هنگام اشتراک گذاری یک سند Word 2007 ، ممکن است لازم باشد اطلاعات محرمانه را حذف یا پنهان کنید. می توانید داده ها را جستجو کرده و به صورت دستی حذف کنید، اما این ممکن است مستعد خطا و وقت گیر باشد. اگر اغلب نیاز به مخفی کردن داده های محرمانه در Word 2007 دارید ، افزونه رایگانی برای Word 2007 به نام Word 2007 Redaction Tool وجود دارد که می تواند برای مخفی کردن متن در اسناد Word 2007 به راحتی و بسیار کارآمدتر استفاده شود.

متن ویرایش شده در یک کپی جدید از سند اصلی شما به عنوان یک نوار سیاه و سفید ظاهر می شود. متن^(Text) زیر نوار به خطوط عمودی (|||||) تبدیل می‌شود و از بازیابی محتوای ویرایش‌شده تحت هر شرایطی جلوگیری می‌کند، حتی اگر طرفی که سند را با او به اشتراک می‌گذارید، سند ویرایش شده را در یک ویرایشگر متن مشاهده کند، مانند دفترچه یادداشت^(Notepad) .

دانلود Word 2007/2010 Redaction Tool از

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

موارد زیر برای نصب Word 2007 Redaction Tool مورد نیاز است :

• سرویس پک 1 ^{(Service Pack 1)}دات نت فریم ورک 3.5^{(.NET Framework 3.5)}
• VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

با این حال، لازم نیست اینها را جداگانه نصب کنید. اگر یکی از این موارد بر روی سیستم شما نصب نشده باشد، برنامه راه اندازی ابزار Redaction Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} آنها را به صورت خودکار دانلود و نصب می کند. نصب این دو مورد ممکن است باعث راه اندازی مجدد شود.

برای نصب افزونه، روی فایل exe^(.exe) که دانلود کرده اید دوبار کلیک کنید. قرارداد مجوز برای نمایه مشتری .NET Framework را ^{(.NET Framework Client Profile)}بخوانید^(Read) و برای ادامه روی دکمه Accept کلیک کنید.

قرارداد مجوز Visual Studio Tools for Office را بخوانید و برای ادامه روی دکمه Accept کلیک کنید.

WinZip Self-Extractor باز می شود و به طور خودکار فرآیند نصب را شروع می کند.

فایل های لازم دانلود می شوند.

چارچوب دات نت^{(.NET Framework)} و ابزارهای ویژوال استودیو^{(Visual Studio Tools)} نصب شده اند.

نصب‌کننده سفارشی‌سازی Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} از شما می‌پرسد که آیا مطمئن هستید که می‌خواهید این سفارشی‌سازی را نصب کنید. برای ادامه روی ^(Click) Install کلیک کنید .

هنگامی که نصب با موفقیت به پایان رسید، یک کادر محاوره ای نمایش داده می شود. روی Close کلیک کنید .

توجه:^(NOTE:) اگر در این مرحله با خطا مواجه شدید، فایل نصبی که دانلود کرده اید را دوباره اجرا کنید. وقتی برای اولین بار افزونه را نصب کردیم با خطا مواجه شدیم. به نظر می رسد اجرای مجدد نصب کارساز بود.

پس از نصب Word 2007 Redaction Tool ، یک گروه Redact به تب Review اضافه می شود.^(Review)

برای ویرایش یا سیاه کردن متن خصوصی در سند خود، ابتدا باید متنی را که قرار است ویرایش شود علامت گذاری کنید. برای این کار متن مورد نظر را هایلایت کرده و روی دکمه Mark کلیک کنید.

اگر می‌خواهید یک متن را در چندین مکان در سند علامت‌گذاری کنید، روی فلش روی دکمه علامت‌گذاری^(Mark) کلیک کنید و از منوی کشویی Find and Mark را انتخاب کنید.^{(Find and Mark)}

کادر محاوره ای Find and Mark نمایش داده می شود. ^{(Find and Mark)}متن را برای یافتن در کادر ویرایش Find what وارد کنید. ^{(Find what)}برای مشاهده گزینه های بیشتر، روی دکمه More کلیک کنید.

گزینه‌های جستجو^{(Search Options)} در زیر دکمه‌های کادر محاوره‌ای نمایش داده می‌شوند و دکمه More به یک دکمه کمتر^(Less) تبدیل می‌شود . هر گزینه دلخواه را انتخاب کنید. ^(Select)برای پنهان کردن مجدد گزینه های اضافی، روی دکمه کمتر^(Less) کلیک کنید. برای یافتن و علامت گذاری متن وارد شده روی علامت گذاری کلیک کنید.^(Mark)

کادر محاوره ای نشان می دهد که چند مورد از متن مشخص شده پیدا شده و علامت گذاری شده است. برای بستن کادر گفتگو، روی لغو^(Cancel) کلیک کنید .

متن علامت گذاری شده با رنگ خاکستری در سند شما برجسته می شود.

اگر متنی وجود دارد که علامت‌گذاری کرده‌اید و نمی‌خواهید آن را ویرایش کنید، می‌توانید دوباره آن متن علامت‌گذاری شده را انتخاب کنید و از منوی کشویی دکمه Unmark ، Unmark را انتخاب کنید تا از ویرایش آن متن جلوگیری کنید.

برای جابجایی در بین علائم ویرایش سند خود برای بررسی نهایی، از دکمه های بعدی^(Next) و قبلی^(Previous) استفاده کنید.

هنگامی که مطمئن شدید تمام متنی را که می‌خواهید ویرایش شود علامت‌گذاری کرده‌اید، از منوی کشویی علامت‌گذاری ^(Mark)Redact Document را انتخاب کنید تا متن علامت‌گذاری شده سیاه شود.^{(Redact Document )}

یک نسخه ویرایش شده جدید از سند شما ایجاد می شود که متن علامت گذاری شده با نوارهای سیاه جایگزین شده است. یک کادر محاوره‌ای زمانی نمایش داده می‌شود که فرآیند تکمیل می‌شود و از شما می‌خواهد که Document Inspector را اجرا کنید تا هرگونه ابرداده پنهان در سند را قبل از توزیع بررسی و حذف کنید. برای اجرای بازرسی بر روی Inspect کلیک کنید یا برای رد شدن از بازرسی روی ^(Inspect)Close کلیک کنید .

کادر محاوره ای بازرس سند نمایش داده می شود . ^{(Document Inspector)}انواع مختلف^(Different) ابرداده در کادر محاوره ای با یک چک باکس در کنار هر مورد فهرست شده است. چک باکس‌هایی را که می‌خواهید برای فراداده بررسی شوند، انتخاب کنید. برای شروع بازرسی روی دکمه Inspect کلیک کنید. برای بستن کادر محاوره ای در این مرحله بدون انجام بازرسی، روی Close کلیک کنید .

نتایج بازرسی در کادر محاوره ای بازرس اسناد نمایش داده می شود. ^{(Document Inspector)}اگر ابرداده ای پیدا شد، علامت تعجب در سمت چپ موردی که پیدا شد نمایش داده می شود. برای حذف متادیتا از سند، روی دکمه Remove All در سمت راست مورد کلیک کنید.

توجه:^(NOTE:) بازرس سند^{(Document Inspector)} در پایین کادر محاوره ای یادآور می شود که برخی از تغییرات قابل بازگرداندن نیستند. قبل از کلیک بر روی دکمه Remove All^{(Remove All)} ، مطمئن شوید که می خواهید ابرداده را حذف کنید.

کادر محاوره ای Document Inspector تغییرات ایجاد شده را به شما اطلاع می دهد. ^{(Document Inspector)}روی Close کلیک کنید .

در سند جدید، نوارهای سیاه روی تمام متن خصوصی که علامت گذاری کرده اید درج می شود.

به یاد داشته باشید^(Remember) که نمی توانید علائم سیاه را از متن سند جدید حذف کنید. مطمئن شوید که فایل را با نامی متفاوت از نام اصلی ذخیره کرده اید و سند جدید را به اشتراک می گذارید، نه اصل. می‌توانید به سند اصلی برگردید و در صورت تمایل، Remove All Marks را از منوی دکمه Unmark انتخاب کنید تا متن علامت‌گذاری‌شده پاک شود.

برای ایمن سازی بیشتر سند ویرایش شده خود، می توانید هنگام ذخیره آن به عنوان یک سند جدید، از تغییر آن محافظت کنید. این به شما امکان می دهد سندی را که قابل تغییر نیست توزیع کنید.

برای این کار Save As | Word Document از منوی Office .

در کادر محاوره‌ای Save As ، یک نام جدید برای کپی ویرایش شده سند در کادر ویرایش نام فایل وارد کنید. ^{(File name)}روی دکمه Tools در پایین کلیک کنید و از منوی کشویی گزینه General Options را انتخاب کنید.^{(General Options )}

در کادر محاوره‌ای گزینه‌های عمومی ، ^{(General Options)}برای تغییر^{(Password to modify)} کادر ویرایش رمز عبور را در Password وارد کنید و در صورت تمایل، فقط خواندنی توصیه^{(Read-only recommended)} می‌شود . روی OK کلیک کنید .

کادر محاوره ای Confirm Password نمایش داده می شود. ^{(Confirm Password)}رمز عبور خود را دوباره وارد کنید و روی OK کلیک کنید .

شما به کادر محاوره ای Save As برگردانده می شوید . برای ذخیره سند جدید ویرایش شده و ایمن خود، روی دکمه ذخیره کلیک کنید.^(Save)

با استفاده از Word 2007 Redaction Tool و محافظت از سند در برابر تغییرات، می توانید از اطلاعات محرمانه خود محافظت کنید و زمانی که باید آن را توزیع کنید، سند خود را حفظ کنید. ابزار Redaction در ^{(Redaction Tool)}Word 2010 به خوبی کار می کند . لذت بردن!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Wоrd 2007 document, yоu may nеed to delete or hide confidential information. You can search for the data and remove it manually, but this can be еrror prone and time сonsuming. If you often need to hide confidential data in a Word 2007, there is a free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

Related posts

• 9 روش برای باز کردن یک سند Word بدون Word

• تمام پیوندهای موجود در یک سند MS Word را در چند ثانیه بررسی کنید

• چگونه یک سند Word را بازیابی کنیم

• چگونه یک سند Word قدیمی را به آخرین فرمت Word به روز کنیم

• چگونه یک سند Word را به PDF تبدیل کنیم

• نحوه حذف یک صفحه در مایکروسافت ورد

• نحوه ادغام داده ها در چندین فایل اکسل

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• نحوه درج واترمارک در Word و Google Docs

• رفع خطای «Word Cannot Start the Converter MSWRD632.WPC/SSPDFCG_x64.CNV»

• نحوه ترسیم در مایکروسافت ورد

• نحوه نمایش، پذیرش یا پنهان کردن ویرایش ها در Microsoft Word

• نحوه ایجاد بروشور در مایکروسافت ورد

• نحوه درج یک بخش شکست در مایکروسافت ورد

• نحوه پاک کردن لیست فایل های اخیرا باز شده در Word

• حاشیه های پیش فرض استفاده شده در اسناد Word جدید را تغییر دهید

• نحوه ایجاد و اجرای ماکرو در Word

• متن تصادفی یا متن Lorem Ipsum را در MS Word ایجاد کنید

• چگونه یک تقویم ساده در مایکروسافت ورد بسازیم

• نحوه محدود کردن ویرایش در اسناد Word