آیا^(Did) می دانستید که می توانید فرم هایی را در Word ایجاد کنید که افراد بتوانند آن را پر کنند؟ وقتی در مورد فرم های قابل پر شدن می شنوید، تقریباً همیشه به اسناد Adobe و PDF^{(Adobe and PDF documents)} مربوط می شود زیرا این فرمت محبوب ترین است.

با این حال، Word نیز ابزار بسیار قدرتمندی است و می‌توانید از آن برای ایجاد سریع فرم‌هایی استفاده کنید که می‌توانید آن‌ها را چاپ کنید یا از طریق ایمیل ارسال کنید، و غیره. با محاسبه خودکار شما، شاید بهتر باشد از Google Docs برای ایجاد نظرسنجی استفاده کنید.

در این مقاله، به شما نشان می‌دهم که چگونه یک فرم با کادرهای متن، چک باکس، انتخابگر تاریخ^{(date picker)} و کادر فهرست^{(list box)} ایجاد کنید . همچنین اگر از جداول برای سازماندهی همه چیز استفاده می کنید، می توانید فرم های خود را بسیار زیباتر کنید.

برگه Developer را فعال کنید

به‌طور پیش‌فرض، نمی‌توانید فرم‌هایی را در Word ایجاد کنید، مگر اینکه تب Developer را در نوار آن فعال کنید. از آنجایی که افراد زیادی از آن استفاده نمی کنند، مایکروسافت^(Microsoft) آن را به طور پیش فرض غیرفعال کرد. برای فعال کردن تب، روی File و سپس Options کلیک کنید .

در سمت چپ، روی Customize Ribbon کلیک کنید و سپس کادر Developer را در کادر لیست سمت راست علامت بزنید.

روی OK کلیک^{(Click OK)} کنید و روی زبانه در نوار کلیک کنید. بخشی که ما بیشتر به آن علاقه مندیم، Controls است .

ایجاد فرم در Word

بخش کنترل‌ها^{(Controls section)} دارای حدود هشت کنترل مختلف است که می‌توانند به سند Word^{(Word document)} شما اضافه شوند : متن غنی ، متن ^(Text)ساده^(Plain-Text) ، تصویر^(Picture) ، گالری بلوک ساختمان^{(Building Block Gallery)} ، جعبه چک^(Checkbox) ، جعبه ترکیبی^{(Combo Box)} ، فهرست کشویی^{(Drop-Down List)} ، و انتخاب‌کننده تاریخ^{(Date Picker)} .

برای قرار دادن یک کنترل، کافیست روی آن کلیک کنید و در هر جایی که مکان نما شما قرار داشت ظاهر می شود. در مثال زیر، یک جدول ایجاد کردم و دو کادر متن ساده برای نام و نام خانوادگی اضافه کردم.

به طور پیش فرض، هر کنترل دارای متن پرکننده^{(filler text)} مخصوص به خود است . برای کنترل متن ساده^{(plain text control)} ، برای وارد کردن متن، اینجا کلیک کنید یا ضربه بزنید^{(Click or tap here to enter text)} . می توانید این متن را برای هر کنترلی با کلیک بر روی دکمه Design Mode که در سمت راست آیکون های کنترل قرار دارد ویرایش کنید.

برخی از متغیرهای آبی رنگ را در سمت چپ و راست^{(left and right)} هر کنترلی که به سند خود اضافه کرده اید خواهید دید. متن^{(text and change)} را انتخاب کنید و آن را به هر چیزی که دوست دارید تغییر دهید. برای خروج از حالت دوباره روی دکمه Design^(Click) Mode کلیک کنید.^{(Design Mode)}

در مرحله بعد، روی کنترل تازه اضافه شده خود کلیک کنید تا برجسته شود و سپس روی Properties کلیک کنید ، که دقیقا زیر دکمه Design Mode^{(Design Mode button)} است. هر کنترل دارای یک مجموعه استاندارد از گزینه ها با گزینه های سفارشی در پایین بر اساس نوع کنترل خواهد بود.

در اینجا می توانید به کنترل یک عنوان بدهید، رنگ آن را تغییر دهید، به متن استایل دهید و مشخص کنید که آیا کنترل قابل ویرایش یا حذف است یا خیر. در پایین، گزینه‌های خاص کنترل وجود دارد، که برای کنترل متن ساده^{(plain text control)} ، این است که آیا می‌خواهید چندین خط را مجاز کنید یا نه. این گزینه آخر در صورتی مفید است که به شخصی نیاز دارید که یک پاراگراف از متن را تایپ کند.

بنابراین تفاوت بین یک کنترل متن ساده و یک ^{(text control)}کنترل متن^{(text control)} غنی چیست؟ خوب^(Well) نه زیاد در یک کنترل متن^{(text control)} غنی ، می توانید تنظیمات فونت/رنگ را برای هر کلمه به صورت جداگانه تغییر دهید، در حالی که کنترل متن^{(text control)} ساده قالب بندی را برای تمام متن اعمال می کند. شما فکر می کنید که کنترل متن^{(text control)} ساده اجازه نمی دهد تغییر فونت یا تغییر رنگ پررنگ، اما اجازه نمی دهد.

بعد، من جلو رفتم و یک کنترل لیست^{(list control)} کشویی را به فرم خود اضافه کردم. می بینید که می گوید Choose an item و تمام. برای اضافه کردن موارد به لیست، باید روی Properties کلیک کنید .

روی دکمه افزودن^(Add) کلیک کنید و سپس نام مورد نظر خود را تایپ کنید. به طور پیش فرض، نام نمایشی^{( Display Name)} و مقدار^(Value) یکسان خواهد بود، اما در صورت تمایل می توانید آن را تغییر دهید. واقعاً دلیلی برای تغییر مقدار وجود ندارد مگر اینکه در حال نوشتن ماکروهای Word و رجوع^{(Word macros and refer)} به کنترل های موجود در کد باشید.

هنگامی که همه گزینه های خود را اضافه کردید، ادامه دهید و روی OK کلیک کنید و اکنون می توانید گزینه ها را از لیست کشویی انتخاب کنید.

تنها تفاوت بین کنترل لیست کشویی و کنترل ^{(list control)}جعبه^{(box control)} ترکیبی این است که دومی به کاربر اجازه می دهد در صورت تمایل مقدار خود را وارد کند. در لیست کشویی، باید یکی از گزینه های موجود در لیست را انتخاب کنید. در جعبه ترکیبی^{(combo box)} ، می توانید از لیست انتخاب کنید یا مقدار خود را تایپ کنید.^{(list or type)}

کنترل انتخابگر تاریخ^{(date picker control)} درست مانند هر انتخابگر تاریخ^{(date picker)} که احتمالاً در سایت های رزرو هواپیمایی^{(airline booking)} و غیره استفاده کرده اید کار می کند. وقتی روی آن کلیک می کنید، یک تقویم ظاهر می شود و می توانید برای انتخاب آن به سادگی روی تاریخ کلیک کنید.

اگر روی دکمه Properties کلیک کنید، خواهید دید که چندین گزینه برای کنترل انتخابگر تاریخ^{(date picker control)} وجود دارد .

می توانید قالب دیگری را برای نمایش تاریخ انتخاب کنید و نوع تقویم^{(calendar type)} متفاوتی را انتخاب کنید . کنترل تصویر^{(picture control)} یکی دیگر از گزینه های خوب است که به کاربران امکان می دهد عکس را به راحتی وارد کنند.

هنگامی که کاربر روی تصویر کلیک می کند، یک گفتگو ظاهر می شود که در آن می تواند تصویری را از رایانه خود، از جستجوی تصویر Bing^{(Bing image)} یا از OneDrive انتخاب کند. آنها همچنین گزینه هایی برای فیس بوک و فلیکر^{(Facebook and Flickr)} دارند.

حالا بیایید چند چک باکس به سند خود اضافه کنیم. توجه داشته باشید که وقتی یک چک باکس اضافه می کنید و سعی می کنید متنی را در آن تایپ کنید، به شما می گوید که انتخاب قفل شده است. من معتقدم این از روی طراحی است. شما باید در کنار چک باکس کلیک کنید و سپس متن خود را تایپ کنید.

در نهایت، می‌توانید یک کنترل بلوک ساختمانی^{(building block control)} را وارد کنید ، که به شما امکان می‌دهد محتوا را از Quick Parts و AutoText^{(Quick Parts and AutoText)} انتخاب کنید . اگر نمی دانید در مورد چه چیزی صحبت می کنم، پست من در مورد نحوه استفاده از AutoText و Quick Parts^{(AutoText and Quick Parts)} در Word را بررسی کنید. در مثالم، چند نقل قول به یک AutoText^(AutoText) سفارشی اضافه کردم و سپس کنترل را از طریق گفتگوی Properties به آن پیوند دادم .

هنگامی که تمام کنترل‌ها را در سند خود به روشی که می‌خواهید دارید، ممکن است ایده خوبی باشد که از سند محافظت کنید تا کاربر فقط بتواند فیلدهای فرم را پر کند و تمام. برای این کار روی Restrict Editing در تب Developer کلیک کنید.

در پنجره‌ای که در سمت راست نشان داده می‌شود، روی منوی کشویی زیر ویرایش محدودیت‌ها^{( Editing restrictions)} کلیک کنید و پر کردن فرم‌ها^{( Filling in forms)} را انتخاب کنید . مطمئن شوید که گزینه Allow only this type of editing را در کادر سند علامت بزنید.^{(Allow only this type of editing in the document)}

روی Yes، Start Enforcing Protection کلیک کنید و سپس در صورت تمایل یک رمز عبور وارد کنید. اکنون فقط فیلدهای فرم قابل ویرایش خواهند بود و بقیه موارد قفل/محافظت می شوند. کاربر می تواند به راحتی از کلید TAB^{(TAB key)} برای جابجایی بین فیلدهای مختلف فرم استفاده کند.

به طور کلی، Word بهترین ابزار برای ساختن فرم ها نیست، اما مناسب است و احتمالاً برای اکثر مردم بیش از اندازه کافی است. اگر سوالی دارید، در کامنت بگذارید. لذت بردن!

How to Create Fillable Forms in Word

Did yоu know that you can create forms in Word that people can fill out? When yоu hear about fillable forms, it is almost always related to Adobe and PDF dоcuments because that’s thе most popular format.

However, Word is also quite a powerful tool and you can use it to quickly create forms that you can either print or send via email, etc. If you need to create a survey that will go out to many people and you want all the responses tallied for your automatically, it might be best to use Google Docs to create the survey.

In this article, I’ll show you how to create a form with text boxes, check boxes, a date picker and a list box. You can also make your forms a lot better looking if you use tables to organize everything.

Enable Developer Tab

By default, you can’t create forms in Word unless you enable the Developer tab in the ribbon. Since it’s not used by a lot of people, Microsoft disabled it by default. To enable the tab, click on File and then Options.

On the left-hand side, click on Customize Ribbon and then check the Developer box in the right-hand list box.

Click OK and click on the tab in the ribbon. The section we are most interested in is Controls.

Creating a Form in Word

The Controls section has about eight different controls that can be added to your Word document: Rich Text, Plain-Text, Picture, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List, and Date Picker.

To insert a control, just click on it and it will appear wherever your cursor was located. In my example below, I created a table and added two plain-text boxes for first name and last name.

By default, each control has its own filler text. For a plain text control, it is Click or tap here to enter text. You can edit this text for any control by clicking on the Design Mode button that is to the right of the control icons.

You’ll see some blue placeholders appear on the left and right of any controls you have added to your document. Select the text and change it to whatever you like. Click on the Design Mode button again to exit the mode.

Next, click on your newly added control so that it is highlighted and then click on Properties, which is directly below the Design Mode button. Each control will have a standard set of options with custom options at the bottom based on what type of control it is.

Here you can give the control a title, change the color, style the text and specify whether or not the control can be edited or deleted. At the very bottom are the control specific options, which for the case of a plain text control, is whether you want to allow multiple lines or not. That last option is useful if you need someone to type in a paragraph of text.

So what’s the difference between a plain-text control and a rich text control? Well, not much. In a rich text control, you can change the font/color settings for each word individually, whereas the plain-text control will apply the formatting to all the text. You would think the plain-text control would not allow bold, font changes or color changes, but it does.

Next, I went ahead and added a drop down list control to my form. You’ll see it says Choose an item and that’s it. In order to add items to the list, you have to click on Properties.

Click the Add button and then type in a name for your choice. By default, the Display Name and Value will be the same, but you can change it if you like. There really is no reason to change the value unless you are writing Word macros and refer to the controls in code.

Once you have added all your choices, go ahead and click OK and you’ll now be able to select the options from the drop-down list.

The only difference between the dropdown list control and the combo box control is that the latter allows the user to enter their own value if they please. In the dropdown list, you have to choose from one of choices in the list. In the combo box, you can either choose from the list or type in your own value.

The date picker control works just like any date picker you have probably used on airline booking sites, etc. When you click on it, a calendar appears and you can simply click on the date to select it.

If you click on the Properties button, you’ll see that there are quite a few options for the date picker control.

You can choose a different format to display the date and choose a different calendar type. The picture control is another nice option that will allow users to insert a picture easily.

When the user clicks on the image, a dialog will appear where they can choose a picture from their computer, from Bing image search or from OneDrive. They also have options for Facebook and Flickr.

Now let’s add a few checkboxes to our document. Note that when you add a checkbox and try to type text into it, it will tell you that the selection is locked. I believe this is by design. You have to click next to the checkbox and then type in your text.

Lastly, you can insert a building block control, which lets you pick content from Quick Parts and AutoText. If you don’t know what I’m talking about, check out my post on how to use AutoText and Quick Parts in Word. In my example, I added some quotes to a custom AutoText and then linked the control to it via the Properties dialog.

Once you have all the controls in your document the way you want, it might be a good idea to protect the document so that user can only fill out the form fields and that’s it. To do this, click on Restrict Editing on the Developer tab.

In the pane that shows up on the right, click on the dropdown under Editing restrictions and choose Filling in forms. Make sure to check the Allow only this type of editing in the document box.

Click Yes, Start Enforcing Protection and then enter a password if you like. Now only the form fields will be editable and everything else locked/protected. The user can easily use the TAB key to move between the different form fields.

Overall, Word isn’t the greatest tool for making forms, but it’s decent and probably more than enough for most people. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• نحوه استفاده از Mail Merge در Word به Create Letters، Labels، Labels، و پاکت نامه

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• نحوه ایجاد و استفاده از فرمول در جداول در Word

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• نحوه اضافه کردن Headers and Footers در PowerPoint

• نحوه ردیابی تغییرات در Word (آنلاین، موبایل و دسکتاپ)

• نحوه ایجاد Booklet در Word

• مخفی کردن متن و نمایش متن پنهان در Word

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• مایکروسافت Myanalytics و نحوه استفاده از آن چیست؟

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• نحوه تنظیم و استفاده از فرمت MLA در Microsoft Word

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File

• نحوه استفاده از مقایسه و ترکیب اسناد در Word

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• یک صفحه جلد به یک سند Word اضافه کنید

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید