مزایای زیادی برای استفاده از Outlook به عنوان سرویس گیرنده ایمیل اصلی شما^{(your primary email client)} وجود دارد . یکی از اینها قابلیت فراخوانی ایمیل در Outlook است. اگر ایمیلی را برای شخصی ارسال کردید و بعداً متوجه شدید که فراموش کرده‌اید چیزی را در آن قرار دهید، می‌توانید آن را به خاطر بیاورید، محتوای مورد نیاز را اضافه کنید و آن را برگردانید^{(send it back)} .

این فرآیند فراخوانی ایمیل در Outlook دارای شرایط خاصی است که باید آنها را رعایت کنید. اکثراً^(Mostly) ، این شرایط برای گیرنده است زیرا این صندوق پستی آنهاست که ایمیل از آنجا حذف می شود.

شرایط برای فراخوانی یک ایمیل در Outlook چیست؟^{(What Are The Conditions To Recall An Email In Outlook?)}

برای بازگرداندن ایمیل های ارسالی خود، شرایط زیر برای فراخوانی ایمیل ها در Outlook باید رعایت شود.

• هم شما و هم گیرنده باید از حساب ایمیل Microsoft 365 یا Microsoft Exchange استفاده کنید.^{(Microsoft Exchange)}
• هر دوی شما باید در یک سازمان باشید.
• گیرنده نباید ایمیل شما را باز کرده باشد.
• ایمیل ارسالی شما نباید فیلتر یا قانون در Outlook گیرنده را^{(filters or rules in the recipient’s Outlook)} فعال کرده باشد.
• گیرنده باید از Outlook استفاده کند و نه از سایر سرویس گیرندگان ایمیل.
• هنگامی که ایمیل را به خاطر می آورید، گیرنده باید Outlook را روی رایانه خود باز کند.

همچنین، به خاطر داشته باشید که Outlook به گیرنده اطلاع می دهد که فرستنده ایمیل خود را فراخوانده است.

نحوه یادآوری ایمیل در Outlook^{(How To Recall An Email In Outlook)}

وقتی ایمیلی را در Outlook به یاد می آورید ، می توانید کپی ایمیل خود را^{(delete the copy of your email)} از صندوق ورودی گیرنده حذف کنید یا می توانید با بازنویسی ایمیل خود، کپی را به روز کنید. در زیر نحوه انجام هر دو را خواهید دید.

1. برنامه Outlook را روی رایانه خود اجرا کنید.

1. حساب ایمیل خود را انتخاب کنید و روی پوشه ای که عبارت Sent Mail را نشان می دهد کلیک کنید . تمام ایمیل‌هایی را که از Outlook^(Outlook) ارسال کرده‌اید فهرست می‌کند .

1. ایمیلی را که می‌خواهید به خاطر بیاورید در قسمت سمت راست پیدا کنید. روی ایمیل دوبار کلیک کنید^{(Double-click)} تا در پنجره مستقل خودش باز شود.
2. برای مشاهده اقداماتی که می توانید در ایمیل خود انجام دهید، روی تب پیام ها در بالا کلیک کنید .^(Messages)

1. در صفحه زیر در قسمت Move بر روی نماد ایمیل کلیک کرده و گزینه Recall This Message را انتخاب کنید .

1. پیامی دریافت خواهید کرد که می پرسد چگونه می خواهید این ایمیل را به خاطر بیاورید. اگر به سادگی می‌خواهید ایمیل را به خاطر بیاورید، گزینه‌ای را انتخاب کنید که می‌گوید کپی‌های خوانده نشده این پیام را حذف^{(Delete unread copies of this message)} کنید و روی OK در پایین کلیک کنید.

1. اگر می خواهید ایمیل خود را فراخوانی کنید و نسخه به روز شده ایمیل را در صندوق ورودی گیرنده خود قرار دهید، سپس گزینه Delete unread copies را انتخاب کرده و با یک پیام جدید جایگزین^{(Delete unread copies and replace with a new message)} کنید و روی OK کلیک کنید .

1. کادری را علامت بزنید که می‌گوید به من بگویید آیا فراخوان موفقیت‌آمیز است یا ناموفق برای هر گیرنده^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)} . به این ترتیب متوجه خواهید شد که آیا درخواست فراخوان شما موفقیت آمیز بوده است یا خیر.
2. اگر گزینه دوم را انتخاب کرده باشید که به شما امکان می دهد یک ایمیل به روز شده برای گیرنده خود ارسال کنید، پنجره نوشتن ایمیل روی صفحه نمایش شما باز می شود.
3. محتویات ایمیل خود را به دلخواه تغییر دهید. وقتی کارتان تمام شد، روی دکمه Send کلیک کنید تا ایمیل شما ارسال شود.

وقتی یک ایمیل را در Outlook به یاد می آورید چه اتفاقی می افتد؟^{(What Happens When You Recall An Email In Outlook)}

هنگامی که یک درخواست فراخوان ایمیل ارسال می کنید، بسته به موقعیت شما ممکن است چیزهای زیادی رخ دهد. در زیر برخی از سناریوهای کلی و اتفاقاتی که در آنها هنگام یادآوری ایمیل در Outlook رخ می دهد، آورده شده است.

وقتی گیرنده ایمیل اصلی شما را نخوانده است^{(When The Recipient Hasn’t Read Your Original Email)}

اگر گیرنده ایمیل اصلی شما را باز نکرده باشد، آن ایمیل از صندوق ورودی او حذف خواهد شد^{(email will be deleted)} . سپس Outlook^(Outlook) به آنها اطلاع می دهد که فرستنده ایمیل درخواست حذف ایمیل را داده است.

هنگامی که گیرنده ایمیل اصلی را خوانده است^{(When The Recipient Has Read The Original Email)}

اگر گیرنده ایمیل اصلی شما را قبل از ارسال درخواست فراخوان خوانده باشد، می‌تواند هم ایمیل قدیمی شما و هم ایمیل به‌روزرسانی‌شده‌ای را که برایشان ارسال کرده‌اید ببیند.

هنگامی که گیرنده ابتدا ایمیل فراخوان شده را خوانده است^{(When The Recipient Has Read The Recalled Email First)}

اگر گیرنده شما ابتدا ایمیل فراخوانی شده شما را خوانده باشد، ایمیل اصلی شما از صندوق ورودی او حذف خواهد شد. Outlook به آنها اطلاع می دهد که شما درخواست حذف ایمیل اصلی را داشته اید.

چگونه از یادآوری ایمیل در Outlook جلوگیری کنیم^{(How To Avoid Having To Recall An Email In Outlook)}

هیچ کس دوست ندارد ایمیل های خود را به خاطر بیاورد، اما شرایط خاص از شما می خواهد که این کار را انجام دهید. چند کار وجود دارد که می توانید برای جلوگیری از این اتفاق انجام دهید و یکی از آنها این است که ایمیل های خود را به تاخیر بیندازید^{(delay your emails)} .

Outlook به شما امکان می دهد ارسال ایمیل های خود را به تاخیر بیندازید و می توانید به صورت دستی زمان تاخیر را تعیین کنید. به این ترتیب، هنگامی که دکمه ارسال^(Send) را فشار می‌دهید، ایمیل‌های شما قبل از ارسال واقعی منتظر زمان تاخیر مشخص شده شما خواهند بود.

این به شما زمان می‌دهد تا قبل از اینکه ایمیل‌هایتان به صندوق ورودی گیرنده شما برسند، دوباره درباره آن فکر کنید. می توانید این را به صورت زیر در Outlook تنظیم کنید.

1. Outlook را روی رایانه خود راه اندازی کنید و روی تب File در بالا کلیک کنید.^(File)
2. Info را از نوار کناری سمت چپ انتخاب کنید و روی Manage Rules & Alerts در سمت راست کلیک کنید.

1. روی تب Email Rules در بالا کلیک کنید و ^{(Email Rules)}New Rule را انتخاب کنید تا یک قانون جدید برای ایمیل های شما ایجاد شود.

1. اعمال قوانین در مورد پیام هایی که می فرستم را^{(Apply rules on messages I send)} انتخاب کنید و Next را بزنید .

1. چیزی را علامت نزنید و Next را بزنید .

1. بله را در فرمان روی صفحه نمایش خود بزنید .^(Yes)

1. گزینه ای را علامت بزنید که می گوید تحویل را چند دقیقه به تعویق بیندازید^{(defer delivery by a number of minutes)} .

1. برای ویرایش زمان تاخیر روی تعدادی کلیک کنید.^{(a number of)}

1. زمانی را وارد کنید (بر حسب دقیقه) که می‌خواهید ایمیل‌های شما تاخیر داشته باشد. حداکثر 120 دقیقه فرصت دارید. سپس بر روی OK کلیک کنید .

1. روی Next کلیک کنید .
2. دوباره روی Next کلیک کنید.

1. یک نام برای قانون خود وارد کنید. ما به شما پیشنهاد می کنیم از یک نام معنی دار استفاده کنید تا بعداً دقیقاً بدانید که این قانون برای چیست. کادری که می گوید Turn on this rule^{(Turn on this rule)}
   
   را علامت بزنید . سپس روی Finish در پایین کلیک کنید.
   
   

1. برای اعمال قانون خود بر روی Apply کلیک کنید.^(Apply)

به خاطر داشته باشید که وقتی زمان ارسال ایمیل شما فرا می رسد، Outlook باید باز باشد. اگر بسته باشد، Outlook پس از باز کردن ایمیل، دوباره سعی می کند ایمیل را ارسال کند.

آیا تا به حال مجبور شده اید ایمیل های موجود در Outlook را در رایانه خود به یاد بیاورید؟ آیا^(Did) روش بالا به شما کمک کرد تا ایمیل های ارسالی خود را با موفقیت بازگردانید؟ در قسمت نظرات پایین ما را آگاه کنید.

How To Recall An Email In Outlook

Τhere are many advantages to using Outlоok as your primary email client. One of these is the ability to recall an email in Outlook. If you sent out an email to someone and later realized you forgot to include something in it, you can recall it, add the required content, and send it back.

This process of recalling an email in Outlook has certain conditions that you must meet. Mostly, these conditions are for the recipient as it’s their inbox where the email will be removed from.

What Are The Conditions To Recall An Email In Outlook?

To bring your sent emails back, the following requirements for recalling emails in Outlook must be met.

• Both you and the recipient must be using either Microsoft 365 or Microsoft Exchange email account.
• Both of you must be in the same organization.
• The recipient must not have opened your email.
• Your sent email must not have activated any filters or rules in the recipient’s Outlook.
• The recipient must be using Outlook and not any other email clients.
• The recipient must have Outlook open on their computer when you recall the email.

Also, keep in mind that Outlook will let the recipient know the sender has recalled their email.

How To Recall An Email In Outlook

When you recall an email in Outlook, you can either delete the copy of your email from the recipient’s inbox or you can update the copy by rewriting your email. You’ll see how to do both below.

1. Launch the Outlook app on your computer.

1. Select your email account and click on the folder that says Sent Mail. It’ll list out all the emails you’ve sent from Outlook.

1. Find the email that you wish to recall on the right-hand side pane. Double-click on the email to open it in its own independent window.
2. Click on the Messages tab at the top to view the actions you can perform on your email.

1. On the following screen, under the Move section, click on the email icon and select the option that says Recall This Message.

1. You’ll get a prompt that asks how you’d like to recall this email. If you simply want to recall the email, choose the option that says Delete unread copies of this message and click on OK at the bottom.

1. If you want to recall your email and place an updated version of the email in your recipient’s inbox, then choose the Delete unread copies and replace with a new message option and click on OK.

1. Tick-mark the box that says Tell me if recall succeeds or fails for each recipient. This way you’ll get to know if your recall request was successful or not.
2. If you selected the second option that lets you send an updated email to your recipient, the email compose window will open on your screen.
3. Modify the contents of your email as you wish. When you’re done, click on the Send button to send out your email.

What Happens When You Recall An Email In Outlook

When you send an email recall request, many things can happen depending on your situation. The following are some of the general scenarios and what happens in them when you recall an email in Outlook.

When The Recipient Hasn’t Read Your Original Email

If your recipient hasn’t opened your original email, that email will be deleted from their inbox. Outlook will then notify them that the sender of the email requested to delete the email.

When The Recipient Has Read The Original Email

If the recipient has read your original email before you put in a recall request, they’ll be able to see both your old email as well as the updated one you sent them.

When The Recipient Has Read The Recalled Email First

If your recipient has read your recalled email first, then your original email will be deleted from their inbox. Outlook will let them know that you requested to delete the original email.

How To Avoid Having To Recall An Email In Outlook

Nobody likes to recall their emails but certain situations demand you to do it. There are a few things you can do to avoid this from happening and one of these is to delay your emails.

Outlook lets you delay your emails from being sent and you can manually specify a delay time. This way, when you hit that Send button, your emails will wait your specified delay time before they’re actually sent out.

This gives you some time to rethink about your emails before they arrive in your recipient’s inbox. You can set this up as follows in Outlook.

1. Launch Outlook on your computer and click on the File tab at the top.
2. Select Info from the left sidebar and click on Manage Rules & Alerts on the right-hand side pane.

1. Click on the Email Rules tab at the top and select New Rule to create a new rule for your emails.

1. Choose Apply rules on messages I send and hit Next.

1. Don’t checkmark anything and hit Next.

1. Hit Yes in the prompt on your screen.

1. Tick-mark the option that says defer delivery by a number of minutes.

1. Click on a number of to edit the delay time.

1. Enter the time (in minutes) you want your emails to be delayed by. You’re allowed a maximum of 120 minutes. Then click on OK.

1. Click on Next.
2. Click on Next again.

1. Enter a name for your rule. We suggest you use a meaningful name so you know exactly what the rule is for at a later time.
   
   Tick-mark the box that says Turn on this rule.
   
   Then click on Finish at the bottom.

1. Click on Apply to bring your rule to effect.

Keep in mind that Outlook must be open when it’s time for your email to be actually sent. If it’s closed, Outlook will retry sending the email when you open it.

Have you ever had to recall emails in Outlook on your computer? Did the method above help you successfully bring back your sent emails? Let us know in the comments below.

Related posts

• با استفاده از StatView، آمار ایمیل Outlook را دریافت کنید

• نحوه ارسال خودکار ایمیل در Outlook 2019

• آیا باید ایمیل هفته گذشته خود را ببینید؟ نحوه جستجوی Outlook بر اساس تاریخ

• خانم هاتمیل؟ خدمات ایمیل Microsoft Outlook توضیح داده شد

• Microsoft Outlook باز نمی شود؟ 10 راه برای رفع

• دسترسی به فایل داده Outlook امکان پذیر نیست: 4 راه حل برای امتحان

• پیغام خطای «نمی توان مجوز تأیید» را در MS Office برطرف کنید

• نحوه تنظیم رسیدهای خواندن در Outlook

• نحوه رفع خطای Outlook Disconnected در ویندوز

• نحوه تبدیل انبوه فایل های Outlook PST به فرمت دیگری

• رفع خطای عدم تطابق تگ شروع پایان تگ هنگام باز کردن فایل‌های DOCX

• نحوه رفع مشکل جستجوی Outlook

• نحوه ایجاد میانبرهای Microsoft Outlook برای ایمیل و وظایف

• نحوه گرفتن و درج اسکرین شات با استفاده از OneNote

• تکمیل خودکار Outlook کار نمی کند یا بازنشانی می شود؟

• نحوه فعال کردن حالت تاریک در Microsoft Outlook (ویندوز، مک و موبایل)

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• نحوه تغییر و سفارشی کردن تم Outlook برای ایمیل های خود

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل What-If اکسل