به عنوان یک کاربر، هنگام ایجاد یک سند طولانی در Microsoft Word ، یک فهرست ابزار مناسبی برای خوانندگان بالقوه شما است. به طور معمول، نمایه ها را در پشت کتاب ها می بینیم. آنها به خوانندگان این امکان را می دهند که یک کلمه یا عبارت را جستجو کنند تا صفحه ای را که به آن موضوع ارجاع می دهد بیابند.

به همین ترتیب، در فهرست مطالب در مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} ، کاربران می توانند یک فهرست را وارد کرده و سپس به طور خودکار آن را به روز کنند. این بخش زیادی از کار دستی ایجاد این منابع مرجع عالی را می گیرد. در اینجا، نحوه ایجاد ایندکس و همچنین به روز رسانی آن در Word به کاربران نشان داده می شود .

لوگوی مایکروسافت ورد

نحوه ایجاد ایندکس در Word

در زیر مراحل ایجاد ایندکس در word آورده شده است.

ورودی های خود را علامت گذاری کنید
ورودی های فهرست را ویرایش یا حذف کنید.
ایندکس را به روز کنید
ایجاد^(Create) یک فهرست به صورت خودکار^{(Index Automatically)} در Microsoft Word

اکنون همانطور که در زیر ادامه می دهیم نگاهی به هر مرحله خواهیم داشت-

1] ورودی های فهرست خود را علامت گذاری کنید

Word می تواند ایندکس شما را به صورت خودکار بسازد، اما به اندازه کافی هوشمند است که بداند کدام موارد را در آن می خواهید. بنابراین برای اینکه کاربران بتوانند یک فهرست ایجاد کنند، باید ورودی ها را علامت گذاری کنند. این بخش عمده کاری است که برای شاخص انجام خواهید داد. اما هنگامی که شروع به علامت‌گذاری ورودی‌ها کردید، می‌توانید به سرعت آن‌ها را فشرده کنید.

سند Microsoft Word را باز کنید و به تب References بروید. اولین ورودی فهرست خود را با کشیدن مکان نما از میان آن انتخاب کنید.

در نوار، قسمت Index را در سمت راست خواهید دید. دکمه Mark Entry^{(Mark Entry)} را انتخاب کنید.

علامت گذاری نماد فهرست

یک پنجره پاپ آپ برای شما ظاهر می شود تا ورودی خود را توضیح دهید. این پنجره می تواند باز بماند در حالی که ورودی های باقی مانده خود را انتخاب می کنید. ورودی اصلی را^{(Main entry)} در بالا و به صورت اختیاری یک Subentry را وارد کنید.

سپس از گزینه های^(Options) مربوط به ارجاع متقابل، صفحه فعلی یا محدوده صفحه انتخاب کنید.

یا می توانید شماره صفحه ای را که به صورت پررنگ و/یا مورب نمایش داده می شود فرمت کنید.

روی علامت گذاری^(Mark) برای یک ورودی یا علامت گذاری همه^{(Mark All)} کلیک کنید تا همان متن در همه جای سندتان علامت گذاری شود.

پس از اتمام کار با پنجره Mark Index Entry ، روی Close کلیک کنید .

علامت گذاری ورودی شاخص

در سند، ورودی های فهرست با XE برچسب گذاری می شوند . اگر یک Subentry یا مرجع متقابل اضافه کنید، متوجه این موضوع در تگ XE نیز خواهید شد.

اگر تگ های XE^(XE) خود را نمی بینید اما می خواهید، به تب Home بروید و روی دکمه Show/Hide Paragraph کلیک کنید.

نمایش دکمه پاراگراف

2] ورودی های فهرست را ویرایش یا حذف کنید

اگر کاربران نیاز به تغییر در یک ورودی داشته باشند، به عنوان مثال، یک مرجع متقاطع را حذف کنند، این کار را در قسمت XE انجام خواهند داد. تغییرات را در داخل علامت نقل قول انجام دهید. گزینه دیگر حذف ورودی علامت گذاری شده و سپس علامت گذاری مجدد است.

ایجاد تغییر در ورود

همچنین، برای حذف یک ورودی فهرست، تمام متن های داخل و شامل پرانتزهای { } را انتخاب کرده و Delete را بزنید . سپس می‌توانید مراحل بالا را دنبال کنید تا دوباره ورودی را با تغییراتی که می‌خواهید علامت‌گذاری کنید.

3] Index را در Word ایجاد کنید

هنگامی که می خواهید نمایه خود را وارد کنید، مکان نما را به نقطه ای که می خواهید در سند منتقل کنید. سپس، برگه References را انتخاب کنید و روی ^(References)Insert Index کلیک کنید .

درج نمایه

قبل از ایجاد ایندکس، چند تنظیمات دارید که در صورت تمایل می‌توانید آنها را تنظیم کنید. اینها عبارتند از پیش نمایش چاپ، ^{(Print Preview,)} رهبر برگه، ^{(Tab Leader,)} نوع ^(Type)قالب^(Formats) ها و ستون ها.^(Columns.)

فهرست مطالب

پس از اینکه تنظیمات شاخص خود را انجام دادید، روی OK کلیک کنید . فهرست شما همراه با ورودی های شما در سند شما ظاهر می شود. شما همه چیز را زیبا و مرتب و به ترتیب حروف الفبا خواهید دید.

4] ایندکس را به روز کنید

کاربران می توانند پس از ایجاد نمایه و به روز رسانی ساده آن، به علامت گذاری ورودی های اضافی ادامه دهند. و اگر ورودی ها را ویرایش یا حذف کنید، باید فهرست را نیز به روز کنید.

به‌روزرسانی نماد فهرست

روی^(Click) قسمت فهرست در سند خود کلیک کنید، دکمه Update Index در نوار روی برگه References زنده خواهد شد. ^(References)اگر همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است دکمه همچنان خاکستری است، مطمئن شوید که مکان نما شما در نمایه قرار دارد.

اگر می خواهید نمایه را به طور کامل حذف کنید، تمام متن آن را انتخاب کنید و روی کلید Delete ضربه بزنید . اگر اصلاً قصد استفاده از ایندکس را ندارید، احتمالاً می خواهید ورودی های فهرست را حذف کنید (همانطور که در بالا مشاهده شد).

5] یک ^(Create)Index به صورت خودکار^{(Index Automatically)} در Word ایجاد کنید^(Word)

ممکن است مدتی طول بکشد تا تمام ورودی های مورد نظر خود را در فهرست Word خود علامت گذاری کنید . اما یک نمایه می تواند ابزار ارزشمندی برای خوانندگان شما باشد. بنابراین اگر مخاطبان شما می توانند از آن برای سند بعدی Word^(Word) ، کتاب یا سایر مطالب طولانی خود بهره ببرند، یکی را اضافه کنید .

اگر این مفید بود، ممکن است دوست داشته باشید - نحوه استفاده از متن پیوندی در Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

Aѕ a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

Microsoft Word logo

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

Mark Your Entries.
Edit or Remove Index Entries.
Update the Index.
Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

Mark Index icon

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

Mark Index Entry

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

Show Paragraph Button

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Make change to Entry

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Insert Index

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

Index

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Update Index Icon

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

هورشید توفیق

About the author

من یک مهندس سخت افزار هستم و متخصص در طراحی و توسعه محصولات اپل مانند آیفون و آیپد هستم. من با هر دو دستگاه iOS و edge و همچنین ابزارهای توسعه نرم افزار مانند Git و Swift تجربه دارم. مهارت های من در هر دو زمینه به من درک قوی از نحوه تعامل سیستم عامل دستگاه های اپل (OS) با برنامه ها و منابع داده می دهد. علاوه بر این، تجربه من با Git به من امکان می دهد روی سیستم های کنترل نسخه کد کار کنم، که می تواند به بهبود کارایی و بهره وری در هنگام توسعه نرم افزار کمک کند.

نحوه ایجاد ایندکس در Word

نحوه ایجاد ایندکس در Word