امکان برگزاری جلسات آنلاین از راه دور در خانه می تواند بسیار راحت باشد. اما فهرست کاملی از فرصت ها را برای لحظات بسیار شرم آور نیز معرفی می کند.

اگر بچه‌ها، حیوانات خانگی، نوزادان یا حتی پنجره‌ای پشت سرتان دارید که فضای باز را به نمایش می‌گذارد، همه مواد تشکیل دهنده یک دستور غذا برای فاجعه را دارید.

در این مقاله برخی از رایج‌ترین مسائلی را که می‌توانند منجر به جلسات آنلاین خجالت‌آور شوند و نحوه جلوگیری از آن‌ها را پوشش می‌دهیم.

جلسات آنلاین: چه چیزی ممکن ^{(Go Wrong)}است^(Could) اشتباه باشد ؟

یکی از معروف‌ترین نمونه‌های چنین لحظه‌ی شرم‌آوری برای پروفسور رابرت کلی^{(Professor Robert Kelly)} اتفاق افتاد که در حال مصاحبه زنده تلویزیونی با بی‌بی‌سی^(BBC) بود.

یکی از بچه های نوپای کلی در اواسط مصاحبه وارد دفتر کارش شد و نوزادش هم در واکر. در نهایت، همسر دیوانه او وارد اتاق می شود تا بچه ها را از اتاق بیرون بیاورد.

این جلسه نه تنها یک جلسه آنلاین شرم آور بود^{(online meeting moment)} ، بلکه به صورت زنده برگزار شد و در سراسر جهان برای میلیون ها بیننده پخش شد.

جلوگیری از لحظات شرم آور ملاقات آنلاین^{(Embarrassing Online Meeting)}

راه‌هایی وجود دارد که می‌توانید فضای کاری، رایانه‌تان و خود جلسه را تنظیم کنید تا احتمال وقوع رویدادهای ناگوار را کاهش دهید.

اگر تمام این دستورالعمل‌ها را دنبال کنید، می‌توانید مطمئن باشید که تمام جلسات آنلاین شما به آرامی و بدون هیچ لحظه «به یاد ماندنی» برگزار می‌شود.

دوربین خود را در صورت عدم استفاده مسدود کنید

دلایل امنیتی زیادی وجود دارد که چرا باید وب کم خود را تحت پوشش قرار دهید مگر اینکه از آن استفاده کنید. اما گذشته از امنیت، شما همچنین نمی‌خواهید ویدیوی خود را در شروع یک جلسه آنلاین قبل از آماده شدن نشان دهید.

داستان هایی از افرادی^{(stories of people caught going to the bathroom)} وجود دارد که در طی یک جلسه به دستشویی رفته بودند زیرا وب کم آنها به سمت در باز حمام^{(bathroom door)} نشانه رفته بود. 

این ممکن است به دلایل متعددی اتفاق بیفتد.

• وب کم در زمان شروع جلسه به طور خودکار روشن می شود
• فراموش می کنید که دوربین در حین جلسه روشن است
• فکر می‌کردید جلسه به پایان رسیده است، اما دوربین همچنان روشن است تا زمانی که افراد متصل هستند

ساده ترین راه برای جلوگیری از همه این سناریوها استفاده از کاور لغزنده^{(slider cover)} روی وبکم خود در صورت داشتن چنین حالتی است. اگر اینطور نیست، مقداری نوار را در دسترس داشته باشید تا در مواقعی که از دوربین استفاده نمی‌کنید، آن را نگه دارید.

از پرده ها در پس زمینه ویندوز استفاده کنید

ویندوز ممکن است برای راه‌اندازی نور به دفتر شما عالی باشد، اما وقتی در یک جلسه آنلاین هستید، می‌تواند مشکلات زیادی ایجاد کند.

سناریوهای متعددی وجود دارد که می تواند منجر به خجالت ویندوز شود، بنابراین بیایید سه مورد اصلی را بررسی کنیم.

شما شبیه یک شرور هستید

تصور کنید شخصی^{(Imagine someone)} در یک جلسه ظاهر می شود و فقط مانند سایه در یک اتاق تاریک ظاهر می شود. اولین برداشت شما از آن شخص چه خواهد بود؟

بیشتر مردم هر تعداد فیلمی را به یاد می آورند که در آن یک شرور در یک سیاه چال نشسته و نقشه ^{(dungeon lair)}شیطانی^{(evil plan)} بعدی خود را طراحی می کند .

نوری که از پنجره به داخل می‌رود، اکثر وب‌کم‌ها را فریب می‌دهد و آنها را مجبور می‌کند تا نور را به طور خودکار فیلتر کنند، و باعث می‌شود کل اتاق بسیار تاریک‌تر از آنچه هست به نظر برسد.

ساده ترین راه برای رفع این مشکل این است که پنجره های پشت سر خود را با پرده بپوشانید و در طول جلسات همیشه پرده ها یا سایه ها را بسته نگه دارید.

حیوانات خانگی عاشق ویندوز هستند

حیوانات خانگی نیز عاشق پنجره هستند و حیوانات خانگی و جلسات آنلاین به ندرت با هم ترکیب می شوند.

اگر متوجه شدید که افراد حاضر در جلسه^{(meeting snickering)} هنگام صحبت کردن، پوزخند می زنند یا می خندند، ممکن است بخواهید نگاهی به پشت سر خود بیندازید.

شانس بسیار خوبی است که گربه شما خوب نیست.

اگر برای شروع یک جلسه آنلاین آماده هستید، همه حیوانات خانگی خود را از اتاق بیرون بیاورید تا در آستانه پنجره^{(window sill)} پنهان نشوند و در طول کنفرانس ویدیویی^{(video conference)} شما را شرمنده کنند .

توجه: بستن درب دفتر^{(office door)} (و قفل کردن آن) می تواند حیوانات خانگی ناخواسته و سایر مهمانان ناخوانده را از خانه دور نگه دارد.

فضای باز همیشه دوست داشتنی نیست

مشکل دیگر ویندوز مواردی است که در طرف دیگر آن پنجره ها اتفاق می افتد.

آیا واقعاً می‌خواهید همکاران یا سایر شرکت‌کنندگان در جلسه، همسایه‌تان را در حال چمن‌زنی در بیرون با لباس خواب ببینند؟ 

شما هرگز نمی دانید چه کسی یا چه چیزی قرار است از کنار پنجره بگذرد، بنابراین این دلیل دیگری است برای اطمینان از اینکه پنجره پشت شما پرده دارد و از آنها استفاده می کنید.

میل لنگ تا روشنایی

در مورد نورپردازی، یک دفتر کار با نور خوب بهترین ویدیو را در طول یک کنفرانس وب ایجاد می کند. بهترین راه برای دستیابی به نورپردازی عالی این است که میز خود را طوری قرار دهید که یک پنجره (با پرده‌های باز) پشت مانیتوری که روبه‌رو هستید یا در کنار آن قرار داشته باشد. 

نور طبیعی پنجره های کناری برعکس پنجره پشت شما عمل می کند. به جای اینکه وب‌کم را مجبور به فیلتر کردن نور کند، نور طبیعی را روی شما می‌تاباند تا دوربین بتواند آن را بگیرد.

اگر پنجره ای ندارید که در محل کار خود به درستی قرار گرفته باشد، بهترین راه حل بعدی این است که به همان اندازه که دارید، چراغ های سقفی را روشن کنید.

بهتر^(Better) است از چراغ‌های Philips Hue استفاده کنید و آن‌ها را روی روشن‌ترین تنظیمات قرار دهید.

قبل از جلسات مرتب کنید

طبق یک مطالعه در سال 2018 توسط دانشگاه میشیگان^{(2018 study by the University of Michigan)} ، روانشناسان دریافتند که افراد فقط بر اساس وضعیت دفترشان نظرات منفی در مورد افراد ایجاد می کنند.

این یافته ^{(finding isn)}تعجب آور^{(t surprising)} نیست . با این حال، مایه تاسف است اگر تمام هفته را سخت کار کرده باشید و قبل از آن جلسه ویدیویی^{(video meeting)} آنلاین، زمان تمیز کردن فضای اطراف خود را نداشته باشید .

راه حل آسان این است که حداقل 15 دقیقه قبل از شروع جلسه ویدیویی^{(video meeting)} در تقویم خود برنامه ریزی کنید . آن زمان را صرف جمع کردن همه چیزهای به هم ریخته پشت سر خود کنید. حداقل هر چیزی را که دوربین می بیند پاک کنید.

ممکن است به این معنی نباشد که کل اتاق تمیز است، یا اینکه دسکتاپ^{(desktop isn)} شما هنوز شلوغ نیست، اما اگر افرادی که در جلسه شرکت می کنند نتوانند این بهم ریختگی را ببینند، بهتر از این نمی دانند.

آه صداهایی که ما می سازیم

صدا می تواند بدترین دشمن شما در طول یک کنفرانس ویدئویی^{(video conference)} باشد. انواع راه هایی وجود دارد که میکروفون شما می تواند شما را شرمنده کند. 

فقط فراموش کنید که میکروفون روشن است و یکی از کارهای زیر را انجام دهید:

• خوردن چیپس یا چیزهای ترد و با صدای بلند^{(crunchy and loud)}
• زیر لب چیزی منفی در مورد یک همکار زمزمه می کنید که همه می توانند بشنوند
• گفتگوی جانبی^{(side conversation)} شخصی با همسر یا سایر اعضای خانواده داشته باشید^{(family member)}
• ایجاد صداهای بدنی شرم آور

همه این سناریوها می‌توانند از طنز خفیف تا خجالت‌آور باشند. 

راه حل چیست؟ همیشه^(Always) بررسی کنید که در ابتدای جلسه بی‌صدا شده باشید، مگر اینکه نیاز به صحبت داشته باشید، و در طول جلسه  مراقب وضعیت میکروفون خود باشید.^{(microphone status)}

حتی بهتر از آن، تنظیمات نرم افزار کنفرانس ویدئویی^{(video conference software)} خود را به گونه ای پیکربندی کنید که هنگام شروع جلسه، میکروفون به طور خودکار خاموش بماند.

در اسکایپ^(Skype) ، می‌توانید این تنظیم را در منوی تنظیمات ، در بخش ^(Settings)صوتی و تصویری^{(Audio & Video)} پیدا کنید. فقط مطمئن شوید که Unmute برای تماس های ورودی^{(Unmute for incoming calls)} خاموش است.

اکثر برنامه های اصلی کنفرانس ویدیویی تنظیمات مشابهی برای میکروفون دارند.

سایر نکات مفید

در نظر گرفتن تمام توصیه‌های بالا تضمین می‌کند که کنفرانس‌های ویدیویی شما به آرامی و بدون هیچ مشکلی پیش می‌رود. 

چند نکته دیگر وجود دارد که ممکن است به تماس های ویدیویی شما کمک کند:

• اشتراک‌گذاری صفحه‌ها^{(Sharing screens)} : هنگام اشتراک‌گذاری صفحه، دکمه اشتراک‌گذاری را^{(share button)} قبل از اینکه صفحه‌نمایش صحیح را برجسته کنید، انتخاب نکنید. هر برنامه کنفرانس آنلاین بزرگ صفحه‌ای را که انتخاب کرده‌اید برجسته می‌کند تا همیشه بدانید که کدام صفحه را می‌خواهید به اشتراک بگذارید. اشتراک‌گذاری صفحه نمایش اشتباه می‌تواند باعث شود افراد چیزهایی را ببینند که شما نمی‌خواهید.
• اعلان های شرم آور^{(Embarrassing notifications)} : هیچ چیز^{(s nothing)} بدتر از این نیست که یک همکار برای شما پیامی شخصی بفرستد در حالی که صفحه نمایش خود را در یک جلسه به اشتراک می گذارید. قبل از هر کنفرانس ویدیویی^{(video conference)} اعلان های ویندوز را غیرفعال کنید .
• قرار دادن پنجره^{(Window placement)} : اشتباه رایجی که مردم مرتکب می شوند این است که پنجره چت^{(chat window)} را با چهره همه روی صفحه ای دور از وب کم قرار می دهند. در عوض، آن را روی همان صفحه قرار دهید تا به نظر برسد که مستقیماً به افراد نگاه می کنید.
• پس‌زمینه مجازی^{(Virtual backgrounds)} – اکثر برنامه‌هایی مانند زوم و اسکایپ^{(Zoom and Skype)} اکنون به شما امکان می‌دهند پس‌زمینه مجازی را انتخاب کنید. شما می توانید چیزی را از پیش تنظیم ها انتخاب کنید یا می توانید تصویر خود را دانلود کنید و از آن به عنوان پس زمینه استفاده کنید. برخی از برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند پس‌زمینه را نیز محو کنید، بنابراین اگر پس‌زمینه بدی برای تماس خود دارید، یک پس‌زمینه مجازی دریافت کنید.

آیا تا به حال لحظات شرم آور در طول کنفرانس های ویدئویی خود داشته اید؟ ما دوست داریم داستان شما را در بخش نظرات زیر بشنویم.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The abilіty tо have remote, online meetings аt homе can be very conνenіent. But it also introduces а whole list of opportunіties for very embarrassing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

Related posts

• چگونه از خودتان محافظت از Hackers Online

• چگونه می Printer Online خود را اگر آن Showing Offline

• رفع سریع زمانی که دوربین جلسه زوم شما کار نمی کند

• نحوه گوش دادن به موسیقی رایگان آنلاین بدون دانلود

• چگونه تمام داده های آنلاین و آفلاین خود را رمزگذاری کنیم

• نحوه رفع خطای Steam "در انتظار تراکنش"

• 3 راه برای گرفتن Photo or Video در Chromebook

• 4 Ways برای یافتن بهترین Options اینترنت (ISPs) در منطقه شما

• 3 رایج ترین ویروس های رایانه ای در حال حاضر آنلاین [2020]

• چه Discord Streamer Mode and How آن را راه اندازی

• چگونه Screenshot را در Steam قرار دهیم

• نحوه استفاده VLOOKUP در Google ورق

• چگونه می Rid از Yahoo Search در Chrome

• 10 Best Ways به Child Proof Your Computer

• ظروف فایرفاکس: از آنها برای سازماندهی زندگی آنلاین خود استفاده کنید

• ویدیوهای آنلاین را برای ویدیوهای تاریک لرزان تقویت کنید

• چگونه Post یک مقاله در مورد Linkedin (و Best Times به Post)

• چگونه Detect Computer & Email Monitoring یا Spying Software

• چگونه Memories را در Facebook پیدا کنید

• چگونه به ایجاد یک Transparent Background در GIMP