امروزه تبادل ایمیل‌های دائمی بین افراد، شرکت‌ها و غیره وجود دارد که منجر به افزایش حجم ایمیل‌ها در صندوق‌های پستی ما شده است. مدیریت و بازیابی تعداد زیادی ایمیل در هر زمان دشوار شده است. بنابراین، برای حل این مشکل، مفهوم آرشیو ایمیل^{(Email Archiving)} به وجود آمد. بیایید ببینیم دقیقا چیست و چگونه می توان یک ایمیل را در Microsoft Outlook 2019/2016 کرد .

آرشیو ایمیل چیست؟

بایگانی ایمیل^{(Email Archiving)} یک فرآیند مدیریت ایمیل است که ایمیل های شما را به صورت سیستماتیک مدیریت و فایل می کند. به طور دائم داده های شما را بدون از دست دادن داده ها ذخیره و ایمن می کند. اساساً^(Basically) ، وقتی یک ایمیل را بایگانی می کنید، بدون حذف شدن از صندوق ورودی شما ناپدید می شود و در پوشه Archive^{(Archive folder)} ذخیره می شود . ایمیل هایی که نمی خواهید حذف کنید زیرا ممکن است در آینده به آنها نیاز داشته باشید، می توانند بایگانی شوند. در صورت نیاز می توان تمام ایمیل های موجود در پوشه آرشیو را بازیابی کرد تا محتوای مهم از بین نرود. بایگانی کردن^(Archiving) ایمیل ها را از سرور پست الکترونیکی شبکه به رایانه محلی شما منتقل می کند.

نحوه آرشیو کردن ایمیل ها در Outlook

برای باز کردن Microsoft Outlook ، روی دکمه Start کلیک کنید و به سمت پایین بروید تا Outlook باز شود.

به صندوق ورودی^(Inbox) خود بروید و ایمیلی را که می خواهید بایگانی کنید باز کنید. هنگامی که نامه شما باز شد، گزینه Archive را در نوار منو در بالای صندوق پستی خود خواهید دید.

روی Archive کلیک کنید و متوجه خواهید شد که ایمیل شما از صندوق ورودی ناپدید شده است. همه این ایمیل‌ها را در پوشه Archive که می‌توانید در قسمت سمت چپ ببینید، پیدا خواهید کرد. برای مشاهده آنها روی پوشه آرشیو کلیک کنید .^(Click)

می توانید ایمیل خاصی را که به دنبال آن هستید در کادر جستجوی بالا جستجو کنید. می‌توانید ایمیل‌ها را فیلتر کنید و آن‌ها را از جدیدترین یا قدیمی‌ترین آنها بر اساس نیاز خود مرتب کنید. همچنین می توانید ایمیل ها را بر اساس تاریخ، اندازه، موضوع، اهمیت، دسته ها و غیره مرتب کنید.

آرشیو کردن ایمیل ها در Outlook بسیار ساده است و از این رو می توان به روشی کارآمد انجام داد.

ایمیل بایگانی انبوه در Outlook

برای بایگانی انبوه ایمیل در Outlook ، File > Info > Tools را باز کرده و Clean up old items را^{(Clean up old items)} انتخاب کنید .

Archive this folder and all subfolders را انتخاب کنید و پوشه ای را که می خواهید بایگانی کنید انتخاب کنید .

در مرحله بعد، در قسمت بایگانی موارد قدیمی تر از، تاریخ را وارد کنید.

گزینه Include items with Don't AutoArchive to archive علامت زده را انتخاب کنید^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

روی OK کلیک کنید و خارج شوید.

بخوانید^(Read) : نحوه بایگانی خودکار موارد قدیمی خود در Microsoft Outlook .

نحوه بازیابی ایمیل های آرشیو شده در Outlook

برای دسترسی به ایمیل های آرشیو شده خود در Microsoft Outlook :

1. Outlook را باز کنید
2. شناسه ایمیل را انتخاب کنید
3. روی پوشه Archive کلیک کنید
4. تمام ایمیل های آرشیو شده خود را در اینجا خواهید دید.

امیدوارم این پست برای شما مفید واقع شود.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a constant exchange of emails between individuals, companies, etc. which has rеsultеd in a grоwing volume of mаils in our mailboxes. It has become diffiсult to manage and retrieve a large number оf emails evеry time. Thus, to resolve this problem, the concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

Related posts

• بدن Emails or Text در Outlook از دست رفته

• نمی توانید حذف Emails or Folders در Outlook

• چگونه به رمز در آوردن Emails در Microsoft Outlook app and Outlook.com

• چگونه MIME Emails and Attachments را در Outlook باز کنید

• چگونه برای به یاد آوردن Email در Outlook؟ Unsend Email S

• پیام خطا در بارگذاری Outlook error در Android mobile

• نحوه ارسال ایمیل در Outbox از Microsoft Outlook client گیر کرده است

• Autocomplete در Outlook درستی کار نمی کند

• چگونه به صرفه جویی Email عنوان PDF در Gmail and Outlook

• به طور خودکار ایمیل ها را با استفاده از قوانین به پوشه های Outlook منتقل کنید

• Outlook.exe location در Windows 10 کجاست؟

• نحوه اضافه کردن یک جدول در Gmail and Outlook email messages

• قادر به دانلود پیوست ها از Outlook Web App نیست

• چگونه برای اضافه کردن Outlook Smart Tile به New Tab Page در Edge

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• Fix Outlook Send/Receive error 0x8004102A

• Outlook نمی تواند آخرین بار شروع شود آیا می خواهید در حالت امن شروع کنید؟

• Outlook Error 80041004 همگام سازی folder hierarchy شما

• چگونه برای ایجاد و راه اندازی ID custom domain email در Outlook

• چگونه Junk Email Folder را در Outlook خالی کنید