من اخیراً مقاله ای در مورد نحوه استفاده از توابع خلاصه در اکسل^(Excel) برای خلاصه کردن آسان مقادیر زیادی از داده ها نوشتم، اما آن مقاله تمام داده های کاربرگ را در نظر گرفت. اگر بخواهید فقط به زیرمجموعه ای از داده ها نگاه کنید و زیر مجموعه داده ها را خلاصه کنید، چه؟

در اکسل^(Excel) ، می‌توانید فیلترهایی را روی ستون‌ها ایجاد کنید که ردیف‌هایی را که با فیلتر شما مطابقت ندارند پنهان می‌کنند. علاوه بر این، شما همچنین می توانید از توابع ویژه در اکسل^(Excel) برای خلاصه کردن داده ها تنها با استفاده از داده های فیلتر شده استفاده کنید.

در این مقاله، من شما را از طریق مراحل ایجاد فیلتر در اکسل^(Excel) و همچنین استفاده از توابع داخلی برای خلاصه کردن داده های فیلتر شده راهنمایی می کنم.

ایجاد فیلترهای ساده در اکسل

در اکسل^(Excel) ، می توانید فیلترهای ساده و فیلترهای پیچیده ایجاد کنید. بیایید با فیلترهای ساده شروع کنیم. هنگام کار با فیلترها، همیشه باید یک ردیف در بالا داشته باشید که برای برچسب ها استفاده می شود. داشتن این ردیف الزامی نیست، اما کار با فیلترها را کمی آسان‌تر می‌کند.

در بالا، من مقداری داده جعلی دارم و می‌خواهم یک فیلتر روی ستون شهر ایجاد کنم. ^(City)در اکسل^(Excel) ، انجام این کار واقعاً آسان است. ادامه دهید و روی تب Data در نوار کلیک کنید و سپس روی دکمه فیلتر^(Filter) کلیک کنید. لازم نیست داده های روی برگه را انتخاب کنید یا^{(sheet or click)} در ردیف اول کلیک کنید.

وقتی روی فیلتر^(Filter) کلیک می کنید ، هر ستون در ردیف اول به طور خودکار یک دکمه کشویی کوچک در سمت راست اضافه می شود.

اکنون به جلو بروید و روی فلش کشویی در ستون شهر کلیک^{(City column)} کنید . چند گزینه مختلف را مشاهده خواهید کرد که در زیر توضیح خواهم داد.

در بالا، می‌توانید به سرعت همه ردیف‌ها را بر اساس مقادیر موجود در ستون شهر^{(City column)} مرتب کنید . توجه داشته باشید که وقتی داده‌ها را مرتب می‌کنید، کل ردیف را جابه‌جا می‌کند، نه فقط مقادیر موجود در ستون شهر را^{(City column)} . این اطمینان حاصل می کند که داده های شما مانند قبل دست نخورده باقی می مانند.

همچنین، ایده خوبی است که ستونی به نام ID در قسمت جلو اضافه کنید و^{(ID and number)} آن را از یک به تعداد سطرهایی که در کاربرگ خود دارید شماره گذاری کنید. به این ترتیب، اگر برای شما مهم است، همیشه می توانید بر اساس ستون ID^{(ID column)} مرتب کنید و داده های خود را به همان ترتیبی که در ابتدا بود بازگردانید.

همانطور که می بینید، همه داده های صفحه گسترده اکنون بر اساس مقادیر در ستون شهر^{(City column)} مرتب شده اند . تاکنون هیچ ردیفی پنهان نشده است. حالا بیایید نگاهی به چک باکس های پایین کادر گفتگوی فیلتر^{(filter dialog)} بیندازیم . در مثالم، من فقط سه مقدار منحصر به فرد در ستون شهر^{(City column)} دارم و آن سه در لیست نشان داده می شوند.

من جلو رفتم و تیک دو شهر را برداشتم و یکی را چک کردم. اکنون من فقط 8 ردیف داده را نشان می دهم و بقیه پنهان هستند. اگر اعداد ردیف را در سمت چپ بررسی کنید، به راحتی می توانید متوجه شوید که به داده های فیلتر شده نگاه می کنید. بسته به تعداد ردیف‌های پنهان، چند خط افقی اضافی خواهید دید و رنگ اعداد آبی خواهد بود.

حالا فرض کنید می خواهم روی ستون دوم فیلتر کنم تا تعداد نتایج را بیشتر کاهش دهم. در ستون C، تعداد کل اعضای هر خانواده را دارم و می‌خواهم نتایج را فقط برای خانواده‌های بیش از دو نفر ببینم.

ادامه دهید و روی فلش کشویی در ستون C^{(Column C)} کلیک کنید و همان کادرهای چک را برای هر مقدار منحصر به فرد در ستون خواهید دید. با این حال، در این مورد، می خواهیم روی Number Filters کلیک کرده و سپس روی Greater Than کلیک کنیم. همانطور که می بینید، مجموعه ای از گزینه های دیگر نیز وجود دارد.

یک گفتگوی جدید ظاهر می شود و در اینجا می توانید مقدار فیلتر را تایپ کنید. همچنین می توانید بیش از یک معیار را با یک تابع AND یا OR^{(AND or OR function)} اضافه کنید . می‌توانید بگویید که ردیف‌هایی را می‌خواهید که مثلاً مقدارشان بیشتر از 2 باشد و مساوی 5 نباشد.

اکنون من فقط به 5 ردیف داده می پردازم: خانواده ها فقط از نیواورلئان^{(New Orleans)} و با 3 یا بیشتر عضو. به اندازه کافی آسان^(Easy) است؟ توجه داشته باشید که با کلیک بر روی منوی کشویی و سپس کلیک کردن روی پیوند Clear Filter From "Column Name"^{(Clear Filter From “Column Name”)} می توانید به راحتی فیلتر روی یک ستون را پاک کنید.

بنابراین در مورد فیلترهای ساده در اکسل همینطور^(Excel) است. استفاده از آنها بسیار آسان است و نتایج کاملاً ساده هستند. حالا بیایید نگاهی به فیلترهای پیچیده با استفاده از گفتگوی Advanced filters بیاندازیم.^(Advanced)

ایجاد فیلترهای پیشرفته در اکسل

اگر می خواهید فیلترهای پیشرفته تری ایجاد کنید، باید از گفتگوی فیلتر ^{(filter dialog)}پیشرفته^(Advanced) استفاده کنید . برای مثال، فرض کنید می‌خواستم همه خانواده‌هایی را ببینم که در نیواورلئان^{(New Orleans)} با بیش از ۲ عضو در خانواده‌شان زندگی می‌کنند، یا^(OR) همه خانواده‌هایی در کلارکسویل^{(Clarksville)} با بیش از ۳ عضو در خانواده‌شان و^(AND) فقط آن‌هایی را که آدرس ایمیل انتهایی آن‌ها EDU . حالا با یک فیلتر ساده نمی توانید این کار را انجام دهید.

برای انجام این کار، باید صفحه اکسل^{(Excel sheet)} را کمی متفاوت تنظیم کنیم. ادامه دهید و چند ردیف را بالای مجموعه داده‌های خود وارد کنید و برچسب‌های عنوان را دقیقاً در ردیف اول مانند تصویر زیر کپی کنید.

اکنون در اینجا نحوه عملکرد فیلترهای پیشرفته آورده شده است. ابتدا باید معیارهای خود را در ستون های بالا تایپ کنید و سپس روی دکمه Advanced در زیر Sort & Filter در تب Data کلیک کنید.

بنابراین دقیقاً چه چیزی را می توانیم در آن سلول ها تایپ کنیم؟ خوب، پس بیایید با مثال خود شروع کنیم. ما فقط می‌خواهیم داده‌های نیواورلئان یا کلارکسویل^{(New Orleans or Clarksville)} را ببینیم ، بنابراین بیایید آن‌ها را در سلول‌های E2 و E3^{(E2 and E3)} تایپ کنیم .

وقتی مقادیر را در ردیف های مختلف تایپ می کنید، به معنای OR است. اکنون ما خانواده های نیواورلئان^{(New Orleans)} با بیش از دو عضو و خانواده های کلارکسویل^{(Clarksville)} با بیش از 3 عضو را می خواهیم. برای انجام این کار، >2 را در C2 و >3 را در C3 تایپ کنید.

از آنجایی که >2 و نیواورلئان^{(New Orleans)} در یک ردیف هستند، یک عملگر AND^{(AND operator)} خواهد بود . برای ردیف 3^{(row 3)} بالا هم همینطور است . در نهایت، ما فقط خانواده‌هایی را می‌خواهیم که آدرس ایمیل انتهایی EDU. برای انجام این کار، فقط *.edu را در هر دو D2 و D3^{(D2 and D3)} تایپ کنید. نماد * به معنای هر تعداد کاراکتر است.

پس از انجام این کار، روی هر نقطه از مجموعه داده خود کلیک کنید و سپس روی دکمه Advanced کلیک کنید. فیلد List Rang e به طور خودکار مجموعه داده شما را مشخص می کند زیرا قبل از کلیک روی دکمه Advanced^{(Advanced button)} روی آن کلیک کرده اید . اکنون روی دکمه کوچک در سمت راست دکمه محدوده معیارها^{(Criteria range)} کلیک کنید.

همه چیز^{(Select everything)} را از A1 تا E3 انتخاب کنید و سپس دوباره روی همان دکمه کلیک کنید تا به گفتگوی Advanced Filter^{(Advanced Filter dialog)} بازگردید . روی OK کلیک کنید^{(Click OK)} و داده های شما اکنون باید فیلتر شوند!

همانطور که می بینید، اکنون من فقط 3 نتیجه دارم که با همه آن معیارها مطابقت دارد. توجه داشته باشید که برچسب‌های محدوده معیار باید دقیقاً با برچسب‌های مجموعه داده مطابقت داشته باشد تا بتواند این کار را انجام دهد.

بدیهی است که با استفاده از این روش می توانید پرس و جوهای بسیار پیچیده تری ایجاد کنید، بنابراین با آن بازی کنید تا به نتایج دلخواه خود برسید. در نهایت، اجازه دهید در مورد اعمال توابع جمع‌بندی برای داده‌های فیلتر شده صحبت کنیم.

خلاصه کردن داده های فیلتر شده

حالا فرض کنید می‌خواهم تعداد اعضای خانواده را در داده‌های فیلتر شده‌ام جمع‌بندی کنم، چگونه می‌توانم این کار را انجام دهم؟ خوب، بیایید فیلتر خود را با کلیک بر روی دکمه Clear در نوار پاک کنیم. نگران نباشید، اعمال مجدد فیلتر پیشرفته به سادگی با کلیک بر روی دکمه Advanced^{(Advanced button)} و دوباره کلیک کردن بر روی OK بسیار آسان است.

در پایین مجموعه داده ما، اجازه دهید سلولی به نام Total اضافه کنیم و سپس یک تابع جمع اضافه کنیم تا کل اعضای خانواده را جمع کنیم. در مثالم، من فقط =SUM(C7:C31) را تایپ کردم .

بنابراین اگر به همه خانواده ها نگاه کنم، در مجموع 78 عضو دارم. حالا بیایید جلو برویم و فیلتر پیشرفته^{(Advanced filter)} خود را دوباره اعمال کنیم و ببینیم چه اتفاقی می‌افتد.

اوف به جای اینکه عدد صحیح یعنی 11 را نشان دهم، باز هم می بینم که کل 78 است! چرا اینطور است؟ خب، تابع SUM^{(SUM function)} ردیف‌های پنهان را نادیده نمی‌گیرد، بنابراین هنوز هم محاسبه را با استفاده از تمام ردیف‌ها انجام می‌دهد. خوشبختانه، چند تابع وجود دارد که می توانید از آنها برای نادیده گرفتن ردیف های پنهان استفاده کنید.

اولی SUBTOTAL است . قبل از اینکه ما از هر یک از این توابع ویژه استفاده کنیم، باید فیلتر خود را پاک کنید و سپس تابع را تایپ کنید.

هنگامی که فیلتر پاک شد، ادامه دهید و =SUBTOTAL( را تایپ کنید و باید یک کادر کشویی با تعدادی گزینه ظاهر شود. با استفاده از این تابع، ابتدا نوع تابع جمع بندی را^{(summation function)} که می خواهید با استفاده از یک عدد استفاده کنید، انتخاب کنید.

در مثال ما، من می‌خواهم از SUM استفاده کنم، بنابراین ^(SUM)عدد 9^{(number 9)} را تایپ می‌کنم یا فقط روی آن از منوی کشویی کلیک می‌کنم. سپس یک کاما تایپ کرده و محدوده سلول ها را انتخاب کنید.

وقتی اینتر را فشار می دهید، باید ببینید که مقدار 78 همان مقدار قبلی است. با این حال، اگر اکنون دوباره فیلتر را اعمال کنید، ما 11 را خواهیم دید!

عالی! این دقیقاً همان چیزی است که ما می خواهیم. اکنون می توانید فیلترهای خود را تنظیم کنید و مقدار همیشه فقط ردیف هایی را که در حال حاضر نشان داده می شوند منعکس می کند.

تابع دوم که تقریباً دقیقاً مشابه تابع SUBTOTAL عمل^{(SUBTOTAL function)} می کند AGGREGATE است . تنها تفاوت این است که پارامتر دیگری در تابع AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} وجود دارد که در آن باید مشخص کنید که می خواهید ردیف های پنهان را نادیده بگیرید.

اولین پارامتر تابع جمع بندی است^{(summation function)} که می خواهید استفاده کنید و مانند SUBTOTAL 9 نشان دهنده تابع SUM است^{(SUM function)} . گزینه دوم جایی است که باید 5 را تایپ کنید تا ردیف های پنهان را نادیده بگیرید. آخرین پارامتر یکسان است و محدوده سلول ها است.

همچنین می توانید مقاله من در مورد توابع خلاصه را بخوانید تا نحوه استفاده از تابع AGGREGATE^{(AGGREGATE function)}  و سایر توابع مانند MODE ، MEDIAN ، AVERAGE ، و غیره را با جزئیات بیشتر بیاموزید.

امیدواریم این مقاله نقطه شروع^{(starting point)} خوبی برای ایجاد و استفاده از فیلترها در اکسل^(Excel) به شما بدهد . اگر سوالی دارید، در نظر بگیرید. لذت بردن!

How to Filter Data in Excel

I recently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• نمودار داده های اکسل شما

• از عملکرد جدید Excel Mobile "Insert Data From Picture" استفاده کنید

• از توابع خلاصه برای خلاصه کردن داده ها در اکسل استفاده کنید

• از اکسل به عنوان ابزاری برای کپی داده ها از وب استفاده کنید

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• انتقال داده ها از MS Access به پایگاه داده SQL Server

• نحوه ردیابی تغییرات در اکسل

• چگونه یک نمودار یا نمودار ساده در اکسل بسازیم

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• نحوه حذف، شکستن یا شکستن رمز عبور فراموش شده اکسل XLS

• از Excel برای تعیین نرخ بهره موثر از نرخ بهره اسمی استفاده کنید

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر

• نحوه باز کردن چندین نمونه اکسل

• نحوه ثبت Macro در Excel

• نحوه استفاده از ویژگی‌های بازیابی خودکار و پشتیبان‌گیری خودکار اکسل

• قالب بندی سلول ها با استفاده از قالب بندی شرطی در اکسل

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• پیوند سلول ها بین برگه ها و کتاب های کاری در اکسل

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید