نگه داشتن یک کپی شخصی از ایمیل های خود می تواند زمانی مفید باشد که بعداً نیاز به مراجعه به آنها داشته باشید. برای مثال، ممکن است بخواهید نمونه‌هایی را برای شغل بعدی خود مستند کنید، پروژه‌هایی را که روی آنها کار کرده‌اید ذخیره کنید، یا بازخورد دریافتی خود را حفظ کنید.

چندین روش وجود دارد که می توانید برای پشتیبان گیری از ایمیل های کاری خود^{(back up your work emails)} استفاده کنید . یکی از آنها ذخیره آن به صورت PDF است. اگر این یک ایمیل کاری است، باید قبل از ایجاد آرشیو ایمیل خود با سرپرست یا بخش فناوری اطلاعات خود مشورت کنید تا از هرگونه عواقب قانونی جلوگیری کنید. 

دلیل شما هر چه باشد، ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه یک ایمیل را به صورت PDF در چند مرحله ساده ذخیره کنید.

نحوه ذخیره ایمیل به صورت فایل PDF^{(How to Save an Email as a PDF File)} 

این راهنما نحوه ذخیره ایمیل ها را به صورت PDF^(PDFs) در Gmail ، Outlook یا برنامه Mail برای Mac توضیح می دهد .

Outlook (ویندوز)^{(Outlook (Windows))}

با استفاده از این مراحل می توانید یک ایمیل را به صورت PDF از Outlook در رایانه یا تلفن خود ذخیره کنید.

1. پیام ایمیلی را که می خواهید به عنوان فایل PDF ذخیره کنید باز کنید و سپس File > Print را انتخاب کنید . 

1. Microsoft Print to PDF را در منوی کشویی زیر بخش Printer انتخاب کنید. 

1. بعد، Print را انتخاب کنید . 

1. به پوشه ای که می خواهید فایل PDF را ذخیره کنید در کادر ^(PDF)Save Print Output As بروید .

1. می توانید نام فایل را در قسمت File Name تغییر دهید و سپس Save را برای اعمال تغییرات انتخاب کنید. 

در نسخه های قبلی Outlook (2010 یا قبل از آن)، باید پیام ایمیل را به عنوان یک فایل HTML ذخیره کنید و سپس آن را به یک فایل PDF تغییر دهید . 

1. File > Save As را در پنجره پیام ایمیل  انتخاب کنید.

1. به کادر Save As بروید و پوشه ای را که می خواهید فایل PDF را در آن ذخیره کنید پیدا کنید. نام فایل PDF را در قسمت File Name تغییر دهید و در منوی کشویی  Save as Type HTML را انتخاب کنید .

1. ذخیره^(Save) را انتخاب کنید ، یک سند Word را باز کنید، File > Open را انتخاب کنید و سپس فایل ^(file)HTML را که قبلاً ذخیره کرده اید انتخاب کنید. 

1. File > Save As را انتخاب کنید، مکانی را^(location) که می خواهید فایل را ذخیره کنید و سپس PDF را در منوی کشویی  Save as Type انتخاب کنید.^(Type)

1. ذخیره^(Save) را انتخاب کنید و فایل PDF را در پوشه ای که انتخاب کرده اید بررسی کنید.

توجه^(Note) : اگر از Outlook 2007 استفاده می‌کنید، ممکن است در یافتن گزینه ذخیره ایمیل به‌عنوان فایل PDF مشکل داشته باشید . در عوض، می‌توانید پیام ایمیل را کپی کنید، آن را در یک سند Word جای‌گذاری کنید و سپس سند را به‌عنوان یک فایل PDF ذخیره کنید. پیام هدر نخواهد داشت، اما می توانید آن را به صورت دستی در سند Word تایپ کنید.^(Word)

Outlook (Mac)

اگر از Outlook در مک^(Mac) استفاده می کنید و می خواهید ایمیلی را به عنوان فایل PDF ذخیره کنید، مراحل کمی متفاوت است. 

1. پیام ایمیلی را که می خواهید به عنوان PDF ذخیره کنید در Outlook باز کنید و File > Print را انتخاب کنید . 

1. سپس در منوی کشویی PDF گزینه Save as PDF را انتخاب کنید.^{(Save as PDF)}

1. نام فایل^{(file name)} PDF مورد نظر برای ذخیره را وارد کنید. 

1. فلش کنار Where را انتخاب کنید و به پوشه ای بروید که می خواهید فایل PDF خود را ذخیره کنید .

1. بعد، ذخیره^(Save) را انتخاب کنید .

برنامه ایمیل ^{(Mail App )}

برنامه Mail^(Mail) برای کاربران macOS و iOS در دسترس است. همچنین می توانید یک پیام ایمیل را از برنامه Mail به عنوان یک فایل PDF در Mac یا iPhone/iPad خود ذخیره کنید.

مک^(Mac)

اگر می‌خواهید ایمیلی را به‌عنوان PDF ذخیره کنید تا در جای دیگری از آن استفاده کنید یا آن را برای مراجعات بعدی ذخیره کنید، از این مراحل استفاده کنید.

1. برنامه Mail را باز کنید و مکالمه^{(email conversation)} (های) ایمیلی را که می خواهید به عنوان فایل PDF ذخیره کنید انتخاب کنید.

1. File > Export as PDF را انتخاب کنید تا ایمیل به صورت فایل PDF ذخیره شود.

iOS (iPhone/iPad)

اگر از برنامه Mail در دستگاه iOS خود استفاده می کنید، همچنان می توانید ایمیل را به عنوان فایل PDF ذخیره کنید.

1. برنامه Mail را در iPhone/iPad خود باز کنید، پیام ایمیلی را که می خواهید ذخیره کنید انتخاب کنید.
2. روی فلش^(arrow) پایین ضربه بزنید .

1. در مرحله بعد، روی Print از منو ضربه بزنید.

1. صفحه سند چاپی ظاهر می شود. اکنون باید پیام ایمیل را با فشار دادن به سمت بیرون از مرکز بزرگنمایی کنید.

1. هنگامی که این کار را انجام می دهید، صفحه جدیدی ظاهر می شود که ایمیل به PDF تبدیل می شود . اکنون تنها^(All) کاری که باید انجام دهید این است که PDF را به اشتراک بگذارید . روی اشتراک گذاری^(Share) در سمت راست بالای صفحه  ضربه بزنید .

1. سپس، روی Save to Files^{(Save to Files)} در منوی اشتراک‌گذاری^{(Share Menu)} ضربه بزنید .

1. یک پوشه را انتخاب کنید و روی ذخیره^(Save) ضربه بزنید . 

از طرف دیگر، می توانید از برنامه Shortcuts برای ذخیره پیام های ایمیل به عنوان فایل های PDF استفاده کنید. 

1. Shortcuts را در iPhone/iPad خود باز کنید و روی سه نقطه کنار میانبر Make PDF ضربه بزنید.^{(Make PDF)}

1. روی سه نقطه^{(three dots)} در سمت راست بالای صفحه ضربه بزنید و سپس گزینه Show in Share Sheet را روی On^(On) قرار دهید . 

جیمیل^(Gmail)

اگر از Gmail به‌عنوان برنامه ایمیل پیش‌فرض خود استفاده می‌کنید، می‌توانید پیام ایمیل خود را به عنوان یک فایل PDF در رایانه یا دستگاه تلفن همراه خود ذخیره کنید.

پنجره ها^(Windows)

اگر از جیمیل^(Gmail) در رایانه شخصی ویندوز 10^{(Windows 10)} استفاده می کنید، می توانید یک پیام ایمیل را به صورت فایل PDF در چند مرحله سریع ذخیره کنید. 

1. پیام ایمیل را باز کنید و More (سه نقطه) را در کنار نماد پاسخ^(Reply) انتخاب کنید. 

1. بعد، Print را انتخاب کنید . 

توجه^(Note) : اگر می خواهید یک رشته ایمیل کامل را چاپ کنید، گزینه Print all را انتخاب کنید. 

1. در گفتگوی چاپی که ظاهر می شود، Microsoft Print to PDF را به عنوان مقصد چاپ انتخاب کنید. 

توجه^(Note) : اگر کادر گفتگوی چاپ را نمی بینید،  Ctrl + P را انتخاب کنید^(P)

1. چاپ^(Print) را انتخاب کنید . 

مک^(Mac)

مراحل ذخیره ایمیل به صورت PDF در Gmail با ^(Gmail)ویندوز^(Windows) در مک^(Mac) کمی متفاوت است.

1. پیام ایمیل را باز کنید و More (سه نقطه)  را انتخاب کنید

1. چاپ^(Print) را انتخاب کنید . 

1. منوی کشویی PDF را انتخاب کنید و سپس Save as PDF را انتخاب کنید . 

1. سپس، پوشه‌ای را انتخاب کنید که در آن فایل ^(folder)PDF خود را ذخیره کنید و سپس Save را انتخاب کنید .

اندروید^(Android)

اگر دستگاه اندرویدی^(Android) دارید و از برنامه Gmail استفاده می کنید ، می توانید یک پیام ایمیل را به صورت فایل PDF در گوشی یا تبلت خود ذخیره کنید. 

1. مکالمه ایمیل را در Gmail باز کنید و بیشتر^(More) (سه نقطه) > چاپ^(Print) را انتخاب کنید.

1. بعد، روی فلش کشویی^{(drop-down arrow)} در سمت راست بالا ضربه بزنید.

1. روی Save as PDF^{(Save as PDF)} ضربه بزنید .

1. سپس روی نماد PDF یا Print ضربه بزنید.

1. مکانی را برای ذخیره فایل PDF خود انتخاب کنید. 

iOS

در Gmail برای iOS، می‌توانید یک ایمیل را به‌عنوان فایل PDF ذخیره یا چاپ کنید. 

1. پیام ایمیل را در Gmail باز کنید و روی More (سه نقطه) ضربه بزنید.

1. روی چاپ^(Print) ضربه بزنید .

1. سپس روی AirPrint ضربه بزنید .

1. برای تبدیل پیام ایمیل خود به PDF ، تصاویر کوچک صفحاتی را که در صفحه ^(PDF)گزینه های ^(Options)چاپگر^(Printer) می بینید، نزدیک کرده و بزرگنمایی کنید .

1. روی اشتراک گذاری^(Share) در صفحه پیش نمایش PDF ضربه بزنید .

1. سپس روی Save to Files ضربه بزنید تا PDF خود را به صورت محلی ذخیره کنید.

آن ایمیل ها را به عنوان اسنادی برای استفاده در آینده نگه دارید^{(Keep Those Emails as Documents for Future Use)}

ذخیره پیام‌های ایمیل خود به‌عنوان فایل‌های پی‌دی‌اف^(PDF) راهی مناسب برای پشتیبان‌گیری، اشتراک‌گذاری پیام‌های خاص، یا فقط دسترسی آسان به آن‌ها است. 

راهنماهای بیشتری را در مورد نحوه ویرایش PDF^{(edit a PDF)} ، تبدیل PDF به فایل Word^{(convert a PDF to a Word file)} یا درج PDF خود در یک سند Word بررسی کنید.^{(insert your PDF into a Word document.)}

آیا^(Was) این راهنما مفید بود؟ در یک نظر با ما به اشتراک بگذارید.

How to Save an Email as a PDF File

Kеeping a pеrsоnal copy of your emails can сomе in handу when you need to refer to them later. For example, you may wіsh to doсument samples for your next job, save projects you worked оn, or rеtain feedback you receivеd.

There are several methods you can use to back up your work emails. One of them is to save it as a PDF. If it’s a work email, you’ll need to check with your supervisor or IT department before making archives of your email just to avoid any legal ramifications. 

Whatever your reason, we’ll show you how to save an email as a PDF in a few easy steps.

How to Save an Email as a PDF File 

This guide will explain how to save emails as PDFs on Gmail, Outlook, or Mail app for Mac.

Outlook (Windows)

You can save an email as a PDF from Outlook to your computer or phone using these steps.

1. Open the email message you want to save as a PDF file and then select File > Print. 

1. Select Microsoft Print to PDF in the drop-down menu under the Printer section. 

1. Next, select Print. 

1. Go to the folder you want to save the PDF file in the Save Print Output As box.

1. You can rename the file in the File Name field and then select Save to effect the changes. 

In previous versions of Outlook (2010 or earlier), you need to save the email message as an HTML file and then change it to a PDF file. 

1. Select File > Save As in the email message window. 

1. Go to the Save As box and find the folder where you want to save the PDF file. Rename the PDF file in the File Name field and select HTML in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save, open a Word document, select File > Open, and then select the HTML file you saved earlier. 

1. Select File > Save As, choose a location you want to save the file, and then select PDF in the Save as Type drop-down menu. 

1. Select Save and check for the PDF file in the folder you selected.

Note: If you’re using Outlook 2007, you may have a hard time finding the option to save an email as a PDF file. Instead, you can copy the email message, paste it into a Word document, and then save the document as a PDF file. The message won’t have a header, but you can type it into the Word document manually.

Outlook (Mac)

The steps are slightly different if you’re using Outlook on a Mac and want to save an email as a PDF file. 

1. Open the email message you want to save as a PDF in Outlook and select File > Print. 

1. Next, select Save as PDF in the PDF drop-down menu.

1. Enter the file name for the PDF you want to save. 

1. Select the arrow next to Where and go to the folder that you want to save your PDF file.

1. Next, select Save.

Mail App 

Mail app is available for macOS and iOS device users. You can also save an email message from the Mail app as a PDF file on your Mac or iPhone/iPad.

Mac

If you want to save an email as a PDF to use elsewhere or store it for future reference, use these steps.

1. Open the Mail app and select the email conversation(s) you want to save as a PDF file.

1. Select File > Export as PDF to save the email as a PDF file.

iOS (iPhone/iPad)

If you use the Mail app on your iOS device, you can still save an email as a PDF file.

1. Open the Mail app on your iPhone/iPad, select the email message you want to save.
2. Tap the bottom arrow.

1. Next, tap Print from the menu.

1. The print document screen will appear. Now, you have to zoom in on the email message by pinching outward from the center.

1. When you do this, a new screen will appear will the email converted into a PDF. All you have to do now is share the PDF. Tap Share at the upper right side of the screen. 

1. Next, tap Save to Files in the Share Menu.

1. Select a folder and tap Save. 

Alternatively, you can use the Shortcuts app to save email messages as PDF files. 

1. Open Shortcuts on your iPhone/iPad and tap the three dots next to the Make PDF shortcut.

1. Tap the three dots at the top right side of the screen and then toggle the Show in Share Sheet option to On. 

Gmail

If you use Gmail as your default email app, you can save your email message as a PDF file on your computer or mobile device.

Windows

If you’re using Gmail on a Windows 10 PC, you can save an email message as a PDF file in a few quick steps. 

1. Open the email message and select More (three dots) next to the Reply icon. 

1. Next, select Print. 

Note: If you want to print an entire email thread, select Print all. 

1. In the print dialog that appears, select Microsoft Print to PDF as the print destination. 

Note: Select Ctrl + P if you don’t see the printing dialog 

1. Select Print. 

Mac

The steps to save an email as a PDF in Gmail are slightly different from Windows on a Mac.

1. Open the email message and select More (three dots) 

1. Select Print. 

1. Select the PDF drop-down menu and then select Save as PDF. 

1. Next, select a folder where you’ll save your PDF file and then choose Save.

Android

If you have an Android device and use the Gmail app, you can save an email message as a PDF file to your phone or tablet. 

1. Open the email conversation in Gmail and select More (three dots) > Print.

1. Next, tap the drop-down arrow at the top right side.

1. Tap Save as PDF.

1. Next, tap the PDF or Print icon.

1. Select a location to save your PDF file. 

iOS

In Gmail for iOS, you can save or print an email as a PDF file. 

1. Open the email message in Gmail and tap More (three dots).

1. Tap Print.

1. Next, tap AirPrint.

1. Pinch and zoom in over the thumbnails of the pages you see in the Printer Options screen to convert your email message to PDF.

1. Tap Share in the PDF preview screen.

1. Next, tap Save to Files to save your PDF locally.

Keep Those Emails as Documents for Future Use

Saving your email messages as PDF files is a convenient way of backing up, sharing specific messages, or just making them easily accessible. 

Check out more guides on how to edit a PDF, convert a PDF to a Word file, or insert your PDF into a Word document.

Was this guide helpful? Share with us in a comment.

Related posts

• نحوه نوشتن یا کشیدن روی یک فایل PDF در مک و ویندوز

• نحوه ایجاد یک فایل PDF قابل پر کردن به صورت رایگان

• 4 روش برای ویرایش یک فایل PDF

• چگونه چندین صفحه را در یک فایل PDF اسکن کنیم

• Optimize، فشرده سازی و کاهش PDF File size در Windows 10

• نحوه ترکیب فایل های PDF در ویندوز 11/10

• دریابید که آیا ایمیل شما در نقض داده ها به خطر افتاده است

• نحوه ایجاد ایمیل گروهی در جیمیل و سایر ویژگی های مخفی

• نحوه باز کردن یک فایل JAR در ویندوز

• نحوه ساخت و اجرای یک فایل ISO در ویندوز

• چگونه یک فایل BAT در سه مرحله ساده بسازیم

• چگونه یک فایل PDF را در یک سند Word قرار دهیم

• فهرستی از فرآیندهای در حال اجرا را در یک فایل متنی در ویندوز ذخیره کنید

• نحوه اتصال مجدد درایو تاریخچه فایل در ویندوز

• چگونه نمایه و ایمیل Thunderbird خود را به یک رایانه جدید ویندوز منتقل کنید

• فایل خراب چیست و چگونه می توانم آن را برطرف کنم؟

• نحوه ذخیره یک صفحه وب به عنوان PDF در مک و ویندوز

• نحوه نصب برنامه های اندروید با استفاده از فایل APK

• رفع خطاهای سیستم فایل در ویندوز 7/8/10 با Check Disk Utility (CHKDSK)

• فایل اجرایی چیست و چگونه می توان آن را ایجاد کرد