تلاش برای پر کردن سلول‌هایی در اکسل^(Excel) که متن یا داده‌های چند سلول دیگر را در یک برگه ترکیب می‌کنند، می‌تواند فرآیند بسیار وقت‌گیر باشد. این امر به ویژه در صورتی صادق است که صدها یا هزاران ردیف در صفحه گسترده وجود داشته باشد.

هنگامی که نحوه استفاده صحیح از Flash Fill در اکسل را بدانید، می توانید به ^(Excel)اکسل^(Excel) اجازه دهید همه کارهای سنگین را انجام دهد. شما فقط چند ورودی سلولی دستی ارائه می‌دهید تا به اکسل^(Excel) کمک کنید دقیقاً چه کاری انجام دهید. سپس، اکسل^(Excel) بقیه کارها را برای بقیه صفحه گسترده انجام می دهد.

اگر به نظر می رسد این نکته صرفه جویی در زمان است که می خواهید امتحان کنید، بیایید نگاهی بیندازیم که چگونه می توانید از این ویژگی برای بهبود بهره وری خود استفاده کنید.

توجه^(Note) : ویژگی Flash Fill در اکسل^(Excel) فقط در اکسل 2013^{(Excel 2013)} به بعد موجود است.

نحوه استفاده از Flash Fill In Excel

ساده ترین کاربرد Flash Fill در اکسل ^(Excel)ترکیب دو کلمه با هم^{(combining two words together)} است . در مثال زیر، نحوه استفاده از Flash Fill را برای ترکیب سریع نام و نام خانوادگی در سلول سوم برای نام کامل به شما نشان خواهیم داد.

در این مثال، ستون C شامل نام، ستون D شامل نام خانوادگی و ستون E ستون نام کامل است.

1. ابتدا، نام کامل را به شکلی که می‌خواهید در سلول اول تایپ کنید (ترکیب محتویات سلول نام و نام خانوادگی).^{(First Name)}

1. پس از این، شروع به تایپ همان چیزی در سلول بعدی کنید ( نام^{(First Name)} و نام خانوادگی از سلول های سمت چپ). متوجه خواهید شد که ویژگی Flash Fill اکسل به طور خودکار الگو را از محتوای سلول بالای آن که به صورت دستی تایپ کرده اید شناسایی می کند.
   
   با استفاده از این "یادگیری"، اکسل^(Excel) پیش نمایشی از آنچه فکر می کند می خواهید تایپ کنید ارائه می دهد. حتی به شما نشان می دهد که چگونه بقیه سلول ها برای بقیه ستون پر می شوند.

1. فقط Enter را فشار دهید تا این پیش نمایش را بپذیرید. مشاهده خواهید کرد که ویژگی Excel Flash Fill عملکرد جادویی خود را دارد زیرا تمام سلول های این ستون را برای شما پر می کند.

همانطور که می بینید، اگر تایپ دستی یک سلول و Enter را با تایپ دستی نام همه سلول ها در ستون جدید مقایسه کنید، ویژگی Flash Fill می تواند مقدار زیادی در زمان صرفه جویی کند .

اگر متوجه شده اید که ویژگی Flash Fill کار نمی کند، باید ویژگی Flash Fill را در اکسل^(Excel) روشن کنید . در بخش آخر این مقاله می توانید نحوه انجام این کار را مشاهده کنید.

گزینه های پر کردن فلش اکسل

هنگامی که مراحل Flash Fill بالا را انجام می دهید، متوجه خواهید شد که یک نماد کوچک در کنار سلول های پر شده ظاهر می شود. اگر فلش کشویی سمت راست این نماد را انتخاب کنید، گزینه های دیگری را مشاهده خواهید کرد که می توانید با ویژگی Flash Fill از آنها استفاده کنید . 

با استفاده از گزینه های Flash Fill در این کادر کشویی، می توانید:

• Undo Flash Fill : عملی را که پس از فشردن ^{(Undo Flash Fill)}Enter در کل ستون پر شده است، لغو کنید
• پیشنهادات را بپذیرید: این به ویژگی ^{(Accept suggestions)}Flash Fill اکسل برای این ستون می گوید که با تغییرات ستون خوب هستید و می خواهید آنها را حفظ کنید.
• انتخاب سلول‌های خالی xx^{(Select xx blank cells)} : به شما امکان می‌دهد سلول‌هایی را که پر نشده و خالی هستند شناسایی کنید تا در صورت نیاز بتوانید آن‌ها را برطرف کنید.
• انتخاب سلول‌های xx عوض شده^{(Select xx changed cells)} : به شما امکان می‌دهد تمام سلول‌هایی را که پس از به‌روزرسانی آن سلول‌ها توسط ویژگی Flash Fill به‌طور^{(Flash Fill)} خودکار تغییر کردند، انتخاب کنید

پس از انتخاب گزینه Accept suggestions، خواهید دید که اعداد "انتخاب" برای "سلول های تغییر یافته" به صفر می رسد. این به این دلیل است که وقتی تغییرات را پذیرفتید، آن محتویات سلول دیگر توسط ویژگی Flash Fill "تغییر شده" در نظر گرفته نمی شوند .

نحوه فعال کردن Flash Fill In Excel

اگر متوجه شده اید که اکسل^(Excel) با شروع تایپ سلول دوم، پیش نمایش Flash Fill ارائه نمی دهد ، ممکن است لازم باشد این ویژگی را فعال کنید.

برای انجام این:

File > Options > Advanced را انتخاب کنید . به قسمت گزینه‌های ویرایش^{(Editing options)} به پایین بروید و مطمئن شوید که هم Enable AutoComplete برای مقادیر سلول^{(Enable AutoComplete for cell values)} و هم Automatically Flash Fill انتخاب شده‌اند.

برای پایان، OK را انتخاب کنید . حالا، دفعه بعد که بعد از پر کردن سلول اول شروع به تایپ کردن در سلول دوم کردید، اکسل^(Excel) باید الگو را شناسایی کند و پیش نمایشی را برای شما ارائه دهد که چگونه فکر می کند می خواهید بقیه سلول های ستون را پر کنید.

همچنین می توانید با انتخاب نماد Flash Fill در منوی Data در زیر گروه ^(Data)Data Tools در نوار،  ویژگی Flash Fill را برای سلولی که هایلایت کرده اید فعال کنید.

همچنین می توانید با فشار دادن Ctrl + E روی صفحه کلید از آن استفاده کنید.

زمان استفاده از فلش پر کردن در اکسل

الحاق نام های کامل از دو ستون یک مثال ساده از نحوه استفاده از Flash Fill در اکسل^(Excel) است، اما کاربردهای پیشرفته تری برای این ویژگی قدرتمند وجود دارد.

• یک رشته فرعی را از یک رشته بزرگ (مانند یک کد پستی از یک آدرس کامل) در یک ستون دیگر استخراج کنید
• اعداد^(Pull) را از رشته های الفبایی خارج کنید
• فاصله ها را از رشته های قبل یا بعد حذف کنید
• ^(Insert)رشته های فرعی (مانند کاما یا خط تیره) را در رشته های موجود درج کنید
• تغییر فرمت تاریخ ها
• ^(Replace)بخشی از یک رشته را با متن جدید جایگزین کنید

به خاطر داشته باشید که، هر چند ویژگی Flash Fill مفید باشد، با تغییر سلول های اصلی، به طور خودکار به روز نمی شود.

به عنوان مثال، در مثال نام و نام خانوادگی در بخش اول این مقاله، می توانید با استفاده از تابع Concatenate^{(Concatenate function)} و سپس پر کردن بقیه ستون با آن تابع، به همان خروجی برسید.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

وقتی این کار را انجام می دهید، اگر یکی از دو سلول اول تغییر کند، نام کامل^{(Full Name)} به روز می شود. یکی از اشکالات این است که اگر یکی از دو ستون اول را حذف کنید، ستون Full Name پاک می‌شود یا خطایی نشان می‌دهد.

به همین دلیل است که از تابع Flash Fill در اکسل^(Excel) زمانی استفاده می‌شود که می‌خواهید به طور کامل و دائمی ستون‌های اصلی را به یک رشته یا شماره جدید قالب‌بندی شده تبدیل کنید.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill oυt cells in Excel that incorporate text or data frоm multiрle other cells in a sheеt can be a very time consuming proceѕs. This іs especially true if there are hundreds or thousands of rows іn the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

Related posts

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل What-If اکسل

• نحوه تعمیر یک ردیف در اکسل

• نحوه ادغام داده ها در چندین فایل اکسل

• 3 روش برای تقسیم سلول در اکسل

• نحوه ایجاد یک Pivot Table ساده در اکسل

• نحوه حروف الفبا در اکسل

• 10 نکته و ترفند اکسل برای سال 2019

• مرتب سازی داده های تک ستونی و چند ستونی در صفحات گسترده اکسل

• از صفحه کلید برای تغییر ارتفاع سطر و عرض ستون در اکسل استفاده کنید

• راهنمای VBA پیشرفته برای MS Excel

• چگونه یک نمودار دایره ای در اکسل بسازیم

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• نحوه ادغام سلول ها، ستون ها و ردیف ها در اکسل

• نحوه استفاده از تابع PMT در اکسل

• نحوه مرتب سازی بر اساس تاریخ در اکسل

• با استفاده از ابزار جستجوی هدف تجزیه و تحلیل What-If اکسل

• نحوه جابجایی ستون ها در اکسل