برای ابزاری مبتنی بر ابر و وب برای ردیابی پروژه ها، وظایف، لیست ها، اعضای تیم و موارد دیگر، Smartsheet.com ویژگی های گسترده و انعطاف پذیری را ارائه می دهد.

اگر می‌خواهید آن را امتحان کنید یا قبلاً برای یک دوره آزمایشی رایگان ثبت‌نام کرده‌اید، استفاده حداکثری از این ابزار به این معنی است که بدانید چه کاری می‌تواند برای شما و تیمتان انجام دهد. بیایید به نحوه استفاده از Smartsheet برای مبتدیانی که تازه شروع به کار کرده اند، بپردازیم.

Smartsheet چیست؟

اگر تا به حال از برنامه هایی مانند Asana^{(like Asana)} ، Monday.com یا نرم افزارهای مدیریت پروژه مشابه استفاده کرده اید، Smartsheet از نظر هدف، ساختار و ویژگی ها قابل مقایسه است. می‌توانید به تنهایی از آن استفاده کنید یا با دیگران همکاری کنید، داشبوردهایی برای دسترسی سریع به موارد ایجاد کنید و از چندین نما مانند Kanban ، تقویم و شبکه لذت ببرید.

Smartsheet همچنین گردش‌های کاری خودکار، قالب‌هایی برای شروع سریع، گزارش‌های مفید، فرم‌های سفارشی و ادغام با سایر برنامه‌ها را برای ساده‌سازی فرآیندهای شما فراهم می‌کند.

بهترین راه برای شروع استفاده از Smartsheet ایجاد یا وارد کردن یک پروژه، برگه یا لیستی از وظایفی است که می‌خواهید ردیابی کنید. سپس شما را با ویژگی های هر ابزار آشنا می کنیم.

ایجاد، وارد کردن، یا استفاده از یک الگو

نماد مرکز راه حل^{(Solution Center)} (علامت بعلاوه) را در ناوبری سمت چپ انتخاب کنید . سپس گزینه‌هایی را در سمت چپ بالای صفحه برای ایجاد^(Create) و وارد^(Import) کردن مشاهده خواهید کرد.

ایجاد را^(Create,) انتخاب کنید و هشت گزینه برای Grid ، Project ، Cards ، Task List ، Form ، Report و Dashboard/Portal دارید . نوع موردی را که می خواهید ایجاد کنید انتخاب کنید، نامی برای آن بگذارید و Create را انتخاب کنید .

اگر طرح پروژه یا برگه کار در جای دیگری دارید که می‌خواهید با آن شروع کنید، Import را انتخاب کنید . Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} ، Microsoft Project ، Google Sheets یا Atlassian Trello را انتخاب کنید. سپس دستورات را دنبال کنید تا مورد را وارد کنید.

اگر می‌خواهید با یک مجموعه الگو یا قالب شروع کنید، مرور همه راه‌حل‌ها^{(Browse All Solutions)} را انتخاب کنید، یک صنعت را انتخاب کنید، یا از کادر جستجو^(Search) برای یافتن چیزی خاص استفاده کنید. 

یک الگو را انتخاب کنید یا برای مشاهده اطلاعات اضافی تنظیم کنید. سپس برای استفاده از یک الگو^{(use a template)} ، دکمه Use را انتخاب کنید.

برای مجموعه‌ای از الگو، « بیشتر بدانید^{(Learn More)} » را انتخاب کنید تا جزئیات کاملی در مورد آنچه شامل می‌شود دریافت کنید و مجموعه را دانلود کنید.

از Project Assistant استفاده کنید

اگر پروژه جدیدی است که می خواهید با آن شروع کنید، می توانید از Project Assistant نیز استفاده کنید . این به شما یک شروع اولیه در راه اندازی پروژه می دهد.

در مرکز حل^{(Solution Center)} ، Project Assistant را انتخاب کنید . پروژه خود را نامگذاری کنید، دو کار را برای شروع وارد کنید و دو کار فرعی را برای Task #1 اضافه کنید.

سپس طرح‌بندی Grid View را برای پروژه جدید خود با وظایف و وظایف فرعی که وارد کرده‌اید خواهید دید. 

ویژگی های پروژه

ردیابی پروژه خود در صفحه هوشمند^(Smartsheet) با ابزارهای مدیریت پروژه که دقیقاً مانند نمای گانت^{(Gantt View)} ساخته شده اند، آسان است .

شما نقاطی برای کار، مدت زمان، شروع، پایان، پیشینیان، اختصاص داده شده به، درصد کامل، وضعیت و نظرات در سمت چپ دارید. در سمت راست نمودار گانت^(Gantt) شما قرار دارد.

می توانید خطوط مبنا را اضافه کنید و با استفاده از نمادهای بالا سمت راست، مسیر بحرانی را نشان دهید یا پنهان کنید.

نماد چرخ دنده^(gear) را برای باز کردن تنظیمات پروژه^{(Project Settings)} انتخاب کنید . سپس تنظیمات وابستگی^{(Dependency Settings)} ، نمایش خط زمانی^{(Timeline Display)} و مدیریت منابع^{(Resource Management)} را تنظیم کنید .

ویژگی های لیست وظایف

لیست وظایف دقیقاً همان چیزی را دارد که برای پیگیری^{(track your to-dos)} کارهای خود از ابتدا تا انتها نیاز دارید. 

نام^(Enter) کار، تاریخ سررسید، واگذارنده و وضعیت را وارد کنید. از ستون انجام^(Done) شد برای علامت گذاری وظایف تکمیل شده و بخش نظرات^(Comments) برای یادداشت ها استفاده کنید.

ویژگی های کارت

اگر روش کانبان^(Kanban) مدیریت پروژه را دوست دارید، می توانید از چیدمان کارت ها چه برای خود و چه برای تیمتان استفاده کنید.

شما با خطوطی برای دسته بندی نشده^{(Uncategorized)} ، عقب افتاده^(Backlog) ، برنامه ریزی^(Planning) ، در حال^(Progress) انجام و کامل^(Complete) شروع خواهید کرد . با این حال، می توانید این برچسب ها را در هر پروژه خود تغییر دهید.

از علائم مثبت برای اضافه کردن کارت به خطوط استفاده کنید. کارت های شما می توانند شامل چک لیستی از وظایف فرعی، پیوست های فایل، نظرات، اثبات ها و یادآوری ها باشند. همچنین می توانید با انتخاب نماد ویرایش^(Edit) (مداد) وظایف فرعی روی کارت را در نمای بزرگتر ویرایش کنید.

^(Choose)بین یک نمای فشرده یا کامل کارت های خود را انتخاب کنید و تنظیمات نمای کارت^{(Card View)} را با نماد چرخ دنده در بالا سمت راست تنظیم کنید.^(gear)

ویژگی های شبکه

آیا از برنامه هایی مانند Microsoft Excel یا Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} برای ردیابی موارد استفاده می کنید؟ اگر چنین است، پس طرح Grid برای شما مناسب است. درست شبیه یک صفحه گسترده با ستون‌ها، ردیف‌ها و سلول‌ها است.

ویژگی های فرم

ساخت یک فرم سفارشی^{(Building a custom form)} یک ویژگی مفید برای انواع پروژه ها است. با Smartsheet می توانید فرم خود را طراحی کرده و تنظیمات آن را به راحتی تنظیم کنید.

^(Add)عناصر ^(Elements)فرم^(Form) را با بخش سمت چپ اضافه و حذف کنید . سپس، یک فیلد فرم را برای تنظیم تنظیمات خاص آن در سمت راست انتخاب کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک فیلد را الزامی کنید، یک برچسب یا متن راهنما اضافه کنید، از اعتبارسنجی استفاده کنید و منطق اضافه کنید.

تنظیمات فرم را برای تم^(Theme) و نام تجاری^(Brand) ، امنیت^(Security) ، ارسال فرم^{(Form Submission)} و ایمیل‌های ارسالی تنظیم کنید.

گزارش ویژگی ها

یک گزارش ردیف^{(Row Report)} ، گزارش خلاصه^{(Summary Report)} یا هر دو ایجاد کنید. برگه یا پروژه را انتخاب کرده و ستون ها را اضافه کنید. می‌توانید فیلترها، مرتب‌سازی و گروه‌بندی ستون‌ها را اضافه کنید و خلاصه‌ای را در بالا اضافه کنید.

ویژگی های داشبورد

با ایجاد یک داشبورد Smartsheet ، می‌توانید یک عکس فوری از پروژه خود ببینید، موارد فعال را بررسی کنید، یک نمودار مفید ببینید یا معیارها را مشاهده کنید.

داشبورد خود را نامی بگذارید و سپس ویجت هایی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید. مجموعه خوبی از ویجت ها را در سمت راست می بینید و به سادگی یکی را برای اضافه کردن آن انتخاب کنید. 

هنگامی که ویجت ها را روی داشبورد خود دارید، می توانید تنظیمات آنها را تنظیم کنید. بسته به نوع ویجت، می‌توانید عنوانی را اضافه کرده و به آن استایل دهید و زمانی که شخصی روی ویجت کلیک می‌کند، اقدامی را انتخاب کنید.

ناوبری^{(Smartsheet Navigation)} ، چیدمان^(Layout) و ابزارهای صفحه هوشمند^(Tools)

Smartsheet یک راه آسان برای پیمایش برنامه و همچنین استفاده از ابزارها ارائه می دهد. 

ناوبری سمت چپ

در سمت چپ، پیمایش اصلی برای صفحه اصلی^(Home) ، اعلان‌ها^{(Notifications)} ، مرور^(Browse) ، موارد اخیر^(Recents) ، موارد دلخواه^(Favorites) ، برنامه‌های کاری^(WorkApps) ، و مرکز راه حل^{(Solution Center)} را دارید . وقتی وارد Smartsheet می‌شوید^(Smartsheet) ، جایی را که می‌خواهید شروع کنید انتخاب کنید.

در پایین، نماد Help (علامت سوال) را برای کمک یا نماد ^(Help)حساب^(Account) را برای تنظیم نمایه و تنظیمات خود انتخاب کنید.

ابزارهای سمت راست

در سمت راست ابزار هستند. این موارد را برای هر موردی که استفاده می‌کنید، مانند پروژه، فهرست کار^{(Task List)} یا کارت‌ها، روی صفحه مشاهده خواهید کرد. داشبورد^(Dashboard) و گزارش^(Report) استثنا هستند . 

وقتی ابزاری را انتخاب می کنید، نوار کناری حاوی موارد مربوطه نمایش داده می شود. شما مکالمات، پیوست‌ها، اثبات‌ها^(Proofs) ، درخواست‌های به‌روزرسانی^{(Update Requests)} ، انتشار^(Publish) ، گزارش فعالیت^{(Activity Log)} و خلاصه^(Summary) دارید . 

اقدامات موجود در نوار کناری به ابزار بستگی دارد. به عنوان مثال، می‌توانید همه مکالمات، آنهایی که خوانده نشده‌اند یا نظرات در هر صفحه یا ردیف را مشاهده کنید. برای پیوست‌ها، می‌توانید فایل را پیش‌نمایش کنید، آن را دانلود کنید، نام آن را تغییر دهید یا توضیحی اضافه کنید.

نوار ابزار بالا

در بالای هر مورد، ابزارهای اضافی دارید. در سمت چپ، می‌توانید یک عمل را ذخیره، چاپ، لغو یا دوباره انجام دهید. مستقیماً در کنار آن، می توانید نمای خود را تغییر دهید که بسیار مفید است. بین نماهای  Grid ، Gantt ، Card یا Calendar جابجا شوید.^(Calendar)

همچنین دکمه‌های فونت و قالب مشابه آنچه در Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} می‌بینید را خواهید دید . این به شما امکان می دهد سبک، اندازه یا رنگ فونت را تغییر دهید، تراز، قالب را به عنوان واحد پولی و موارد دیگر تغییر دهید.

^{(Additional Smartsheet Features)}ویژگی ها و گزینه های Smartsheet اضافی

هنگامی که اصول نحوه استفاده از Smartsheet را یاد گرفتید، به این ویژگی ها و گزینه های اضافی نگاهی بیندازید.

اشتراک‌گذاری^(Sharing) : همراه با مکالمات بی‌درنگ و ابزارهای همکاری^{(collaboration tools)} ، می‌توانید تنظیمات اشتراک‌گذاری و مجوز را برای تیم خود تنظیم کنید. برای مشاهده گزینه های خود از دکمه اشتراک گذاری در بالا سمت راست استفاده کنید.^(Share)

یکپارچه‌سازی^{(Integrations)} : Smartsheet را به برنامه‌هایی مانند Slack ، Google Drive ، Gmail ، OneDrive ، Jira و غیره متصل کنید. برای مشاهده گزینه‌های خود، به مرکز راه‌حل^{(Solution Center)} بروید ، مرور همه راه‌حل‌ها^{(Browse All Solutions)} را انتخاب کنید و در بخش افزونه‌ها، گزینه See More Add-Ons را انتخاب کنید .

گردش^{(Automated Workflows)} کار خودکار : وظایف^{(Automate tasks)} پروژه یا برگه خود را با انتخاب یک ماشه و اقدام خودکار کنید. می‌توانید مواردی مانند اعلان‌ها، درخواست‌های تأیید، ضبط تاریخ یا قفل کردن ردیف‌ها را خودکار کنید. تب Automation^(Automation) را در بالای نوار ابزار بالا انتخاب کنید.

همچنین می‌توانید یک فضای کاری ایجاد کنید، از قالب‌بندی شرطی استفاده کنید و عملکرد ایجاد یک برنامه وب یا تلفن همراه برای شرکت خود را بررسی کنید.

Smartsheet ابزاری^(Smartsheet) با امکانات کامل و قوی برای مدیریت پروژه ها در هر اندازه است. مطمئن شوید که قیمت طرح اشتراک^{(subscription plan pricing)} آنها را برای بهترین مناسب برای شما بررسی کنید.

برای ابزارهای مشابه، نگاهی به نحوه استفاده از ابزار Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} یا نحوه بهره وری با Trello بیندازید^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking proјects, tаsks, lists, team members, and mоre, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• آموزش Adobe Premiere برای مبتدیان

• آموزش برنامه ریز مایکروسافت: هر آنچه که باید بدانید

• Google Draw: راهنمای کامل برای مبتدیان

• بهترین سرویس تماس کنفرانس چیست – بهترین برنامه ها در مقایسه

• انتقال، حذف یا کپی خودکار فایل ها در ویندوز

• 5 بهترین برنامه نرم افزاری برای مدیریت دو مانیتور

• چگونه برنامه دسکتاپ سیگنال می تواند به محافظت از حریم خصوصی شما کمک کند

• مواردی که باید قبل از ایجاد ویکی خود در نظر بگیرید

• 7 بهترین ابزار Snipping برای Chromebook

• تست پیکسل مرده برای تعمیر پیکسل گیر کرده روی مانیتور شما

• 3 ابزار برای تشخیص و عیب یابی مشکلات مانیتور

• 4 بهترین نرم افزار حمل و نقل پورت و نحوه استفاده از آنها

• بهترین 4 جایگزین برای Google Chromecast

• 5 بهترین برنامه فیلتر نور آبی برای ویندوز، مک و لینوکس

• از یک وب کم قدیمی برای نظارت بر اموال خود به صورت رایگان استفاده کنید

• چت بات چیست و چگونه از آن در سایت خود استفاده کنید

• نحوه مسدود کردن سایت ها با نرم افزار رایگان کنترل والدین

• نحوه استفاده از Windows Package Manager برای نصب برنامه های ویندوز

• بهترین برنامه ها برای نظارت بر استفاده از اینترنت

• 5 جایگزین ویندوز برای دستور sudo لینوکس