همکاری در بسیاری از فضاهای کاری مهم است. از آنجایی که اکثر پروژه‌ها نیاز به دسترسی به فایل‌ها توسط بسیاری از کاربران دارند، تنظیمات مشترک ضروری شده است.

مایکروسافت اکسل^{(Microsoft Excel)} تنها یکی از برنامه های متعددی است که توسط شرکت ها در سراسر جهان استفاده می شود. به این ترتیب، نیاز به کتاب های کار مشترک بسیار مهم است.

در این پست، نحوه همکاری شما و تیمتان با استفاده از اکسل 2016^{(Excel 2016)} و سایر نسخه های اکسل^(Excel) به صورت آنلاین را خواهید آموخت.

به اشتراک گذاری فایل های اکسل به صورت آفلاین

اگر یک اتصال محلی دارید، همه کاربران در شبکه می توانند به هر فایلی دسترسی داشته باشند. نه تنها این، هر تغییر ایجاد شده در فایل را می توان ردیابی کرد. همچنین می توانید تعیین کنید که کدام کاربران به فایل دسترسی داشته باشند.

با ذخیره فایل در مکانی شروع کنید که برای همه افراد گروه شما قابل دسترسی باشد. سپس می توانید فایل خود را برای همکاری تنظیم کنید.

افزودن مجدد ویژگی کتاب کار مشترک

کاربران آفیس 365 ویژگی Shared Workbook را به طور پیش‌فرض پنهان می‌کنند. این به این دلیل است که مایکروسافت^(Microsoft) کاربران را تشویق می کند تا کتاب های کاری را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارند.

در اینجا نحوه فعال کردن این ویژگی آمده است. اگر از نسخه قدیمی اکسل^(Excel) استفاده می کنید، می توانید به بخش بعدی - اشتراک گذاری یک سند بروید.^{(Sharing a Document.)}

• به File > Options > Quick Access Toolbar بروید .

• در زیر منوی کشویی Choose Commands From ، همه دستورات^{(All Commands)} را انتخاب کنید . در فهرست اسکرول^(Scroll) کنید تا Share Workbook (Legacy) را ببینید و آن مورد را انتخاب کنید.

• روی دکمه Add کلیک کنید.
• همین کار را برای دستورات زیر انجام دهید:

1. ردیابی تغییرات (میراث)
2. محافظت از اشتراک گذاری (قدمتی)
3. مقایسه و ادغام کتابهای کار

• وقتی کارتان تمام شد روی OK کلیک کنید .

به اشتراک گذاری یک سند

• در تب Review ، روی دکمه ^(Review)Share Workbook کلیک کنید.

کسانی که مراحل بخش Adding Back Shared Workbook Feature را دنبال کردند، به جای آن دکمه Share Workbook (همراه با سایر دستوراتی که اضافه کردید) را در نوار ابزار دسترسی سریع پیدا^{(Quick Access Toolbar)} می کنند.

• با این کار یک کادر محاوره ای ظاهر می شود. گزینه‌ای را که ویژگی کتاب‌های کار مشترک را فعال می‌کند، علامت بزنید.

• به تب Advanced بروید و Track Changes و سایر تنظیماتی را که ممکن است بخواهید فعال کنید را فعال کنید.

از فایل خود محافظت کنید

مراحل بالا به همه امکان دسترسی به فایل شما را می دهد. اما به طور پیش فرض به همه دسترسی های مدیریتی می دهد. محافظت از فایل شما به این معنی است که دسترسی به فایل محدود و پیگیری خواهد شد.

• به تب Review بروید و روی دکمه Protect and Share Workbook کلیک کنید.
• تیک گزینه Sharing With Track Changes را بزنید.

• همچنین باید یک رمز عبور ایجاد کنید در غیر این صورت هرکسی می‌تواند کتاب کار را به تنظیمات اصلی خود برگرداند.
• تغییرات خود را ذخیره کرده و خارج شوید.

فایل های اکسل را به صورت آنلاین به اشتراک بگذارید

در حالی که کار کردن به صورت آفلاین یک راه حل عالی است، نیاز به یک درایو محلی مشترک با مشکل مواجه می شوید. کار آنلاین به وضوح انتخاب بهتری است. در اینجا نحوه انجام آن آمده است.

با استفاده از OneDrive

• فایل را باز کنید و به File > Share > Save to Cloud بروید .

• با وارد کردن آدرس ایمیل، افرادی را که می خواهید با آنها همکاری کنید دعوت کنید. همچنین می توانید تنظیمات مجوز را تنظیم کنید.
• وقتی کارتان تمام شد روی Share کلیک کنید .

با استفاده از گوگل درایو

گوگل درایو^{(Google Drive)} احتمالا ساده ترین راه برای کار همزمان روی یک پروژه است. هر کسی که حساب Google داشته باشد می‌تواند به فایل‌ها دسترسی داشته باشد و در صورت نیاز ویرایش کند.

• وارد حساب کاربری خود شوید و به Google Drive بروید^{(Google Drive)} .
• هنگامی که وارد شدید، می توانید یک فایل جدید ایجاد کنید یا یک فایل موجود را آپلود کنید.

• هنگامی که سند شما ایجاد یا آپلود شد، روی دکمه اشتراک گذاری^(Share) در گوشه سمت راست بالای کاربرگ کلیک کنید.

این به شما این امکان را می دهد که صفحه گسترده را با وارد کردن یک آدرس ایمیل یا با اشتراک گذاری پیوند با همکاران خود به اشتراک بگذارید.

همه تغییرات به طور خودکار ردیابی و ذخیره می شوند. می توانید به صورت بلادرنگ روی سند کار کنید که بسیار راحت است.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work spaces. Since most projects rеquire files to be accessеd by a lot of users, collaborative setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

Related posts

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نحوه استفاده از ویژگی Speak Cells اکسل

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل What-If اکسل

• دسترسی به فایل داده Outlook امکان پذیر نیست: 4 راه حل برای امتحان

• نحوه ادغام داده ها در چندین فایل اکسل

• نحوه محاسبه امتیاز Z در اکسل

• نحوه ایجاد یک ماکرو یا اسکریپت VBA در اکسل

• فایل MSG چیست و چگونه آن را در ویندوز و مک باز کنیم

• نحوه استفاده از مراجع مطلق در اکسل

• 4 روش برای تبدیل Excel به Google Sheets

• از صفحه کلید برای تغییر ارتفاع سطر و عرض ستون در اکسل استفاده کنید

• نحوه ایجاد چندین لیست کشویی لینک شده در اکسل

• نحوه بازیابی فایل های پاک شده از فایل PST در Outlook

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• نحوه حذف خطوط شبکه در اکسل

• چگونه یک فرمول/گزاره IF در اکسل بنویسیم

• نحوه جابجایی ستون ها در اکسل

• آرایه VBA در اکسل چیست و چگونه برنامه نویسی کنیم

• اتصال اکسل به MySQL