هنگامی که یک کسب و کار، سازمان یا فردی می‌خواهد یک سند ثابت مانند فرم‌ها، نامه‌ها یا برچسب‌های پستی ایجاد کند که به جز اطلاعات خاص، به عنوان مثال، نام، آدرس یا شماره تلفن گیرنده^(Recipient) ، یکسان هستند . برای انجام این کار، باید فرآیند Mail Merge را انجام دهید ، که به شما امکان می دهد یک سند سفارشی ساده ایجاد کنید.

نحوه استفاده از Mail Merge در Word

Mail Merge Tools در برگه Mailing Microsoft Word^{(Microsoft Word)} به شما امکان می دهد Mail Merging را انجام دهید . این ابزارها هستند

• Start Mail Merge : Start Mail Merge یک سند ایجاد می کند و آن را برای چندین نفر ارسال می کند. می توانید فیلدهایی مانند نام و آدرس^(Address) را وارد کنید. Word یک کپی برای هر گیرنده^(Recipient) ایجاد می کند و آن فیلدها را با اطلاعات شخص جایگزین می کند.
• گیرنده^{(Select Recipient)} را انتخاب کنید: انتخاب گیرنده^(Recipient) به شما امکان می دهد لیست افرادی را که می خواهید سند خود را ارسال کنند انتخاب کنید.
• ویرایش لیست گیرندگان^{(Edit Recipient List)} : این لیست گیرندگان شما را تغییر می دهد یا افراد خاصی را برای دریافت نامه انتخاب می کند. در این ابزار می‌توانید موارد تکراری را مرتب کنید، فیلتر کنید، پیدا کنید و حذف کنید و آدرس‌های لیست را اعتبارسنجی کنید.

نحوه راه اندازی یک ادغام^{(Mail Merge)} نامه دستی برای حروف

• برای راه‌اندازی ادغام نامه^{(Mail Merge)} دستی برای یک نامه، ابتدا باید یک سند خالی ایجاد کنید، به برگه Mailing بروید^{(Mailing tab)} .
• Start Mail Merge و سپس Letters را انتخاب کنید .
• روی انتخاب گیرندگان^{(Select Recipients)} کلیک کنید .
• یک منوی کشویی ظاهر می شود؛ می توانید انتخاب کنید تا لیست جدیدی را تایپ^{(Type a New List)} کنید ، از فهرست موجود استفاده^{(Use an Existing List)} کنید ، از مخاطبین Outlook انتخاب کنید^{(choose from Outlook Contacts)} .

ما قصد داریم از تایپ یک لیست جدید^{(Type a New List)} استفاده کنیم .

یک کادر محاوره ای با عنوان New Address List ظاهر می شود. در کادر محاوره ای، می توانید متن را در ردیف ها و ستون ها وارد کنید. در سمت چپ کادر محاوره ای فهرست آدرس جدید ، برخی از دستورات به شما امکان می دهند لیست خود را تغییر دهید. ^{(New Address List)}اینها ورودی جدید^{(New Entry)} ، حذف ورودی، یافتن^(Find) و سفارشی کردن ستون^{(Customize Columns)} ها نامیده می شوند .

برای افزودن یک ردیف جدید، روی New Entry کلیک کنید . برای حذف یک ردیف، Delete Entry را انتخاب کنید . برای افزودن، حذف، تغییر نام، حرکت به بالا و پایین ستون ها^(Columns) ، سفارشی کردن ستون ها را ^{(Customize Columns)}انتخاب کنید^(Select) . داده ها^{(Enter Data)} را در لیست خود وارد کنید، OK را انتخاب کنید و فایل خود را ذخیره^(Save) کنید. اگر می خواهید به عقب برگردید و لیست خود را ویرایش کنید ، روی ویرایش فهرست گیرندگان^{(Edit Recipient List)} کلیک کنید ، اکنون ویرایش کنید.

اکنون می توانید نامه ای را در سند بنویسید یا کپی کنید.

مکان نما را در جایی که می خواهید فیلدها را وارد کنید قرار دهید و Insert and Merge Fields^{(Insert and Merge Fields)} را انتخاب کنید . زمینه های مورد نظر خود را انتخاب کنید با کلیک بر روی نتایج پیش‌نمایش ABC^{(ABC Preview Results)} می‌توانید پیش‌نمایش فیلدهای خود را ببینید .

برای بازگشت به اسنادی که فیلدها را نشان می دهند، دوباره بر روی ABC Preview Results کلیک کنید.

اکنون Finish and Merge را انتخاب کنید . شما می توانید ویرایش اسناد فردی^{(Edit Individual Documents)} ، چاپ سند^{(Print Document)} ، و ارسال پیام های ایمیل^{(Send Email Messages)} را انتخاب کنید . انتخاب خود را انتخاب کنید؛ سپس نتیجه را خواهید دید.

با استفاده از Mail Merge Wizard برای نامه^(Letter)

این بار، ما ادغام نامه را با استفاده از گام به گام Mail Merge Wizard^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} ایجاد می کنیم ، که ساده ترین فرآیند برای ایجاد Mail Merge است.

1. به Start Mail Setup در پایین منوی کشویی^{(Drop-Down Menu)} بروید و Step-By-Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید.
2. یک صفحه ادغام نامه^{(Mail Merge Pane)} در سمت راست ظاهر می شود. یک نوع سند^{(Document Type)} را انتخاب کنید . ما نامه^(Letter) را انتخاب خواهیم کرد . حالا روی Next کلیک کنید .
3. ما قصد داریم از سند جاری^{(Current Document)} استفاده کنیم .
4. گیرندگان^(Recipients) را انتخاب کنید : می توانید انتخاب کنید که یک لیست جدید تایپ کنید، از مخاطبین Outlook انتخاب کنید و یک لیست جدید بنویسید. ما به یک لیست موجود می رویم.
5. ^(Browse)برای انتخاب فایل، مرور کنید. سپس روی ^(Click) Next و سپس OK کلیک کنید . گیرندگان Mail Merge ظاهر^{(Mail Merge recipients)} می شوند
6. می‌توانید با زدن و برداشتن تیک جعبه ، ^(Box)گیرندگان^(Recipients) را فعال یا غیرفعال کنید . روی OK و سپس Next کلیک می کنیم .
7. ^{(Write Your Letter)}نامه خود را بنویسید این ویترین افزودن اطلاعات گیرنده^{(Add Recipient)} به نامه شما است. مکان نما را در جایی که می خواهیم اطلاعات بروند قرار دهیم.
8. ما از Address Block استفاده خواهیم کرد . یک کادر گفتگوی ^{(Dialog Box)}درج آدرس^{(Insert Address)} ظاهر می شود. شما می توانید قالب مورد نظر خود را انتخاب کنید.
9. یک دکمه ناوبری^{(Navigation Button)} در سمت راست پنجره Insert Address Block وجود دارد که به شما امکان می دهد از طریق بلوک آدرس حرکت کنید.
10. آدرس را انتخاب کنید، سپس روی OK کلیک کنید . در صفحه ادغام نامه^{(Mail Merge Pane)} ، همچنین می توانید با کلیک کردن روی خط^{(Greeting Line )} خوش آمدگویی، انتخاب خود را انتخاب کنید، OK   و سپس Next را وارد کنید.
11. پیش نمایش نامه های^{(Preview Your Letters)} شما در قسمت پیش نمایش پاراگراف نامه خود، یک دکمه پیمایش وجود دارد که (<< Recipient>>) به شما امکان می دهد بلوک آدرس خود را پیمایش کنید، سپس بعدی^(Next) .
12. ادغام کامل - دو گزینه برای Edit Individual یا Print^(Prin) t را مشاهده خواهید کرد. Edit Individual را^{(Edit Individual.)} انتخاب کنید .

اکنون ما یک Mail Merge داریم .

اگر مشکلی داشتید در نظرات با ما در میان بگذارید و با شما تماس خواهیم گرفت.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organizatiоn, or individual wants to create a consistent document such as forms, letters, or mailing labels that are identical exсept for specific information, for instance, the name, address, оr telephone number of the Recipіent. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

Related posts

• نحوه استفاده از Mail Merge در Word به Create Letters، Labels، Labels، و پاکت نامه

• نحوه ایجاد یک ادغام نامه در مایکروسافت ورد

• چگونه به استفاده از Rewrite Suggestions در Word برای Web application

• Excel، Word or PowerPoint شروع نشد آخرین بار

• چگونه برای ایجاد Booklet or Book با Microsoft Word

• Word تواند work file ایجاد کنید، چک Environment Variable موقت

• نحوه استفاده از Measurement Converter در Microsoft Office

• FocusWriter Word Processor بدون حواس پرتی رایگان برای Writers است

• Fix Yellow Triangle با Exclamation Point در Excel or Word

• نحوه استفاده از Linked Text در Word برای به روز رسانی اسناد متعدد

• Add، Change، Remove Author از Author Property در Office document

• نحوه وارد کردن Text از Word file به Publisher publication

• نحوه اضافه کردن، حذف یا قرار دادن شماره های صفحه در Word

• تعداد فایل های اخیر را در Word، Excel، PowerPoint افزایش دهید

• حذف Background از یک تصویر با Microsoft Word

• نحوه استفاده از Quick Parts Document Property feature در Word

• چگونه برای تبدیل Table به Text and Text به Table در Word

• چگونه به خاموش کردن Paragraph علائم در Microsoft Word

• Keyboard Shortcuts در Word کار نمی کند

• چگونه به ادغام Word Documents