Word دو ویژگی واقعاً مفید دارد که تقریباً هیچ کس از آنها استفاده نمی کند: مقایسه اسناد^{( Compare Documents)} و ترکیب اسناد^{( Combine Documents)} . همانطور که از نام آنها پیداست، ویژگی ها به شما امکان می دهند دو سند Word^{(Word docs)} را با یکدیگر مقایسه کنید یا دو سند را با هم ترکیب کنید.

بنابراین چه زمانی نیاز به استفاده از این دارید؟ خوب، اگر شما هم مانند من هستید، احتمالاً 20 نسخه مختلف از رزومه خود را در مکان های مختلف در طول سال ها ذخیره کرده اید. گاهی اوقات یک رزومه را کمی برای یک شرکت خاص تغییر می دهم تا بر مهارت خاصی تاکید کنم یا گاهی مواردی را اضافه کرده و فقط یک نسخه جدید ذخیره می کنم.

به هر حال، خوب است که به سرعت تفاوت بین آخرین رزومه من و رزومه های قدیمی تر را ببینم تا ببینم آیا چیزی وجود دارد که باید به آخرین رزومه اضافه کنم یا احتمالاً حذف کنم. در این پست، من به شما نشان خواهم داد که چگونه می توانید از این دو ویژگی برای یافتن سریع تفاوت بین دو سند و ادغام آنها در صورت تمایل استفاده کنید.

مقایسه و ترکیب اسناد

در مثالم، می‌خواستم ببینم تفاوت بین رزومه قدیمی من که در سال 2007 نوشته شده است و آخرین رزومه‌ای که در سال 2013 به‌روزرسانی شده است، چیست. برای این کار، Word را باز کنید، روی تب Review کلیک کنید و سپس روی مقایسه^(Compare) کلیک کنید .

با این کار کادر محاوره ای ^{(dialog box)}Compare Documents ظاهر می شود که در آن باید سند اصلی و سند اصلاح شده خود را انتخاب کنید.

در پایین، مجموعه‌ای از تنظیمات مقایسه را مشاهده می‌کنید که می‌توانید تمام آن‌ها را علامت بزنید. به‌طور پیش‌فرض، تمام تغییرات را در یک سند جدید نیز نشان می‌دهد، که بهتر از خراب کردن اسناد اصلی یا اصلاح‌شده شما است.

یک سند جدید با چندین بخش مختلف باز می شود: یک لیست قابل پیمایش از بازبینی ها در سمت چپ، سند ترکیبی که همه تغییرات را در وسط نشان می دهد و دو سند اصلی در سمت راست^{(hand side)} . بیایید نگاهی دقیق تر به هر بخش بیندازیم.

همانطور که در اینجا می بینید، من چند مورد را حذف کرده ام و چند خط دیگر از متن را وارد کرده ام. اگر روی هر یک از عناوین ( Aseem Kishore Inserted یا Aseem Kishore Deleted ) دوبار کلیک کنید، مکان نما را دقیقاً به همان موقعیت در سند منتقل می کند.

در مرکز، این ویرایش ها را در رنگ های مختلف خواهید دید. به‌طور پیش‌فرض، هر چیزی که خط‌مشی داشته باشد، آن چیزی است که حذف شده است و هر چیزی که قرمز و زیر آن خط کشیده شده باشد، چیزی است که به سند اصلاح شده اضافه شده است. هر چیزی که سبز باشد جابجا شده است. جایی که از آن جابه‌جا شده است، سبز دوتایی خطی و محلی که به آن جابه‌جا شده است، به رنگ سبز دوبرابر خط‌کشیده شده در اینجا خواهد بود:

در نهایت، در سمت راست^{(hand side)} ، سند اصلی را در بالا و سند اصلاح شده را در پایین مشاهده خواهید کرد. همانطور که سند بالایی را پیمایش می کنید، سند پایینی به دنبال آن می آید تا با هم هماهنگ باشند. هر چند می‌توانید قسمت پایین را مستقل از صفحه بالا پیمایش کنید.

علاوه بر این نمای، شما همچنین می توانید هر دو سند منبع را از صفحه سمت راست حذف کنید و در عوض بالن ها را نشان دهید تا تغییرات را به راحتی مشاهده کنید. برای اینکه متوجه منظور من شوید، ادامه دهید و دوباره روی دکمه مقایسه^(Compare) کلیک کنید، سپس روی Show Source Documents و در نهایت روی Hide Source Documents کلیک کنید .

اکنون روی دکمه Show Markup در زیر Tracking کلیک کنید و روی Balloons و سپس Show Revisions in Balloons کلیک کنید .

در سمت راست^{(hand side)} سند، اکنون تمام ویرایش‌ها را با خطوطی که از سند می‌آیند، خواهید دید. اگر تعداد زیادی از آنها را داشته باشید، این می تواند دیدن همه تغییرات را آسان تر کند.

توجه داشته باشید که اگر فقط می خواهید تفاوت بین اسناد را ببینید، در واقع نیازی به انجام کار دیگری ندارید. اگر می خواهید یک سند نهایی از این دو سند ایجاد کنید، می توانید روی هر تغییری^{(change and choose)} کلیک راست کرده و گزینه Accept یا Reject را انتخاب کنید .

پس از اتمام، می توانید سند جدید را با تمام تغییراتی که ایجاد کرده اید ذخیره کنید. ترکیب اسناد^{(Combine Documents)} تقریباً دقیقاً مشابه مقایسه^(Compare) است. اگر ترکیب^(Combine) را انتخاب کنید ، همان گفتگو را دریافت خواهید کرد که در آن باید سند اصلی و اصلاح شده را انتخاب کنید.

هنگامی که این کار را انجام دادید، همان طرح قبلی را دریافت خواهید کرد که در آن تغییرات ترکیبی را در وسط مشاهده می کنید. مجدداً^(Again) ، متن^{(strikeout text)} خط زده حذف می شود، متن زیر خط قرمز اضافه می شود و متن سبز منتقل می شود. فقط روی هر تغییر کلیک راست^{(Just right-click)} کرده و قبول یا رد هر تغییر را انتخاب کنید. وقتی کارتان تمام شد، سند ترکیبی جدید را ذخیره کنید.

به طور کلی، این موارد برای مواقعی که چندین نسخه از یک سند دارید یا زمانی که چندین نفر یک سند Word را^{(Word document)} ویرایش می کنند و در نهایت با چندین سند برای ترکیب در یک سند مواجه می شوید بسیار مفید هستند. اگر سوالی دارید، در کامنت بگذارید. لذت بردن!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word has twо really useful features that almost no one evеr uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• از Format Painter در Word برای کپی و چسباندن قالب بندی استفاده کنید

• نحوه ایجاد و استفاده از فرمول در جداول در Word

• نحوه تنظیم و استفاده از فرمت MLA در Microsoft Word

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم

• 12 نکته و ترفند مفید مایکروسافت ورد

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• نحوه رفع مشکل زمانی که Word در حالت فقط خواندنی باز می شود

• نحوه ایجاد یک منظره یک صفحه در Word

• نحوه ردیابی تغییرات در Word (آنلاین، موبایل و دسکتاپ)

• 30+ بهترین میانبر صفحه کلید Microsoft Word

• نحوه مرتب سازی متن در Word

• چگونه می توان یک امضا را در یک Microsoft Word Document وارد کرد

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• نحوه نمایش علائم قالب بندی در Word

• مخفی کردن متن و نمایش متن پنهان در Word

• مایکروسافت Myanalytics و نحوه استفاده از آن چیست؟