آیا^(Are) به دنبال راهی برای ردیابی تغییرات ایجاد شده در صفحه گسترده اکسل^{(Excel spreadsheet)} هستید؟ موارد زیادی وجود دارد که شما باید یک فایل را بین چندین نفر توزیع کنید و تغییرات ایجاد شده را پیگیری کنید. ممکن است بخواهید زمان ایجاد تغییر، چه کسی تغییر، تغییر در کدام سلول و چه داده‌هایی تغییر کرده است، ردیابی کنید.

اکسل^(Excel) دارای ویژگی های ردیابی داخلی است که می تواند تمام موارد فوق را مدیریت کند. شما به راحتی می توانید تمام تغییرات را مستقیماً در کاربرگ بررسی کنید و همچنین می توانید هر تغییر را بپذیرید یا رد کنید. در مورد ویژگی های ردیابی اکسل^(Excel) باید چند نکته را به خاطر بسپارید :

1. روشن کردن ردیابی به این معنی نیست که می‌توانید با لغو تغییرات صفحه‌گسترده را در زمان به حالت قبلی برگردانید. این اساسا یک فایل لاگ است^{(log file)} که همه چیز را ثبت می کند و بس. می‌توانید به صورت دستی بروید و ببینید چه داده‌هایی حذف یا اضافه شده‌اند، اما باید خودتان تغییرات را در صفحه‌گسترده اعمال کنید.

2. روشن کردن ردیابی به این معنی نیست که هر تغییری که ایجاد می‌کنید ثبت می‌شود. هر داده ای که در یک سلول ذخیره می شود ردیابی می شود، اما تغییرات دیگر مانند قالب بندی ردیابی نمی شود. سایر تغییراتی که ردیابی نمی‌شوند عبارتند از پنهان کردن/آشکار کردن ردیف‌ها و ستون‌ها، نظرات و مقادیر سلولی که به دلیل محاسبه مجدد فرمول تغییر می‌کنند.

3. تاریخچه تغییرات^{(Change history)} به طور پیش فرض فقط 30 روز نگهداری می شود. اگر تغییراتی را در کاربرگ اکسل^{(Excel worksheet)} ایجاد کنید و سپس 45 روز بعد دوباره کتاب کار را باز کنید، می‌توانید تاریخچه تغییرات را^{(change history)} برای تمام 45 روز تا زمانی که کتاب کار را ببندید مشاهده کنید. وقتی آن را ببندید، هر گونه سابقه تغییر^{(change history)} قدیمی‌تر از 30 روز از بین خواهد رفت. این بدان معناست که دفعه بعد که آن را باز می‌کنید، نمی‌توانید تغییری را که 45 روز قبل انجام داده‌اید مشاهده کنید.

4. هر زمان که شما ردیابی را روشن کنید، کتاب کار به یک کتاب کار مشترک تبدیل می شود. این بدان معنی است که چندین کاربر تغییراتی را در سند ایجاد خواهند کرد.

اکنون که برخی از اصول اولیه نحوه عملکرد ردیابی در اکسل^(Excel) را می دانید ، بیایید در مورد نحوه فعال کردن آن، تغییر تنظیمات و پیگیری تغییرات صحبت کنیم!

فعال کردن ردیابی

بیایید جلو برویم و ابتدا ردیابی را روشن کنیم. اکسل^{(Excel and click)} را باز کنید و روی تب Review  در نوار کلیک کنید. در سمت راست، باید گزینه ای به نام Track Changes  را در قسمت Changes مشاهده کنید.

روی دکمه کلیک کنید و  Highlight Changes را انتخاب کنید . یک کادر محاوره ای^{(dialog box)} دریافت خواهید کرد که اکنون باید گزینه "ردیابی تغییرات در حین ویرایش" را علامت بزنید. این کتاب کار شما را نیز به اشتراک می گذارد^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

در اینجا چندین گزینه از جمله  When ، Who و Where دارید . برای When ، همه^(All) به این معنی است که هر تغییر برجسته خواهد شد. همچنین می‌توانید تغییرات مربوط به آخرین باری که سند را ذخیره کرده‌اید، از یک تاریخ خاص، یا تغییراتی که هنوز بررسی نشده‌اند را برجسته کنید.

اگر  Who را علامت بزنید، می توانید تغییرات ایجاد شده توسط هر کسی یا تغییرات ایجاد^{(anyone or changes)} شده توسط همه به جز شما را ردیابی کنید. گزینه Where^(Where) به  شما اجازه می دهد تا تغییرات را فقط برای بخش خاصی از صفحه گسترده ردیابی کنید. فقط^(Just) روی دکمه سمت راست کلیک کنید و محدوده سلول هایی را که می خواهید پیگیری کنید انتخاب کنید.

در نهایت، اگر نمی‌خواهید دیگران بدانند که تغییرات را دنبال می‌کنید، می‌توانید تیک گزینه Highlight changes on screen را بردارید. ^{(Highlight changes on screen)}به طور پیش فرض، هنگامی که ردیابی را شروع می کنید و این گزینه انتخاب می شود، هر سلول تغییر یافته یک فلش کوچک در بالا سمت چپ نشان می دهد که نشان می دهد تغییر کرده است.

همچنین، اگر روی یک سلول تغییر یافته کلیک کنید (در حالی که Highlight تغییرات در صفحه^{(Highlight changes on screen)} روشن است)، یک پنجره بازشو^{(popup window)} نمایش داده می شود که نشان می دهد مقدار از چه چیزی تغییر کرده و به چه زمانی تغییر کرده است. اگر گزینه Highlight changes on screen را^{(screen option)} لغو انتخاب کنید ، آن مثلث سیاه کوچک نشان داده^{(t show)} نمی شود.

بنابراین، کاری که می‌توانید انجام دهید، برای مثال، مخفی کردن تغییرات روی صفحه با علامت زدن کادر، ارسال فایل خود برای همه کسانی که باید در آن تغییرات ایجاد کنند، و هنگامی که آن را برگردانید، فقط به Track Changes بروید و دوباره بررسی کنید . جعبه.

پیکربندی ردیابی

گام بعدی این است که نگاهی به تنظیمات ردیابی بیندازید و آنها را متناسب با نیاز خود تنظیم کنید. برای انجام این کار، روی دکمه Share Workbook که مستقیماً در سمت چپ دکمه Track Changes قرار دارد، کلیک کنید. هنگامی که گفتگوی Share Workbook ظاهر شد، روی زبانه Advanced کلیک کنید.^(Advanced)

در اینجا می توانید تعداد روزهای نگهداری تاریخچه تغییرات را به چیزی غیر از 30 روز تغییر دهید. به‌طور پیش‌فرض، وقتی فایل ذخیره می‌شود، تغییرات به‌روزرسانی می‌شوند، اما می‌توانید آن را طوری تنظیم کنید که هر چند دقیقه به‌طور خودکار انجام شود. در نهایت، می‌توانید نحوه برخورد با تضادها را انتخاب کنید: یا با درخواست از شما یا صرفاً اجازه دادن به آخرین تغییر هنگام ذخیره فایل برنده^{(file win)} شود.

مشاهده تغییرات

هنگامی که ردیابی را فعال کردید و چند تغییر ایجاد کردید، می توانید دوباره روی دکمه Track Changes کلیک^{(Track Changes button)} کنید، روی Highlight Changes کلیک کنید و متوجه خواهید شد که لیست تغییرات در یک^{( List changes on a new sheet)} کادر برگه جدید دیگر خاکستری نمی شود.

آن را بررسی کنید و روی OK کلیک کنید. یک^{(OK. A)} کاربرگ جدید به نام History اضافه می شود که به شما امکان می دهد تمام تغییرات ایجاد شده در آن کتاب کار را مشاهده کنید.

در برخی مواقع باید تغییرات را تأیید یا رد کنید. می‌توانید همه تغییرات را مرور کنید و سپس آن‌ها را که می‌خواهید نگه دارید یا رد کنید، انتخاب کنید.

کافی است دوباره روی Track Changes کلیک کنید و Accept/Reject Changes را انتخاب کنید . برای انتخاب تغییراتی که می خواهید بپذیرید یا رد کنید، گزینه ها را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید همه تغییرات را مرور کنید، کافی است وقتی^(When) علامت زده شده را ترک کنید و مطمئن شوید که روی «بازبینی نشده»^{(Not Reviewed)} تنظیم شده است.

روی OK کلیک کنید و اکسل^{(Click OK and Excel)} شروع به نمایش هر تغییری می کند که انجام شده است و گزینه پذیرش^(Accept) یا رد^(Reject) را به شما می دهد . همچنین در صورت تمایل می توانید همه تغییرات را بپذیرید یا همه^{(Accept All)} تغییرات را رد کنید.^{(Reject All)}

اگر تغییری را رد کنید، بلافاصله به همان چیزی که در آن سلول بود برمی‌گردد. شایان ذکر است که اگر سلول دیگری به محتویات سلول رد شده ارجاع دهد، با بازگشت مقدار سلول^{(cell value)} ارجاع شده، آن مقدار نیز تغییر خواهد کرد . این می تواند باعث شکستن فرمول ها و غیره شود، بنابراین مراقب باشید.

خودشه! اکنون می توانید با استفاده از این ویژگی داخلی ، تغییرات ایجاد شده در صفحه گسترده اکسل خود را به راحتی ردیابی کنید. ^{(Excel spreadsheet)}اگر سوالی دارید، نظر بدهید. لذت بردن!

How to Track Changes in Excel

Are yoυ looking for a way to trаck changes made to an Excel spreadsheet? There are many casеs where you have to distribute a file to multiple people and keep traсk of what changes were made. You might want to track whеn the change was made, who made the change, what cell the change ocсurred in and what data was сhаnged.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

Related posts

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• قالب بندی سلول ها با استفاده از قالب بندی شرطی در اکسل

• نحوه حذف، شکستن یا شکستن رمز عبور فراموش شده اکسل XLS

• نحوه مخفی کردن برگه ها، سلول ها، ستون ها و فرمول ها در اکسل

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel

• نحوه فیلتر کردن داده ها در اکسل

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• نحوه اضافه کردن نظرات به سلول کاربرگ اکسل

• نحوه پیدا کردن و محاسبه محدوده در اکسل

• نحوه کم کردن تاریخ در اکسل

• از عملکرد جدید Excel Mobile "Insert Data From Picture" استفاده کنید

• آموزش مبانی مایکروسافت اکسل – آموزش استفاده از اکسل

• چگونه یک نمودار یا نمودار ساده در اکسل بسازیم

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید

• نحوه استفاده از VLOOKUP در اکسل

• نحوه استفاده از ویژگی‌های بازیابی خودکار و پشتیبان‌گیری خودکار اکسل