مایکروسافت 365^{(Microsoft 365)} اخیراً ویژگی های جدیدی را برای ردیابی بهره وری اعلام کرده است. هدف آن نظارت بر داده‌های مربوط به کارگران بود، اما پس از آگاه شدن مردم از میزان داده‌های کاربر جمع‌آوری‌شده توسط تیم‌های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} ، راه‌اندازی ویژگی نتیجه معکوس داد .

تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} چه داده هایی را جمع آوری می کند؟

تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} سه نوع داده مانند داده های سرشماری، استفاده^{(Census, Usage, )} و گزارش خطا را جمع آوری می^{( Error reporting data)} کند. اطلاعات سرشماری چیزی جز اطلاعات استاندارد در مورد دستگاه، سیستم عامل و زبان کاربر شما نیست. همچنین یک شناسه کاربری خاص ایجاد می کند که دو بار محافظت می شود تا از پیوندهای غیر ضروری جلوگیری شود. داده‌های سرشماری در گزارش فعالیت ^(Census)کاربر تیم‌ها^{(Teams user)} ، داده‌های پیش‌فرض جمع‌آوری‌شده است و کاربر نمی‌تواند از آن انصراف دهد.

مایکروسافت^(Microsoft) همچنین داده‌های استفاده را جمع‌آوری می‌کند که شامل تعداد پیام‌های ارسال^{(number of messages sent)} شده، تماس‌ها^(calls) و جلسات پیوسته به^{(meetings joined)} همراه نام سازمان است^{(name of the organization)} . همچنین به ردیابی خطاها کمک می کند تا بتوان آنها را به موقع برطرف کرد. به آن داده های گزارش خطا می گویند.^(Error)

بخوانید: ^(Read:) نحوه ایجاد یک تیم خصوصی و تغییر حریم خصوصی در تیم های مایکروسافت^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

گزارش فعالیت کاربر تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

برای مشاهده و ویرایش گزارش فعالیت کاربر Teams ، باید سرپرست سرویس Teams^{(Teams service admin)} باشید . برای اطلاعات بیشتر در مورد نقش‌های سرپرست و مجوزها، به نقش‌های سرپرست تیم‌ها برای مدیریت یک تیم دسترسی داشته باشید^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

در صفحه پیمایش سمت چپ مرکز مدیریت تیم‌های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} ، به Analytics & reports > Usage reports بروید .
فعالیت کاربر تیم‌ها را^{(Teams user activity )} از برگه مشاهده گزارش‌ها^{(View reports)} در زیر برگه گزارش^{(Report )} انتخاب کنید.
محدوده ای را در تب محدوده داده انتخاب کنید^{(data range)}
بر روی Run report کلیک کنید.

تفسیر گزارش فعالیت کاربر تیم^{(Teams User Activity Report)}

گزارش فعالیت کاربر Teams در ^{(Teams user)}7 روز، 30 روز یا 90 روز^{(7 days, 30 days, or 90 days)} گذشته قابل مشاهده است . گزارش استفاده از کاربر را به تفکیک نشان می دهد. جزئیات پیام‌های کانال، پیام‌های پاسخ و پست، جزئیات جلسه سازمان‌دهی‌شده و جزئیات جلسه شرکت را ارائه می‌دهد. همچنین می‌توان جزئیات آخرین فعالیت، زمان ویدیو، و فعالیت اشتراک‌گذاری صفحه را ارائه کرد.

این گزارش برای مدیران شرکت مفید است تا با استفاده از Teams اطلاعاتی^(Teams) در مورد فعالیت کارکنان مشاهده کنند. مدیران می توانند حداکثر 19 نوع مختلف از داده های فعالیت کاربر را مشاهده کنند. در حال حاضر، هیچ راهی برای کاربران وجود ندارد که از جمع آوری داده ها از مدیران شرکت مربوطه خود انصراف دهند. اگرچه ممکن است بسیاری از شرکت ها از در دسترس بودن چنین داده هایی آگاه نباشند.

داده های کاربر Teams^{(Teams user)} کجا ذخیره می شود؟

تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} در سرتاسر جهان و در چندین حوزه قضایی با استانداردهای مختلف برای نحوه مدیریت داده ها فعالیت می کند. اگر می‌خواهید ببینید که داده‌های فردی در کجا ذخیره می‌شوند، می‌توانید به مرکز مدیریت Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} بروید . روی Settings > Organization profile کلیک کنید و سپس به مکان داده ها^{(Data Location)} بروید .

مدیریت اعلان‌های تیم

هنگام کار بر روی Teams ، دریافت چندین نوتیفیکیشن با پینگ مداوم در سمت راست پایین صفحه می‌تواند حواس‌پرتی را ایجاد کند.

می‌توانید با کلیک بر روی سه نقطه در سمت راست بالای تیم‌ها^(Teams) ، انتخاب اعلان‌های کانال^{(Channel notifications)} و خاموش کردن کامل آنها، کنترل را پس بگیرید. همچنین می توانید با انتخاب "Custom" قوانین جدیدی را تنظیم کنید.

چگونه تیم های مایکروسافت فعالیت شما را ردیابی می کند و چگونه آن را متوقف می کند

ممکن است بخواهید « همه پست‌های جدید^{(All new posts)} » را خاموش کنید و همچنین ممکن است بخواهید ذکر کانال^(Channel) را کاهش دهید ، یعنی زمانی که شخصی شما را در کانالی با استفاده از نام کانال^(Channel) @ از « بنر و فید^{(Banner and feed)} » به « فقط نمایش در فید^{(Only show in feed)} » برچسب‌گذاری می‌کند.

گزارش فعالیت کاربر تیم های مایکروسافت

حواس پرتی دیگر زمانی است که شما به یک جلسه برنامه ریزی شده دعوت شده اید یا یک جلسه را نیمه کاره ترک کرده اید، اما همچنان هر بار که پیامی در جعبه گفتگوی جلسه جاری تایپ می شود، اعلان دریافت می کنید.

یک راه حل موقت برای این مشکل این است که وضعیت خود را به " مزاحم نشوید^{(Do not disturb)} " تغییر دهید. می توانید این کار را با کلیک بر روی عکس پروفایل خود در صفحه اصلی تیم ها^(Teams) انجام دهید ، روی "در دسترس^(Available) " کلیک کنید و آن را به " مزاحم نشوید^{(Do not disturb)} " تغییر دهید.

گزارش فعالیت کاربر تیم

همچنین می‌توانید با رفتن به Settings > Privacy ، اولویت را مدیریت کنید، روی « مدیریت دسترسی اولویت‌دار^{(Manage priority access)} » کلیک کنید و نام افرادی را که می‌خواهید اعلان‌ها را دریافت کنید، اضافه کنید.

بخوانید^(Read) : تیم های مایکروسافت در طول جلسات از کار می افتد یا متوقف می شود^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

کنترل دسترسی در تیم های مایکروسافت

تیم‌ها^(Teams) همچنین راهی برای محدود کردن دسترسی به تیم‌های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} به شما ارائه می‌کنند تا زمان و مکان برای فکر کردن و کار کردن داشته باشید.

می توانید این کار را با رفتن به Settings > Privacy و تغییر دکمه رادیویی « خواندن رسیدها » انجام دهید.^{(Read receipts)}

می‌توانید از سازمانتان بخواهید تا احراز هویت چند عاملی^{(multi-factor authentication)} را در حسابتان روشن کند و یک لایه حفاظتی اضافی اضافه کند. یک رمز عبور قوی و منحصر به فرد و یک مدیر رمز عبور برای محافظت از حساب ضروری است.

همچنین اگر عضو یک تیم خاص هستید، می‌توانید کانال‌های خصوصی^{(private channels)} راه‌اندازی کنید و فقط به اعضای خاصی از تیم دسترسی محدودی داشته باشید. در تیم انتخاب شده به قسمت کانال ها رفته و روی سه نقطه کلیک کنید. در قسمت Privacy به Add channel بروید و ^{(Add channel)}Privacy را انتخاب کنید .

سپس می توانید افراد مربوطه را برای اضافه کردن به تیم انتخاب کنید - حداکثر تا 250 نفر. فقط یک سازنده کانال می تواند افراد را از یک کانال خصوصی اضافه یا حذف کند. فایل‌ها یا پیام‌هایی که در یک کانال خصوصی به اشتراک گذاشته می‌شوند، برای افراد خارج از آن قابل دسترسی نیستند.

مایکروسافت تیمز^{(Microsoft Teams)} با تغییر به کار از راه دور محبوبیت پیدا کرده است. اکنون کارگران باید با هم همکاری کنند و اطمینان حاصل کنند که داده های حساس کاملاً ایمن می مانند و از گزارش فعالیت کاربر Teams^{(Teams user)} سوء استفاده نمی شود. پیشنهادات ذکر شده در بالا به حفظ امنیت داده های شما و حفظ ارتباط روان کمک می کند. امیدوارم آنها برای شما کار کنند.

در ادامه بخوانید^{(Read next)} : مشکل حافظه بالای مایکروسافت و استفاده از CPU.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It was aimed at monitoring data about workers but the feature launch backfirеd after people were made aware of the amount of user datа collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
Select a range under the data range tab
Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Microsoft Teams User Activity Report

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

Teams user activity report

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused. The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

فرزین عزیزی

About the author

من یک مهندس نرم افزار هستم که هم در کروم و هم در برنامه های بازی تجربه دارم. من در 4 سال گذشته روی راه حل های مرورگر گوگل کروم کار کرده ام و همچنین روی بازی های چندین پلتفرم مختلف کار کرده ام. مهارت های من در طراحی، آزمایش و مدیریت پروژه های نرم افزاری نهفته است. من علاوه بر کارم به عنوان مهندس نرم افزار، در زمینه حفظ حریم خصوصی، حساب های کاربری و مسائل ایمنی خانواده نیز تجربه دارم.

چگونه تیم های مایکروسافت فعالیت شما را ردیابی می کند و چگونه آن را متوقف می کند

تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} چه داده هایی را جمع آوری می کند؟

گزارش فعالیت کاربر تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

تفسیر گزارش فعالیت کاربر تیم^{(Teams User Activity Report)}