یکی از مشکلات اصلی اکثر کاربران با Outlook این است که سرعت آن بسیار کند می شود و مقدار زیادی از حافظه سیستم آنها را می خورد. من یک فایل Outlook 1.5 گیگابایتی^{(GB Outlook)} دارم ، اما Outlook سریع اجرا می شود و تمام منابع رایانه من را ذخیره نمی کند! چرا؟

خوب، به این دلیل است که من Outlook خود را با انجام چند کار معمولی بهینه می کنم تا مطمئن شوم که تمیز و باریک باقی می ماند. به‌جای برخورد با خرابی‌های Outlook ، پیام‌های خطای دیوانه‌کننده، هول کردن حافظه یا اتلاف وقت در انتظار بارگیری Outlook ، چرا توصیه‌های زیر را برای سریع و پاسخ‌گو کردن Outlook دنبال نکنید.^(Outlook)

چیزی که می خواهید در مورد Outlook بدانید این است که به طور کامل از یک پایگاه داده اجرا می شود. تمام ایمیل ها، وظایف، آیتم های تقویم، مخاطبین تجاری و غیره شما در یک فایل پایگاه داده ذخیره می شوند. برای کاهش مصرف حافظه و سریع کردن Outlook ، این پایگاه داده باید کوچک و بهینه باشد.

کاهش استفاده از حافظه Outlook

قانون 1.^{(Rule 1.)} ابتدا مطمئن شوید که AutoArchive در Outlook روشن است. احتمالاً دیگر هرگز به آن ایمیل‌های 5 سال پیش نگاه نخواهید کرد؟ به جای داشتن هزاران ایمیل در صندوق ورودی^(Inbox) ، AutoArchive ایمیل‌های^{(AutoArchive)} قدیمی‌تر را به یک فایل PST جدید منتقل می‌کند و فایل ^(PST)PST فعلی شما را باریک نگه می‌دارد. همیشه می‌توانید آن ایمیل‌های قدیمی‌تر را بعداً با انجام جستجو پیدا کنید.

روی File کلیک کنید و سپس روی Tools و سپس Mailbox Cleanup کلیک کنید . چندین گزینه را مانند شکل زیر مشاهده خواهید کرد. من اندازه صندوق پستی را بررسی می‌کنم و اگر چیزی بیش از 500 مگابایت است، باید AutoArchive را روشن کنید یا ایمیل‌هایی را که فضای زیادی اشغال می‌کنند حذف کنید. همچنین، مطمئن شوید که پس از آن پوشه آیتم های حذف شده را خالی کنید زیرا هنوز فضا را اشغال می کند.

همچنین شایان ذکر است که باید این کار را برای هر صندوق پستی که در Outlook تنظیم کرده‌اید انجام دهید . به همین دلیل ایده خوبی است که AutoArchive را روشن کنید زیرا به طور خودکار و بدون هیچ دخالتی از آن مراقبت می کند.

اگر نمی‌خواهید این کار را انجام دهید، حداقل همه ایمیل‌های قدیمی‌تر را به پوشه دیگری منتقل کنید تا Outlook مجبور نباشد هزاران ایمیل را هر بار که به Inbox می‌آید بارگیری کند و در نتیجه باعث مصرف حافظه بالاتر شود.

قانون 2. ^{(Rule 2.)} مطمئن^(Make) شوید که فقط از افزونه های ضروری برای Outlook استفاده می کنید. بسیاری از برنامه‌ها علاقه‌مند به نصب خودکار افزونه‌ها برای Outlook هستند، مانند Adobe ، EverNote ، Wunderlist ، و غیره. حتی مایکروسافت^(Microsoft) مواردی را اضافه می‌کند که من معمولاً غیرفعال می‌کنم مانند Skype ، OneNote ، SharePoint و غیره.

اگر از آنها استفاده نمی کنید، از شر آنها خلاص شوید! هنگام راه اندازی Outlook^(Outlook) ، آنها باید در حافظه بارگذاری شوند و همچنین برنامه را کندتر می کنند. برای غیرفعال کردن یک افزونه، باید COM Add-ins را در کادر ترکیبی در پایین انتخاب کنید و روی Go کلیک کنید . پنجره دیگری باز می شود و می توانید تیک مواردی را که نمی خواهید بردارید.

قانون 3. ^{(Rule 3.)} Outlook همراه با ویژگی های Speech and Handwriting Recognition است که بخشی از ویندوز^(Windows) است. اگر از این استفاده نمی‌کنید، آن را غیرفعال کنید تا با هر بار شروع Outlook بارگیری نشود . همچنین از اسکن ایمیل های شما و غیره توسط سیستم شما جلوگیری می کند.

می توانید به Control Panel، Speech Recognition بروید و سپس روی Advanced Speech Options کلیک کنید .

در قسمت تنظیمات کاربر^{(User Settings)} ، علامت بررسی اسناد و ایمیل برای بهبود دقت^{( Review documents and mail to improve accuracy)} را بردارید.

قانون 4. ^{(Rule 4. )} از یک برنامه متفاوت برای فیدهای RSS و تقویم های اینترنتی استفاده کنید. ^(Internet)بله، Google Reader عالی بود و حالا که از بین رفته است، چرا از Outlook برای مدیریت درست فیدهای خود استفاده نکنید؟ ایده بد^(Bad) ! هنوز بسیاری از RSS خوان های آنلاین و آفلاین خوب وجود دارد که می توانید به غیر از Outlook از آنها استفاده کنید .

Outlook برای رسیدگی به فیدهای RSS به خوبی طراحی نشده است، بنابراین هر چیزی بیش از یک زوج باعث کاهش سرعت Outlook می شود. می‌توانید از Google Calendar برای هر تقویم اینترنتی^(Internet) که می‌خواهید دنبال کنید استفاده کنید.

قانون 5.^{(Rule 5.)} به دلایلی، مردم پوشه های هرزنامه و سطل زباله خود را فراموش می کنند. آنها را خالی کنید! شخصی مثل من روزانه صدها ایمیل اسپم دریافت می کند! همه اینها در پایگاه داده Outlook ذخیره می شود و سرعت آن را کاهش می دهد. پوشه هرزنامه و پوشه سطل زباله خود را اغلب خالی کنید.

قانون 6. فایل ^{(Rule 6.)}PST خود را هر چند وقت یکبار فشرده کنید . می توانید این کار را با رفتن به File و سپس Data Management انجام دهید . سپس روی فایل PST کلیک کنید و ^(PST)تنظیمات^(Settings) را انتخاب کنید . سپس روی دکمه Compact Now کلیک کنید.

در نسخه های جدید آفیس^(Office) ، باید روی File و سپس تنظیمات حساب^{( Account Settings)} کلیک کنید . روی تب Data Files کلیک کنید و روی فایل داده ای که می خواهید فشرده سازی کنید دوبار کلیک کنید.

Outlook این کار را به صورت خودکار در پس‌زمینه انجام می‌دهد، اما فقط زمانی اجرا می‌شود که رایانه شما در حالت بی‌کار^(Idle) باشد و Outlook باز باشد. گاهی اوقات این وضعیت هرگز پیش نمی آید، بنابراین خوب است هر چند وقت یک بار آن را به صورت دستی انجام دهید.

قانون 7.^{(Rule 7.)}  اگر فایل‌های Outlook واقعاً بزرگی دارید و فهرست‌بندی جستجو فعال است، می‌تواند باعث کاهش سرعت در Outlook شود. ممکن است ایده خوبی باشد که نمایه سازی جستجو برای Outlook را تا زمانی که به آن نیاز ندارید غیرفعال کنید یا در صورت نیاز آن را حذف و دوباره بسازید. در هر صورت، باید حجم فایل های داده اصلی خود را کاهش دهید تا ایندکس کوچکتر شود.

فقط روی Start کلیک کنید و سپس جستجو را تایپ کنید. روی^(Click) گزینه Change on Windows searches کلیک کنید تا Outlook از فهرست جستجو حذف شود.

قانون 8.^{(Rule 8.)}  یکی دیگر از کاهش سرعت بزرگ برای Outlook ، هر نوع برنامه ضد ویروسی است که تمام ایمیل های شما را اسکن می کند. اکنون اگر فردی هستید که مستعد کلیک بر روی پیوندهای بدافزار یا جعل شدن توسط ایمیل های جعلی هستید، این بسیار مفید است. متأسفانه، حتی باهوش‌ترین کاربران نیز گاهی فریب می‌خورند، بنابراین محافظت اضافی مفید است.

با این حال، بسته به برنامه آنتی ویروس، واقعاً می تواند کارها را در Outlook بسیار کند کند . اگر این مشکل را دارید، بهتر است آنتی ویروس Outlook^(Outlook) را خاموش کنید و ببینید آیا مشکل برطرف می شود یا خیر. اگر اینطور است، باید برنامه دیگری را در نظر بگیرید که با اسکن کارآمدتر باشد.

قانون 9.^{(Rule 9.)} این نکته فقط برای حساب های Microsoft Exchange اعمال می شود ، بنابراین برای حساب های POP یا IMAP کار نخواهد کرد . اساساً^(Basically) ، شما می‌خواهید حالت Cached Exchange^{(Cached Exchange Mode)} را فعال کنید ، به این معنی که ایمیل‌ها به صورت محلی ذخیره می‌شوند و سریع‌تر به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کنند.

به File، Account Settings بروید^{( Account Settings)} و سپس روی اکانت ایمیل زیر تب Email دوبار کلیک کنید. کادر Use Cached Exchange Mode^{(Use Cached Exchange Mode)} را علامت بزنید .

امیدواریم این اقدامات ردپای حافظه Outlook^(Outlook) شما را کاهش دهد و آن را سریعتر کند! همچنین، مطمئن شوید که آخرین به‌روزرسانی‌ها و بسته‌های خدماتی را برای Office و Windows نصب کرده‌اید، زیرا این موارد به مشکلات عملکرد و نشت حافظه کمک می‌کنند! لذت بردن!

How to Reduce Outlook Memory Usage

One of the major issues most users havе with Outlook is the fact that it gets really slow and eats up а lot of memory on their systems. I have a 1.5 GB Outlook fіle, but Outlook runs fast and doesn’t hog all the resources оn my computer! Why?

Well, it’s because I optimize my Outlook by doing a few routine tasks to make sure it stays clean and slim. Instead of dealing with Outlook crashes, crazy error messages, memory hogging or wasting time waiting for Outlook to load, why not follow my advice below to make Outlook fast and responsive.

One thing you want to understand about Outlook is that it’s completely run from a database. All your emails, tasks, calendar items, business contacts, etc. are stored in a database file. To reduce memory usage and make Outlook fast, that database needs to be small and optimized.

Reduce Outlook Memory Usage

Rule 1. Firstly, make sure you have AutoArchive turned on in Outlook. You’re probably never going to look at those emails from 5 years ago again are you? Instead of having thousands of emails in your Inbox, AutoArchive will move the older ones to a new PST file and keep your current PST file slim. You can always find those older emails later by doing a search.

Click on File and then click on Tools and then Mailbox Cleanup. You’ll see several options as shown below. I would check the mailbox size and if it’s anything over 500 MB, you should turn on AutoArchive or delete any emails that are taking up a large amount of space. Also, make sure to empty out the deleted items folder afterwards as that still takes up space.

It’s also worth noting that you have to do this for each mailbox you have setup in Outlook. That’s why it’s a good idea to turn on AutoArchive because it will take care of it automatically without any intervention.

If you don’t want to do that, at least move all older emails to another folder so that Outlook does not have to load thousands of emails every time it comes to the Inbox, thus causing higher memory usage.

Rule 2. Make sure you are only using essential add-ins for Outlook. A lot of programs love to install add-ons to Outlook automatically, such as Adobe, EverNote, Wunderlist, etc. Even Microsoft adds a bunch of stuff that I normally disable like Skype, OneNote, SharePoint, etc.

If you don’t use them, get rid of them! They have to be loaded into memory when Outlook is started and they make the program slower also. To actually disable an add-in, you have to select COM Add-ins in the combo box at the bottom and click Go. Another window will popup and you can uncheck the items you don’t want.

Rule 3. Outlook comes bundled with the Speech and Handwriting Recognition features that are a part of Windows. If you don’t use this, disable it so that it doesn’t load every time Outlook starts. It will also prevent your system from scanning your emails, etc.

You can go to Control Panel, Speech Recognition and then click on Advanced Speech Options.

Under User Settings, uncheck the Review documents and mail to improve accuracy option.

Rule 4. Use a different program for RSS feeds and Internet calendars. Yes, Google Reader was great and now that it is gone, why not use Outlook to manage your feeds right? Bad idea! There are still many good online and offline RSS readers that you can use other than Outlook.

Outlook just wasn’t designed to handle RSS feeds all that well, so anything more than a couple will slow down Outlook. You can use Google Calendar for any Internet calendars you want to follow.

Rule 5. For some reason, people forget about their spam and trash folders. Empty them out! Someone like me gets hundreds of spam emails a day! That’s all stored in the Outlook database and slows it down. Empty your spam folder and your trash folder often.

Rule 6. Compact your PST file every once in awhile. You can do that by going to File, then Data Management. Next click on the PST file and choose Settings. Then click the Compact Now button.

In newer versions of Office, you need to click on File and then Account Settings. Click on the Data Files tab and double-click on the data file you want to compact.

Outlook will do this automatically in the background, but only runs when your computer is Idle and Outlook is open. Sometimes this situation never comes up, so it’s good to do it manually once in awhile.

Rule 7. If you have really large Outlook files and search indexing is enabled, it could be causing massive slowdowns in Outlook. It may be a good idea to disable search indexing for Outlook until you need it or delete and rebuild the index in case. In any case, you should reduce the size of your main data files to make the index smaller.

Just click on Start and then type in search. Click on the Change on Windows searches option to remove Outlook from the search index.

Rule 8. Another big slow down for Outlook is any kind of anti-virus program that scans all your emails. Now this is very useful if you are someone who is prone to clicking on malware links or being spoofed by fake emails. Unfortunately, even the savviest of users sometimes get tricked, so the extra protection is helpful.

However, depending on the anti-virus program, it can really make things very slow in Outlook. If you are having this issue, it’s a good idea to turn off the anti-virus for Outlook and see if the problem goes away. If it does, you should consider a different program that is more efficient with the scanning.

Rule 9. This tip only applies to Microsoft Exchange accounts, so it won’t work for POP or IMAP accounts. Basically, you want to enable Cached Exchange Mode, which means the emails will be stored locally and accessed faster.

Go to File, Account Settings and then double-click on the email account under the Email tab. Check the Use Cached Exchange Mode box.

Hopefully, these actions will reduce your Outlook memory footprint and make it run faster! Also, make sure you install the latest updates and service packs for Office and Windows as these tend to help with performance and memory leak issues! Enjoy!

Related posts

• Microsoft Outlook باز نمی شود؟ 10 راه برای رفع

• نحوه پاک کردن کش Outlook

• چگونه Outlook Stack On Loading Profile را رفع کنیم

• چگونه ایمیل های خود را از Microsoft Outlook به CSV یا PST صادر کنیم

• دسترسی به فایل داده Outlook امکان پذیر نیست: 4 راه حل برای امتحان

• نحوه رفع «ما در حال حاضر قادر به اتصال نیستیم» در Outlook

• نحوه درج گیف متحرک در پاورپوینت

• یک گلوله در وسط جمله در Word وارد کنید

• خطای "نمی توان Microsoft Office Outlook را شروع کرد" را برطرف کنید

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نمی توان Outlook 2007 تا 2016 Reminder را حذف کرد

• تکمیل خودکار Outlook کار نمی کند یا بازنشانی می شود؟

• رفع اشکال جستجوگر املای Outlook

• نحوه بازیابی ایمیل های پاک شده در آفیس 365

• پیغام خطای «نمی توان مجوز تأیید» را در MS Office برطرف کنید

• نحوه فعال کردن حالت تاریک در Microsoft Outlook (ویندوز، مک و موبایل)

• نحوه رفع خطای Outlook Disconnected در ویندوز

• نحوه اضافه کردن پاورقی در Word

• خانم هاتمیل؟ خدمات ایمیل Microsoft Outlook توضیح داده شد

• نحوه یادآوری ایمیل در Outlook