یکی از بسیاری از ویژگی‌های جدید برای سازمانی در ویندوز 8.1 ، ^{(Windows 8.1)}Work Folders نام دارد. پوشه ها؟ کار؟ خسته کننده به نظر می رسد، اینطور نیست؟ 🙂 اما، برای برخی افراد این ویژگی بسیار مفید خواهد بود. به خصوص برای افرادی که دستگاه های زیادی دارند و باید روی رایانه شخصی و دستگاه های شخصی خود نیز کار کنند. در اینجا نحوه راه اندازی Work Folders در سمت کلاینت^{(client side)} و نحوه استفاده از آنها برای انجام کار و همگام سازی آن با سرورهای شرکت شما آورده شده است.

پوشه های کاری چیست؟

Work Folders به ​​کاربر اجازه می دهد تا یک پوشه و محتوای آن را از شبکه شرکتی تا دستگاه شخصی خود همگام سازی کند. فایل‌هایی که به صورت محلی ایجاد می‌شوند به سرور فایل^{(file server)} در محیط شرکت همگام می‌شوند. با پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} ، کاربران می‌توانند نسخه‌های محلی فایل‌های کاری خود را با همگام‌سازی خودکار با مرکز داده شرکت، روی دستگاه‌های شخصی خود نگه دارند.

پیچیده به نظر می رسد؟ بیایید مثالی بزنیم که چگونه یک کارگر اطلاعاتی^{(information worker)} ، جولیان^(Julian) ، ممکن است از Work Folders برای جدا کردن داده های کاری خود از داده های شخصی خود استفاده کند، در حالی که توانایی کار از هر دستگاهی را دارد:

هنگامی که جولیان یک سند را در رایانه کاری^{(work computer)} خود در فهرست پوشه^{(Work Folders)} های کاری ذخیره می کند، سند با یک سرور فایل^{(file server)} که توسط بخش فناوری اطلاعات^{(IT department)} شرکتش کنترل می شود همگام سازی می شود. وقتی جولیان به خانه برمی‌گردد، می‌تواند سرفیس 2^{(Surface 2)} خود را ، جایی که سند قبلاً همگام‌سازی شده است، بردارد، زیرا قبلاً پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} را روی آن دستگاه تنظیم کرده بود، و به کافی شاپ^{(coffee shop)} برود . او می‌تواند به صورت آفلاین روی سند^{(document offline)} کار کند ، و وقتی به خانه برمی‌گردد و دوباره اتصال اینترنت^{(Internet connection)} در دسترس است، سند دوباره با سرور فایل همگام‌سازی می‌شود.^{(file server)}و همه تغییرات در روز بعد هنگامی که او به دفتر باز می گردد، در رایانه محل کارش^{(work computer)} در دسترس او قرار می گیرد . خوب به نظر می رسد، اینطور نیست؟

نحوه تنظیم پوشه های کاری^{(Work Folders)} در ویندوز 8.1^{(Windows 8.1)}

من فرض می کنم که شما یک حساب شرکتی^{(company account)} دارید که توسط مدیر فناوری اطلاعات^{(IT administrator)} ایجاد شده است . اگر می دانید و جزئیات آن را می دانید، به Control Panel -> System and Security -> Work Folders بروید .

روی Set up Work Folders^{(Set up Work Folders)} کلیک کنید یا روی آن ضربه بزنید . از شما خواسته می شود که آدرس ایمیل^{(email address)} و اعتبارنامه خود را به دامنه شرکت ارائه^{(company domain)} دهید، اگر رایانه شما به آن ملحق نشده است (که در مورد دستگاه های شخصی صدق می کند).

^(Enter)آدرس ایمیل کاری^{(work email address and click)} خود را وارد کنید و روی Next کلیک کنید یا روی آن ضربه بزنید .

پنجره امنیت ویندوز^{(Windows Security window)} نشان داده شده است. از شما خواسته می شود نام کاربری و رمز عبور^{(username and password)} استفاده شده در شبکه شرکت خود را وارد کنید. این کار را انجام دهید و روی OK^(OK) کلیک یا ضربه بزنید .

سپس از شما خواسته می شود که محل پوشه های کاری خود را تایید کنید. اگر از پوشه پیش‌فرض^{(default folder)} راضی نیستید و می‌خواهید از پوشه دیگری استفاده کنید، روی تغییر ^(Change)کلیک کنید یا روی آن ضربه بزنید^{(click or tap)} .

اگر روی دکمه تغییر^(Change) کلیک کنید، یک کادر محاوره ای^{(dialog box)} نشان داده می شود که از شما می خواهد یک پوشه جدید را انتخاب کنید. رایانه خود را مرور کنید و پوشه جدیدی را که می خواهید استفاده کنید انتخاب کنید. سپس، روی دکمه Select Folder کلیک یا ضربه بزنید .

پس از اتمام، در پنجره Confirm Work Folders مکان^{(Confirm Work Folders location)} کلیک کنید یا روی Next ضربه بزنید .

سپس، از شما پرسیده می شود که آیا با خط مشی های امنیتی شرکت خود برای Work Folders موافق هستید یا خیر . برای کمک به محافظت از فایل‌های کاری، شرکت شما می‌تواند پوشه‌های کاری شما را رمزگذاری کند، برای ورود به رایانه شخصی به رمز عبور نیاز داشته باشد و صفحه‌تان را به‌طور خودکار قفل کند، و در صورت گم شدن رایانه، همه فایل‌های پوشه‌های کاری را پاک کند.^{(Work Folders)}

کادری که می‌گوید «این خط‌مشی‌ها را در رایانه شخصی خود می‌پذیرم» را^{("I accept these policies on my PC")} علامت بزنید ، سپس روی « تنظیم پوشه‌های کاری^{(Set up Work Folders)} » کلیک کنید یا ضربه بزنید .

ویندوز 8.1 مدتی را صرف راه اندازی موارد می کند. منتظر بمانید^(Wait) تا فرآیند به پایان برسد.

پس از اتمام، به شما اطلاع داده می شود که Work Folders با رایانه شخصی شما همگام سازی شده است. روی دکمه Close ^(Close)کلیک کنید^(Click) یا ضربه بزنید .

Work Folders اکنون روی رایانه شخصی شما پیکربندی شده است. بعد از اینکه روی Close کلیک کردید یا روی آن ضربه زدید ، به کنترل پنل Work Folders هدایت می شوید.^{(Work Folders)}

مدیریت پوشه های کاری از کنترل پنل^{(Control Panel)}

پس از راه‌اندازی پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} وقتی به Control Panel -> System and Security -> Work Folders بروید، به تمام ویژگی‌ها و گزینه‌های مدیریتی آن دسترسی خواهید داشت.

زمانی که آخرین همگام سازی انجام شد، می توانید میزان فضای موجود در سرور را مشاهده کنید و می توانید همگام سازی دستی را شروع کنید.

برای فعال کردن همگام‌سازی فایل از طریق اتصالات اندازه‌گیری شده، کادر انتخاب «همگام‌سازی فایل‌ها از طریق اتصالات اندازه‌گیری شده» را علامت ^{("Sync files over metered connections")} بزنید^{(check box)} . اگر می‌خواهید هنگام رومینگ نیز فایل‌ها را همگام‌سازی کنید، مانند تصویر زیر، کادر «همگام‌سازی حتی زمانی که در رومینگ هستم» را علامت بزنید.^{("Sync even when I'm roaming")}

اگر با مشکل مواجه شدید، می‌توانید با کلیک کردن روی پیوند «پشتیبانی فنی ایمیل» از ^{("Email tech support")}سرپرست فناوری اطلاعات^{(IT administrator)} خود کمک بخواهید . با این کار سرویس گیرنده ایمیل پیش فرض شما باز می شود و می توانید از آن برای ارسال پیام خود استفاده کنید.

اگر ویندوز 8.1^{(Windows 8.1)} بگوید که "مشکلی در یافتن سرور پوشه های کاری شما وجود داشت" چه باید کرد.^(Folders)

هنگام راه‌اندازی Work Folders ، ممکن است با خطای زیر مواجه شوید: "مشکلی در یافتن سرور پوشه‌های کاری شما وجود داشت".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

اگر این مورد برای شما صادق است، در پنجره Enter email work روی ^{(Enter work email)}Enter a Work Folders URL کلیک یا ضربه بزنید^{(click or tap)} .

سپس، URL پوشه های کاری^{(Work Folders URL)} را که توسط سرپرست فناوری اطلاعات^{(IT administrator)} شرکت شما ارائه شده است، وارد کنید و روی Next کلیک^{(company and click)} یا ضربه بزنید .

از اینجا به بعد از شما خواسته می شود که ایمیل و رمز عبور^{(email and password)} خود را که قبلا در این مقاله به اشتراک گذاشته شد، ارائه دهید. مراحل به اشتراک گذاشته شده در بالا را برای نهایی کردن پیکربندی پوشه های کاری^{(Work Folders)} خود دنبال کنید .

نحوه استفاده از پوشه های کاری^{(Work Folders)} در ویندوز 8.1^{(Windows 8.1)}

برای دسترسی به پوشه های کاری^{(Work Folders)} خود ، File Explorer را باز کرده و به This PC بروید . در آنجا میانبر پوشه^{(Work Folders)} های کاری را خواهید دید .

پس از پیکربندی پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} در چندین دستگاه، می‌توانید از هر یک از آن دستگاه‌ها به اسناد دسترسی داشته باشید و پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} همگام‌سازی می‌شوند . از این پس، می‌توانید با فایل‌های موجود در Work Folders مانند فایل‌های معمولی کار کنید.

همگام سازی^(Sync) برای پوشه های کار^{(Work Folders)} - چگونه کار می کند؟

برای آزمایش اینکه آیا پوشه^{(Work Folders)} های کاری شما به درستی همگام شده اند، یک سند در یکی از رایانه های خود ایجاد کنید و سند را در محل پوشه های کاری^{(Work Folders)} ذخیره کنید .

سپس، سند دیگری را در دستگاه دیگری ایجاد کنید و آن را در پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} خود ذخیره کنید . پس از چند لحظه، باید هر دو سند را در پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} خود در هر دو دستگاه مشاهده کنید.

در نوار وضعیت^{(status bar)} می توانید وضعیت همگام سازی را^{(sync status)} مشاهده کنید .

معمولاً فایل‌ها به‌طور خودکار همگام‌سازی می‌شوند، اما اگر می‌خواهید همگام‌سازی دستی انجام دهید، می‌توانید در پنجره Work Folders کلیک راست کنید (یا ^{(Work Folders)}فشار دهید و نگه دارید^{(press and hold)} ) و سپس روی همگام‌سازی Now^{(Sync Now)} کلیک کنید یا ضربه بزنید .

فایل های شما بلافاصله همگام سازی می شوند.

همچنین می‌توانید با کلیک کردن یا ضربه زدن روی پیوند همگام‌سازی^{(Sync Now)} که در صفحه کنترل پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} یافت می‌شود، همگام‌سازی دستی را شروع کنید.

سپس، کنترل پنل^{(Control Panel)} به شما اطلاع می دهد که فایل ها در حال همگام سازی هستند، همانطور که در تصویر زیر^{(image below)} نشان داده شده است.

فایل های من به رنگ سبز^(Green) نمایش داده می شوند . به چه معناست^(Mean) ؟

به احتمال زیاد، تمام فایل‌های پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} شما به رنگ سبز نمایش داده می‌شوند، رنگی که برای نمایش فایل‌ها در پوشه‌های دیگر استفاده نمی‌شود.

هیچ موردی برای نگرانی نیست. سرپرست فناوری اطلاعات^{(IT administrator)} شما خط‌مشی تنظیم کرده است که فایل‌های Work Folder شما را رمزگذاری می‌کند تا افراد غیرمجاز نتوانند به آنها دسترسی داشته باشند.

اگر رایانه شخصی شما به سرقت رفت، مدیر می‌تواند دسترسی به آن فایل‌ها را لغو کند و آنها را از راه دور حذف کند، تا داده‌های حساس به دست افراد اشتباه نیفتد.

نحوه توقف استفاده از پوشه های کاری

اگر می‌خواهید استفاده از پوشه‌های کاری^{(Work Folders)} را در یکی از رایانه‌های شخصی خود متوقف کنید، می‌توانید به راحتی این کار را انجام دهید.

به Control Panel -> System and Security -> Work Folders بروید . سپس، روی پیوند Stop using Work Folders کلیک کنید یا ضربه بزنید .

یک کادر محاوره ای^{(dialog box)} نشان داده می شود که از شما می خواهد تأیید کنید که آیا می خواهید استفاده از پوشه های کاری^{(Work Folders)} را متوقف کنید یا خیر .

اگر می‌خواهید استفاده از Work Folders را متوقف کنید ، روی Yes کلیک کنید یا روی آن ضربه بزنید^{(click or tap)} . در غیر این صورت، No^(No) را فشار دهید .

اگر مدیر ^{(Administrator Changes)}رمز عبور ^(Password)حساب^(Account) شما را تغییر دهد چه باید کرد

شبکه‌های تجاری سیاست‌هایی دارند تا مجبور شوید رمز عبور حساب خود را مرتباً تغییر دهید. یا ممکن است اتفاق بیفتد که رمز عبور خود را فراموش کرده باشید و مدیر آن را تغییر دهد و غیره.

به هر دلیلی، هنگام تغییر گذرواژه حساب تجاری خود^{(business account)} ، باید اعتبارنامه جدید را دوباره وارد کنید تا Work Folders به ​​خوبی به کار خود ادامه دهد.

پس از تغییر رمز عبور، زمانی که Work Folders سعی می‌کند فایل‌های شما را همگام‌سازی کند، اعلانی نشان داده می‌شود که «اطلاعات ورود به پوشه‌های کاری شما کار نمی‌کند»^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

همچنین، وقتی به مسیر Control Panel -> System and Security -> Work Folders بروید، می‌بینید که "همگام‌سازی متوقف شد. رمز عبور لازم است"^{("Sync stopped. Password needed")} .

برای به روز رسانی اعتبار خود، روی پیوند مدیریت اعتبارنامه^{(Manage credentials)} ها در ستون سمت چپ کلیک کنید یا ضربه بزنید .

پنجره امنیت ویندوز^{(Windows Security)} نشان داده می شود که نام کاربری و رمز عبور^{(username and password)} جدید را می خواهد.

آنها را تایپ کنید و روی OK^(OK) کلیک یا ضربه بزنید . پس از اینکه Work Folders با موفقیت با سرور شرکت شما احراز هویت شد، همگام سازی فایل های شما را از سر می گیرد.

نتیجه

همانطور که از این راهنما می بینید، Work Folders مفید است و راه اندازی آن چندان سخت نیست. حداقل در سمت مشتری^{(client side)} نه . اگر شرکت شما از این سرویس جدید استفاده می‌کند، می‌توانید آن را روی هر رایانه شخصی یا دستگاهی با ^{(PC or device)}ویندوز 8.1^{(Windows 8.1)} راه‌اندازی کنید تا حتی زمانی که در محل کار نیستید کار خود را انجام دهید.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly feаtures in Windows 8.1 is named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

Related posts

• چگونه برای ایجاد یک لینک به یک فایل، پوشه و یا کتابخانه بر روی کامپیوتر شما

• نحوه مرور وب با برنامه Internet Explorer 11 در ویندوز 8.1

• نسخه اینترنت اکسپلورر مورد نظر خود را به عنوان پیش فرض در ویندوز 8.1 تنظیم کنید

• نحوه تنظیم میزان مصرف کاشی های داده در ویندوز 8.1

• نحوه نگاشت درایوهای FTP، درایوهای شبکه و اشتراک‌های وب در ویندوز 10

• نحوه استفاده از نوار وظیفه در ویندوز 7 و ویندوز 8.1

• نحوه اشتراک گذاری پوشه ها در اوبونتو و دسترسی به آنها از ویندوز 7

• تبلیغات و حواس پرتی را با Reading View در اینترنت اکسپلورر 11 فراموش کنید

• 9 روش برای راه اندازی اینترنت اکسپلورر در تمامی نسخه های ویندوز

• نحوه انتخاب چند فایل در ویندوز

• نحوه پین ​​کردن و نمایش برنامه های مدرن ویندوز 8.1 در نوار وظیفه

• چگونه لیست پرش سفارشی خود را در ویندوز 7 و ویندوز 8.1 ایجاد کنید

• نحوه نمایش نوار علاقه مندی ها و مرکز علاقه مندی ها در اینترنت اکسپلورر

• نحوه راه اندازی و پیکربندی Narrator از طریق تنظیمات رایانه شخصی در ویندوز 8.1

• دانلود میانبر دسکتاپ به تنظیمات/تنظیمات کامپیوتر برای ویندوز 8.1 و ویندوز 10

• چگونه تاریخچه و داده های مرور خود را از برنامه اینترنت اکسپلورر حذف کنیم

• سوالات ساده: حالت هندزفری در ویندوز 8.1 چیست؟

• چگونه به File Explorer and Windows Explorer باز: 12 راه

• 8 روش برای باز کردن پنجره Folder Options در ویندوز (همه نسخه ها)

• نحوه استفاده از Narrator در رایانه های رومیزی ویندوز 8.1