Microsoft Outlook به سازمان دهندگان جلسات اجازه می دهد تا لیستی از افرادی را که دعوت نامه جلسه را پذیرفته اند مشاهده کنند. این بدان معناست که می‌توانید از ردیابی جلسه Outlook برای مشاهده فهرستی از همه کسانی که برای جلسه شما RSVP'd دارند استفاده کنید، و در بیشتر موارد، می‌توانید ببینید چه کسی یک جلسه را پذیرفته است، حتی اگر سازمان‌دهنده جلسه نباشید.

ما نحوه عملکرد پاسخ‌های جلسه در Outlook و نحوه مشاهده ردیابی شرکت‌کنندگان در جلسه را در نسخه‌های مرورگر، دسک‌تاپ و موبایل توضیح خواهیم داد تا بتوانید ببینید چه کسی دعوت جلسه را در Outlook پذیرفته است.

آیا باید ارسال پاسخ را انتخاب کنید؟

وقتی دعوت نامه ای برای جلسه دریافت می کنید، می توانید پذیرش^(Accept) ، آزمایشی^(Tentative) یا رد^(Decline) را انتخاب کنید . هر پاسخی را که انتخاب کنید، سپس می توانید انتخاب کنید:

• پاسخ را قبل از ازارسال ویرایش کن
• اکنون پاسخ را ارسال کنید
• پاسخی ارسال نکنید

اگر گزینه سوم را انتخاب کنید، سازمان دهنده جلسه ایمیلی با پاسخ شما دریافت نخواهد کرد. البته این لزوماً به این معنی نیست که پاسخ شما ردیابی نخواهد شد. اگر از Outlook برای Mac^{(Outlook for Mac)} ، Outlook در وب، Outlook برای iOS یا Outlook برای Android استفاده می‌کنید، حتی اگر « ^(Android)پاسخ^(Response) ارسال نشود» را انتخاب کنید، پاسخ شما همچنان ردیابی می‌شود . 

علاوه بر این، اگر کاربر Microsoft 365 هستید و بدون ارسال پاسخ، دعوت به جلسه را بپذیرید، آزمایشی بپذیرید یا رد کنید، سازمان‌دهنده جلسه و سایر شرکت‌کنندگان که کاربران Microsoft 365 هستند ، همچنان می‌توانند پاسخ شما را ببینند.

مایکروسافت^(Microsoft) برای ویندوز^(Windows) استثناست. اگر به یک جلسه دعوت شده‌اید و «پاسخی ارسال نشود» را انتخاب کنید، نه سازمان‌دهنده جلسه و نه سایر شرکت‌کنندگان نمی‌توانند پاسخ شما را به دعوتنامه مشاهده کنند. اگرچه ممکن است برای مدت طولانی اینطور نباشد. مایکروسافت^(Microsoft) می گوید: "ما قصد داریم این رفتار را در Outlook برای ویندوز^(Windows) نیز به روز کنیم، اما هنوز تاریخ انتشار مورد انتظاری نداریم."

در نهایت، توجه داشته باشید که اگر جلسه توسط یک کاربر Microsoft 365 سازماندهی شده باشد، لیست دعوت شدگان و پاسخ های آنها را می توان از طریق هر برنامه Outlook به جز Outlook برای Android مشاهده کرد. پاسخ ها را نمی توان در برنامه های غیر Outlook^{(non-Outlook apps)} مشاهده کرد .

نحوه استفاده از ردیابی جلسات Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} در مرورگر^(Browser)

برای مشاهده پاسخ های یک جلسه در Outlook به صورت آنلاین این مراحل را دنبال کنید.

1. به outlook.office.com بروید و با نام کاربری و رمز عبور خود وارد شوید.
2. نماد تقویم را در سمت چپ انتخاب کنید.

1. تاریخ جلسه ای را که می خواهید پیگیری کنید انتخاب کنید.

1. جلسه خاصی را که می‌خواهید پاسخ‌ها را برای آن ببینید انتخاب کنید. 

1. در پاپ آپ اطلاعات جلسه، نماد فلش مورب «مشاهده رویداد» را انتخاب کنید.

1. در نمای گسترده رویداد، اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی جلسه را سازماندهی کرده و دعوت‌کنندگان چگونه پاسخ داده‌اند را می‌بینید.

1. ^(Expand)هر دسته را با انتخاب نماد > گسترش دهید تا پاسخ‌های فردی را ببینید.

همانطور که گفته شد، اگر کاربر مایکروسافت 365^{(Microsoft 365)} هستید، چه سازمان دهنده جلسه باشید چه نباشید، مراحل بالا باید کار کنند. 

شایان ذکر است که راه خوبی برای کپی کردن لیست پاسخ ها از Outlook آنلاین وجود ندارد. برای آن، به برنامه دسکتاپ Outlook نیاز دارید .

نحوه استفاده از ردیابی جلسات Outlook^{(Outlook Meeting Tracking)} در برنامه دسکتاپ^{(Desktop App)}

کاربران اکثر نسخه‌های دسکتاپ Outlook می‌توانند این مراحل را دنبال کنند تا ببینند چه کسی دعوت جلسه را در Outlook پذیرفته است. همانطور که اشاره شد، این فقط در صورتی کار خواهد کرد که شما سازمان دهنده جلسه باشید. 

1. Outlook را باز کنید و تقویم را در پانل ناوبری Outlook انتخاب کنید.^(Outlook)

1. جلسه مورد نظر خود را از تقویم انتخاب کنید.
2. برگه Meeting یا Meeting Occurrence را انتخاب کنید.

1. ردیابی^(Tracking) را انتخاب کنید .

1. اگر جلسه تکراری است، مشاهده ردیابی برای وقوع جلسه یا کل مجموعه را انتخاب کنید.

1. فهرستی از دعوت‌شدگان جلسه و پاسخ‌های آن‌ها را خواهید دید.

1. اگر می‌خواهید فهرستی از پاسخ‌ها را چاپ کنید یا آنها را در جای دیگری جای‌گذاری کنید، پیکان کشویی کنار Tracking را در برگه جلسه^(Meeting) انتخاب کنید و وضعیت کپی در کلیپ‌بورد^{(Copy status to clipboard)} را انتخاب کنید .

1. اکنون می‌توانید ( Ctrl + V ) اطلاعات ردیابی را برای چاپ در سندی مانند Word یا Excel جای‌گذاری کنید یا آن را در هر جای دیگری که می‌خواهید، مانند ایمیل یا پیام چت، جای‌گذاری کنید.

در حالی که برنامه دسکتاپ Outlook برای ویندوز^(Windows) کمی شلوغ تر و کمتر از نسخه آنلاین آن است، توانایی کپی آسان اطلاعات ردیابی جلسات یک ویژگی خوب است.

چگونه ببینیم چه کسی ^(Who)دعوت نامه جلسه^{(Meeting Invitation)} را در Outlook برای موبایل^(Mobile) پذیرفته است

وقتی در حال حرکت هستید، همچنان می‌توانید با استفاده از برنامه Outlook برای دستگاه تلفن همراه خود، ببینید چه کسی دعوت جلسه را پذیرفته است.

1. برنامه Outlook را اجرا کنید.

1. تقویم را انتخاب کنید.

1. یک جلسه را در تقویم انتخاب کنید.
2. در بخش شرکت کنندگان^(Attendees) ، فهرستی از افرادی را خواهید دید که دعوت جلسه را پذیرفته اند. 

1. اگر جلسه تعداد زیادی شرکت کننده دارد، ممکن است پیوندی برای مشاهده همه شرکت کنندگان مشاهده^{(View all attendees)} کنید. 

1. View all ### attendees را انتخاب کنید تا فهرستی از همه شرکت‌کنندگان را که بر اساس پاسخ مرتب شده‌اند (پذیرفته شده، آزمایشی، رد شده) مشاهده کنید. 

نحوه تغییر آنچه Outlook با پاسخ های جلسه انجام می دهد^(Meeting)

سازمان‌دهندگان جلسه با استفاده از Outlook برای Microsoft 365 ، Outlook 2021 ، Outlook 2019 ، Outlook 2016 و Outlook 2013 می‌توانند نحوه پردازش Outlook پاسخ‌های جلسه را تغییر دهند. می‌توانید انتخاب کنید که پاسخ‌های جلسه از صندوق ورودی شما عبور کنند. پاسخ‌های جلسه به‌طور پیش‌فرض تنظیم شده‌اند که صندوق ورودی شما را رد کنند، اما اگر بخواهید می‌توانید این رفتار را تغییر دهید.

1. در Outlook، File > Options را انتخاب کنید . 

1. در پنجره Outlook Options ، Mail را انتخاب کنید .

1. در بخش ردیابی^(Tracking) ، اگر کادر با برچسب پردازش خودکار درخواست‌های جلسه و پاسخ به درخواست‌ها و نظرسنجی‌های جلسه^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls)} علامت زده شود، هیچ پاسخ جلسه‌ای در صندوق ورودی شما ظاهر نمی‌شود مگر اینکه دعوت‌کننده نظری به پاسخ خود اضافه کند. اطلاعات پیگیری برای جلسه بر این اساس به روز می شود. اگر علامت این کادر را بردارید، هر بار که یکی از شرکت‌کنندگان پاسخ خود را به‌روزرسانی می‌کند، پیامی در صندوق ورودی خود دریافت خواهید کرد.
   

1. به همین ترتیب، می‌توانید کادر مشخص شده به‌روزرسانی اطلاعات ردیابی را علامت بزنید و سپس پاسخ‌هایی را که حاوی نظرات نیستند حذف کنید^{(Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments)} . جلسه با پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنید به‌روزرسانی می‌شود، و اگر پاسخ‌ها حاوی هیچ نظری نباشند، خود پاسخ‌ها حذف خواهند شد.

همانطور که می بینید، فقط با بهینه سازی چند تنظیمات مختلف، می توانید Outlook را وادار کنید که دقیقاً همان کاری را که می خواهید^{(get Outlook to do exactly what you want)} با پاسخ های جلسه و اطلاعات ردیابی انجام دهد.

How To Use Outlook Meeting Tracking to See Who Accepted

Microsoft Outlook allows meeting organizers to view a list of people who have accepted a meeting invitation. That means you can use Outlook’s meeting tracking to view a list of everyone whо has RSVP’d to yoυr mеeting, and in most cases, yoυ can see who has accеpted a meeting even if you’re not the meeting organizer.

We’ll walk through how meeting responses work in Outlook and how to view meeting attendee tracking on the browser, desktop, and mobile versions so you can see who accepted a meeting invitation in Outlook.

Should You Opt To Send a Response?

When you receive an invitation to a meeting, you can choose Accept, Tentative, or Decline. Whichever response you choose, you can then opt to:

• Edit the Response before Sending
• Send the Response Now
• Do Not Send a Response

If you choose the third option, then the meeting organizer will not receive an email with your response. That doesn’t necessarily mean that your response won’t be tracked, though. If you’re using Outlook for Mac, Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, your response will still be tracked even if you choose “Do Not Send a Response.” 

Furthermore, if you’re a Microsoft 365 user and you choose to accept, tentatively accept, or decline a meeting invitation without sending a response, the meeting organizer and other attendees who are Microsoft 365 users will still all be able to see your response.

Microsoft for Windows is the exception. If you’re invited to a meeting and you choose “Do not send a response,” then neither the meeting organizer nor the other attendees can view your response to the invitation. That might not be the case for long, though. Microsoft says, “We do plan to update this behavior in Outlook for Windows as well, but do not yet have an expected release date.”

Lastly, be aware that if the meeting was organized by a Microsoft 365 user, the list of invitees and their responses can be viewed via any Outlook app except Outlook for Android. Responses cannot be viewed in non-Outlook apps.

How To Use Outlook Meeting Tracking in a Browser

Follow these steps to view responses to a meeting in Outlook online.

1. Navigate to outlook.office.com and sign in with your username and password.
2. Select the calendar icon on the left.

1. Select the date of the meeting you’re interested in tracking.

1. Select the specific meeting for which you want to see responses. 

1. In the meeting info pop-up, select the diagonal arrow “View Event” icon.

1. In the expanded view of the event, you’ll see information on who organized the meeting and how invitees have responded.

1. Expand each category by selecting the > icon to see individual responses.

As mentioned, if you’re a Microsoft 365 user, the steps above should work whether you’re the meeting organizer or not. 

It’s worth noting that there isn’t a good way to copy the list of responses from Outlook online. For that, you’ll need Outlook’s desktop application.

How To Use Outlook Meeting Tracking in the Desktop App

Users of most desktop versions of Outlook can follow these steps to see who accepted a meeting invitation in Outlook. As noted, this will only work if you are the meeting organizer. 

1. Open Outlook and select the calendar in the Outlook navigation panel.

1. Select the meeting you’re interested in from the calendar.
2. Select the Meeting or Meeting Occurrence tab.

1. Select Tracking.

1. If the meeting is recurring, choose to view tracking for the meeting occurrence or the whole series.

1. You’ll see a list of meeting invitees and their responses.

1. If you want to print a list of responses or paste them elsewhere, select the dropdown arrow next to Tracking on the Meeting tab and choose Copy status to clipboard.

1. Now you can paste (Ctrl + V)  the tracking information into a document like Word or Excel for printing or paste it anywhere else you want, like into an email or chat message.

While Outlook’s desktop app for Windows is a bit clunkier and less sleek than its online version, the ability to easily copy meeting tracking information is a nice feature.

How To See Who Accepted a Meeting Invitation on Outlook for Mobile

When you’re on the go, you can still check to see who has accepted a meeting invitation using the Outlook app for your mobile device.

1. Launch the Outlook app.

1. Select the calendar.

1. Select a meeting in the calendar.
2. Under Attendees, you’ll see a list of people who accepted the meeting invitation. 

1. If the meeting has a lot of attendees, you may see a link to View all attendees. 

1. Select the View all ### attendees link to view a list of all attendees sorted by response (accepted, tentative, declined). 

How To Change What Outlook Does with Meeting Responses

Meeting organizers using Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, and Outlook 2013 can change how Outlook processes meeting responses. You can opt to have meeting responses bypass your inbox. Meeting responses are set to skip your inbox by default, but you can change that behavior if you want.

1. In Outlook, select File > Options. 

1. In the Outlook Options window, select Mail.

1. In the Tracking section, if the box labeled Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls is checked, then no meeting responses will appear in your inbox unless the invitee added a comment to their response. The tracking information for the meeting will be updated accordingly. If you uncheck this box, you’ll get a message in your inbox every time an attendee updates their response.
   

1. Similarly, you can check the box marked Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments. The meeting will be updated with any responses you receive, and the responses themselves will be deleted if they don’t contain any comments.

As you can see, just by tweaking a few different settings, you can get Outlook to do exactly what you want with meeting responses and tracking information.

Related posts

• Microsoft Outlook باز نمی شود؟ 10 راه برای رفع

• نحوه پاک کردن کش Outlook

• چگونه Outlook Stack On Loading Profile را رفع کنیم

• چگونه ایمیل های خود را از Microsoft Outlook به CSV یا PST صادر کنیم

• دسترسی به فایل داده Outlook امکان پذیر نیست: 4 راه حل برای امتحان

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه رفع خطای Outlook "با عرض پوزش، در باز کردن این مورد مشکل داریم".

• نحوه نمایش تعداد کلمات در مایکروسافت ورد

• نحوه تنظیم رسیدهای خواندن در Outlook

• نحوه تغییر فونت پیش فرض در برنامه های آفیس

• با استفاده از StatView، آمار ایمیل Outlook را دریافت کنید

• آیا نمی توانید هایپرلینک ها را در Outlook باز کنید؟

• یک گلوله در وسط جمله در Word وارد کنید

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• نحوه ارسال خودکار ایمیل در Outlook 2019

• نحوه کاهش استفاده از حافظه Outlook

• نحوه تغییر و سفارشی کردن تم Outlook برای ایمیل های خود

• پیغام خطای «نمی توان مجوز تأیید» را در MS Office برطرف کنید

• نحوه رفع مشکل جستجوی Outlook

• نحوه رفع «ما در حال حاضر قادر به اتصال نیستیم» در Outlook