Dropbox ممکن است زرق و برق مایکروسافت آفیس یا Google Drive^{(Microsoft Office or Google Drive)} را نداشته باشد. اما می توانید آن را به یک محل کار زیرک در ابرها تبدیل کنید. ترابایت فضای ذخیره‌سازی فایل‌های شما را ایمن نگه می‌دارد، اما اگر به سندی نیاز داشتید که همه چیز را به هم متصل کند، چه؟ 

Dropbox Paper ابزاری برای همکاری اسناد است^{(document collaboration tool)} که می تواند به شما در ایجاد یک پایگاه دانش^{(knowledge base)} کامل کمک کند . الگوها کمک اضافی برای کمک به شروع کار شما هستند.

قالب های کاغذی Dropbox^{(Dropbox Paper)} مانند همه قالب ها، بلوک های ساختمانی از پیش ساخته شده ای هستند که در زمان صرفه جویی می کنند. همچنین می توانید هر سندی را با یک کلیک به یک الگو تبدیل کنید. بنابراین، بیایید هر دو فرآیند را بررسی کنیم و درک کنیم که Dropbox چقدر آن را آسان کرده است.

نحوه انتخاب الگوهای کاغذی از پیش طراحی شده در Dropbox^{(How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox)}

Dropbox انتخاب خوبی از قالب های از پیش طراحی شده دارد. این قالب ها برای صنایع و نیازهای روزمره آنها مناسب هستند. برخی از قالب‌ها مانند الگوهای یادداشت‌های جلسه، همه کاره و قیمت استاندارد در هر مجموعه الگو هستند. شما می توانید یک الگو را انتخاب کنید و محتوای خود را اضافه کنید یا حتی طراحی را مطابق با نیازهای خود تغییر دهید.

در اینجا نحوه شروع یک سند با یک الگو آورده شده است.

1. کاغذ Dropbox^{(Dropbox Paper)} را باز کنید.

2. در صفحه اصلی^{(Home screen)} ، به سمت راست رفته و به جای کلیک بر روی Create new Doc ، Create with templates را انتخاب کنید .

3. یک پنجره کشویی باز می شود و انتخابی از سه الگوی پیش فرض ( طوفان فکری^(Brainstorm) ، یادداشت جلسه^{(Meeting note)} ، طرح پروژه^{(Project plan)} ) را نمایش می دهد. می توانید انتخاب کنید که از هر یک از الگوها با یک کلیک بر روی ریز عکسها استفاده کنید و سند خود را راه اندازی کنید.

4. پنجره^{(template window)} قالب همه قالب ها را نمایش می دهد. روی پیکان کشویی کنار همه^{(All )} کلیک کنید و می‌توانید الگوهایی را که متعلق به خود یا آنهایی که همکارانتان با شما به اشتراک گذاشته‌اند فیلتر کنید. هر قالبی که بسازید در اینجا نیز ظاهر می شود.

5. مانند همه الگوها، این سند نیز فقط یک طرح اولیه است. می‌توانید با تغییر هر فیلد، سرصفحه یا متن^{(placeholder text)} مکان‌نما، آن را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید . پس از اتمام سند، آن را به یک پوشه مشخص منتقل کنید.

Dropbox همچنین دارای یک کتابخانه الگوی کاغذی^{( Paper Template Library)} با مجموعه‌ای از قالب‌های دیگر است. با مرور دسته‌ها^(Drill) ، به موردی که می‌خواهید برسید. بر روی ^(Click)تصویر کوچک الگوی^{(template thumbnail)} مورد نظر خود کلیک کنید و برای شروع سند خود Use template را انتخاب کنید.

چگونه از یک سند خالی الگوی خود را بسازید^{(How To Make Your Own Template From a Blank Document)}

شما می توانید هر سند خالی را به یک الگو تبدیل کنید. سند را بچینید و با ابزارهایی که Dropbox در اختیار شما قرار می دهد، آن را قالب بندی کنید.

قالب بندی یک قالب کاغذ Dropbox^{(Dropbox Paper template)} مانند قالب بندی یک سند است. می توانید جداول، جدول زمانی، رسانه، بلوک های کد و غیره را به قالب خود اضافه کنید. شما حتی می توانید متن مکان نگهدار را اضافه کنید که می تواند به عنوان برچسب برای توصیف آنچه که شخص دیگری می تواند در فیلدها یا جاهای خالی پر کند، اضافه کنید. به یاد داشته باشید^(Remember) ، Dropbox همه تغییرات را به صورت خودکار ذخیره می کند.

سپس فقط منوی More (سه نقطه افقی) را در بالا سمت راست باز کنید و از منوی کشویی  روی Templatize کلیک کنید.^(Templatize)

الگو ایجاد می شود و سرصفحه ویرایش الگو^{(Editing Template)} در بالای صفحه ظاهر می شود. پس از ایجاد الگو، هرگونه تغییری که در آن ایجاد می‌کنید، بر سند اصلی شما تأثیری نخواهد داشت. 

حتی می‌توانید با انتخاب متن روی نماد متن^{(text icon)} در منوی قالب‌بندی ، ^{(formatting menu)}متن Placeholder را اضافه کنید^{(add Placeholder text)} .

نکته:^(Tip:) همچنین می توانید سند To-Do را^{(To-Do document)} در نظر بگیرید و آن را به یک الگو تبدیل کنید. تا زمانی که روی دکمه Show to-dos در بالا سمت راست کلیک کنید، کارها پنهان می شود. هنگامی که آن را در معرض دید قرار دادید، می توانید مانند یک سند معمولی روی آن کار کنید و حتی آن را بخشی از یک سند دیگر کنید. اما برای مفیدتر شدن آن، هر تغییری در آن ایجاد کنید و آن را به قالب تبدیل کنید.

به عنوان مثال، می توانید آن را به یک چک لیست تبدیل کنید که می توانید از آن برای بررسی یک سند یا یک پروژه استفاده کنید. البته، شما می توانید از الگوی چک لیست تیم^{( Team Checklist)} در کتابخانه نیز استفاده کنید.

ویرایش الگوهای کاغذی Dropbox^{(Editing Dropbox Paper Templates)}

شما فقط می توانید قالب هایی را که ایجاد کرده اید ویرایش کنید. اگر می خواهید یک الگوی مشترک ایجاد شده توسط شخص دیگری را ویرایش کنید، سپس یک سند از الگو ایجاد کنید. در مرحله بعد، آن را الگوسازی^(Templatize) کنید تا کپی خود را بسازید.

اما اکنون، اگر هیچ یک از قالب های داخلی مطابق با نیازهای شما نباشد، چه؟ کاغذ Dropbox^{(Dropbox Paper)} ساختن قالب های خود را تنها با چند کلیک آسان می کند.

به اشتراک گذاری یک الگوی کاغذی دراپ باکس^{(Sharing A Dropbox Paper Template)}

به اشتراک گذاری یک الگو به همه اعضای تیم کمک می کند تا از همان پایگاه شروع کنند. نشانگر^(Hover) را روی قالبی که می‌خواهید استفاده کنید نگه دارید و روی نماد ویرایش^{(edit icon)} کلیک کنید (مثل یک مداد به نظر می‌رسد). روی اشتراک گذاری^{( Share)} کلیک کنید .

همچنین می توانید از همکاران دعوت کنید تا روی یک الگوی جدید با شما کار کنند. گردش کار مانند هر سند مشترکی است که قبل از اینکه آن را الگوسازی کنید.

الگوهای کاغذی Dropbox را از برنامه موبایل ایجاد کنید^{(Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App)}

لازم نیست به دسکتاپ گره بخورید. از برنامه اختصاصی موبایل Dropbox Paper^{(Dropbox Paper mobile)} برای ایجاد و مدیریت اسناد خود در حال حرکت استفاده کنید. روند به همین صورت است.

1. کاغذ Dropbox را در iOS یا Android باز کنید.

2. در صفحه مرور^(Browse) ، روی علامت مثبت در بالا کلیک کنید و یک الگو را از لیستی که روی صفحه ظاهر می شود انتخاب کنید.

هنوز محدودیت‌هایی در اپلیکیشن موبایل وجود دارد. شما هنوز نمی توانید به کتابخانه الگوها دسترسی داشته باشید. همچنین، روش "الگوسازی" یک سند وجود ندارد. امیدواریم^(Hopefully) که Dropbox آن را در تکرارهای بعدی برنامه شامل شود.

Dropbox فراتر از فضای ذخیره سازی ابری است^{(Dropbox Is More Than Cloud Storage)}

Dropbox یک مقصد مورد علاقه در ابرها است. برای استفاده موثرتر از Dropbox با کمک این نکات در زمان و تلاش خود^{(time and effort)} صرفه جویی کنید . ظرافت ظریف کاغذ Dropbox^{(Dropbox Paper)} ثابت می کند که در حال تبدیل شدن به یک مجموعه بهره وری^{(productivity suite)} کامل است . نوشتن اسناد یا همکاری در پرونده های شما تنها یکی از راه های استفاده از فضایی است که در اختیار دارید.

How to Make And Use Dropbox Paper Templates

Dropbox might nоt havе the glitter of Microsoft Office or Google Drive. But yоu can turn it іnto a nimble wоrkplace in the сlouds. The terabytes of ѕtoragе keep your files secure, but what if уou needed a document to tie everything together? 

Dropbox Paper is the document collaboration tool that can help you build a complete knowledge base. Templates are an extra help to help kickstart your work.

Dropbox Paper templates, like all templates, are pre-built building blocks that save time. You can also turn any document into a template with a single click. So, let’s explore both processes and appreciate how easy Dropbox has made it.

How To Choose Pre-Designed Paper Templates In Dropbox

Dropbox has a good choice of pre-designed templates. These templates are a fit for industries and their day to day requirements. Some templates like the meeting notes templates are versatile and standard fare in any template collection. You can pick a template and add your own content or even tweak the design to fit your needs.

Here’s how to start a document with a template.

1.  Open Dropbox Paper.

2.  On the Home screen, go to the right and instead of clicking on Create new Doc, select Create with templates.

3.  A drop-down window opens and displays a choice of three default templates (Brainstorm, Meeting note, Project plan). You can choose to use any of the templates with the single click on thumbnails and launch your document.

4.  The template window displays all templates. Click the dropdown arrow next to All and you can filter the templates you own or the ones shared with you by your collaborators. Any templates you make will also appear here.

5.  Like all templates, this document is also just a blueprint. You can customize it to your needs by changing any fields, headers, or placeholder text. Once you finish the document, move it to a designated folder.

Dropbox also has a Paper Template Library with a well categorized selection of other templates. Drill down to the one you want by going through the categories. Click on the template thumbnail you want and choose Use template to begin your document.

How To Make Your Own Template From a Blank Document

You can turn any blank document into a template. Lay out the document and format it with the tools Dropbox provides you.

Formatting a Dropbox Paper template is the same as formatting a document. You can add tables, timelines, media, code blocks etc to your template. You can even add placeholder text which can act as labels to describe what someone else can fill into the fields or blanks. Remember, Dropbox saves all changes automatically.

Then just open the More menu (the three horizontal dots) on the top-right and click Templatize from the dropdown menu. 

The template is created and an Editing Template header will appear on top of the page. Once you make the template, any changes you make to this will not affect your original document. 

You can even add Placeholder text by selecting the text clicking the text icon on the formatting menu.

Tip: You can also consider the To-Do document and turn it into a template. The to-do is hidden till you click the Show to-dos button on the top right. Once you bring it into view, you can work on it like a regular document and even make it part of another document. But to make it more useful, make any changes to it and turn it into a template.

For instance, you can turn it into a checklist that you can use to review a document or a project. Of course, you have the option of using the Team Checklist template in the library too.

Editing Dropbox Paper Templates

You can only edit templates you have created. If you want to edit a shared template created by someone else, then create a document from the template. Next, Templatize it to make your own copy.

But now, what if none of the built-in templates fit your needs? Dropbox Paper makes it easy to make your templates with just a few clicks.

Sharing A Dropbox Paper Template

Sharing a template helps every member of the team start from the same base. Hover over the template you’d like to use and click the edit icon (it looks like a pencil). Click Share.

You can also invite collaborators to work on a new template with you. The workflow is the same as for any shared document before you templatize it.

Create Dropbox Paper Templates From The Mobile App

You do not have to be tied to the desktop. Use the dedicated Dropbox Paper mobile app to create and manage your documents on the move. The process is the same.

1.  Open Dropbox Paper on iOS or Android.

2.  On the Browse screen, click the plus sign at the top and choose a template from the list which appears on the screen.

There are still a few limitations on the mobile app. You cannot access the library of templates yet. Also, the method to “templatize” a document is missing. Hopefully, Dropbox will include it in the next iterations of the app.

Dropbox Is More Than Cloud Storage

Dropbox is a favored destination in the clouds. Save time and effort with the help of these tips to use Dropbox more effectively. The subtle elegance of Dropbox Paper proves that it is evolving into a complete productivity suite. Writing your documents or collaborating on your files is just one way to use the space you have.

Related posts

• چگونه به راه Up and Use Twitter Lists

• Amazon Subscribe and Save: چگونه Use and Manage

• چگونه به راه اندازی و به اشتراک گذاری Use Slack Screen

• با استفاده از قالب های رایگان MS Word، برچسب های CD و DVD خود را ایجاد کنید

• از Microsoft Word به عنوان تولید کننده بارکد استفاده کنید

• نحوه بررسی Your Hard Drive برای خطاها

• هر پوشه ویندوز را با Google Drive، OneDrive و Dropbox همگام کنید

• نحوه استفاده VLOOKUP در Google ورق

• چه Do BCC and CC Mean؟ Basic Email Lingo درک

• چگونه Fix Disney Plus Error Code 83

• 10 Best Ways به Child Proof Your Computer

• نحوه استفاده از Discord Spoiler Tags

• چگونه برای باز کردن یک File با No Extension

• 4 Ways برای یافتن بهترین Options اینترنت (ISPs) در منطقه شما

• چگونه Clip را در Adobe Premiere Pro تقسیم کنیم

• چگونه می توان Spotify Louder and Sound Better

• چه Discord Streamer Mode and How آن را راه اندازی

• چگونه Memories را در Facebook پیدا کنید

• نحوه تنظیم و استفاده از «مزاحم نشوید» در Discord

• Discord نه Opening؟ 9 Ways برای رفع