همیشه یک تراژدی وحشتناک است که شخصی چیز مهمی را که روی آن کار می‌کرده است از دست بدهد، زیرا سند خود را به درستی ذخیره نکرده است. این بیشتر از آن چیزی است که برای کاربران اکسل و ورد^{(Excel and Word users)} فکر می کنید اتفاق می افتد !

خوشبختانه، مایکروسافت^(Microsoft) ویژگی‌های زیادی را در دو نسخه اخیر اضافه کرده است که به کاهش احتمال از دست رفتن داده‌ها به دلیل خرابی، قطع برق، حذف تصادفی و غیره کمک می‌کند. یکی از ویژگی‌ها AutoRecover نام دارد و ویژگی دوم که کمتر شناخته شده است. پشتیبان‌گیری خودکار^(AutoBackup) نامیده می‌شود .

در این مقاله، من در مورد نحوه پیکربندی هر دو گزینه به گونه ای صحبت می کنم که داده های شما تا حد امکان ایمن باشد. همچنین می‌خواهم اشاره کنم که آخرین نسخه‌های آفیس به^{(Office allow)} شما امکان می‌دهند اسناد را مستقیماً در OneDrive ذخیره کنید ، که گزینه خوبی برای بررسی است زیرا حتی اگر هارد دیسک شما از کار بیفتد، همچنان می‌توانید به کار خود دسترسی داشته باشید.

بازیابی خودکار اکسل

ویژگی بازیابی خودکار^{(Auto Recover feature)} به طور پیش فرض روشن است و اساساً سند شما را به طور خودکار پس از یک بازه زمانی تعیین شده^{(set time interval)} در یک مکان موقت ذخیره می کند . برای مشاهده تنظیمات بازیابی خودکار^{(AutoRecover)} ، روی File و سپس Options کلیک کنید .

روی Save در منوی سمت چپ کلیک کنید و گزینه AutoRecover را^{(AutoRecover option)} در زیر Save Workbooks مشاهده خواهید کرد.

به طور پیش فرض، اطلاعات بازیابی خودکار^{(AutoRecover information)} هر 10 دقیقه ذخیره می شود. علاوه بر فاصله زمانی، اکسل^(Excel) باید برای 30 ثانیه بیکار باشد تا داده ها ذخیره شوند. همچنین، اطلاعات ذخیره شده خودکار در محل فایل AutoRecover^{(AutoRecover file location)} که در اینجا ذکر شده است ذخیره می شود. پس چگونه کار می کند؟ در اصل^(Basically) ، فرض کنید شما یک کاربرگ مانند تصویر زیر دارید و آن را ذخیره کرده اید.

حالا فرض کنید داده‌های زیر را به صفحه‌گسترده اکسل اضافه می‌کنم و^{(Excel spreadsheet and wait)} حدود 10 دقیقه بدون ذخیره سند خود منتظر می‌مانم. از آنجایی که فاصله بازیابی خودکار^{(AutoRecover interval)} برای 10 دقیقه تنظیم شده است، باید حداقل این مدت صبر کنید تا داده ها ذخیره شوند.

در مورد من، من یک خرابی اکسل را^{(Excel crash)} با باز کردن مدیر وظیفه^{(task manager)} و از بین بردن فرآیند اکسل^{(Excel process)} شبیه‌سازی کردم . پس از آن، اکسل^(Excel) را دوباره باز کردم و بلافاصله گزینه ای به نام Show Recovered Files را دیدم .

اگر روی آن کلیک کنید، لیستی از فایل های اکسل^(Excel) که قابل بازیابی هستند ظاهر می شود. در مورد من، فایل اصلی را داشت که اطلاعات آن فقط در A1 و A2^{(A1 and A2)} بود و همچنین فایل AutoRecovered را^{(AutoRecovered file)} داشت که شامل اطلاعاتی بود که من روی دیسک ذخیره نکرده بودم.

با کلیک بر روی هر یک از موارد موجود در لیست، نمونه دیگری از اکسل^(Excel) باز می شود که داده های آن فایل خاص را نشان می دهد. به طور کلی، این یک ویژگی واقعا مفید برای مواقعی است که تمام کارهای خود را ذخیره نکرده اید، اما اکسل^(Excel) به طور غیرمنتظره ای به پایان می رسد.

نقطه ضعف اصلی این ویژگی این است که داده های بازیابی^{(AutoRecover data)} خودکار روی همان هارد دیسک فایل شما ذخیره می شود، بنابراین اگر اتفاقی برای هارد دیسک شما بیفتد، همه چیز از بین خواهد رفت. می توانید مکان را در تنظیمات بالا به یک هارد دیسک جداگانه یا حتی به یک مکان شبکه^{(network location)} تغییر دهید که من به شدت توصیه می کنم.

توجه داشته باشید که اطلاعات بازیابی^{(AutoRecover information)} خودکار نیز در شرایط زیر به طور خودکار توسط اکسل حذف می شود:^(Excel)

1. شما فایل را به صورت دستی یا با استفاده از File – Save As ذخیره^{(Save As)} می کنید .
2. شما فایل را می بندید یا از اکسل خارج^{(file or quit Excel)} می شوید (چه فایل را ذخیره کنید یا نه)
3. شما AutoRecover^{(AutoRecover)} را به طور کامل یا فقط برای کتاب کار خاموش می کنید

بنابراین اساساً، هر زمان که فایل را ذخیره می کنید، از شر داده های بازیابی خودکار^{(AutoRecover data)} خلاص می شود . علاوه بر این، اگر به صورت دستی از اکسل خارج شوید و داده ها را ذخیره نکنید، ^(Excel)داده های بازیابی^{(AutoRecover data)} خودکار حذف می شود . فقط^(Just) هنگام استفاده از این ویژگی این را در نظر داشته باشید. اگر از کاربران اکسل^{(Excel user)} زیاد هستید ، پیشنهاد می‌کنم فاصله بازیابی خودکار^{(AutoRecover interval)} را به جای 10 روی چیزی حدود 2 یا 3 دقیقه تنظیم کنید.

پشتیبان گیری خودکار

یکی دیگر از ویژگی‌هایی که افراد زیادی در مورد آن نمی‌دانند، پشتیبان‌گیری خودکار^(AutoBackup) است . برای استفاده از آن، ابتدا باید بروید و فایل خود را ذخیره کنید تا به کادر محاوره ای ^{(dialog box)}ذخیره^(Save) برسید . اگر قبلاً یک سند اکسل^{(Excel document)} ذخیره شده دارید ، به File و سپس Save As بروید و مکان را انتخاب کنید. هنگامی که این کار را انجام می دهید، کادر گفتگوی Save As ظاهر می شود.

در کادر گفتگو، روی دکمه Tools که در سمت چپ دکمه Save قرار دارد کلیک کنید. چند گزینه را مشاهده خواهید کرد که یکی از آنها General Options است. وقتی روی آن کلیک می کنید، یک پنجره کوچک با چند گزینه دیگر ظاهر می شود.

ادامه دهید و کادر Always create backup را علامت بزنید. روی OK کلیک کنید^{(Click OK)} و حالا وقتی فایل را ذخیره می کنید، یک فایل پشتیبان اکسل^{(Excel backup)} نیز با پسوند XLK ایجاد می شود. توجه داشته باشید که اولین بار که این کار را انجام می دهید، فایل ها دقیقاً یکسان خواهند بود. اگر فایل اصلی را ویرایش کنید و دوباره آن را ذخیره کنید، فایل پشتیبان^{(backup file)} همچنان یکسان باقی می ماند (داده های اصلی). با این حال، بار سوم که آن را ذخیره می کنید، فایل پشتیبان^{(backup file)} با اطلاعات تا ذخیره دوم به روز می شود.

اساساً فایل پشتیبان^{(backup file)} همیشه یک نسخه پشت نسخه فعلی است. بنابراین اگر یکسری تغییرات ایجاد کردید، فایل خود را ذخیره کردید و سپس می‌خواهید به نسخه‌ای برگردید که آن تغییرات را نداشت، فقط می‌توانید فایل پشتیبان را^{(backup file)} باز کنید .

فایل در همان مکان فایل اصلی ذخیره می شود و به نظر نمی رسد راهی برای تغییر آن وجود داشته باشد. این ویژگی امنیت زیادی را به سند شما اضافه نمی کند، اما در شرایط خاص خوب است.

فعال کردن این ویژگی‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی^{(backup and recovery features)} در اکسل^(Excel) ، امیدواریم شما را از از دست دادن اطلاعات مهم نجات دهد. همیشه گزینه خوبی برای استفاده از فضای ذخیره سازی ابری (مانند OneDrive ) به عنوان یک ^(OneDrive)شبکه ایمنی^{(safety net)} اضافی در صورت خرابی فاجعه بار رایانه شما است. اگر سوالی دارید، در کامنت بگذارید. لذت بردن!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a tеrrible tragеdy when someone loses something important they were working on because they didn’t save their document properly. This haрpens more often than you would think tо Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• نحوه مقایسه دو فایل اکسل و برجسته کردن تفاوت ها

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• نمودار داده های اکسل شما

• نحوه اضافه کردن نظرات به سلول کاربرگ اکسل

• از عملکرد جدید Excel Mobile "Insert Data From Picture" استفاده کنید

• چگونه به Group Worksheets در Excel

• نحوه محاسبه Variance در Excel

• نحوه یافتن مقادیر منطبق در اکسل

• نحوه اضافه کردن و چاپ تصاویر پس زمینه اکسل

• از توابع خلاصه برای خلاصه کردن داده ها در اکسل استفاده کنید

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• پیوند سلول ها بین برگه ها و کتاب های کاری در اکسل

• نحوه ردیابی تغییرات در اکسل

• نحوه استفاده از VLOOKUP در اکسل