اگر کاربر مایکروسافت 365^{(Microsoft 365)} هستید، ممکن است نماد برنامه Power Automate را در بین برنامه‌های مایکروسافت^(Microsoft) که بیشتر با آن‌ها آشنا هستید، مانند اکسل^(Excel) ، پاورپوینت^(Powerpoint) و اوت لوک^(Outlook) ، مشاهده کرده باشید . ما بحث خواهیم کرد که Power Automate چیست و چه کاری می تواند انجام دهد. سپس نگاهی به چند الگوی کاربردی Power Automate می اندازیم که می توانید فوراً آنها را پیاده سازی کنید. 

بسیاری از مشاغل اداری شامل کارهای تکراری هستند که برای انجام آنها نیازی به دانشمند موشکی نیست - کارهایی مانند ذخیره یک پیوست ایمیل^{(email attachment)} در یک پوشه خاص در OneDrive یا Dropbox یا ایجاد یک کار در Microsoft Planner از طریق یک پیام در Microsoft Teams . اینها انواع وظایفی هستند که Power Automate برای انجام آنها ساخته شده است. 

Microsoft Power Automate چیست؟

Microsoft Power Automate قبلاً ^{(Microsoft Power Automate)}Microsoft Flow نامیده می شد . این یک جعبه ابزار شبیه به IFTTT (اگر این پس آن)^{(IFTTT (If This Then That))} است که می توانید از آن برای انجام کارهایی مانند:

• خودکارسازی^(Automate) فرآیندها در تنظیمات کسب و کار 
• ^(Send)زمانی که یک کار به پایان رسیده است یادآوری خودکار ارسال کنید.
• ^(Automate)کارهای تکراری دستی را با ضبط اقدامات ماوس، فشار دادن کلید و سایر مراحل به صورت خودکار انجام دهید.

به عبارت دیگر، Microsoft Power Automate به شما امکان می دهد فرآیندهای دستی و گاهی پیچیده را با گردش کار خودکار جایگزین کنید. 

نه فقط برای برنامه های مایکروسافت

همانطور که انتظار دارید، Microsoft Power Automate به سایر برنامه های ^{(Microsoft Power Automate)}مایکروسافت^(Microsoft) متصل می شود . برای مثال، می‌توانید فرآیندی را در Power Automate راه‌اندازی کنید که پیامی را که در تیم‌های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} دریافت می‌کنید می‌گیرد و در Microsoft OneNote ذخیره می‌کند. 

اما چیزی که Power Automate را واقعاً مفید می کند این است که می تواند به تعداد زیادی برنامه شخص ثالث نیز متصل شود^{(ton )} . آخرین باری که بررسی کردیم، Power Automate به بیش از 500 سرویس دیگر متصل می شود. وای^(Whoa) . 

سه نوع جریان

مایکروسافت^(Microsoft) کارهایی را که می توانید در Power Automate انجام دهید به سه نوع جریان دسته بندی می کند:

1. ابر جریان دارد
2. دسکتاپ جریان دارد
3. جریان های فرآیند کسب و کار

بیایید به هر نوع جریان نگاه کنیم و دلیل استفاده از آن را بررسی کنیم.

جریان های ابری Power Automate

جریان های ابری در Microsoft Power Automate را می توان بیشتر به سه دسته تقسیم کرد: 

• جریان های خودکار
• جریان های فوری
• جریان های برنامه ریزی شده

جریان های خودکار توسط یک رویداد فعال می شوند، مانند زمانی که یک توییت جدید با یک هشتگ خاص پست می شود یا زمانی که ایمیلی از یک شخص خاص دریافت می کنید. می توانید از یک جریان خودکار برای اتصال حساب ها استفاده کنید و به آنها اجازه دهید با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. برای مثال، می‌توانید یک اتوماسیون ایجاد کنید که هر زمان که از رئیس خود ایمیلی دریافت می‌کنید، یک پیام متنی برای شما ارسال می‌کند.

کلیک یک دکمه باعث ایجاد جریان های فوری می شود. فرض کنید به طور مکرر به تیم خود یک یادآوری برای پیوستن به جلسه روزانه تیم ایمیل کرده اید. می توانید یک دکمه برای خودکارسازی آن ایجاد کنید. دکمه را ایجاد کنید، و سپس هر زمان که روی آن دکمه کلیک کنید، یک ایمیل به طور خودکار برای تیم شما ارسال می شود که به آنها یادآوری می کند که به جلسه بپیوندند. این نه تنها باعث صرفه جویی در وقت شما می شود، بلکه اشتباهات را نیز کاهش می دهد، مانند حذف ناخواسته شخصی از ایمیل.

یک جریان برنامه ریزی شده، وظایف را بر اساس یک زمان بندی خودکار می کند. به عنوان مثال، می توانید یک جریان برنامه ریزی شده ایجاد کنید که به طور خودکار داده ها را در یک سایت شیرپوینت^(SharePoint) یا یک پایگاه داده خاص آپلود می کند.

اینها سه نوع جریان Power Automate هستند که با اطلاعات در ابر سروکار دارند. در مرحله بعد، ما به جریان کارهایی که روی دسکتاپ خود انجام می دهید نگاه می کنیم. 

جریان های دسکتاپ Power Automate

مایکروسافت^(Microsoft) ابزاری به نام Power Automate Desktop دارد که قابلیت‌های Power Automate را گسترش می‌دهد و شما را قادر می‌سازد تا فرآیندهای دسک‌تاپ تکراری را خودکار کنید و شامل اقداماتی است که در وب انجام می‌دهید. این شبیه به ضبط ماکرو در اکسل^(Excel) است. می توانید مجموعه ای از اقدامات را ضبط کنید و شرایطی را که باید درست باشد تا مجموعه ای از اقدامات انجام شود را مشخص کنید.

به عنوان مثال، می توانید یک جریان دسکتاپ ایجاد کنید که داده ها را از یک وب سایت استخراج کرده و به فایل اکسل^(Excel) اضافه می کند . یا می توانید جریانی را تنظیم کنید که اسناد مایکروسافت ورد را در ^{(Microsoft Word)}فایل های PDF^(PDFs) ترکیب می کند. 

جریان فرآیند کسب و کار^{(Business Process Flows)} Power Automate

فرض کنید کارمندانی دارید که به درخواست های خدمات مشتری پاسخ می دهند. مهم نیست کدام کارمند با مشتری تعامل دارد، شما می خواهید که آنها دقیقاً همان مراحل را دنبال کنند، بنابراین تجربه مشتری ثابت است. 

به عبارت دیگر، شما می توانید از یک جریان فرآیند کسب و کار برای تنظیم یک سری مراحل برای افراد استفاده کنید تا به یک نتیجه خاص برسند. به جای تکیه بر آموزش کارکنان به تنهایی، جریان های فرآیند کسب و کار کارمند را هدایت می کند و به آنها کمک می کند تا از اشتباهات جلوگیری کنند.

الگوهای مفید Power Automate

شاید ساده ترین راه برای جمع کردن ذهن خود در مورد آنچه Microsoft Power Automate می تواند انجام دهد، کاوش در برخی از الگوها باشد. اگر از IFTTT استفاده کرده باشید، با این مفهوم آشنا هستید. قالب های Power Automate^{(Power Automate)} درست مانند اپلت ها یا دستور العمل ها در IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} هستند. 

می‌توانید از قالب‌های Power Automate همانطور که هست استفاده کنید، یا می‌توانید آن‌ها را متناسب با شرایط و اهداف خاص خود تغییر دهید. چند نکته که شما را راه میاندازد.

الگوهای جریان خودکار مفید

1. پیوست های ایمیل Outlook.com را در OneDrive خود ذخیره کنید^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

هر زمان که ایمیلی با پیوست دریافت می‌کنید، پیوست در پوشه‌ای به نام پیوست‌های ایمیل از ^(Email)Power Automate در ^{(Power Automate)}OneDrive شما ذخیره می‌شود .

1. برای توییت های جدید در مورد یک کلمه کلیدی خاص ایمیلی ارسال^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} کنید. 

هر زمان که یک توییت در مورد کلمه کلیدی که شما مشخص کرده اید وجود داشته باشد، Power Automate یک ایمیل با برخی از جزئیات اولیه کاربر درباره حسابی که توییت را ارسال کرده است ارسال می کند. 

الگوهای مفید جریان فوری

1. 10 دقیقه دیگر برای خودم یادآوری بفرستم^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

این الگوی جریان دکمه‌ای ایجاد می‌کند که یک یادآوری با تاخیر سفارشی برای شما ارسال می‌کند.

1. یک جلسه با یک فرستنده پیام برنامه ریزی کنید^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

این جریان به شما امکان می دهد تا یک جلسه با فرستنده هر پیامی از کانال یا چت تیم های مایکروسافت برنامه ریزی کنید.^{(Microsoft Teams)}

الگوهای مفید جریان برنامه ریزی شده

1. فهرستی از رویدادهای تقویم آینده را برای من ایمیل کنید^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

این الگو به تقویم شما نگاه می کند و خلاصه ای از هفته آینده شما را ایمیل می کند، شامل اطلاعات پروازها، هتل ها و آب و هوا.

1. یک ایمیل یادآوری Office 365 Outlook برای جلسات اولیه روز بعد ارسال کنید^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

این برای افرادی که فراموش می کنند برنامه فردا را ببینند اما اغلب ایمیل ها را چک می کنند عالی است. اگر روز بعد قبل از زمانی که مشخص کرده‌اید، جلسه‌ای برگزار شود، یادآوری به ایمیل Outlook شما ارسال می‌شود .

زمان بیشتری را صرف کارهایی کنید که هیچ کس^{(Things No One Else)} نمی تواند انجام دهد

شعار مایکروسافت برای Power Automate این است: « مراقب^(Take) چیزهای مهم باشید. بقیه را خودکار کنید.» شما باید اعتراف کنید، آنها یک نکته دارند. اگر آنچه را که می‌توان خودکار کرد، خودکار کنید، زمان بیشتری برای چیزهای مهم‌تری مانند استراتژی، تفکر عمیق و آرامش در اختیارتان می‌گذارد. آینده اکنون است و زمان آن رسیده است که ربات ها را برای شما کار کنیم!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 user, you may have ѕeen the iсon for the Power Autоmate аpp listed among Microsoft apps yоu’re more familiаr with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

Related posts

• آیا بازیابی فایل ویندوز مایکروسافت کار می کند؟ ما آن را آزمایش کردیم.

• آموزش برنامه ریز مایکروسافت: هر آنچه که باید بدانید

• 11 بهترین نرم افزار رایگان اسکرین شات برای ویندوز

• از یک وب کم قدیمی برای نظارت بر اموال خود به صورت رایگان استفاده کنید

• نحوه مسدود کردن سایت ها با نرم افزار رایگان کنترل والدین

• بهترین نرم افزار رایگان شبیه سازی هارد دیسک برای ویندوز 10

• 5 بهترین ابزار اسکنر IP برای ویندوز، مک، iOS و اندروید

• 6 بهترین سایت برای دانلود رایگان زیرنویس فیلم

• انتقال، حذف یا کپی خودکار فایل ها در ویندوز

• چت بات چیست و چگونه از آن در سایت خود استفاده کنید

• چگونه برنامه دسکتاپ سیگنال می تواند به محافظت از حریم خصوصی شما کمک کند

• Todoist در مقابل Microsoft To Do: کدام یک برای شما مناسب است

• بهترین ویرایشگرهای آنلاین رایگان Markdown

• بررسی O&O ShutUp10 – مایکروسافت را از جاسوسی از شما منع کنید

• نحوه استفاده از Windows Package Manager برای نصب برنامه های ویندوز

• بهترین نرم افزار چت تیمی رایگان برای ویندوز 10

• چگونه بررسی کنیم که دمای CPU شما خیلی زیاد است یا خیر

• 5 بهترین حساب های ایمیل یکبار مصرف رایگان

• راهنمای کنفرانس ویدیویی تیم مایکروسافت

• 6 بهترین نرم افزار رایگان تست و تشخیص هارد دیسک