اگر بودجه‌بندی می‌کنید یا باید بدانید پولتان کجا می‌رود، یک ردیاب هزینه حیاتی است. Google Forms یک فرم ساز رایگان است که به عنوان ردیاب هزینه عالی عمل می کند.

Google Forms به شدت قابل تنظیم است، بنابراین اگرچه می‌توان از آن به‌عنوان نظرسنجی، ابزار RSVP ، فرم تماس، برگه ثبت نام محصول یا هر فرم سؤال/پاسخ دیگری استفاده کرد، می‌توانید با انتخاب سؤالات مربوط به هزینه، آن را به یک ردیاب هزینه سفارشی تبدیل کنید. .

یک ردیاب هزینه Google Forms می‌تواند هر چیزی را که در مورد تراکنش می‌خواهید کنترل کند، و از آنجایی که از طریق تلفن عالی کار می‌کند، هر کجا که بروید آن را با خود خواهید داشت.

می توانید از ذخیره رسیدها یا تلاش برای رمزگشایی هزینه در کارت اعتباری خود جلوگیری کنید. فقط پس از خرج کردن پول، ردیاب هزینه خود را بالا بکشید تا تمام جزئیات مهم را ثبت کنید و آن را به صفحه گسترده ای ارسال کنید که می توانید بعداً آن را مرور کنید.

نکته^(Tip) : لیست ما از بهترین برنامه‌های بودجه‌بندی و ردیابی^{(best budgeting and expense tracking apps)} هزینه‌ها را برای سایر روش‌های ردیابی هزینه‌ها ببینید. آنها به اندازه Google Forms قابل تنظیم نیستند، اما مزایای خاص خود را دارند.

تصمیم بگیرید که چه چیزی را دنبال کنید^{(Decide What To Track)}

ایده یک ردیاب هزینه این است که در مورد آنچه پول خود را خرج می‌کنید اطلاعاتی داشته باشید، بنابراین چند جزئیات اساسی وجود دارد که فرم باید شامل شود. اما بسته به آنچه که می خواهید ردیابی کنید، ممکن است به تعدادی فیلد اضافی در فرم نیاز داشته باشید.

در اینجا چند نمونه از مواردی که ممکن است بخواهید ردیابی کنید آورده شده است:

• قیمت^(Price) : این معامله چقدر است؟
• فروشگاه^(Store) : پول را کجا خرج می کنید؟
• توضیحات^{(Description)} : برای چه چیزی خرج می کنید؟
• دسته بندی^(Category) : چه نوع خریدی است (سرگرمی، غذا، صورتحساب و غیره)؟
• روش پرداخت استفاده شده^{(Payment method used)} : چگونه برای آن پرداخت می کنید (کدام کارت/بانک/برنامه)؟
• چه کسی هزینه را انجام داد^{(Who ran the expense)} : اگر چند نفر از فرم استفاده می کنند
• یادداشت ها^(Notes) : آیا یادداشت اضافی لازم دارید؟

وقتی تصمیم می‌گیرید چه چیزی را در ردیاب هزینه Google Forms قرار دهید ، به خاطر داشته باشید که می‌خواهید این زمینه‌ها تا حد امکان گسترده باشد تا بتوانند برای هر چیزی که می‌خرید اعمال شوند. برای مثال، لزوماً نیازی به زمینه‌ای ندارید که بپرسد چه نوع غذایی می‌خرید، مگر اینکه این فقط یک ردیاب هزینه غذا باشد. ممکن است بخواهید از این برای ضبط پرداخت اجاره و قبوض تلفن نیز استفاده کنید.

در این یادداشت، می‌توانید هر یک از فیلدهای موجود در فرم ردیاب هزینه خود را مورد نیاز یا غیر ضروری قرار دهید. بنابراین، اگر یک فیلد واقعاً خاص برای چیزی می‌خواهید، کافی است آن را غیر ضروری کنید تا مجبور نباشید برای هر تراکنش از آن استفاده کنید.

ردیاب هزینه Google Forms را بسازید^{(Build The Google Forms Expense Tracker)}

این یک نمونه ردیاب هزینه است، بنابراین ردیاب شما به هیچ وجه نباید دقیقاً شبیه این باشد. ما از سؤالات گسترده با گزینه های پاسخ حتی گسترده تر استفاده می کنیم تا نشان دهیم این چگونه کار می کند. شما یاد خواهید گرفت که ویرایش فرم بسیار آسان است، بنابراین برای شخصی سازی آن برای خودتان مشکلی ندارید.

• Google Forms را باز^{(Open Google Forms)} کنید.
• برای شروع یک فرم جدید، Blank را انتخاب کنید .
• فرم خود را به چیزی قابل تشخیص تغییر نام دهید.
• کادر اول را انتخاب کرده و آن را به پاسخ کوتاه^{(Short answer)} تغییر دهید .

• این یکی را Price نامگذاری^(Price) کنید ، تأیید کنید که عدد Is نشان داده شده است و سپس دکمه ^{(Is number)}Required را علامت بزنید.

• برای افزودن یک سوال جدید از علامت مثبت از منوی خاموش به سمت راست استفاده کنید، اما این بار گزینه Multiple را انتخاب^{(Multiple choice)} کنید .
• نام این فروشگاه^(Store) را بگذارید و سپس گزینه‌های پاسخ را با فروشگاه‌های معمولی که در آن خرید می‌کنید پر کنید. موارد دیگر^(Other) به طور پیش‌فرض اضافه شده است، بنابراین اگر در نهایت از فروشگاه دیگری خرید کردید، می‌توانید آن را در آنجا تایپ کنید.

• در فرم ادامه^(Continue) دهید و تمام سوالات مختلفی را که می خواهید هر بار که چیزی خریداری می کنید از خود بپرسید، ادامه دهید. از پیشنهادات بالا، مانند روش پرداخت و سوال توضیحات، استفاده کنید تا جزئیات بیشتری را برای خود ارائه دهید. این بعداً وقتی همه نتایج را از فرم تفسیر می کنیم مفید خواهد بود.
• از دکمه پیش‌نمایش (نماد چشم) در بالای فرم‌های Google^{(Google Forms)} برای دریافت URL به فرم خود استفاده کنید. می‌توانید این را با هرکسی که می‌خواهید از فرم استفاده کنید به اشتراک بگذارید، یا آن را برای خودتان بفرستید تا به راحتی از طریق تلفنتان به آن دسترسی داشته باشید.

این ضروری نیست، اما فرم شما همچنین می‌تواند شامل تصاویر، سرفصل‌ها و یک طرح رنگ منحصر به فرد باشد. یک فرم رنگارنگ ممکن است ردیابی هزینه ها را سرگرم کننده کند، اگر این امکان وجود دارد! نماد رنگ در بالای صفحه جایی است که برای آن تغییرات می روید.

تنظیم محاسبات^{(Set Up Calculations)}

هر ورودی از فرم شما در یک صفحه گسترده با قالب بندی زیبا در Google Sheets جمع آوری می شود. RESPONSES را از بالای فرم خود انتخاب کنید و سپس روی نماد صفحه گسترده کلیک کنید تا نام صفحه گسترده را تغییر دهید (در صورت تمایل).

پس از باز شدن صفحه گسترده، یک برگه جدید در پایین ایجاد کنید و نام آن را چیزی شبیه محاسبات^{(Calculations)} بگذارید . 

از آنجا، می‌توانید هر کاری را که Google Sheets پشتیبانی می‌کند انجام دهید: تمام هزینه‌های خود را برای یک دوره زمانی معین جمع کنید، نمودارهایی را برای درک بصری هزینه‌های خود ایجاد کنید، ببینید چه کسی بیشترین پول را خرج می‌کند، شناسایی فروشگاه‌هایی که بیشترین هزینه را برای شما دارند و غیره .

استفاده از این نوع فرمول ها در Google Sheets خارج از محدوده این مقاله است، اما بیایید به چیز بسیار ساده ای مانند جمع کردن تمام هزینه ها برای هر فرد نگاه کنیم تا واقعاً ببینیم چه کسی بیشترین هزینه را می کند. همیشه می‌توانید فرمول را با میزان هزینه‌ای که در هر فروشگاه خرج می‌کنید، تطبیق دهید.

ساده‌ترین راه برای جمع‌آوری تمام هزینه‌ها صرف‌نظر از شخصی که معامله را انجام داده است، اجرای فرمول جمع است، مانند زیر:^(sum)

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

این محاسبه برای مثال ما کار می کند زیرا ستون قیمت از پاسخ های فرم در ستون B است.

در اینجا یک فرمول Google Sheets آمده است که نگاه بسیار دقیق تری به میزان هزینه هر فرد نشان می دهد:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

روش کار با وارد کردن sumif و سپس انتخاب ستونی است که شامل نام‌ها ( در مثال ما G ) است. ^(G)قسمت بعدی شناسایی نام، جف^(Jeff) است. در نهایت، عنوان ستون را با قیمت‌ها انتخاب کنید تا وقتی ستون دیگر با نام مورد نظر من مطابقت داشته باشد، فقط آن قیمت‌ها را اضافه کند.

فهرست توابع Google Sheets را در فهرست Google Sheets^{(list of Google Sheets functions)} به دنبال راه‌های دیگری برای تفسیر داده‌های فرم خود بگردید . راه دیگر برای مشاهده هزینه های خود با نمودار یا نمودار است. گوگل یک آموزش^{(Google has a tutorial)} برای انجام این کار دارد.

How To Use Google Forms As An Expense Tracker

An expense tracker is vital if you’re budgeting or you need to know where уour moneу is going. Google Forms is a free form builder that works great as an expense tracker.

Google Forms is heavily customizable, so while it can also be used as a survey, RSVP tool, contact form, product signup sheet, or any other question/answer form, you can make it into a custom expense tracker by choosing expense-related questions.

A Google Forms expense tracker can keep tabs on anything you want regarding a transaction, and since it works great from a phone, you’ll have it with you wherever you go.

You can stop saving receipts or trying to decipher a charge on your credit card; just pull up your expense tracker right after you spend money to record all the important details and submit it to a spreadsheet you can review later.

Tip: See our list of the best budgeting and expense tracking apps for some other ways to track expenses. They’re not as customizable as Google Forms but they do have their own benefits.

Decide What To Track

The idea of an expense tracker is to keep tabs on what you’re spending your money on, so there are a few basic details that the form needs to include. But depending on what you’re wanting to track, you might need some extra fields in the form.

Here are some examples of what you might want to track:

• Price: How much is this transaction?
• Store: Where are you spending the money?
• Description: What are you spending money on?
• Category: What type of purchase is it (entertainment, food, bill, etc.)?
• Payment method used: How are you paying for it (which card/bank/app)?
• Who ran the expense: If there are multiple people using the form
• Notes: Any extra notes you need to make?

When deciding what to include in a Google Forms expense tracker, keep in mind that you want the fields to be as broad as possible so that they can apply to anything you’re purchasing. You don’t necessarily need a field that asks what kind of food you’re buying, for example, unless this is solely a food expense tracker; you might want to also use this for recording rent payment and phone bills.

On that note, you can make any of the fields in your expense tracker form required or not required. So, if you do want a really specific field for something, just make it not required so that you don’t have to use it for every transaction.

Build The Google Forms Expense Tracker

This is a sample expense tracker, so yours, by no means, needs to look exactly like this one. We’re using broad questions with even broader answer options to show how this works. You’ll learn that editing the form is extremely easy, so you shouldn’t have any problem customizing it for yourself.

• Open Google Forms.
• Select Blank to start a new form.
• Rename your form to something recognizable.
• Select the first box and change it to Short answer.

• Name this one Price, confirm that Is number is shown, and then mark the Required button.

• Use the plus sign from the menu off to the right to add a new question, but this time choose Multiple choice.
• Name this one Store, and then fill out the answer options with the usual stores you shop at. Other is added by default, so if you end up making a purchase from a different store, you can type it in there.

• Continue through the form making all the different questions you want to ask yourself each time you buy something. Use the suggestions above, like the payment method and description question, to provide yourself with as much detail as possible. This will come in handy later when we interpret all the results from the form.
• Use the preview button (the eye icon) at the top of Google Forms to get the URL to your form. You can share this with anyone you want to use the form with, or send it to yourself so that it’s easily accessible from your phone.

This isn’t necessary, but your form can also include images, headings, and a unique color scheme. A colorful form might make tracking expenses fun, if that’s at all possible! The paint icon at the top of the page is where you go for those changes.

Set Up Calculations

Every entry from your form is gathered in a nicely formatted spreadsheet at Google Sheets. Select RESPONSES from the top of your form and then click the spreadsheet icon to rename the spreadsheet (if you want).

After the spreadsheet opens, create a new tab at the bottom and name it something like Calculations. 

From there, you can do anything that Google Sheets supports: add up all your expenses for a given time period, create graphs for a visual understanding of your expenses, see who’s spending the most money, identify which stores are costing you the most, etc.

Using those types of formulas in Google Sheets is out of the scope of this article, but let’s look at something really simple like adding up all the expenses for each person so that we can really see who’s spending the most. You can always adapt the formula to total how much you’re spending at each store.

The easiest way to total all the expenses regardless of the person who did the transaction, is to run the sum formula, like this:

=sum(‘Form Responses 1’!B:B)

This calculation works for our example because the price column from the form responses is in column B.

Here’s a Google Sheets formula that shows a much more detailed look at how much each person is spending:

=sumif(‘Form Responses 1′!G:G,”Jeff”,’Form Responses 1’!B:B)

The way this works is by entering sumif and then choosing the column that contains the names (G in our example). The next part is identifying the name, Jeff. Finally, select the column heading with the prices so that when the other column matches the name we’re after, it will add just those prices.

Look through Google’s list of Google Sheets functions for some other ways to can interpret the data from your form. Another way to see your expenses is with a chart or graph; Google has a tutorial on doing that.

Related posts

• 5 عملکرد اسکریپت Google Sheets که باید بدانید

• نحوه حذف حاشیه های جدول در Google Docs

• 4 روش برای تبدیل Excel به Google Sheets

• چگونه چت Google Docs به شما کمک می کند تا در اسناد همکاری کنید

• نحوه درج واترمارک در Word و Google Docs

• نحوه اضافه کردن پاورقی در Word

• نحوه تغییر اندازه اسلاید در پاورپوینت برای ارائه بهتر

• نحوه استفاده از تابع CONCATENATE در Google Sheets

• نحوه نمایش تعداد کلمات در مایکروسافت ورد

• نحوه پاک کردن کش Outlook

• رفع خطای عدم تطابق تگ شروع پایان تگ هنگام باز کردن فایل‌های DOCX

• نحوه درج گیف متحرک در پاورپوینت

• پیغام خطای «نمی توان مجوز تأیید» را در MS Office برطرف کنید

• ظاهر و عملکرد OpenOffice Writer را شبیه Microsoft Word کنید

• نحوه اضافه کردن شماره اسلاید به ارائه پاورپوینت

• نحوه استفاده از Flash Fill In Excel

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• 10 ابزار برای بازیابی رمز عبور گم شده یا فراموش شده Outlook PST

• نحوه رفع خطای Bookmark Not Defined در Word

• نحوه لایه بندی اشیاء در ارائه پاورپوینت