ادغام ایمیل در Microsoft Word به شما امکان می دهد نامه ها و ایمیل های شخصی سازی شده را بدون نیاز به سفارشی کردن هر حرف ارسال کنید. می توانید سند خود را به روشی که می خواهید آماده کنید و برای فیلدهای مختلف داده ای که می خواهید به صورت پویا از منبع داده پر کنید، متغیرهایی اضافه کنید.

به عنوان مثال، می توانید یک نامه واحد برای همه دوستان خود آماده کنید که وضعیت آنها را بپرسید، اما با قابلیت تغییر نام و شهرها به صورت پویا در نامه. به این ترتیب، نامه عمومی شما به جان^(John) ، نام او و شهرش را ذکر می‌کند و همان نامه به مایک ، نام ^(Mike)مایک^(Mike) و شهرش را روی نامه‌اش خواهد داشت .

فهرست گیرندگان خود را در یک صفحه گسترده اکسل ایجاد کنید^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

شما باید فهرستی از گیرندگان و داده های آنها را در یک منبع داده جمع آوری کنید. یک راه آسان برای انجام این کار این است که یک صفحه گسترده مایکروسافت اکسل^{(Microsoft Excel)} ایجاد کنید و تمام اطلاعات گیرندگان خود را به آن اضافه کنید. سپس می توانید این داده های اکسل را در نامه ادغام ایمیل^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} در Microsoft Word بازیابی کنید.

1. از جستجوی منوی شروع^{(Start Menu)} برای جستجو و باز کردن Microsoft Excel استفاده کنید.

1. روی تب Home در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید و از پنجره سمت راست، Blank workbook را انتخاب کنید. ^{(Blank workbook)}این یک کاربرگ خالی برای شما ایجاد می کند.

1. شروع^(Start) به وارد کردن داده برای گیرندگان ادغام نامه خود کنید. مطمئن^(Make) شوید که از ردیف اول برای سرصفحه های داده های خود استفاده می کنید. اگر می خواهید نام شخصی را وارد کنید، از نام^(Name) به عنوان سرصفحه در ردیف اول استفاده کنید و غیره.

1. در مثال زیر، جدولی با مقداری داده برای چهار نفر ایجاد کرده ایم. ما یک نامه ادغام نامه شخصی برای هر یک از این افراد در Microsoft Word ایجاد خواهیم کرد.

1. روی منوی File در بالا کلیک کنید، از نوار کناری سمت چپ گزینه Save را انتخاب کنید و روی دکمه ^(Save)Browse کلیک کنید.

1. به دسکتاپ خود بروید^(Navigate) ، یک نام برای صفحه گسترده اکسل^(Excel) خود وارد کنید و روی دکمه ذخیره^(Save) کلیک کنید تا صفحه گسترده در دسکتاپ شما ذخیره شود. وقتی صفحه‌گسترده‌تان را در Microsoft Word^{(Microsoft Word)} استفاده می‌کنید، این کار پیدا کردن صفحه‌گسترده‌تان را آسان‌تر می‌کند.

1. می توانید مایکروسافت اکسل^{(Microsoft Excel)} را در رایانه خود ببندید.

سند خود را در مایکروسافت ورد آماده کنید^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

شما باید یک نامه عمومی بنویسید که می خواهید برای هر یک از گیرندگان خود ارسال کنید^{(send to each of your recipients)} . این نامه باید حاوی اطلاعاتی باشد که برای همه گیرندگان مشترک است. برخی از مثال‌ها عبارتند از نوشتن خط تبریک، پرسیدن وضعیت آنها، به اشتراک گذاشتن افکار خود و غیره.

قسمت هایی را که می خواهید اطلاعات گیرندگان شما نمایش داده شود خالی نگه دارید. بعداً با شروع ادغام نامه در Microsoft Word آن را اضافه خواهید کرد .

1. مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} را از منوی استارت^{(Start Menu)} در رایانه خود راه اندازی کنید.

1. روی صفحه اصلی^(Home) در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید و از پنجره سمت راست، Blank document را انتخاب کنید. ^{(Blank document )}در صورت تمایل می توانید از یک قالب نیز استفاده کنید.

1. یک سند خالی باز می شود. نامه ای را که می خواهید برای گیرندگان خود ارسال کنید بنویسید.

1. شما می توانید از هر رنگ، قالب بندی، سبک قلم و سایر مواردی که می خواهید استفاده کنید. ما نامه ساده زیر را برای ارسال به گیرندگان خود ایجاد کرده ایم. نام شخص در بالای نامه و شهر او در پایین خواهد بود.

1. سند را باز نگه دارید زیرا ادغام نامه را در بخش زیر انجام می دهید.

ایجاد یک ادغام نامه در مایکروسافت ورد^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} به شما امکان می دهد با استفاده از جادوگر گام به گام یک ایمیل ادغام کنید. این کار انتخاب نامه مورد نظر برای استفاده، افزودن گیرندگان مورد نیاز و تغییر پویا محتوای نامه را برای شما بسیار آسان می کند.

1. در حالی که نامه شما هنوز در Word باز است ، روی تب Mailings در بالا کلیک کنید، گزینه ^(Mailings)Start Mail Merge را انتخاب کنید و Step-by-Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید .

1. یک صفحه جدید در سمت راست صفحه نمایش شما ظاهر می شود. در قسمت اول که می‌گوید نوع سند را انتخاب کنید، ^{(Select document type)}Letters را انتخاب کنید . اگر می خواهید نامه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید، می توانید پیام های ایمیل را انتخاب کنید. ^{(E-mail messages)}
   
   سپس برای ادامه روی Next: Starting document در پایین کلیک کنید.

1. در صفحه زیر، Word از شما می پرسد که از چه سندی می خواهید برای ادغام نامه استفاده کنید. روی گزینه Use the current document کلیک کنید تا از حرف فعلی خود برای کار استفاده کنید.
   
   اگر نامه شما در فایل Word دیگری است، روی Start from موجود سند^{(Start from existing document)} کلیک کنید تا آن فایل باز شود.
   
   سپس روی Next کلیک کنید: گیرندگان^{(Next: Select recipients)} را در پایین انتخاب کنید.

1. در بخش انتخاب گیرندگان^{(Select recipients)} ، استفاده از لیست موجود^{(Use an existing list)} را انتخاب کنید . این به این دلیل است که شما قبلاً یک صفحه گسترده اکسل^(Excel) حاوی داده های گیرندگان خود ایجاد کرده اید. اگر قبلاً اطلاعات گیرندگان خود را جمع آوری نکرده اید،
   
   می توانید گزینه Type a new list را انتخاب کنید. ^{(Type a new list)}
   
   سپس بر روی Browse کلیک کنید تا صفحه گسترده اکسل خود را وارد کنید.

1. به دسکتاپ خود بروید و روی صفحه گسترده ^(Navigate)اکسل^(Excel) که قبلا ایجاد کردید دوبار کلیک کنید . با این کار صفحه گسترده در Microsoft Word باز می شود.
2. Word از شما می پرسد که می خواهید از کدام صفحه از صفحه گسترده خود استفاده کنید. برگه ای را که حاوی داده های شماست انتخاب کنید، گزینه First row of data contain headers column^{(First row of data contains column headers)} را علامت بزنید و روی OK کلیک کنید .

1. ^(Word)اگر نمی‌خواهید از همه افرادی که در لیست هستند استفاده کنید، Word به شما امکان می‌دهد گیرندگانی را که می‌خواهید برای ادغام نامه استفاده کنید، انتخاب کنید. کادرهایی را برای افرادی که می خواهید در نامه های خود بگنجانید علامت بزنید. ^(Checkmark)
   
   می‌توانید از گزینه‌های پالایش در زیر فهرست برای مرتب‌سازی و فیلتر کردن گیرندگان خود استفاده کنید. مرتب سازی^(Sorting) به شما امکان می دهد رکوردهای خود را به ترتیب صعودی و نزولی مرتب کنید. فیلتر^(Filtering) کردن به شما امکان می‌دهد فیلدها را مقایسه کنید و فیلدهایی را که نیاز ندارید فیلتر کنید.
   
   در نهایت روی OK در پایین کلیک کنید.

1. روی Next کلیک کنید: نامه خود را^{(Next: Write your letter)} در پایین بنویسید.
2. صفحه زیر به شما امکان می دهد از فیلدهای داده خود در نامه خود استفاده کنید. برای استفاده از این، مکان‌نمای خود را در جایی که می‌خواهید یک فیلد داده در حرف اضافه کنید قرار دهید و روی More items در سمت راست کلیک کنید.

1. فیلد داده ای را که می خواهید اضافه کنید انتخاب کنید و در پایین روی Insert کلیک کنید.^(Insert)

1. شما می خواهید تمام فیلدهای داده خود را به نامه اضافه کنید تا حروف شما تمام اطلاعات مورد نیاز را در آنها داشته باشد. سپس روی Next کلیک کنید: Preview your letters^{(Next: Preview your letters)} .

1. می‌توانید حروفی را که در نتیجه ادغام ایمیل شما ایجاد می‌شوند، پیش‌نمایش کنید. برای مشاهده حروف هر یک از گیرندگان خود، روی نمادهای فلش چپ و راست کلیک کنید.
   
   سپس روی Next کلیک کنید: ادغام را کامل کنید^{(Next: Complete the merge)} .

1. اکنون می‌توانید برای چاپ این حروف شخصی‌شده روی چاپ کلیک کنید یا برای ویرایش این حروف، ^(Print)Edit individual letters را انتخاب کنید .

ادغام ایمیل^(Mail) در واقع یک ویژگی عالی برای صرفه جویی در زمان در Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} است.

آیا می دانستید که می توانید چندین سند را با هم در Word ادغام کنید^{(merge multiple documents together in Word)} ؟ اگر قبلاً نامه‌های شخصی‌شده‌تان را نوشته‌اید و می‌خواهید آنها را در یک فایل واحد ترکیب کنید، کمک خواهد کرد.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail mеrge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

Related posts

• نحوه نمایش تعداد کلمات در مایکروسافت ورد

• ظاهر و عملکرد OpenOffice Writer را شبیه Microsoft Word کنید

• نحوه حذف یک صفحه در مایکروسافت ورد

• نحوه ترسیم در مایکروسافت ورد

• تغییر واحدهای اندازه گیری در مایکروسافت ورد

• چگونه ایمیل های خود را از Microsoft Outlook به CSV یا PST صادر کنیم

• تمام پیوندهای موجود در یک سند MS Word را در چند ثانیه بررسی کنید

• نحوه اضافه کردن یک لیست کشویی در مایکروسافت ورد

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• 9 روش برای باز کردن یک سند Word بدون Word

• نحوه یافتن و جایگزینی متن در مایکروسافت ورد

• نمایش/پنهان کردن کدهای فیلد در Word و تبدیل فیلدها به متن

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 نکته که باید بدانید

• نحوه ایجاد بروشور در مایکروسافت ورد

• ایجاد یا ایجاد میانبرهای صفحه کلید برای Microsoft Office

• نحوه تنظیم و استفاده از فرمت MLA در Microsoft Word

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• چگونه چندین سند Word را با هم ادغام کنیم

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم