وقتی می‌خواهید در اکسل^(Excel) حروف الفبا را مرتب کنید، خواه مرتب‌سازی یک ستون یا یک ردیف باشد، فرآیند معمولاً ساده است. با این حال، وقتی نوبت به حروف الفبا کردن چندین ردیف یا ستون، یا برخورد با حروف و اعداد می رسد، ممکن است این فرآیند به چند مرحله اضافی نیاز داشته باشد.

در این مقاله همه چیزهایی را که باید در مورد نحوه حروف الفبا کردن داده های خود در صفحه گسترده اکسل^(Excel) بدانید، یاد خواهید گرفت.

حروف الفبا در اکسل با مرتب سازی

روشی که برای حروف الفبا در اکسل^(Excel) استفاده می کنید بستگی به تعداد ستون ها یا ردیف هایی دارد که حاوی داده هایی است که می خواهید سازماندهی کنید.

مرتب کردن یک ستون از داده ها بر اساس حروف الفبا ساده ترین کار است. اگر چندین ستون دارید و می‌خواهید مطمئن شوید که تمام داده‌ها با ستون حروف الفبا مطابقت دارند، چند مرحله اضافی وجود دارد.

در نهایت، اگر می‌خواهید چندین ستون را مرتب کنید و اینکه آیا داده‌ها ردیف سرصفحه دارند یا خیر، باید ملاحظات خاصی را در نظر بگیرید.

عمومی

ساده ترین روش برای حروف الفبا در اکسل^(Excel) این است که یک ستون داده داشته باشید. به عنوان مثال، اگر ستونی با لیستی از نام ها دارید. 

1. ستون داده ها را انتخاب کنید.

2. منوی Home را انتخاب کنید و در گروه Editing در نوار بازشوی Sort & Filter را انتخاب کنید.^{(Sort & Filter)}

3. بسته به اینکه چگونه می خواهید داده ها را سازماندهی کنید، ^{(organize the data)}مرتب سازی A به Z^{(Sort A to Z)} یا مرتب سازی Z به A را^{(Sort Z to A)} انتخاب کنید .

اکنون، وقتی به ستونی که برجسته کرده‌اید نگاه می‌کنید، می‌بینید که داده‌های موجود در آنجا با استفاده از روشی که انتخاب کرده‌اید بر اساس حروف الفبا مرتب شده‌اند.

اگر داده های شما دارای اعداد باشد چه؟ برای مثال، فرض کنید یک ستون دوم با سن هر فرد دارید.

شما می خواهید آن ستون را مرتب کنید، بنابراین همان روش بالا را دنبال می کنید و ستون داده را انتخاب می کنید.

این بار وقتی Sort & Filter را روی نوار انتخاب می کنید، می بینید که انتخاب های نحوه مرتب سازی تغییر کرده است.

این گزینه ها یا اعداد را از کوچکترین عدد به بزرگتر مرتب می کنند یا برعکس.

مرتب سازی چند ستونی

یک مشکل در مرتب سازی ستون ها به صورت جداگانه در جدولی که حاوی چندین ستون^{(that contains multiple columns)} داده است وجود دارد. 

اگر فقط یک ستون را انتخاب کرده و مرتب کنید، بقیه ستون ها در جای خود باقی می مانند. این بدان معناست که صفحه‌گسترده شما همه چیز را با هم مخلوط می‌کند و داده‌ها دیگر معنی ندارند. پاسخ این است که همه ستون ها را به طور همزمان مرتب کنید.

بیایید این کار را دوباره با صفحه گسترده نام و سن انجام دهیم.

1. این بار به جای انتخاب یک ستون، کل جدول را انتخاب کنید.

2. در منوی Home ، Sort & Filter را انتخاب کنید و مانند قبل، اولویت مرتب سازی خود را انتخاب کنید.

اکنون، خواهید دید که نه تنها نام‌ها بر اساس حروف الفبا در صفحه‌گسترده اکسل^(Excel) شما مرتب شده‌اند ، بلکه سن‌های مرتبط از ستون دوم همراه با آنها مرتب شده‌اند. آن سنین با نام صحیح باقی ماندند.

این نه تنها با یک صفحه گسترده دو ستونی در اکسل^(Excel) کار می کند، بلکه صرف نظر از اینکه صفحه گسترده شما چقدر بزرگ است، کار می کند، تا زمانی که قبل از مرتب سازی، همه داده های صفحه را انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید، می‌توانید چندین ستون را به یک ستون^{(sort multiple columns into one)} مرتب کنید و سپس آن ستون را به جای آن مرتب کنید.

مرتب سازی سفارشی

در منوی کشویی Sort & Filter متوجه خواهید شد که گزینه Custom Sort است.

برای اینکه ببینید چگونه این کار می کند، اجازه دهید یک صفحه گسترده بسیار بزرگتر را به عنوان مثال در نظر بگیریم. صفحه گسترده در این مثال فهرستی از نمرات SAT برای دبیرستان های ایالت نیویورک^{(New York)} است. 

1. کل جدول داده ها را در صفحه گسترده انتخاب کنید، منوی اصلی را انتخاب کنید، ^(Home)مرتب سازی و فیلتر^{(Sort & Filter)} را انتخاب کنید و مرتب سازی سفارشی^{(Custom Sort)} را انتخاب کنید .

2. می‌بینید که یک پاپ‌آپ جدید ظاهر می‌شود که در آن می‌توانید نحوه مرتب‌سازی خاص هر ستون را انتخاب کنید. ستونی را که می خواهید بر اساس آن مرتب کنید انتخاب کنید، نحوه مرتب سازی آن را انتخاب کنید و سپس نحوه مرتب سازی آن را انتخاب کنید (A به Z، Z به A یا سفارشی^(Custom) ).

متوجه خواهید شد که چند انتخاب جالب برای مرتب سازی^{(Sort On)} وجود دارد. اینها هستند:

• مقادیر سلول^{(Cell Values)} : مرتب سازی بر اساس حروف الفبا، یا در مورد اعداد، از کم به زیاد یا زیاد به کم
• رنگ سلول^{(Cell Color)} : داده های گروه بندی شده بر اساس رنگ سلول را سازماندهی کنید
• رنگ قلم^{(Font Color)} : داده های گروه بندی شده بر اساس رنگ فونت را سازماندهی کنید
• نماد قالب‌بندی شرطی^{(Conditional Formatting Icon)} : داده‌ها را با نماد موجود در سلول از منطق قالب‌بندی شرطی آن سازمان‌دهی کنید.

با این کار کل جدول داده ها بر اساس اولین ستونی که انتخاب کرده اید مرتب می شود. اما می توانید مرتب سازی ثانویه را نیز انجام دهید (هنگامی که اولین ستون انتخاب شده مرتب شود).

فقط افزودن سطح^{(Add Level)} را انتخاب کنید . از فیلدهای جدیدی که ظاهر می‌شوند، مجدداً منوهای کشویی Column ، Sort On و Order را به دلخواه انتخاب کنید.^(Order)

OK را انتخاب کنید و خواهید دید که اکنون کل جدول شما بر اساس چندین ستون مرتب شده است. 

ابتدا بر اساس ستون اولیه ای که انتخاب کرده اید، سپس دوم، سوم و غیره مرتب می شود.

توجه^(Note) : ممکن است متوجه شده باشید که گزینه‌های مرتب‌سازی ستون در بازشوی بالا شامل نام سرصفحه‌ها به جای حروف است. این به این دلیل است که چک باکس کنار My data has headers در پنجره مرتب سازی انتخاب شده است. اگر صفحه‌گسترده شما دارای هدر است، حتماً آن را انتخاب کنید.

حروف الفبا در اکسل با فیلتر

هنگام استفاده از منوی کشویی Sort & Filter در منوی Home ، ممکن است متوجه شده باشید که گزینه Filter نیز وجود دارد .

اگر این مورد را انتخاب کنید، متوجه خواهید شد که فلش های کشویی در بالای هر ستون ظاهر می شوند. هنگامی که یکی از فلش های بالای هر یک از آن ستون ها را انتخاب می کنید، لیست طولانی از گزینه ها را مشاهده خواهید کرد.

در اینجا نحوه عملکرد هر یک از این گزینه ها آمده است:

• مرتب سازی A به Z^{(Sort A to Z)} یا مرتب سازی Z به A^{(Sort Z to A)} : صفحه را با استفاده از این ستون بر اساس حروف الفبا در هر جهت مرتب کنید.
• مرتب سازی بر اساس رنگ^{(Sort by Color)} : با این کار همان پنجره مرتب سازی چند ستونی مانند آخرین بخش بالا ظاهر می شود.

سایر گزینه‌های فیلتر در پایین به شما کمک نمی‌کنند تا در اکسل^(Excel) الفبای خود را الفبا کنید ، اما گزینه‌های زیادی برای فیلتر کردن داده‌هایی وجود دارد که برایتان مهم نیست. وقتی فیلترهای متن^{(Text Filters)} را انتخاب می‌کنید، می‌توانید انتخاب کنید که فقط داده‌هایی در صفحه نمایش داده شوند که:

• برابر^(Equals) با یک مقدار خاص است
• برابر^{(Does Not Equal)} یک مقدار خاص نیست
• با^{(Begins With)} یک کلمه یا عدد شروع می شود
• ^{(Ends With)}با یک کلمه یا عدد به پایان می رسد
• حاوی^(Contains) یک کلمه یا عدد است
• حاوی^{(Does Not Contain)} کلمه یا عدد نیست
• فیلتر سفارشی^{(Custom Filter)} به شما امکان می دهد هر یک از فیلترهای بالا را برای استفاده از چندین فیلتر ترکیب کنید

همانطور که می بینید، روش های زیادی برای حروف الفبا (یا ترتیب اعداد) در اکسل^(Excel) وجود دارد. گزینه‌ای که انتخاب می‌کنید واقعاً به میزان داده‌ای که می‌خواهید مرتب کنید، بزرگی جدولی که می‌خواهید مرتب کنید بستگی دارد، و اینکه آیا می‌خواهید فقط بر اساس یک ستون یا ردیف یا چند ستون مرتب کنید.

درباره نکات و ترفندهای^{(tips and tricks for Excel)} مختلف برای اکسل بیشتر بیاموزید و هر تکنیک دیگری را که می دانید برای مرتب کردن ردیف ها و ستون های خود در اکسل^(Excel) به اشتراک بگذارید .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a column or а row, the process is usually straіghtforward. However, when it comes to аlphabetizing multiple rows or colυmns, or dealing wіth letters and numbers, thе process may require a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

Related posts

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل What-If اکسل

• نحوه تعمیر یک ردیف در اکسل

• نحوه حذف ردیف های تکراری در اکسل

• نحوه ردیابی وابستگان در اکسل

• نحوه مرتب سازی بر اساس تاریخ در اکسل

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• نحوه جستجو در اکسل

• آرایه VBA در اکسل چیست و چگونه برنامه نویسی کنیم

• نحوه استفاده از دستورات If و Nested If در اکسل

• نحوه محاسبه امتیاز Z در اکسل

• چگونه یک فایل اکسل را برای همکاری آسان به اشتراک بگذاریم

• نحوه ادغام سلول ها، ستون ها و ردیف ها در اکسل

• نحوه ایجاد یک ماکرو یا اسکریپت VBA در اکسل

• مرتب سازی داده های تک ستونی و چند ستونی در صفحات گسترده اکسل

• 5 روش برای تبدیل متن به اعداد در اکسل

• چگونه یک فرمول/گزاره IF در اکسل بنویسیم

• نحوه حذف خطوط شبکه در اکسل