به دنبال راهی برای همکاری با دیگران در سند Word^{(Word doc)} هستید؟ اگر چنین است، می توانید آن را به راحتی در خود Word انجام دهید . این ویژگی برای چند نسخه آفیس^(Office) وجود داشته است و حتی اگر طرف گیرنده Word را روی سیستم خود نصب نداشته باشد، کار می کند.

توجه داشته باشید که برای شروع به اشتراک گذاری اسناد در Word ، باید اسناد خود را در فضای ابری ذخیره کنید. نه همه اسناد شما، اما حداقل اسنادی که قرار است به اشتراک گذاشته شود. این بدان معناست که ابتدا باید یک حساب OneDrive^{(OneDrive account)} راه اندازی کنید و سپس از داخل Word وارد ^(Word)حساب مایکروسافت^{(Microsoft account)} خود شوید .

Word Doc را به اشتراک بگذارید

هنگامی که OneDrive را به درستی در Word راه اندازی کردید ، ادامه دهید و روی دکمه اشتراک گذاری^(Share) در سمت راست بالای صفحه کلیک کنید.

با این کار یک صفحه در سمت راست^{(hand side)} صفحه ظاهر می شود. اگر سند هنوز در فضای ابری ذخیره نشده است، باید روی دکمه Save to Cloud کلیک کنید.

با این کار کادر محاوره‌ای Save As ظاهر می‌شود که از قبل باید روی OneDrive تنظیم شده باشد. به فایل خود یک نام بدهید و آن را ذخیره کنید.

پس از ذخیره و آپلود در فضای ابری، به گفتگوی اشتراک‌گذاری^(Share) برگردید و اکنون می‌توانید افراد را برای پیوستن دعوت کنید. یک آدرس ایمیل را ^{(email address)}تایپ^(Type) کنید ، انتخاب کنید که آیا می توانند آن را ویرایش کنند یا فقط آن را مشاهده کنند و سپس یک پیام اختیاری اضافه کنند.

در انتهای دریافت، ایمیلی دریافت می‌شود که شامل پیوندی به سند ذخیره شده در حساب OneDrive^{(OneDrive account)} طرف فرستنده است :

هنگامی که کاربر روی پیوند کلیک می کند، او را به نسخه مرورگر Word به نام Word Online می برد، جایی که سند را می توان ویرایش کرد.

روی دکمه Edit in Browser کلیک کنید و ^{(Edit in Browser)}رابط روبان^{(ribbon interface)} آشنای برنامه Word^{(Word program)} دسکتاپ را دریافت خواهید کرد . کاربر می تواند سند را بدون نیاز به نصب Word یا نیاز به داشتن حساب OneDrive ویرایش کند.

سند به طور خودکار ذخیره می شود، بنابراین کاربر^{(user doesn)} لازم نیست نگران تلاش برای ذخیره خود سند باشد. در انتهای خود، پیامی^{(message pop)} را خواهید دید که می‌گوید افراد دیگر در حال ویرایش سند هستند و از شما می‌پرسد که آیا می‌خواهید به‌طور خودکار تغییرات را در صورت وقوع به اشتراک بگذارید. توصیه می کنم اینجا بله^(Yes) را کلیک کنید.

توجه داشته باشید که تا زمانی که سند را ذخیره نکنید، تغییرات را از سایر کاربران مشاهده نخواهید کرد. اگر روی File کلیک کنید ، پیام جدیدی در برگه Info^{(Info tab)} خواهید دید که می‌گوید به‌روزرسانی‌های سند موجود^{(Document Updates Available)} است.

ادامه دهید و سند خود را ذخیره کنید و پیام دیگری دریافت خواهید کرد که توضیح می دهد تغییرات جدید ایجاد شده توسط دیگران با یک پوشش سبز نشان داده می شود.

روی OK کلیک کنید^{(Click OK)} و سند خود را مرور کنید. هر چیزی به رنگ سبز همان چیزی است که توسط شخص دیگری تغییر یا اضافه شده است. در آزمایش من، اگر کسی چیزی را از سند حذف کرد، چیزی را سبز نشان نمی داد .^{(t show anything)}

توجه داشته باشید که پس از ذخیره سند، هایلایت سبز رنگ تا زمانی که تغییرات جدید ایجاد شود ناپدید می شود. اگر می‌خواهید تغییرات ایجاد شده را پیگیری کنید، باید Track Changes را روی سند قبل از به اشتراک گذاشتن آن فعال کنید، در غیر این صورت تشخیص اینکه چه اتفاقی در حال رخ دادن است، سخت است، به خصوص اگر چندین نفر در حال ویرایش سند باشند.

در بالا، من Track Changes  را در تب Review فعال کرده ام و اکنون علاوه بر متن برجسته شده سبز رنگ، نوارهای عمودی قرمز رنگ در ستون^{(hand column)} سمت چپ نیز دارم . از آنجایی که حذف‌ها به رنگ سبز نشان داده^{(t show)} نمی‌شوند، تنها با ردیابی تغییرات می‌توانید آن‌ها را ببینید. روی^(Click) خط قرمز کلیک کنید و محتوای حذف شده را به صورت خطی به شما نشان می دهد.

به طور کلی، Word یک ابزار عالی برای همکاری در زمان واقعی با چندین نویسنده یا ویرایشگر است و جنبه همگام‌سازی آن بسیار خوب عمل می‌کند. یکی از ویژگی هایی که من متوجه شدم این است که وقتی شخص دیگری در حال ویرایش پاراگراف خاصی است، تا زمانی که اولین شخص تمام شود، از ویرایش آن بخش توسط دیگران جلوگیری می کند. این تضمین می‌کند که افراد همان بخش‌ها را همزمان بازنویسی نمی‌کنند. اگر سوالی دارید، در کامنت بگذارید. لذت بردن!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a way to collaborate with othеrs on a Word doc? If ѕo, you can do it very easily in Word itself. Thе feature has been around for a couple of versions of Office and it works evеn if the receiving party does not have Word іnstalled on their sуstem.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

Related posts

• به سرعت فهرستی از مطالب را به Word Doc اضافه کنید

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File

• نحوه نمایش علائم قالب بندی در Word

• Ultimate Guide به تعمیر آسیب دیده و یا Corrupt Word File

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• نحوه استفاده از Mail Merge در Word به Create Letters، Labels، Labels، و پاکت نامه

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم

• چگونه می توان یک امضا را در یک Microsoft Word Document وارد کرد

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه استفاده از مقایسه و ترکیب اسناد در Word

• نحوه مرتب سازی متن در Word

• یک صفحه جلد به یک سند Word اضافه کنید

• نحوه ایجاد Booklet در Word

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel