دو مورد از عملکردهای اصلی اکسل این است که به شما امکان می دهد داده ها را از منظرهای مختلف دستکاری و مشاهده کنید و یکی از ابزارهای ساده اما قدرتمندتر این برنامه برای انجام این کار تابع مرتب سازی^{(Sort )} است.

خواه مرتب‌سازی ساده صعودی/نزولی، مرتب‌سازی بیش از یک متغیر برای نمایش داده‌ها در گروه یا حفظ یکپارچگی ردیف‌ها، یا مرتب‌سازی الفبایی ساده برای مرتب نگه داشتن داده‌های جدولی، مرتب‌سازی داده‌ها در اکسل^(Excel) یک مهارت ضروری است.

تعداد کمی از برنامه‌ها برای مرتب‌سازی داده‌های جدولی مناسب‌تر از Excel هستند، و مرتب‌سازی‌های شما می‌توانند از ساده و نسبتاً ساده تا بسیار پیچیده اجرا شوند. در حالی که مهارت مرتب‌سازی اکسل^(Excel) - کاری که می‌توانید با مجموعه داده‌های مناسب و کمی دانش در مورد عملکرد برنامه انجام دهید - واقعاً قوی و عمیق است، نکته فنی امروزی بر دو نوع اساسی از نوع تمرکز دارد، به شرح زیر:

• مرتب سازی داده ها در یک ستون
• مرتب سازی داده ها در چندین ستون

صفحات گسترده البته از ستون‌ها و ردیف‌هایی از سلول‌ها یا داده‌های جدولی تشکیل شده‌اند که در آن هر ستون شامل یک تقسیم منطقی از حقایق، ارقام یا هر جزئیات دیگری بر اساس دسته است، مانند نام، آدرس، واحد پول، بخش‌ها. اعداد، و غیره - بسته به نوع صفحه گسترده. از سوی دیگر، ردیف‌ها^(Rows) افراد، اشیاء یا اشکال را در کنار هم یا در یک نمونه یا اتفاق نمایش می‌دهند.

بسته به نوع صفحه‌گسترده و داده‌های موجود در آن، مانند فهرست جدولی از نام‌ها، آدرس‌ها، شماره تلفن و سایر داده‌های مرتبط، ردیف‌ها اغلب شبیه به رکوردهای پایگاه داده هستند.

وقتی ردیف‌هایی از داده‌ها را مرتب می‌کنید، هر ردیف باید یکپارچگی خود را حفظ کند، بدون اینکه داده‌ها به صورت ناخواسته از یک ردیف به ردیف دیگر منتقل شوند، که، همانطور که در پایین‌تر خواهید دید، مرتب‌سازی داده‌ها در چندین ستون مفید است.

مرتب سازی در یک فیلد واحد

می‌توانید رکوردهای صفحه‌گسترده خود را بر اساس ردیف‌ها مرتب کنید، و می‌توانید سلول‌های درون رکوردها را بر اساس ستون‌ها مرتب کنید. البته می توانید ترتیب مرتب سازی صعودی یا نزولی را مشخص کنید. به طور پیش فرض، به صورت صعودی/الفبایی، برنامه متن را از A به Z و اعداد را از کوچکترین به بزرگترین مرتب می کند. مرتب‌سازی با ترتیب مرتب‌سازی نزولی، البته، بزرگ‌تر را از Z به A معکوس می‌کند ، یا به طوری که اعداد بزرگ‌تر از بالا شروع می‌شوند.

مانند بسیاری از توابع در اکسل^(Excel) ، چند راه برای انجام یک مرتب سازی ساده وجود دارد. هر چیزی که برای این نوع مرتب سازی نیاز دارید، همانطور که در زیر نشان داده شده است، در منوی پرواز دکمه سمت راست ماوس قرار دارد.

1. ^{(Right-click)}روی فیلدی در ستونی که می‌خواهید صفحه‌گسترده را بر اساس آن مرتب کنید کلیک راست کنید تا منوی بازشو باز شود.
2. به پایین بروید^(Scroll) و مکان نما را روی مرتب سازی^(Sort) نگه دارید تا منوی پرواز باز شود.
3. بر روی مرتب سازی A به Z^{(Sort A to Z)} برای صعودی یا مرتب سازی Z به A^{(Sort Z to A )} نزولی کلیک کنید ( توجه داشته باشید^(Note) که اکسل^(Excel) داده های سلول های ردیف 1 را در مرتب سازی شامل نمی شود؛ برنامه فرض می کند که این ردیف برچسب های ستون یا سرصفحه های شما را نگه می دارد).

این مرتب‌سازی ساده برای بسیاری از انواع داده‌ها کار می‌کند، به جز زمانی که ردیف‌ها و ستون‌های شما داده‌های یکسان یا تکراری دارند. در این موارد، شما باید بر روی دو یا چند ستون مرتب‌سازی کنید که در مرحله بعد قرار دارند.

مرتب سازی رکوردها در چندین فیلد

بسته به پیچیدگی داده‌هایتان، ممکن است لازم باشد بر روی بیش از یک ستون مرتب‌سازی کنید. شاید بهترین مثال مرتب سازی پایگاه داده بر اساس حروف الفبا به ترتیب نام خانوادگی باشد. بگویید که داده های شما چندین نفر با نام خانوادگی مشابه دارند. در این موارد، می‌خواهید مطمئن شوید که لیندا جانسون قبل از لیدیا جانسون^{(Lydia Johnson)} ، و چری اندرسون^{(Cherri Anderson)} بعد از چارلز اندرسون نمایش داده می‌شود... شما این ایده را دریافت می‌کنید.

می‌توانید جستجوهای سفارشی را با معیارهای متعدد از کادر محاوره‌ای مرتب سازی ، مانند این، تنظیم کنید.^(Sort)

1. روی^(Click) یک سلول در ستون اول داده‌ای که می‌خواهید مرتب کنید کلیک کنید.
2. روی Data درست در زیر نوار عنوان کلیک کنید تا نوار Data باز شود . (البته روبان ردیفی از برگه های متنی در بالای پنجره برنامه است.)
3. در قسمت Sort & Filter ، روی دکمه Sort کلیک کنید تا کادر محاوره‌ای Sort باز شود.

• روی منوی کشویی مرتب سازی بر اساس^{(Sort by)} کلیک کنید و نام ستون اول را برای مرتب سازی انتخاب کنید. (توجه داشته باشید که اکسل محتوای سطر 1 ستون را نمایش می دهد که در این حالت برچسب های ستون را نگه می دارد. می توانید با برداشتن تیک کادر ^(Excel)My data has headers را غیرفعال کنید.)
• روی Add Level کلیک کنید تا ستون دیگری به ترتیب مرتب سازی اضافه شود.
• بر روی منوی کشویی سپس توسط^{(Then by)} کلیک کنید و ستون بعدی را برای مرتب سازی انتخاب کنید.
• مراحل 6 و 7^{(Steps 6 and 7)} را در صورت نیاز برای پیکربندی پارامترهای مرتب سازی خود تکرار کنید.

با کلیک کردن در کادر محاوره‌ای مرتب‌سازی^(Sort) ، چندین گزینه مختلف برای اصلاح دسته‌بندی‌ها نشان داده می‌شود، اگرچه برخی از آنها، مگر اینکه دقیقاً بدانید که هر کدام چگونه بر مرتب‌سازی شما تأثیر می‌گذارند، به احتمال زیاد نتایج ناخواسته‌ای ایجاد می‌کنند.

• روی OK کلیک کنید .
• اگر کادر محاوره‌ای Sort Warning دریافت کردید، ^{(Sort Warning)}Expand the selection را انتخاب^{(Expand the selection)} کنید و سپس روی Sort کلیک کنید.^(Sort.)

علاوه بر این، وقتی ستونی را انتخاب می‌کنید، اکسل^(Excel) محتویات سلول‌های آن ستون را تجزیه و تحلیل می‌کند و حدس می‌زند که چه مقادیری باید فیلدهای مرتب‌سازی^{(Sort on)} و ترتیب^(Order) را پر کند. مگر اینکه دلیل خاصی (و منطقی) برای تغییر اینها داشته باشید، این کار را نکنید. (البته مگر اینکه در حال آزمایش باشید. من همیشه آن را تشویق می کنم - و ویژگی Undo اکسل به طرز شگفت انگیزی کار می کند.)

همانطور که مطمئن هستم می توانید تصور کنید، این تازه شروع نحوه مرتب سازی داده ها در اکسل^(Excel) است. مهم است که به یاد داشته باشید، مگر اینکه مراقب باشید، استفاده از پارامترهای اشتباه می تواند داده های شما را در کنار هم قرار داده و موقعیت آن را در صفحه گسترده کاملاً تغییر دهد. مرتب سازی^(Sort) سریع و آسان برای راه اندازی است. خبر خوب این است که Undo نیز سریع است. از واگرد ^(Don)کردن^(Undo) نترسید و دوباره امتحان کنید. و دوباره.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow you to manipulatе and view data from different perspectives, and one of the program’s morе simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

Related posts

• داده های کاربرگ خود را برای چاپ در اکسل مرکز کنید

• نحوه ادغام داده ها در چندین فایل اکسل

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه جستجو در اکسل

• زمان استفاده از Index-Match به جای VLOOKUP در اکسل

• نحوه تعمیر یک ردیف در اکسل

• نحوه استفاده از تابع PMT در اکسل

• سطرها و ستون ها را در یک کاربرگ اکسل گروه بندی کنید

• از نام های محدوده پویا در اکسل برای کشویی های انعطاف پذیر استفاده کنید

• نحوه ادغام سلول ها، ستون ها و ردیف ها در اکسل

• نحوه باز کردن Word و Excel در حالت ایمن

• دسترسی به فایل داده Outlook امکان پذیر نیست: 4 راه حل برای امتحان

• چگونه یک فرمول/گزاره IF در اکسل بنویسیم

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• 4 روش برای استفاده از علامت چک در اکسل

• 4 روش برای تبدیل Excel به Google Sheets

• چگونه خطاهای #N/A را در فرمول های اکسل مانند VLOOKUP برطرف کنیم

• آرایه VBA در اکسل چیست و چگونه برنامه نویسی کنیم