نحوه محدود کردن ویرایش در اسناد Word

مایکروسافت ورد(Microsoft Word comes preloaded) با ویژگی های بسیاری از پیش بارگذاری شده است تا به شما امکان ایجاد و ویرایش اسناد خود را می دهد. یکی از این ویژگی ها به شما امکان می دهد ویرایش در Word را محدود کنید . وقتی این ویژگی را فعال می‌کنید، مانع از آن می‌شود که هر کسی بتواند محتوایی را به اسناد شما حذف یا اضافه کند و در نتیجه آنها را دست نخورده نگه می‌دارد.

راه های زیادی برای اعمال محدودیت در مدارک شما وجود دارد و می توانید از مواردی که برای شرایط خود مناسب است استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر نمی خواهید کسی قالب بندی سند را تغییر دهد، می توانید محدودیت های قالب بندی را فعال کنید.

ویرایش را در Word محدود کنید(Restrict Editing In Word)

شما می توانید ویرایش را برای اسناد موجود و جدید خود در Word محدود کنید. تا زمانی که بتوانید سندی را با برنامه باز کنید، می توانید محدودیت هایی برای آن اعمال کنید.

  1. (Double-click)روی سند خود دوبار کلیک کنید و در برنامه Word باز می شود.
  2. روی برگه ای که در بالا می گوید Review کلیک کنید تا گزینه محدودیت های مورد نظر خود را پیدا کنید.
  3. در صفحه زیر روی Protect کلیک کرده و Restrict Editing را انتخاب کنید تا به گزینه محدودیت دسترسی داشته باشید.

  1. یک صفحه جدید در سمت راست صفحه نمایش ظاهر می شود. این به شما امکان می دهد انواع مختلفی از محدودیت ها را برای سند خود اعمال کنید. با فعال کردن گزینه Limit formatting to a selection of styles و کلیک بر روی تنظیمات (Settings)شروع(Start) کنید .

  1. یک کادر روی صفحه نمایش شما باز می شود. در اینجا، می‌توانید مشخص کنید که چه سبک‌های قالب‌بندی برای سند شما مجاز است و در عین حال بقیه را محدود کنید. مواردی را که می خواهید نگه دارید علامت بزنید. برای انتخاب همه گزینه‌های قالب‌بندی

    می‌توانید روی All کلیک کنید یا برای انتخاب هیچ‌کدام از آنها، روی None کلیک کنید. (None)در نهایت بر روی OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

  1. نوع دوم محدودیتی که می توانید اعمال کنید، محدودیت های ویرایش است. کادری که می گوید فقط این نوع ویرایش در سند مجاز باشد را( Allow only this type of editing in the document) فعال کنید و سپس یکی از چهار گزینه داده شده در منوی کشویی را انتخاب کنید.

    اگر می خواهید همه تغییرات را محدود کنید، گزینه بدون تغییرات (فقط خواندن)( No changes (Read only)) را از منو انتخاب کنید.

  1. Word گزینه ای را در اختیار شما قرار می دهد که در آن می توانید به افراد خاصی اجازه دهید سند شما را حتی اگر محدود شده است ویرایش کنند. برای استفاده از آن، بخشی از سند خود را که می خواهید برای کاربران انتخابی خود قابل ویرایش نگه دارید، انتخاب کنید.
  2. برای انتخاب کاربرانی که مجاز به ویرایش سند هستند، در قسمت Exceptions (اختیاری)(Exceptions (optional)) در سمت راست روی More users کلیک کنید.(More users)

  1. (Enter)نام‌های کاربری را که می‌خواهید اجازه دهید سند خود را ویرایش کنید وارد کنید و روی OK کلیک کنید .

  1. (Tick-mark)نام کاربری که به تازگی اضافه کرده اید را در قسمت سمت راست علامت بزنید .
  2. روی Yes, Start Enforcing Protection کلیک کنید تا اعمال محدودیت برای سند شما شروع شود.

  1. از شما می خواهد که یک رمز عبور برای محافظت وارد کنید. می‌توانید از این رمز عبور برای حذف محدودیت‌های ویرایش از سند استفاده کنید. یک رمز عبور قوی وارد کنید و روی OK کلیک کنید .

اگر کسی بخواهد تغییری در سند ایجاد کند، Word از انجام این کار جلوگیری می کند و پیامی در پایین ظاهر می شود که به او اطلاع می دهد سند محافظت شده است.

قسمت های قابل ویرایش را در سند پیدا کنید(Find Editable Parts In The Document)

اگر با یک سند محدود مواجه شده اید اما می دانید که باید قسمت هایی در آن وجود داشته باشد که بتوانید آنها را ویرایش کنید، Word به شما امکان می دهد تا قسمت های قابل ویرایش را در یک سند محافظت شده به راحتی پیدا کنید.

شما به راحتی می توانید با چند کلیک تمام قسمت های قابل ویرایش سند خود را پیدا کنید.

  1. سند خود را در برنامه Word(Word) راه اندازی کنید .
  2. روی تب Review در بالا کلیک کنید.(Review)
  3. گزینه ای که می گوید Protect را انتخاب کرده و Restrict Editing را انتخاب کنید .

  1. سه گزینه را روی صفحه نمایش خود خواهید دید که همه آنها در زیر توضیح داده شده اند.

    منطقه بعدی را پیدا کنید که می توانم ویرایش(Find Next Region I Can Edit) کنم - قسمت قابل ویرایش بعدی را در سند شما پیدا می کند.

    نمایش همه مناطقی که می توانم ویرایش(Show All Regions I Can Edit) کنم - تمام قسمت های قابل ویرایش سند شما را نشان می دهد.

    مناطقی را که می توانم ویرایش کنم برجسته کنید(Highlight the regions I can edit ) - اگر این مورد را علامت بزنید، تمام قسمت هایی که می توان در سند شما ویرایش کرد برجسته می شود.

  1. اکنون می توانید تغییرات را در مناطق قابل ویرایش شروع کنید.

حذف محدودیت های ویرایش در Word(Remove Editing Restrictions In Word)

اگر دیگر نمی‌خواهید ویرایش را در Word محدود کنید، می‌توانید با استفاده از همان گزینه‌ای که برای اعمال محدودیت‌ها استفاده کردید، این کار را انجام دهید.

  1. سند محدود شده خود را در برنامه Word باز کنید .
  2. روی گزینه Review در بالا کلیک کنید.
  3. Protect و سپس Restrict Editing را در صفحه زیر انتخاب کنید .

  1. در قسمت سمت راست، در پایین صفحه، گزینه ای با عنوان Stop Protection را خواهید دید . روی آن کلیک کنید(Click) تا محدودیت ها را از سند خود حذف کنید.

  1. از شما می خواهد رمز عبور خود را وارد کنید. این کار را انجام دهید و روی OK کلیک کنید .

  1. محدودیت ها باید برداشته شوند و می توانید ویرایش سند را شروع کنید.

چگونه ویرایش را در Word با رمز عبور و حالت فقط خواندنی محدود کنیم(How To Restrict Editing In Word With Password & Read-Only Mode)

ویژگی فوق راهی عالی برای محدود کردن افراد از ویرایش اسناد شما است. اما، همانطور که می بینید، کمی بیش از حد پیچیده است و نیاز به طی کردن حدود ده مرحله دارد.

راه دیگر برای محدود کردن ویرایش در Word این است که از سند خود با رمز عبور محافظت کنید. می‌توانید رمز عبور اضافه کنید و هر بار که آن را باز می‌کنید، سندتان از شما آن را درخواست می‌کند. می‌توانید آن را با حالت فقط خواندنی ترکیب کنید(combine it with read-only mode) و پیامی دریافت خواهید کرد که می‌گوید سند فقط پس از وارد کردن رمز عبور صحیح خوانده می‌شود.

  1. سند خود را در برنامه Word(Word) راه اندازی کنید .
  2. روی منوی File در بالا کلیک کنید.(File)
  3. چندین گزینه در نوار کناری سمت چپ ظاهر می شود. برای باز کردن پنل اطلاعات، روی موردی که می گوید Info کلیک کنید .(Click)

  1. در صفحه زیر، روی نماد فلش کوچک به سمت پایین در زیر Protect Document کلیک کنید .

  1. از میان گزینه های موجود در صفحه، گزینه Always Open Read-Only را انتخاب کنید.(Always Open Read-Only)

  1. اکنون Word(Word) همیشه این سند خاص را در حالت فقط خواندنی باز می کند. یک پیام تأیید برای همان روی صفحه نمایش خود خواهید دید.

  1. وقت آن است که سند خود را با رمز عبور قفل کنید. برای انجام این کار، روی گزینه Protect Document کلیک کرده و Encrypt with Password را انتخاب کنید .

  1. رمز(Enter) عبوری را که می خواهید از سند خود محافظت کنید وارد کنید و روی OK کلیک کنید .

  1. از شما می خواهد دوباره رمز عبور خود را وارد کنید. این کار را انجام دهید و OK را بزنید .

  1. سند شما اکنون با یک رمز عبور محافظت می شود و تنها در صورتی باز می شود که رمز عبور صحیح را وارد کنید.
  2. اگر زمانی نیاز به غیرفعال کردن محافظت داشتید، به همان منوی اطلاعات(Info) برگردید ، روی Protect Document کلیک کنید و Always Open-Only Read-Only(Always Open Read-Only) را انتخاب کنید .

  1. دوباره روی Protect Document کلیک کنید و Encrypt with Password را انتخاب کنید .

  1. همه چیز را از قسمت Password حذف کنید و روی OK کلیک کنید . محافظت با رمز عبور را از سند شما حذف می کند.

از ویرایش با علامت گذاری سند به عنوان نهایی خودداری کنید(Discourage Editing By Marking Document As Final)

Word دارای ویژگی است که به شما امکان می دهد یک سند را به عنوان نهایی علامت گذاری کنید. وقتی این کار را انجام می دهید، سند شما به عنوان نسخه نهایی در نظر گرفته می شود و هیچ تغییر دیگری در آن مجاز نیست.

اگر کاربر سند را باز کند، هشداری می بیند که نشان می دهد سند به عنوان نهایی علامت گذاری شده است. اگر هنوز مایل به ادامه و ویرایش سند هستند، می توانند روی گزینه ای برای انجام آن کلیک کنند.

این گزینه فقط برای منصرف کردن افراد از ویرایش سند شما است و در واقع ویرایش در Word را محدود نمی کند .

  1. در حالی که سند شما در Word باز است ، روی گزینه File در بالا کلیک کنید.
  2. اطلاعات(Info) را از گزینه های موجود در نوار کناری سمت چپ انتخاب کنید.

  1. روی Protect Document در منوی سمت راست کلیک کنید و علامت گذاری به عنوان نهایی(Mark as Final) را انتخاب کنید .

  1. پیامی دریافت خواهید کرد که می گوید سند به عنوان نهایی علامت گذاری می شود و سپس ذخیره می شود. برای ادامه روی OK کلیک کنید(Click) .

  1. اعلان دیگری را روی صفحه نمایش خود خواهید دید که معنی علامت گذاری را به عنوان نهایی توضیح می دهد. برای ادامه روی OK کلیک کنید(Click) .

  1. دفعه بعد که سند را باز می کنید، پیامی خواهید دید که سند نهایی است. در صورت نیاز به ویرایش، روی دکمه Edit Anyway کلیک کنید.

  1. برای حذف تگ نهایی از سند خود، به همان منوی Info برگردید ، روی Protect Document کلیک کنید و گزینه Mark as Final را انتخاب کنید.

غیرفعال کردن ویرایش در یک سند بدون کلمه(Disable Editing In a Document Without Word)

اگر به دلایلی نمی خواهید از Word برای فعال کردن محدودیت ها استفاده کنید، روشی وجود دارد که به آن نیاز ندارد. از یکی از گزینه های موجود در File Explorer برای جلوگیری از ویرایش سند شما توسط افراد استفاده می کند.

  1. سند Word خود را با استفاده از File Explorer پیدا کنید اما آن را باز نکنید.
  2. روی فایل خود کلیک راست کرده و Properties را انتخاب کنید .

  1. اگر قبلاً آنجا نیستید روی General در بالا کلیک کنید.(General)
  2. یک کادر انتخاب با برچسب فقط خواندنی(Read-only) خواهید دید . کادر را علامت بزنید و روی Apply و سپس OK کلیک کنید .

File Explorer فایل شما را فقط خواندنی(File Explorer has made your file read-only) کرده است به این معنی که افراد می توانند آن را بخوانند اما نمی توانند آن را ویرایش کنند.

آیا ویرایش اسناد Word خود را محدود می کنید ؟ اگر بله، از چه روش هایی استفاده می کنید؟ به ما و خوانندگان ما در نظرات زیر اطلاع دهید.



About the author

من یک متخصص کامپیوتر با بیش از 10 سال تجربه هستم و در کمک به افراد در مدیریت کامپیوترهایشان در دفترشان تخصص دارم. من مقالاتی در مورد موضوعاتی مانند نحوه بهینه سازی اتصال اینترنت خود، نحوه راه اندازی رایانه برای بهترین تجربه بازی و موارد دیگر نوشته ام. اگر در مورد هر چیزی که مربوط به کار یا زندگی شخصی خود است به دنبال کمک هستید، من آن شخص برای شما هستم!



Related posts