هر کاری که انجام می دهید در جایی داده تولید می کند. این داده ها وقتی جمع آوری و تجزیه و تحلیل شوند به اطلاعات تبدیل می شوند. این اطلاعات می‌تواند بیشتر از آنچه که احتمالاً می‌خواهید به کسی درباره شما بگوید.

اطلاعات جمع آوری شده در طول زمان می تواند همه چیز^{(someone everything)} را در مورد شما به دیگران بگوید و می تواند برای کمک یا آسیب رساندن به شما استفاده شود. این داده ها به عنوان ابرداده شناخته می شوند.

Metadata چیست؟

فراداده^(Metadata) ، داده ای در مورد داده است. آیا از اینکه مردم از یک کلمه برای تعریف آن کلمه استفاده می کنند متنفر نیستید ؟ ^(Don)داده^(Data) ها حقایقی هستند که کاملاً عینی هستند. قابل مناقشه منطقی نیست. یک یک است و صفر صفر است. درجه حرارت همان است که هست. تاریخ امروز، تاریخ امروز است. نکته را متوجه شدید.

فراداده^(Metadata) حقایقی در مورد یک تکه داده است. بیایید این را با مثال نوشتن نامه در Microsoft Word توضیح دهیم .

شما نامه ای را تایپ می کنید تا به مقامات درباره اتفاقی در محل کار که غیراخلاقی و احتمالاً غیرقانونی است بفرستید. بله، ما بلافاصله دراماتیک شدیم.

نامه اطلاعاتی است که از کاراکترهایی که به ترتیب خاص تایپ کرده اید ساخته شده است. کاراکترهایی که تایپ کردید توسط یک دسته و صفر ایجاد می شوند. یک ها و صفرها داده هایی هستند که اطلاعات موجود در نامه را تشکیل می دهند.

وقتی یک ها و صفرها به حرف تبدیل می شوند، داده های دیگری در مورد حرف ایجاد می شود. برخی از این ابرداده ها شامل زمان تایپ حرف، چه کسی حرف تایپ شده، آخرین بار کی ذخیره شده است، در چه نسخه ای از Word ایجاد شده است، همه اینها داده های مربوط به داده یا ابرداده هستند.

فراداده چه کاری انجام می دهد؟

در مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)} ، بیشتر ابرداده ها فقط به نفع شما هستند. این می تواند به شما کمک کند جدیدترین نسخه یک سند را پیدا کنید یا ببینید چه کسی سند را ایجاد کرده است تا بتوانید از آنها سؤالاتی در مورد آن بپرسید. این به پیگیری ویرایش ها یا نظرات روی اسناد کمک می کند.

همچنین توسط برنامه آفیس^{(Office program)} و سایر برنامه ها برای کار با سند استفاده می شود. Windows Explorer از اطلاعات برای دسته‌بندی و مرتب‌سازی اسناد استفاده می‌کند.

چرا می خواهم متادیتا^(Metadata) را حذف کنم؟

بیایید به نامه ای برگردیم که شما برای مقامات در مورد اتفاق نابهنجاری در محل کار ارسال می کنید. شما این کار را به صورت ناشناس انجام می دهید زیرا از مجازات می ترسید، یا نمی خواهید بیشتر از جلب توجه^{(’ attention)} مقامات درگیر باشید . داره سوت میزنه

شما تمام تلاش خود را می‌کنید و یک آدرس ایمیل موقت دریافت می‌کنید و آن را از یک رایانه عمومی در یک کتابخانه می‌فرستید تا مسیرهای خود را پوشش دهد. به دلیل ابرداده، سند ممکن است دارای اطلاعاتی باشد که بتوان از آن برای پیوند دادن آن به شما استفاده کرد. حتی ممکن است هنوز نام شما به آن متصل باشد.

حتی بدتر از آن، تغییراتی که در سند ایجاد کردید، اگرچه دیگر برای شما قابل مشاهده نیست، ممکن است همچنان در سند باشد. اگر یک پاراگراف در مورد چیزی خاص خود نوشتید اما سپس آن را حذف کردید زیرا می‌توان از آن برای شناسایی شما استفاده کرد، همچنان می‌تواند بخشی از فایل به شکل ابرداده باشد.

چگونه می توانم متادیتا آفیس را مشاهده کنم؟

در زیر فهرستی از روش‌ها برای مشاهده اینکه چه ابرداده‌هایی به فایل‌های Word^(Word) ، Excel یا PowerPoint شما پیوست شده‌اند، آمده است. ابرداده^(Metadata) های پیرامون ایمیل ارسال شده از Outlook بسیار پیچیده تر و فراتر از محدوده این مقاله است.

ابرداده^{(View Metadata)} را در Word ، Excel یا PowerPoint مشاهده کنید

با باز بودن سند، کتاب کار یا ارائه ای که می خواهید بررسی کنید:

روی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.

در صفحه اطلاعات^{(Info )} ، اطلاعات زیادی مانند اندازه^(Size) ، صفحات^(Pages) ، کلمات^(Words) ، کل زمان ویرایش^{(Total Editing Time)} ، آخرین تغییر^(Modified) ، ایجاد شده^(Created) و افراد مرتبط را در میان داده‌های دیگر خواهید دید.

در زیر آن داده ها، روی Show All Properties کلیک کنید تا داده های بیشتری را مشاهده کنید.
توجه:^(NOTE:) به داده های الگو ^(Template)توجه^{(Pay attention)} کنید. اگر از الگویی استفاده کرده اید که نام شما یا نام شرکتی^{(company name)} در نام فایل آن وجود دارد، می توان آن را برای شما ردیابی کرد.

مشاهده متادیتا در Windows Explorer

Windows Explorer را باز کنید و به جایی که فایل را ذخیره کرده اید بروید.

^{(Right-click)}روی فایل کلیک ^{(file and click)}راست کرده و روی Properties کلیک کنید .

در پنجره Properties^{(Properties window)} ، روی تب Details کلیک کنید. تمام ابرداده ها را در فهرست فشرده و مختصر خواهید دید.

مشاهده تمام متادیتا^{(View All Metadata)} برای فایل های Word ، Excel یا PowerPoint

زبان نشانه گذاری^{(Markup Language)} توسعه پذیر ( XML ) سند واقعی برای ذخیره سازی ابرداده در محاسبات است. انواع فایل ها را همراهی می کند و فایل های Microsoft Office نیز از این قاعده مستثنی نیستند.

مشاهده این اسناد XML به طرز شگفت آوری آسان است. بیایید این کار را با یک فایل Word^{(Word file)} انجام دهیم .

1. Windows Explorer را باز کنید و به جایی که فایل را ذخیره کرده اید بروید.
2. یک کپی از فایل تهیه کنید تا به طور تصادفی فایل اصلی را خراب نکنید.
3. فایل کپی را^{(copy file)} انتخاب کنید و روی دکمه F2 روی صفحه کلید خود ضربه بزنید یا روی ^(F2)فایل^{(file and select)} کلیک راست کرده و Rename را انتخاب کنید .

پسوند فایل را از .docx به .zip تغییر دهید . بله، هر نوع فایل Office^{(Office filetype)} که به x ختم می شود، یک فایل فشرده حاوی اسناد XML است. در مورد انجام این کار یک هشدار دریافت خواهید کرد. روی Yes کلیک کنید .

روی فایل کلیک راست کرده و Extract All را انتخاب کنید…^{(Extract All…)}

در پنجره باز شده از شما می پرسد که می خواهید فایل های اکسترکت شده را در کجا ذخیره کنید و آیا می خواهید پس از اتمام کار فایل های استخراج شده را نشان دهید. مقادیر پیش فرض خوب هستند. روی Extract کلیک کنید .

پس از اتمام استخراج، سه پوشه و یک فایل XML را^{(XML file)} مشاهده خواهید کرد. در این فایل ها کاوش کنید تا ببینید چه اطلاعاتی در آنجا ذخیره شده است. اگر روی یک فایل XML^{(XML file)} دوبار کلیک کنید ، احتمالاً در اینترنت اکسپلورر^{(Internet Explorer)} باز می شود .

عجیب به نظر می رسد، اما باید بتوانید معنی بیشتر اطلاعات را بفهمید. دو فایل XML وجود دارد که ممکن است حاوی نام شما باشد: core.xml در پوشه docProps ، و ^(docProps)document.xml و people.xml ، هر دو در پوشه کلمه .^(word)

نحوه حذف متادیتا^{(Delete Metadata)} از Microsoft Word ، Excel یا PowerPoint

زمان زیادی طول کشید تا به اینجا برسید، اما اگر قصد انجام چنین کاری را دارید، باید دقیقا بدانید که چرا. بیایید با آن ادامه دهیم.

ابرداده^{(Delete Metadata)} را در ورد^(Word) ، اکسل^(Excel) یا پاورپوینت حذف کنید

روی File در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.

در صفحه اطلاعات^{(Info )} ، روی Check for Issues در سمت چپ، نزدیک به وسط صفحه کلیک کنید.

بر روی Inspect Document کلیک کنید . پنجره بازرس اسناد باز می شود .^{(Document Inspector )}

 مطمئن^(Make) شوید که تمام چک باکس ها در بازرس اسناد^{(Document Inspector)} علامت زده شده اند، سپس روی دکمه Inspect کلیک کنید.

پس از اتمام بازرس اسناد^{(Document Inspector)} ، اطلاعاتی^{(see information)} درباره نوع داده‌هایی که پیدا کرده است را مشاهده خواهید کرد. علامت تیک سبز در یک دایره به این معنی است که هیچ داده ای از آن نوع پیدا نکرده است. علامت تعجب^{(exclamation mark)} قرمز به این معنی است که داده هایی از آن نوع را پیدا کرده است. در کنار توضیحات آن نوع داده، دکمه Remove All^{(Remove All)} را خواهید دید .

روی آن کلیک کنید^(Click) تا تمام داده های آن نوع حذف شود. ممکن است چندین مورد از این دکمه ها وجود داشته باشد، بنابراین برای اطمینان از دریافت همه آنها به پایین بروید.

پس از حذف فراداده، ممکن است بخواهید روی دکمه Reinspect کلیک کنید، فقط برای اینکه مطمئن شوید چیزی از قلم نیفتاده است^{(t miss anything)} .

اکنون سند خود را ذخیره کنید تا مطمئن شوید که داده ها دوباره وارد نمی شوند.

چگونه مطمئن باشیم که متادیتا^(Metadata) حذف شده^(Certain) است

مراحل بالا را برای مشاهده همه فراداده در Word، Excel یا PowerPoint طی^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} کنید. پس از بررسی فایل‌های core.xml، document.xml و people.xml، باید ببینید که دیگر اطلاعات شخصی در سند وجود ندارد.

اگر پسوند را از .zip به .docx تغییر دهید، می توانید فایل را به طور معمول در Word دوباره باز کنید.

نحوه حذف متادیتا^{(Delete Metadata)} در ویندوز اکسپلورر^{(Windows Explorer)}

اگر می خواهید ابرداده را از چندین فایل به سرعت حذف کنید، این روش خوبی است. انجام این کار برای 2 یا بیشتر فایل را می توان در عرض چند ثانیه انجام داد.

Windows Explorer^{(Windows Explorer and navigate)} را باز کنید و به فایلی بروید که می خواهید ابرداده را از آن حذف کنید. روی فایل کلیک ^{(file and click)}راست^{(Right-click)} کرده و روی Properties کلیک کنید .

در پنجره Properties^{(Properties window)} بر روی زبانه Details کلیک کنید سپس روی Remove Properties and Personal Information کلیک کنید .

شما می توانید اطلاعات را به دو روش حذف کنید. می توانید متادیتا را از فایل اصلی حذف کنید یا بدون هیچ ابرداده ای از فایل کپی کنید.

Metadata را از فایل اصلی حذف کنید

Remove the following properties from this file را^{(Remove the following properties from this file:)} انتخاب کنید: سپس فقط کادرهای مورد نظر خود را علامت بزنید یا روی دکمه Select All کلیک کنید. سپس بر روی OK کلیک کنید .

بدون فراداده کپی کنید

با این کار یک کپی از فایل ایجاد می شود و کلمه Copy را به انتهای نام فایل اضافه می کند. آن کپی هیچ ابرداده ای مرتبط با آن نخواهد داشت.

در پنجره Remove Properties ، گزینه Create a copy with all all properties حذف شده^{(Create a copy with all possible properties removed)} را انتخاب کنید و سپس روی دکمه OK کلیک کنید.

خواص نسخه اصلی و کپی را با هم مقایسه کنید تا تفاوت را ببینید.

در شفاف؟

آیا این به این معنی است که شما در روشنی هستید؟ اکنون از روی سند نمی توان شناسایی کرد؟ گفتنش سخته کاری که بعداً با سند انجام می دهید آن را تعیین می کند.

هر گونه پردازش دیجیتالی بیشتر سند، مانند ارسال ایمیل، می تواند ابرداده را دوباره به زنجیره اضافه کند. یک گزینه مناسب این است که سند را چاپ کنید و آن را پست^{(document and mail)} کنید. دریافت ابرداده از کاغذ دشوار است.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data somewhere. That data, when collected and аnalyzed, becomes information. That information can tell someоne more aboυt you than you probablу want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

Related posts

• آخرین نسخه مایکروسافت آفیس چیست؟

• چه نسخه ای از مایکروسافت آفیس را دارم؟

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• نحوه اضافه کردن روایت صوتی به ارائه پاورپوینت

• نحوه ثبت Macro در Excel

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• نحوه اضافه کردن Headers and Footers در PowerPoint

• رفع مشکل Microsoft Outlook با خطای مشکل مواجه شده است

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• 40 بهترین میانبر صفحه کلید مایکروسافت اکسل

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• چگونه می توان یک امضا را در یک Microsoft Word Document وارد کرد

• نحوه افزودن Music به ارائه پاورپوینت