ابزارهای مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)} با هر به روز رسانی قدرتمندتر می شوند. امروزه حتی به یک اپلیکیشن اختصاصی برای فلوچارت ها هم نیاز ندارید. شما می توانید فلوچارت ها را در پاورپوینت^(PowerPoint) ، ورد^(Word) و حتی اکسل^(Excel) بسازید . 

ما قبلاً فلوچارت ها را در پاورپوینت پوشش داده ایم . بنابراین در این مقاله، ما به شما نشان می دهیم که چگونه یک فلوچارت در Word و Excel ایجاد کنید. ما قصد داریم از مایکروسافت آفیس 2019^{(Microsoft Office 2019)} برای نمایش استفاده کنیم، اما می‌توانید همان مراحل را با استفاده از Office 2010 یا Office 365 دنبال کنید. اگر نسخه مجموعه مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)} شما قدیمی‌تر از 2007 نیست، می‌توانید با استفاده از روش‌های ما فلوچارت ایجاد کنید.

نحوه ایجاد یک فلوچارت^(Flowchart) در Word با استفاده از Shapes^{(Word Using Shapes)}

مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} یک واژه پرداز محبوب است که در همه جای دنیا مورد استفاده قرار می گیرد زیرا با همه رایانه ها سازگار است. با گذشت زمان، Word به چیزی فراتر از یک واژه پرداز ساده تبدیل شد و به طور پیوسته محبوبیت خود را در همه سیستم عامل ها افزایش داد. اکنون با ابزارهای^{(drawing tools)} طراحی و ابزارهای طراحی نیز همراه است، بنابراین می توانید فلوچارت ایجاد کنید، بارکد تولید^{(generate barcodes)} کنید و حتی کارت تبریک بسازید^{(create greeting cards)} . 

یکی از این ابزارها Shapes است . استفاده از ابزار Shapes ساده ترین راه برای ایجاد یک فلوچارت ساده در حال حرکت است. بنابراین بیایید با یک فلوچارت اولیه با استفاده از Shapes شروع کنیم.

با یک سند خالی شروع کنید^{(Start With a Blank Document)}

هنگامی که مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} را راه اندازی می کنید، به طور خودکار این گزینه به شما داده می شود که یک سند خالی را باز کنید. به سادگی^(Simply) بر روی گزینه Blank document کلیک کنید و شما آماده هستید.

Gridlines را فعال کنید^{(Enable Gridlines)}

این مرحله اختیاری است اما ما آن را توصیه می کنیم زیرا همه چیز را آسان تر می کند. خطوط شبکه^(Gridlines) به شما کمک می کند همه چیز را به درستی اندازه بگیرید و هر عنصر فلوچارت را به درستی قرار دهید. بدون این ویژگی، ممکن است با اشکال ناهموار و نقاشی‌های ناهمتراز روبرو شوید که فلوچارت شما را غیرحرفه‌ای به نظر می‌رساند.

برای فعال کردن خطوط شبکه، به تب View رفته و بر روی کادر Gridlines کلیک کنید.

اکنون سند شما مانند تصویر زیر خواهد بود.

درج اشکال^{(Insert Shapes)}

به تب Insert بروید و روی دکمه Shapes کلیک کنید تا مجموعه اشکال Word نمایش داده شود.

چندین دسته از اشکال را متوجه خواهید شد. 

ما به خطوط^(Lines) و اشکال فلوچارت علاقه مندیم تا فلوچارت های خود را ایجاد کنیم. ^(Flowchart)هر شکل برای هدف متفاوتی استفاده می شود. در حالی که قوانین به طور دقیق تنظیم نشده اند، پیروی از توصیه های Word تمرین خوبی است. به عنوان مثال، شما باید از مستطیل برای مراحل فرآیند و شکل الماس برای نقاط تصمیم گیری استفاده کنید. می توانید این اطلاعات را با قرار دادن نشانگر ماوس بر روی هر شکل پیدا کنید.

حالا بیایید شکل اول را اضافه کنیم. بیایید با یک شکل بیضی شروع کنیم. منوی شکل را باز کنید، بیضی را انتخاب کنید و با کلیک کردن و کشیدن نشانگر ماوس، آن را بکشید.

پس از ترسیم اولین شکل، یک برگه جدید در بالای سند خواهید دید. شما به برگه Format^(Format) دسترسی پیدا کردید که از آن برای اصلاح اشکال، افزودن رنگ و موارد دیگر استفاده خواهید کرد.

برای افزودن متن به اشکال خود، روی شکل کلیک راست کرده و از منو گزینه Add Text را انتخاب کنید.

حالا بیایید شکل دیگری اضافه کنیم و سپس با استفاده از یک خط به عنوان یک رابط، آنها را به هم پیوند دهیم.

مراحل قبلی را برای وارد کردن یک مستطیل دنبال کنید.

در مرحله بعد، به کتابخانه shape بروید و به جای انتخاب شکل از دسته Flowchart ، یک فلش خطی از دسته خطوط^(Lines) انتخاب کنید .

اولین شکل را انتخاب کنید تا نقاط کنترل در هر طرف شکل خود را ببینید و سپس فلش را انتخاب کنید. روی^(Click) دسته پایین کلیک کنید و فلش را به سمت دستگیره مرکزی شکل دوم بکشید.

این مراحل^(Repeat) را با استفاده از هر شکل و خطی که می خواهید فلوچارت خود را ایجاد کنید، تکرار کنید.

نحوه ایجاد یک فلوچارت^(Flowchart) در Word با استفاده از SmartArt^{(Word Using SmartArt)}

SmartArt یک ویژگی جدیدتر است که با طرح‌بندی‌های از پیش ساخته شده برای فلوچارت‌ها، نمودارهای سازمانی، نمودارهای Venn و موارد دیگر ارائه می‌شود. در حالی که ابزار Shapes برای ارائه ایده های شما کافی است، SmartArt آن را با ظاهری حرفه ای تر به سطح بعدی می برد و در زمان شما صرفه جویی می کند.

ایجاد SmartArt Graphic در Word^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

یک سند خالی جدید ایجاد کنید و خطوط شبکه را مانند قبل فعال کنید.

به برگه Insert بروید و دو قدم دورتر از دکمه Shapes SmartArt را پیدا خواهید کرد.

^(Click)روی SmartArt کلیک کنید و پنجره قالب باز می شود. Word طیف گسترده ای از گرافیک های SmartArt را ارائه می دهد ، اما ما به بخش Process علاقه مندیم .

Picture Accent Process را در دسته Process انتخاب کرده و روی دکمه OK کلیک کنید. این الگو برای ارائه بصری یک گردش کار یا یک فرآیند گام به گام استفاده می شود.

این گزینه اشکالی را تولید می کند که می تواند حاوی تصاویر، متن و فلش هایی باشد که آنها را به ترتیب منطقی به هم پیوند می دهد.

در کنار فلوچارت، پنجره ای با گزینه های ویرایش فلوچارت نیز خواهید دید. برای درج متن می توانید روی صفحه متن و برای درج یک گرافیک جدید روی شکل تصویر مربوطه کلیک کنید.

همچنین می‌توانید طراحی SmartArt را پس از ایجاد آن تغییر دهید. می‌توانید شکل‌های جدیدی را از دکمه افزودن شکل^{(Add Shape)} در گوشه بالا سمت چپ وارد کنید، طرح‌بندی‌ها را مانند تصویر بالا تغییر دهید، رنگ‌های جدید اضافه کنید و موارد دیگر.

ایجاد فلوچارت با الگوهای SmartArt فرآیندی بسیار سریعتر از درج دستی اشکال است و نتیجه نهایی حرفه ای تر به نظر می رسد. با این حال، گاهی اوقات استفاده از اشکال از ابتدا گزینه بهتری است زیرا شما کنترل کاملی بر طراحی و سفارشی سازی دارید.

نحوه ایجاد یک فلوچارت^(Flowchart) در اکسل^(Excel) با ابزار Shapes^{(Shapes Tool)}

مایکروسافت اکسل^{(Microsoft Excel)} فقط برای ایجاد صفحات گسترده و انجام ریاضی نیست. از انواع ابزارهای تولید گرافیک که برای ساخت نمودارها، هیستوگرام ها، نمودارها و موارد دیگر استفاده می شود، پشتیبانی می کند.

اگر بیشتر از ورد از ^(Word)اکسل استفاده^{(use Excel)} می‌کنید ، می‌توانید از آن برای ایجاد فلوچارت نیز استفاده کنید. فرآیند اساساً مانند Word است. در اینجا نحوه ایجاد یک فلوچارت از ابتدا با استفاده از ابزار Shapes آورده شده است.^(Shapes)

شبکه را تنظیم کنید^{(Set Up the Grid)}

چه فلوچارت ها را در Excel یا Word ایجاد کنید، همیشه یک شبکه فلوچارت ایجاد کنید. این به شما کمک می کند تا اشکال فلوچارت خود را به درستی قرار دهید.

برای راه اندازی یک شبکه در اکسل^(Excel) ، با تغییر عرض ستون شروع کنید. یک کاربرگ اکسل^(Excel) در حال حاضر یک شبکه است، فقط باید آن را تغییر دهید. عرض ستون باید برابر با ارتفاع ردیف باشد.

با انتخاب تمام سلول ها با کلیک بر روی دکمه گوشه سمت چپ بالای صفحه کاری خود شروع کنید.

در مرحله بعد، دکمه Format را در قسمت Cells در تب Home انتخاب کنید و از منو گزینه ^(Home)Column Width را انتخاب کنید.

به طور پیش فرض، ارتفاع ردیف ها روی 15 نقطه (20 پیکسل) تنظیم شده است. برای داشتن عرض 20 پیکسل، عرض ستون را روی 2.14 تنظیم کنید و OK را انتخاب کنید .

اکنون ما یک شبکه داریم، اما مانند آنچه در Word کار می کند کار نمی کند . باید ویژگی Snap to Grid را فعال کنیم تا اشکال به طور خودکار خود را با نزدیکترین خط شبکه تراز کنند.

به تب Page Layout رفته و ^{(Page Layout)}Align را انتخاب کنید . Snap to Grid را از منوی جدید انتخاب کنید .

درج اشکال^{(Insert Shapes)}

افزودن اشکال در اکسل^(Excel) دقیقاً مانند Word عمل می کند.

به تب Insert بروید، روی دکمه Shapes کلیک کنید و اولین شکل فلوچارت خود را انتخاب کنید.^(Flowchart)

با کشیدن نشانگر ماوس شکل را بکشید.

متوجه خواهید شد که تب Shape Format در بالا ظاهر می شود. همانطور که در تصویر بالا می بینید، مشابه تصویر مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} است. همه کنترل ها، گزینه ها و دکمه ها دقیقاً یکسان کار می کنند.

می‌توانید شکل دیگری را از قسمت Insert Shapes در گوشه بالا سمت چپ انتخاب کنید و آن را زیر شکل اول اضافه کنید. سپس آنها را با یک فلش به هم وصل کنید، رنگ آنها را تغییر دهید و به افزودن شکل های بیشتر ادامه دهید تا فلوچارت خود را کامل کنید.

نحوه ایجاد یک فلوچارت^(Flowchart) در اکسل با استفاده از SmartArt^{(Excel Using SmartArt)}

سریعترین راه برای ایجاد فلوچارت در اکسل^(Excel) استفاده از گرافیک SmartArt است. ^(SmartArt)این ویژگی دقیقاً مانند Word کار می کند و مراحلی که برای ایجاد فلوچارت SmartArt باید طی کنید اساساً یکسان است.

ایجاد SmartArt Graphic در اکسل^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

SmartArt در اکسل^(Excel) مانند Word است. به تب Insert رفته و روی دکمه SmartArt کلیک کنید.

پنجره ای با الگوهای فلوچارت SmartArt باز می شود. ^(SmartArt)دقیقاً شبیه آنچه در Word است. هیچ تفاوتی بین این دو وجود ندارد، بنابراین در صورت نیاز به کمک به بخش ما در مورد نحوه ایجاد فلوچارت در Word با استفاده از SmartArt مراجعه کنید. ^(SmartArt)تمام گزینه های قالب بندی و ویرایش فلوچارت نیز یکسان هستند.

ابزار ساخت فلوچارت مورد علاقه شما چیست؟^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} و اکسل^(Excel) به همان اندازه برای طراحی فلوچارت عالی هستند و می توانید از گرافیک SmartArt با هر دو استفاده کنید. ^(SmartArt)کدام یک را برای ساخت فلوچارت ترجیح می دهید؟ در نظرات زیر به ما بگویید که کدام نرم افزار مورد علاقه شما برای ایجاد فلوچارت^{(software for creating flowcharts)} است و چرا. 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

Related posts

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• Ultimate Guide به تعمیر آسیب دیده و یا Corrupt Word File

• نحوه استفاده از COUNTIFS، SUMIFS، AVERAGEIFS در اکسل

• نمودار داده های اکسل شما

• نحوه فیلتر کردن داده ها در اکسل

• نحوه یافتن مقادیر منطبق در اکسل

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• نحوه جابه‌جایی بین کاربرگ‌ها در اکسل

• نحوه ایجاد Booklet در Word

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• مایکروسافت ورد پاسخ نمی دهد؟ 8 راه برای رفع آن

• نحوه باز کردن چندین نمونه اکسل

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• چگونه به Group Worksheets در Excel

• نحوه استفاده از Mail Merge در Word به Create Letters، Labels، Labels، و پاکت نامه

• نحوه استفاده از ویژگی‌های بازیابی خودکار و پشتیبان‌گیری خودکار اکسل