as Windows Live Meeting or conference calls) be used instead as much as possible. If meetings are necessary, there's a plan for making them run more smoothly and produce better results. This covers all the bases and should increase everyone's productivity and waste the minimum amount of time. It would be an excellent resource for any workplace.

Less paper, more productivity

Many people still prefer to keep their information on paper (I must admit to being one of those people). But paper's easy to lose track of and misfile, and after a while, the sheer mass of paper becomes so unwieldy that it might just as well be sent to the shredder. Effective Time Management sets out a method for taking effective notes and keeping track of electronic files efficiently. The authors suggest that the reader use Microsoft OneNote, but acknowledge that it isn't included in many versions of Microsoft Office (especially the older editions) and has to be purchased separately, which many people can't afford. I wish the authors had offered some suggestions for alternatives to Microsoft OneNote, since it's clearly a very useful program and can integrate effectively with Microsoft Outlook. Effective Time Management walks the reader through using Microsoft OneNote to take notes, make plans, set up calendars, and set up a structured and organized system for keeping track of everything. It clearly shows the advantages of using electronic notes and files instead of paper. I must admit I began to think differently about all my folders full of notes and printouts after I read this chapter, and I'm going to start looking into getting Microsoft OneNote or some other similar program to help me keep track of things more efficiently.

Summing it all up

Effective Time Management closes with a short chapter called "How to truly benefit from this book" that puts all the previous chapters in perspective and explains the best ways to get started using Microsoft Outlook and Microsoft OneNote to get organized in your professional and personal lives. The authors make it clear they don't expect the organization to happen overnight and they don't expect it to happen without the reader's determination to make it work. But they also explain why it's more than worth the time and effort to follow their plan. Even if one doesn't use Microsoft Outlook, this plan can work. There are other programs that offer much the same features, perhaps not in such a convenient package, but usable nonetheless. I understand that the book's focus is on Microsoft Outlook and Microsoft OneNote, but I think it would have been useful for the authors to suggest a few other programs that could be used to follow the same system even without a full copy of Microsoft Office on hand. That's just a minor suggestion, though, and I'm sure that anyone who's interested in following this system can make it work with whatever software they have on hand.

Verdict

Effective Time Management really is for everyone. We can all benefit from finding balance in our professional and personal lives, from using our time more efficiently, and from making the very best use of the tools we have at hand. Even people who are certain they've got everything under control can find useful suggestions here. The authors clearly understand both the software and human nature and take a step by step approach and explain why what they're describing will work. I'm glad I got a chance to review this book, because now I can start putting its plan into effect to get my own time managed more effectively.

Related posts

• بررسی کتاب - Windows 8.1 The Missing Manual، اثر دیوید پوگ

• نقد کتاب - Windows 8 Inside Out، نوشته تونی نورتروپ

• نقد کتاب - ویندوز 8 خارج از جعبه، نوشته مایک هالزی

• نقد کتاب - ویندوز 8 گام به گام، توسط Ciprian Rusen & Joli Ballew

• بررسی کتاب - گام به گام رایانه ها و دستگاه های خود را شبکه کنید

• نقد و بررسی کتاب - گام به گام مایکروسافت اکسل 2010

• نقد کتاب - کتاب جسارت، اثر کارلا شرودر

• نقد و بررسی کتاب - آموزش تصویری به خودتان ویندوز 8

• بررسی کتاب: وب سایت خود را بسازید: راهنمای کمیک برای HTML، CSS و وردپرس

• نقد کتاب - Windows 8 for Dummies، توسط اندی رتبون

• بررسی کتاب - Google+ The Missing Manual

• نقد و بررسی کتاب - Windows 7 Up and Running

• نقد کتاب - Windows 8 Plain & Simple، اثر نانسی مویر

• نقد و بررسی کتاب - ویندوز 7 گام به گام

• نقد کتاب - مزاحمت های ویندوز 7

• بررسی کتاب - Microsoft Office Inside Out: نسخه 2013

• بررسی کتاب - محاسبات با ویندوز 7 برای افراد مسن و عاقل

• نقد و بررسی ASUS Transformer Book Flip TP300LA - نسخه قدرتمند ویندوز 8.1 قابل تبدیل

• نقد و بررسی کتاب - شبکه های خانگی بی سیم برای Dummies

• بررسی کتاب - Microsoft Office 2010 Inside Out