اگر اشتراک Office 365 دارید ، یکی از برنامه هایی که می توانید به آن دسترسی داشته باشید Access است . این ابزاری است برای ایجاد انواع مختلف پایگاه داده ها و گزارش ها در رایانه شما. اگر به دنبال روشی برای ساخت یک پایگاه داده هستید، MS Access بهترین راه برای انجام این کار است، چه بخواهید یک پایگاه داده ساده یا پیچیده بسازید.

می‌توانید از این ابزار برای ایجاد پایگاه داده، ایجاد فرم‌هایی برای ورودی‌های داده، فیلتر کردن داده‌های خود با استفاده از پرس و جوهای سفارشی، و تولید گزارش از داده‌های خود استفاده کنید. جادوگران گام به گام وجود دارند که به شما در ایجاد این موارد کمک می کنند تا استفاده از آن چندان دشوار نباشد.

چگونه یک پایگاه داده خالی با MS Access بسازیم^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک پایگاه داده بسازید. برای انجام این کار، یک پایگاه داده جدید در Access راه اندازی کنید. جداول داده ها، فرم ها، پرس و جوها و گزارش های شما در آن ذخیره می شود. برای انجام این کار، می‌توانید از یکی از الگوهای متعددی که اکسس^(Access) ارائه می‌کند استفاده کنید یا یکی از ابتدا بسازید.

در اینجا ما یک پایگاه داده می سازیم که اطلاعات دانش آموزان را ذخیره می کند و از یک الگوی پایگاه داده خالی استفاده می کنیم.

1. برنامه Access را^{(Launch the Access app)} در رایانه خود اجرا کنید.
2. روی New در نوار کناری سمت چپ کلیک کنید تا یک پایگاه داده جدید ایجاد کنید.
3. برای ایجاد یک پایگاه داده خالی جدید، گزینه Blank database^{(Blank database)} را در قسمت سمت راست انتخاب کنید .

1. روی^(Click) نماد پوشه کوچک کلیک کنید و مسیری را برای ذخیره پایگاه داده خود انتخاب کنید. سپس روی دکمه ای که می گوید Create کلیک کنید .

1. به این ترتیب شما یک پایگاه داده با Access می سازید . پایگاه داده شما باید در مسیر مشخص شده در دسترس باشد.

یک جدول در پایگاه داده خود ایجاد کنید^{(Create a Table In Your Database)}

پایه هر پایگاه داده جداول است. این جداول هستند که داده‌های شما در ستون‌های مختلف ذخیره می‌شوند، و این همان چیزی است که می‌توانید پرس‌و‌جوها را روی آن اجرا کنید و گزارش‌هایی از آن تولید کنید.

هنگامی که یک پایگاه داده جدید در Access می سازید ، صفحه ایجاد جدول جدید را در نمای دیتاشیت باز می کند. کار با این نما ساده ترین نیست و بنابراین باید آن را به نمای طراحی تغییر دهید و سپس ستون های جدول خود را ایجاد کنید.

1. ^{(Right-click)}روی جدول جدید ایجاد شده کلیک راست کرده و Design View را انتخاب کنید .

1. از شما می خواهد که ابتدا جدول خود را ذخیره کنید. یک نام برای جدول وارد کنید و روی OK کلیک کنید .

1. صفحه زیر به شما امکان می دهد ستون ها و انواع داده های آنها را به جدول اضافه کنید. ستون اول را همانطور که هست نگه دارید زیرا برای هر یک از موارد شما یک شناسه منحصر به فرد ایجاد می کند.
2. همانطور که ما در حال ساخت یک پایگاه داده دانش آموز هستیم، مکان نما خود را در فیلد دوم قرار دهید و Student Name را تایپ کنید. از قسمت Data Type گزینه ^{(Data Type)}Short Text را انتخاب کنید .

1. Age را به عنوان نام فیلد بعدی وارد کنید و از منوی کشویی Data Type Number را انتخاب کنید.^(Number)

1. آخرین ستون را با نام Country و Short Text به عنوان نوع داده اضافه کنید.

1. Ctrl + S را فشار دهید تا جدول ذخیره شود.

یک فرم برای ورود داده ها در پایگاه داده خود ایجاد کنید^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

در حالی که می توانید جدول را در نمای دیتاشیت باز کنید و داده های مورد نیاز را به آن اضافه کنید، یک فرم راه آسان تری برای وارد کردن داده ها در اختیار شما قرار می دهد. همچنین لازم نیست با هیچ داده دیگری در جدول مداخله کنید زیرا یک فرم فقط به شما امکان می دهد هر بار یک ورودی را ویرایش کنید.

می توانید از جادوگر فرم Access برای ایجاد فرمی برای ورود داده ها^{(create a form for data entry)} با فیلدهای انتخابی خود استفاده کنید.

1. در حالی که اکسس^(Access) هنوز با پایگاه داده شما باز است، روی تب Create در بالا کلیک کنید و گزینه ای را که می گوید Form Wizard را انتخاب کنید .

1. از شما می خواهد که فیلدهایی را که می خواهید در فرم خود استفاده کنید انتخاب کنید. همه مواردی را که برای وارد کردن مقدار نیاز دارید انتخاب کنید و روی نماد پیکان سمت راست کلیک کنید تا آنها را به لیست اضافه کنید. سپس روی Next در پایین کلیک کنید.

1. صفحه زیر چهار طرح بندی فرم را برای انتخاب ارائه می دهد. روی^(Click) هر طرح بندی کلیک کنید و یک پیش نمایش در سمت چپ ظاهر می شود. پس از انتخاب، روی Next در پایین کلیک کنید.

1. یک نام برای فرم خود وارد کنید و Finish را بزنید .

1. فرم باید باز شود و به شما امکان می دهد داده ها را به جدول خود اضافه کنید.

یک کوئری برای فیلتر کردن داده ها در پایگاه داده خود ایجاد کنید^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

یک پرس و جو به شما امکان می دهد داده های ذخیره شده در جداول خود را با استفاده از معیارهای سفارشی مختلف فیلتر کنید. برای مثال، اگر به دنبال بازیابی داده‌های دانش‌آموزانی هستید که 20 سال یا بیشتر در ایالات متحده زندگی می‌کنند، می‌توانید یک پرس و جو ایجاد کنید و جدولی ایجاد کنید که فقط دانش‌آموزانی در آن باشند که با معیارهای شما مطابقت دارند.

1. روی تب Create در بالا کلیک کنید و ^(Create)Query Wizard را انتخاب کنید .

1. اولین گزینه ای که می گوید Simple Query Wizard را انتخاب کنید و OK را بزنید .

1. جدول و فیلدهایی را که می خواهید در پرس و جو قرار دهید انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید .

1. در صفحه زیر گزینه Detail را انتخاب کرده و در پایین بر روی Next کلیک کنید .

1. یک نام برای درخواست خود وارد کنید و Finish را در پایین فشار دهید.

1. روی عبارت جدید ایجاد شده خود کلیک راست کرده و Design View را انتخاب کنید . شما از این نما برای وارد کردن معیارهای درخواست خود استفاده خواهید کرد.

1. صفحه زیر به شما امکان می دهد فیلترهای درخواست خود را مشخص کنید. بیایید قانونی ایجاد کنیم که فقط دانش‌آموزانی را نشان دهد که 20 سال یا بیشتر از ایالات متحده هستند. >=20 را در کادر Criteria برای قسمت Age
   
   تایپ کنید. US را در ردیف Criteria برای قسمت ^(Criteria)Country وارد کنید .
   
   

1. برای ذخیره تغییرات Ctrl + S را فشار دهید.
2. روی درخواست خود در نوار کناری سمت چپ دوبار کلیک کنید^{(Double-click)} و نسخه فیلتر شده داده های خود را مشاهده خواهید کرد.

نحوه ساخت یک گزارش پایگاه داده در اکسس^{(How To Build a Database Report In Access)}

گزارش ها معمولاً برای خارج کردن داده ها از Access و مشاهده آنها به عنوان فایل های مستقل استفاده می شوند. Access به شما امکان می دهد برای جداول و فیلدهای انتخابی خود گزارش تهیه کنید و از همان سبک جادوگر به عنوان فرم ها و پرس و جوها برای تهیه گزارش استفاده می کند.

1. روی تب Create در بالا کلیک کنید و ^(Create)Report Wizard را انتخاب کنید .

1. فیلدهایی را که می خواهید در گزارش خود داشته باشید اضافه کنید و روی Next کلیک کنید .

1. اگر می خواهید هر گونه ترتیب گروه بندی را مشخص کنید، می توانید این کار را در این صفحه انجام دهید. سپس Next را بزنید .

1. اگر می خواهید رکوردهای خود را بر اساس یک فیلد مرتب کنید، می توانید این کار را در این صفحه انجام دهید. سپس بر روی Next کلیک کنید .

1. یک طرح بندی گزارش را انتخاب کنید و Next را بزنید .

1. یک نام برای گزارش وارد کنید و روی Finish کلیک کنید .

1. بر روی گزارش کلیک راست کرده و ^{(Right-click)}پیش نمایش چاپ^{(Print Preview)} را انتخاب کنید .

1. روی PDF یا XPS^{(PDF or XPS )} در بالا کلیک کنید تا آن را در هر یک از این فرمت ها ذخیره کنید.

پایگاه داده کامل شما با جداول، فرم ها، پرس و جوها و گزارش ها آماده است.

چگونه پایگاه داده خود را^{(build your databases)} می سازید ؟ اگر از Access استفاده می کنید ، آیا از ویژگی های ذکر شده در بالا استفاده می کنید؟ در قسمت نظرات پایین ما را آگاه کنید.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscription, one of the apps you can access is Access. It’s a tool to create νarious tуpes of databases and rеports on your computer. If you’re looking for a mеthod on how to build a database, MS Aсcess is the best way to do it whether you want to build a simple or a cоmplex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

Related posts

• Microsoft Outlook باز نمی شود؟ 10 راه برای رفع

• نحوه ایجاد اسناد PDF در مایکروسافت آفیس

• نحوه نمایش تعداد کلمات در مایکروسافت ورد

• چگونه ایمیل های خود را از Microsoft Outlook به CSV یا PST صادر کنیم

• ظاهر و عملکرد OpenOffice Writer را شبیه Microsoft Word کنید

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• نحوه اضافه کردن فونت های جدید به مایکروسافت ورد

• خطای "نمی توان Microsoft Office Outlook را شروع کرد" را برطرف کنید

• نحوه نصب مجدد Microsoft Office Picture Manager

• نحوه درج یک خط افقی در مایکروسافت ورد

• Microsoft Publisher چیست؟ راهنمای مبتدی

• نحوه استفاده از ابزار Microsoft Word Screenshot Tool

• Microsoft Office Visual Refresh: 8 نکته که باید بدانید

• چگونه یک تقویم ساده در مایکروسافت ورد بسازیم

• نحوه دیکته کردن اسناد در مایکروسافت ورد

• چگونه تیم های مایکروسافت را در صورت ادامه نصب مجدد حذف نصب کنیم

• نحوه قفل کردن سلول ها در مایکروسافت اکسل

• نحوه فعال کردن حالت تاریک در Microsoft Outlook (ویندوز، مک و موبایل)

• نحوه ایجاد یک ادغام نامه در مایکروسافت ورد

• Google Docs در مقابل مایکروسافت ورد - چه تفاوت هایی دارند؟