Google Sheets یک برنامه رایگان مبتنی بر وب و یک جایگزین محبوب برای Microsoft Excel است. این ابزار اجازه می دهد تا به راحتی صفحات گسترده ایجاد، به روز رسانی و اصلاح کنید. این ابزار به عنوان یک ابزار همکاری عالی عمل می کند که به شما امکان می دهد هر تعداد نفر را که می خواهید اضافه کنید و همزمان با دیگران شیت های Google را ویرایش کنید. ^{(Google Sheets)}ابزار آنلاین به شما این امکان را می‌دهد که بدون در نظر گرفتن هر کجا که هستید، به طور همزمان روی یک پروژه در همان صفحه گسترده کار کنید. برای همکاری در Google Sheets باید به سادگی روی دکمه اشتراک گذاری^(Share) کلیک کنید و در آنجا به دوستان، همکاران یا خانواده خود اجازه می دهید صفحه گسترده شما را ویرایش کنند.

هنگام کار بر روی یک صفحه گسترده Google^{(Google Spreadsheet)} به اشتراک گذاشته شده ، ممکن است بخواهید سایر کاربران فقط داده های محدود شده را در سلول های آن وارد کنند. برای جلوگیری از وارد کردن مقادیر اشتباه توسط دیگران، ممکن است بخواهید یک عنصر کنترل گرافیکی مانند منوی کشویی اضافه^{(drop-down menu)} کنید که شبیه به یک کادر فهرست است که به افراد اجازه می دهد فقط مقادیر موجود از یک لیست مشخص را وارد کنند. جدای از آن، لیست کشویی به عنوان روشی هوشمندانه و کارآمدتر برای وارد کردن داده ها عمل می کند.

همانطور که گفته شد، یک لیست کشویی یا یک منوی کشویی راهی ساده برای اطمینان از این است که افراد فقط مقادیر را دقیقاً به همان شکلی که انتظار دارید در سلول های شما پر می کنند. مانند اکسل^(Excel) ،  Google Sheets به شما این امکان را می دهد که به راحتی یک منوی کشویی برای کاربرگ های خود ایجاد کنید. علاوه بر این، در صورتی که می‌خواهید فهرست انتخابی را در سلول‌ها تغییر دهید، به شما امکان می‌دهد تا تغییرات جزئی در لیست کشویی ایجاد کنید. در این مقاله نحوه ایجاد یک منوی کشویی در Google Sheets و اصلاح آن را به تفصیل توضیح می دهیم.

یک منوی کشویی در Google Sheets ایجاد کنید

^(Launch)Google Sheets را راه اندازی کنید

یک صفحه گسترده جدید باز کنید یا یک فایل صفحه گسترده موجود را باز کنید.

سلولی را انتخاب کنید که در آن می خواهید یک لیست کشویی ایجاد کنید. همچنین می توانید یک گروه از سلول ها، یک ستون کامل یا یک ردیف را انتخاب کنید.

به منوی Sheets بروید و روی گزینه Data کلیک کنید.^(Data.)

از منوی کشویی Data Validation را انتخاب کنید . یک پنجره Data Validation با چندین گزینه برای سفارشی کردن ظاهر می شود.

اولین فیلد در پنجره Data Validation محدوده Cell^{(Cell range)} است که به طور خودکار بر اساس سلول های انتخاب شده پر می شود. شما می توانید با کلیک بر روی نماد جدول در قسمت Cell Range ، محدوده را به یک مقدار جدید تغییر دهید.

دومین فیلد در پنجره Data Validation Criteria است که فهرستی از گزینه های مختلف را در منوی کشویی خود دارد. معیار شامل گزینه هایی مانند لیست ^(Criteria)از یک محدوده، لیست موارد، شماره، متن^{(List from a range, List of items, Number, Text, )} و تاریخ است. ^{( Date. )}

• List from a range: این گزینه به شما امکان می دهد لیستی از مقادیری که از برگه های مختلف بازیابی شده اند یا لیستی از مقادیر سلول های مختلف در همان برگه را ایجاد کنید.
• لیست آیتم ها: این به ما امکان می دهد لیستی از مقادیر متن ایجاد کنیم. آنها در قسمت ویرایش که با کاما از هم جدا شده اند وارد می شوند.
• Number : این گزینه^(Option) یک لیست کشویی ایجاد نمی کند، در عوض مطمئن می شود که ورودی منوی کشویی در محدوده عددی خاصی قرار می گیرد.
• متن: این گزینه^(Option) یک لیست کشویی ایجاد نمی کند، در عوض مطمئن می شود که ورودی در قالب متنی مناسب است.
• تاریخ: این گزینه^(Option) یک لیست کشویی ایجاد نمی کند، بلکه مطمئن می شود تاریخ وارد شده معتبر است یا در محدوده خاصی قرار دارد.
• فرمول سفارشی^{(Custom Formula)} است: این گزینه یک لیست کشویی ایجاد نمی کند، بلکه مطمئن می شود سلول انتخاب شده از فرمول مشخص شده توسط کاربر استفاده می کند.

پس از وارد کردن داده هایی که قرار است در لیست قرار گیرند، گزینه Show dropdown list in cell را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه اطمینان حاصل می شود که مقادیر در سلول ها ظاهر می شوند.

همچنین می‌توانید با انتخاب گزینه‌ها با یک دکمه رادیویی انتخاب کنید وقتی شخصی داده‌ای نامعتبر را وارد می‌کند که در لیست وجود ندارد، چه کاری باید انجام شود. می‌توانید انتخاب کنید که گزینه نمایش هشدار^{(Show warning)} یا گزینه رد ورودی^{(Reject input)} روی داده‌های نامعتبر وجود داشته باشد. گزینه Reject Input^{(Reject Input)} به شما اجازه نمی دهد مقداری را وارد کنید که در لیست کشویی شما وجود ندارد. از طرف دیگر  گزینه Show warning به شما این امکان را می دهد که داده های نامعتبر را وارد کنید که در لیست شما نیست اما پیام هشدار را در برگه نمایش می دهد.

آخرین گزینه در پنجره تنظیمات Appearance است. ^{(Appearance.)}این گزینه به کاربر اشاره می کند که چه مقادیر یا داده هایی را می تواند در سلول ها وارد کند. برای فعال کردن این دستیار، گزینه Show validation help text را^{(Show validation help text)} در کنار قسمت Appearance انتخاب کنید. پس از انتخاب گزینه، دستورالعمل‌هایی را تایپ کنید که می‌خواهند به افراد در مورد مقادیری که می‌توانند در محدوده سلولی انتخاب کنند، داده شود.

برای اعمال تغییرات روی ذخیره^(Save) کلیک کنید .

لیست کشویی را در Google Sheets ویرایش کنید

برای افزودن مقادیر بیشتر به لیست یا حذف موارد از منوی کشویی مراحل زیر را دنبال کنید

به Data رفته و Data validation را از منوی کشویی انتخاب کنید.

سلول ها را انتخاب کنید و موارد موجود در ورودی را تغییر دهید.

برای اعمال تغییرات روی ذخیره^(Save) کلیک کنید .

همین.

How to create and modify a drop-down list in Google Sheets

Google Sheets is a free web-based application and a popular alternative to Microsoft Excel. The tool allows to easily create, update, and modify spreadsheets. It serves as an excellent collaborative tool allowing you to add as many people as you want and edit Google Sheets with others at the same time. The online tool enables you to work jointly in real-time on a project in the same spreadsheet irrespective of wherever you are located. To collaborate on Google Sheets one has to simply click a Share button and there you are allowing your friends, colleagues, or family to edit your spreadsheet.

When working on a shared Google Spreadsheet, you may want other users to enter only restricted data within its cells. To avoid others entering wrong values within cells, you may want to add a graphical control element like the drop-down menu which is similar to a list box that would allow people to enter only those values available from a given list. Apart from that, the drop-down list serves as a smart and more efficient method to enter data.

That being said, a drop-down list or a pulldown menu is a streamlined way to ensure that people fill only the values into your cells in the exact same manner as your expecting. Like Excel,  Google Sheets allows you to easily create a drop-down menu to your Sheets. Additionally, it enables you to make partial changes to the drop-down list in case you want to modify the selection list in the cells.  In this article, we explain in detail how to create a drop-down menu in Google Sheets and modify the same.

Create a drop-down menu in Google Sheets

Launch Google Sheets

Open a new spreadsheet or open an existing spreadsheet file.

Select a cell where you want to create a drop-down list. You can also select a group of cells, an entire column, or a row.

Navigate to Sheets menu and click on the option Data.

Select Data Validation from the drop-down menu. A Data Validation window pops up with several options to customize.

The first field in the Data Validation window is the Cell range which is automatically filled based on the selected cells. You can change the range to a new value by simply clicking on a table icon in the Cell Range field.

The second field in the Data Validation window is the Criteria which has a list of various options in its own drop-down menu. The Criteria contains options like List from a range, List of items, Number, Text, and Date. 

• List from a range: This option allows you to create a list of values that have been retrieved from different sheets or the list of values from different cells on the same sheet.
• List of items: This allows us to create a  list of text values. They are entered in the edit field separated by commas.
• Number: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry to the drop-down menu falls within a specific numeric range.
• Text: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure that the entry is in a proper textual format.
• Date: This Option doesn’t create a drop-down list instead makes sure if the date entered is valid or comes in a certain range.
• Custom Formula is: This option does not create a drop-down list instead makes sure the selected cell uses a user-specified formula.

Once the data that is to be included in the list is entered, select the option Show dropdown list in cell. Selecting this option ensures that the values appear in the cells.

You can also choose what has to be done when someone enters an invalid data which is not present on the list by selecting the options with a radio button. You can choose to have either Show warning option or Reject input option on invalid data. The Reject Input option doesn’t allow you to enter any value which is not present on your drop-down list. On the other hand,  Show warning option allows you to enter the invalid data which is not on your list but displays the warning message in the sheet.

The last option in the setting window is the Appearance. This option gives a hint to the user on what values or data they can enter in the cells. To activate this assistant, select the option Show validation help text beside the Appearance field.  After you select the option, type the instructions that want to give people about what values they can choose within the cell range.

Click Save to apply the changes.

Edit the drop-down list in Google Sheets

To add more values to the list or remove items from the drop-down menu follow the below steps

Navigate to Data and select Data validation from the drop-down menu.

Select the cells and change the items in the entry.

Click Save to apply changes.

That’s all.

Related posts

• نحوه چرخش متن در برنامه وب Google Sheets

• چگونه برای ایجاد Drop Cap در Google Docs در چند دقیقه

• Fix Google Docs Spellcheck درستی کار نمی کند

• چگونه برای قرار دادن Text Box در Google Docs

• چگونه به Google Slides loop بدون انتشار

• چگونه به استفاده از حواس پرتی رایگان Mode در Google Docs and Google Slides

• چگونه برای اضافه کردن و ویرایش Tables در Google Docs راه آسان

• بهترین قالب های رزومه برای Google Docs برای ایجاد حرفه ای CV

• نحوه استفاده از Header، Footer و Footnote در Google Docs

• نحوه نصب و حذف Add-Ons در Google Docs

• چگونه برای نوشتن یک Screenplay در Google Docs

• چگونه برای اضافه کردن Citations and References در Google Docs

• نحوه مقایسه دو اسناد در Google Docs

• چگونه به لایه و گروه Images در Google Docs

• نحوه اضافه کردن Caption به Images در Google Docs

• Google Docs Keyboard Shortcuts برای Windows 10 PC

• Fix Superscript در Google Docs کار نمی کند

• چگونه Page Orientation را در Google Docs تغییر دهیم

• چگونه به ستون در Google Docs

• چگونه فضای دوگانه در Google Docs