If you’re heading off to a vacation and you’re not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. This way, anyone who sends you an email will receive an automatic response letting them know of your absence in the office.

Outlook به شما امکان می‌دهد پاسخ‌های سفارشی ایجاد کنید تا به‌طور خودکار برای هر کسی که به شما ایمیل می‌فرستد ارسال شود. همچنین می توانید یک دوره تاریخی سفارشی را^{(custom date period)} مشخص کنید که طی آن برنامه باید ایمیل های شما را برای شما مدیریت کند.

پاسخ‌های Out Of Office Outlook را برای حساب‌های Exchange تنظیم کنید^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

اگر در یک محیط تجاری^{(business environment)} هستید و شرکت یا سازمان شما از Microsoft Exchange استفاده^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} می کند، یک راه بسیار آسان برای تنظیم پاسخ های خارج از دفتر در Outlook برای حساب ایمیل خود^{(email account)} دارید .

• برنامه Outlook را روی رایانه خود اجرا کنید.
• روی برگه ای که در بالا می گوید File کلیک کنید گزینه های مختلفی را مشاهده خواهید کرد. روی گزینه ای که ^(Click)پاسخ های خودکار (خارج از دفتر)^{(Automatic Replies (Out of Office))} را می خواند کلیک کنید . اگر این گزینه را نمی بینید، به بخش بعدی بروید تا نحوه انجام کار را یاد بگیرید.

• کادری روی صفحه نمایش شما ظاهر می شود که به شما امکان می دهد اطلاعات را در زمینه های مختلف وارد کنید. برای ارسال پاسخ‌های سفارشی خودکار، باید فیلدهای زیر را پر کنید.
  
  کادری که می‌گوید ارسال خودکار پاسخ‌ها^{(Send automatic replies)} را در بالا فعال کنید. کادر فقط ارسال در این محدوده زمانی را^{(Only send during this time range)}
  
  علامت بزنید . سپس از و به تاریخ هایی که برای پاسخ به ایمیل های خود در دسترس نخواهید بود را انتخاب کنید. اگر می خواهید پاسخ شما فقط برای کسانی که در سازمان شما هستند ارسال شود، روی تب Inside My Organization کلیک کنید. در غیر این صورت، روی برگه دیگری که می‌گوید خارج از سازمان من^{(Outside My Organization)} کلیک کنید .
  
  
  
  پاسخی را که می خواهید به صورت خودکار ارسال کنید را در کادری که روی صفحه نمایش داده شده است تایپ کنید. می توانید از ابزارهای قالب بندی نیز برای قالب بندی و تغییر سبک متن خود استفاده کنید.
  
  پس از اتمام کار، روی OK کلیک کنید تا تغییرات ذخیره شوند.

Outlook اکنون پیام سفارشی از پیش تعریف شده شما را به صورت خودکار برای هرکسی که در طول ^{(custom message)}دوره تاریخ^{(date period)} مشخص شده برای شما ایمیل ارسال کند ارسال می کند .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

اکثر کاربران عمومی در خارج از کشور از حساب های IMAP یا POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} در Outlook خود استفاده می کنند. این معمولاً شامل استفاده از Hotmail ، Gmail و سایر حساب‌های ایمیل شما با برنامه Outlook می‌شود^{(Outlook app)} . اگر شما یکی از این کاربران هستید، باید قانونی برای ارسال پاسخ های خودکار ایجاد کنید زیرا روش فوق برای شما کار نمی کند.

با این حال، خوشبختانه، ایجاد یک پیام سفارشی و قانونی برای ارسال خودکار پاسخ‌ها در ^{(custom message)}Outlook چندان دشوار نیست .

یک الگوی پاسخ خودکار ایجاد کنید^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Outlook را در رایانه خود باز کنید و روی گزینه New Email در بالا کلیک کنید.

• پنجره معمول نوشتن ایمیل^{(email compose window)} باز می شود. در اینجا، باید ایمیلی را که می خواهید Outlook به صورت خودکار ارسال کند، وارد کنید. فقط^{(Just type)} متن ایمیل را تایپ کنید که معمولاً شامل ذکر مدت زمان عدم حضور و زمان بازگشت شما می شود.

• روی تب File در بالا کلیک کنید و ^(File)Save As را انتخاب کنید .

• یک نام برای الگوی پاسخ خارج از دفتر^{(office reply template)} خود وارد کنید و از منوی کشویی Save as type ، Outlook Template را انتخاب کنید . سپس بر روی Save کلیک کنید .

• پنجره نوشتن ایمیل را ببندید و^{(email compose window and select)} وقتی از شما پرسید که آیا می خواهید تغییرات را ذخیره کنید، خیر را انتخاب کنید.^(No)

یک قانون پاسخ خودکار را تنظیم کنید^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• روی تب Home کلیک کنید، ^(Home)قوانین^(Rules) را انتخاب کنید و Manage Rules & Alerts را انتخاب کنید .

• در تب Email Rules ، روی New Rule کلیک کنید تا یک قانون جدید ایجاد شود.

• اعمال قانون روی پیام هایی که دریافت می کنم را^{(Apply rule on messages I receive)} انتخاب کنید و Next را بزنید .

• دریافتی را در یک شرایط بازه زمانی خاص^{(received in a specific date span)} انتخاب کنید و روی^{(condition and click)} پیوند آن در کادر سفید بزرگ کلیک کنید.
  
  هر دو کادر بعد^(After) و قبل^(Before) را علامت بزنید و محدوده تاریخی را^{(date range)} که در آن نمی توانید به ایمیل های خود پاسخ دهید را مشخص کنید. سپس OK و سپس Next را بزنید.

• پاسخ را با استفاده از یک الگوی خاص علامت^{(reply using a specific template)} بزنید و روی پیوند آن کلیک کنید.

• الگوی ایمیلی را^{(email template)} که قبلا ایجاد کردید انتخاب کنید، روی Open کلیک کنید و سپس Next را بزنید .

• در صورت تمایل، هر استثنا را در صورت تمایل اعمال کنید و روی Next کلیک کنید .

• یک نام برای قانون خود وارد کنید و روی^{(rule and click)} Finish کلیک^(Finish) کنید .

تنظیم یک پاسخ خارج از دفتر در نسخه وب Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

بسیاری از کاربران در حال حذف برنامه های دسکتاپ^{(desktop apps)} خود و جایگزینی آنها با همتایان وب خود هستند. اگر قبلاً این کار را انجام داده‌اید و از نسخه وب Outlook^{(use the Outlook web version)} برای ایمیل‌های خود استفاده کرده‌اید، می‌توانید در Outlook برای وب نیز یک پاسخ خارج از دفتر تنظیم کنید.^{(office reply)}

انجام این روش از هر روش دیگری که در بالا توضیح داده شد راحت تر است.

• به وب‌سایت Outlook بروید و اگر قبلاً این کار را نکرده‌اید، وارد حساب خود شوید.
• هنگامی که صندوق ورودی خود را مشاهده کردید، روی نماد تنظیمات در گوشه سمت راست بالا کلیک کنید و سپس View all Outlook settings را در پایین انتخاب کنید. منوی تنظیمات را باز می کند.

• تنظیمات مختلفی را مشاهده می کنید که می توانید برای حساب Outlook^{(Outlook account)} خود پیکربندی کنید . می خواهید گزینه ای که می گوید Automatic replies را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید.

• چندین گزینه جدید در قسمت سمت راست ظاهر می شوند^{(side pane)} .
  
  اول^(First) از همه، گزینه ای که می گوید Turn on automatic replies را فعال کنید .
  
  کادر ارسال پاسخ‌ها فقط در طول یک دوره زمانی را علامت^{(Send replies only during a time period)} بزنید. یک محدوده تاریخ را در کادر زمان شروع^{(Start time)} و پایان زمان^{(End time)} مشخص کنید . این زمانی است که برنامه پاسخ های خودکار شما را ارسال می کند.
  
  سپس می توانید یک پاسخ سفارشی^{(custom reply)} وارد کنید که به طور خودکار برای افرادی که به شما ایمیل می زنند ارسال می شود. با خیال راحت از گزینه های قالب بندی موجود استفاده کنید.
  
  به صورت اختیاری، اگر فقط می‌خواهید به مخاطبین خود به صورت خودکار پاسخ دهید ، « ارسال پاسخ‌ها فقط به مخاطبین » را فعال کنید. ^{(Send replies only to contacts)}
  
  در نهایت بر روی Save کلیک کنید^(Save)در پایین برای ذخیره تغییرات خود.

• اگر زمانی می خواهید پاسخ های خودکار را خاموش کنید، فقط تیک گزینه Automatic replies on را بردارید.

این واقعاً عالی است که بتوانید یک پاسخ خارج از دفتر را^{(office reply)} در Outlook تنظیم کنید. اگر از آن استفاده می کنید و پیام پاسخ خودکار شما در نظرات زیر به ما اطلاع دهید.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

Іf you’re heading off to а vacation and you’rе not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Outlook on your computer. Thіs way, anyone who sends you an email will receive an automаtic rеsponse letting them know of уour absence in the оffice.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

Related posts

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• نحوه ایجاد میانبرهای Microsoft Outlook برای ایمیل و وظایف

• ایمیل Outlook را بر اساس فرستنده، تاریخ، کلمه کلیدی، اندازه و موارد دیگر جستجو کنید

• به طور خودکار ایمیل ها را با استفاده از قوانین به پوشه های Outlook منتقل کنید

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر

• نحوه همگام سازی مخاطبین Outlook با اندروید، آیفون، جیمیل و موارد دیگر

• نحوه پیوستن یک آیتم Outlook دیگر (ایمیل، مخاطب، کار یا مورد تقویم) به ایمیل

• Microsoft Outlook پاسخ نمی دهد؟ 8 راه حل برای امتحان

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• نحوه اضافه کردن روایت صوتی به ارائه پاورپوینت

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• نحوه رفع مشکل زمانی که Word در حالت فقط خواندنی باز می شود

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• به سرعت فهرستی از مطالب را به Word Doc اضافه کنید

• چگونه برای ایجاد Breakout Rooms در Microsoft Teams

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• نمودار داده های اکسل شما

• چگونه مشکل بارگذاری آهسته Outlook را برطرف کنیم

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet