اگر یک حساب ایمیل فعال دارید، به احتمال زیاد صدها پیام از افرادی که برای جلب توجه شما رقابت می کنند در صندوق ورودی خود دریافت می کنید. در نتیجه، غربال کردن هر ایمیل جدید برای انتخاب ایمیل های مهم به یک کار دلهره آور تبدیل می شود.

خوشبختانه، اگر از Gmail استفاده می‌کنید، ده‌ها ویژگی^{(dozens of features)} و روش برای مرتب‌سازی، سفارشی‌سازی، و مرتب کردن صندوق ورودی و سایر پوشه‌ها دارید تا مدیریت بیشتری داشته باشید و کنترل بیشتری روی یافتن پیام‌ها به شما بدهد.

می‌توانید Gmail را بر اساس فرستنده، اندازه، گیرنده، موضوع، برچسب، پیوست‌ها، چت‌ها، متن پیام‌ها و تاریخ مرتب کنید.

در این راهنما، ما به شما نشان می دهیم که چگونه برنامه Gmail خود را با ^(Gmail)مرتب کردن پیام های خود^{(sorting your messages)} با استفاده از فیلترهای فرستنده^(Sender) ، برچسب یا موضوع سازماندهی، جستجو و خودکارسازی کنید.^(Label)

نحوه مرتب سازی پیام های جیمیل بر اساس فرستنده^{(How To Sort Gmail Messages By Sender)}

اولین قدم برای سازماندهی و تمیز کردن صندوق ورودی جیمیل^(Gmail) خود خلاص شدن از شر صدها ایمیل تبلیغاتی است که بیش از 90 درصد فضای ذخیره سازی شما را اشغال می کنند. آنها با ایمیل های قانونی از مخاطبین شخصی یا تجاری شما مخلوط می شوند، که بیشتر آنها ممکن است مهم باشند، و برای سطل زباله در نظر گرفته نشده اند.

اگر سعی کرده اید هر پیام تبلیغاتی را از صندوق ورودی خود انتخاب کنید، ممکن است به دلیل هجوم پیام ها قدرت کافی برای شما باقی نمانده باشد و احتمالاً در این فرآیند چند مورد مهم را حذف خواهید کرد.

مرتب‌سازی Gmail بر اساس فرستنده^(Sender) به شما کمک می‌کند ایمیل‌های فرستنده‌های خاص را با هم گروه‌بندی کنید و آنها را یک‌جا حذف کنید و در عین حال از ایمیل‌های مهم و قانونی که باید در صندوق ورودی‌تان باقی بمانند صرفه‌جویی کنید.

همچنین به شما کمک می کند هنگام جستجوی یک ایمیل خاص از یک فرستنده خاص و ارسال ایمیل به مخاطبین خود در زمان صرفه جویی کنید. به طور خلاصه، کنترل بیشتری بر صندوق ورودی خود دارید و می توانید هر روز سازماندهی شده و سازنده تر بمانید.

چندین ترفند وجود دارد که می توانید برای مرتب کردن جیمیل^(Gmail) بر اساس فرستنده و مشاهده تمام ایمیل های هر فرد در لیست مخاطبین خود از آنها استفاده کنید. در زیر شما را از طریق روش های مختلف انجام این کار راهنمایی می کنیم.

روش 1: مرتب سازی بر اساس یک فرستنده خاص^{(Method 1: Sorting By a Particular Sender)}

1. جیمیل^(Gmail) را باز کنید و به صندوق ورودی خود بروید. ایمیلی را از یکی از فرستندگان مهم در لیست مخاطبین خود انتخاب کنید و روی آن کلیک راست کنید .^(Pick)

2. در منوی جدید، روی Find emails from کلیک کنید .

3. فهرستی از تمام ایمیل هایی که از آن فرستنده خاص از راه برگشت دریافت کرده اید، شامل اطلاعات تماس کامل فرستنده ظاهر می شود. به این ترتیب، می توانید به سرعت برای آنها پیام ارسال کنید یا حتی تماس تصویری را شروع کنید.

4. اگر نام شخص را در صندوق ورودی خود نمی بینید، با تایپ نام او در کادر جستجو، جستجوی سریع انجام دهید و سپس روی هر پیامی از نتایج جستجو کلیک راست کرده و Find emails from را انتخاب کنید .

5. می‌توانید با کلیک بر روی فلش رو به پایین در کنار کادر جستجو از چندین معیار جستجو استفاده کنید. در مرحله بعد، آدرس ایمیل را در قسمت «از»^(“From”) جای‌گذاری کنید ، یا از فیلد «دارای کلمات»^{(“Has the words”)} برای جستجوی خاص‌تر با نام فرستنده مورد نظرتان استفاده کنید.

6. وقتی کارتان تمام شد، برای دریافت ایمیل از آن فرستنده خاص، روی دکمه جستجو کلیک کنید.^{( search)}

توجه:^{(Note: )} می‌توانید با کلیک روی ایجاد^(Create) فیلتر، فیلترهایی برای جستجوهای خود ایجاد کنید و دفعه بعد که ایمیل‌هایی مطابق با معیارها دریافت کردید، به‌طور خودکار اقدامات خاصی را اعمال کنید.

روش 2: مرتب سازی ایمیل های جیمیل از هر فرستنده^{(Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender)}

1. به نوار جستجوی گوگل^(Google) بروید و روی فلش کوچک رو به پایین در سمت راست خود کلیک کنید تا گزینه های مکان یابی پیام ها نمایش داده شود.

2. پارامترهایی را برای یافتن ایمیل های خود که شامل یا حذف کلمات خاص هستند، مشخص کنید. زمانی که بتوانید تنها بخشی از مکالمه را به خاطر بسپارید، مفید است، زیرا ایمیل ها را به طور کامل پیدا می کند، نه فقط در موضوعات.

توجه:^{(Note: )} در صورت تمایل، می‌توانید نتایج جستجو را فیلتر کنید تا فقط پیام‌های دارای پیوست را شامل شود. گزینه های دیگری مانند تاریخ وجود دارد^{(Date within)} که نتایج جستجو را به تاریخ ها یا بازه های زمانی خاصی محدود می کند.

3. هنگامی که فرستنده مورد نظر خود را پیدا کردید، روی Find emails from کلیک کنید تا لیست پیام ها پر شود.

روش 3: مرتب سازی ایمیل های جیمیل با استفاده از قابلیت Wildcard^{(Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality)}

این روش زمانی به شما کمک می کند که فضای ذخیره ایمیل را آزاد کنید و ایمیل های مورد نیاز خود را از صدها پیام موجود در صندوق ورودی خود بازیابی کنید.

اگر ایمیل‌هایی از همکاران قبلی (با همان نام دامنه) دارید که می‌خواهید همزمان نمایش داده شوند، از قابلیت wildcard استفاده کنید. این با یک کاراکتر ستاره (*) نشان داده می شود که چندین رکورد را با اطلاعات یکسان پیدا می کند.

1. حساب جیمیل^(Gmail) خود را باز کنید . در نوار جستجو، یک ستاره (*) و به دنبال آن نام دامنه شرکت، برای مثال *@helpdeskgeek.com کنید.

2. همچنین می توانید هر قسمت دیگر از آدرس ایمیل را با علامت عام جایگزین کنید، به عنوان مثال، elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.* ، یا e.*@helpdeskgeek.com . هر کدام از اینها کار خواهد کرد.

Gmail بخشی از خانواده سرویس‌های Google است، اما برخلاف موتور جستجو که می‌توانید نتایج جستجو را به کلمات یا عبارات خاصی با استفاده از پرانتز یا علامت نقل قول محدود کنید، در ^(Google)Gmail نمی‌توانید همین کار را انجام دهید . در عوض، اگر بخواهید از این موارد در ویژگی جستجوی داخلی استفاده کنید، مطابقت های نادرست را برمی گرداند.

با این حال، می‌توانید از پرانتز برای جستجوی ایمیل‌هایی با چندین کلمه کلیدی مستقل، به عنوان مثال ( جشن کریسمس^{(Christmas party)} ) استفاده کنید. هر ایمیل حاوی هر یک از کلمات کلیدی در خط موضوع را بازیابی می کند، در حالی که تایپ کردن ( Christmas OR party ) همه ایمیل ها را با هر یک از کلمات کلیدی در خط موضوع نمایش می دهد.

مرتب سازی جیمیل بر اساس فرستنده با استفاده از برنامه موبایل جیمیل^{(Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App)}

در دستگاه Android^(Android) یا Ios خود ، می‌توانید با استفاده از مراحل زیر ایمیل‌های خود را در Gmail بر اساس فرستنده مرتب کنید.^(Gmail)

1. برنامه Gmail^{(Gmail app)} را باز کنید ، اگر قبلاً وارد نشده اید وارد شوید و سپس روی نوار جستجو در بالا ضربه بزنید.

2. آدرس ایمیل فرستنده مورد نظر را تایپ کنید و روی نماد جستجو^{(Search )} (نماد ذره بین کوچک روی صفحه کلید روی صفحه) کلیک کنید.

توجه:^(Note:) برنامه تلفن همراه به شما اجازه نمی دهد از معیارهای جستجوی اضافی برای فیلتر کردن بیشتر نتایج خود استفاده کنید. در این صورت می توانید از اپلیکیشن دسکتاپ استفاده کنید و روش اول را اعمال کنید.

چگونه جیمیل را بر اساس برچسب مرتب کنیم^{(How To Sort Gmail By Label)}

در Gmail ، برچسب‌ها شناسه‌های کد رنگی و مبتنی بر متن هستند که به شما کمک می‌کنند ایمیل مورد نظرتان را سریع‌تر پیدا کنید. در نوار کناری، مواردی مانند صندوق ورودی^(Inbox) ، پیش‌نویس‌ها^(Drafts) ، سطل زباله^(Trash) ، هرزنامه^(Spam) و موارد دیگر را می‌بینید که از قبل برای شما تنظیم شده‌اند و مانند برچسب‌ها یا پوشه‌ها رفتار می‌کنند.

می‌توانید به دنبال پیام‌هایی با برچسب‌های خاص در Gmail بگردید و از آن‌ها برای مرتب‌سازی صندوق ورودی خود همانطور که در زیر توضیح داده شده است استفاده کنید.

1. یک پیام ایمیل را در صندوق ورودی خود انتخاب کنید تا باز شود. نمادهای متعددی را درست در بالای پیام مشاهده خواهید کرد و نمادی را که شبیه یک برچسب است انتخاب کنید تا لیستی از برچسب ها را نشان دهد.

2. برای ایجاد یک برچسب جدید روی Create New کلیک کنید.^{(Create New)}

3. نام برچسب جدید را وارد کنید و روی دکمه آبی ایجاد^(Create) کلیک کنید.

همچنین می توانید چندین ایمیل را به طور همزمان با انتخاب چک باکس آنها قبل از کلیک بر روی نماد برچسب در بالا برچسب بزنید و سپس آنها را بر اساس برچسبی که می خواهید از لیست مرتب کنید.

اکنون که می دانید چگونه برچسب ها را روی پیام های ایمیل خود اعمال کنید، می توانید ایمیل های خود را بر اساس برچسب ها مرتب کنید. روی^(Click) برچسب برچسب در پیام ایمیل یا از نوار کناری کلیک کنید و همه ایمیل‌ها را در یک برچسب خاص مشاهده خواهید کرد.

مرتب سازی ایمیل ها با استفاده از برچسب های هوشمند^{(Sorting Emails Using Smart Labels)}

برچسب‌های هوشمند^{(Smart Labels)} ایمیل‌های شما را در پنج دسته جداگانه سازمان‌دهی می‌کنند: اصلی^(Primary) ، اجتماعی^(Social) ، تبلیغات^(Promotions) ، به‌روزرسانی‌ها^(Updates) و انجمن‌ها^(Forums) .

این کمک می‌کند به جای اینکه همه ایمیل‌های خبرنامه‌ها، اعلان‌ها، تبلیغات و سایر ایمیل‌ها به یکباره در صندوق ورودی شما نمایش داده شوند، صندوق ورودی خود را تمیز و بی‌نظم نگه دارید. Gmail این مورد را به طور خودکار برای شما مرتب می کند، بنابراین نیازی نیست که هیچ قانونی را برای هر فرستنده تغییر دهید یا خودتان آن را تنظیم کنید^{(set it up yourself)} .

1. برای پیکربندی تب Smart Labels در Gmail، روی تنظیمات^(Settings) از نوار پیمایش کلیک کنید.

2. روی پیکربندی صندوق ورودی^{(Configure Inbox)} کلیک کنید .

3. دسته های پیامی^{(message categories)} را که می خواهید به عنوان برگه های صندوق ورودی نمایش داده شوند، انتخاب کنید.

4. برای اعمال تغییرات روی Save کلیک کنید.^(Save)

همچنین می‌توانید به پیام‌های فرستنده‌های ستاره‌دار اجازه دهید در برگه اصلی صندوق ورودی شما نشان داده شوند^(Primary) ، حتی اگر به برگه‌های دیگر بروند. به عنوان مثال، اگر پیام تبلیغاتی دریافت کردید، می توانید آن را ستاره دار کنید و در صندوق ورودی اصلی^(Primary) شما ظاهر می شود . 

به این ترتیب، می توانید پیام های مهم خود را ببینید و بعداً به راحتی آنها را پیگیری کنید.

چگونه جیمیل را بر اساس موضوع مرتب کنیم^{(How To Sort Gmail By Subject)}

1. اگر ترجیح می دهید ایمیل های خود را به جای فرستنده یا برچسب ها بر اساس موضوع مرتب کنید، می توانید این کار را به راحتی با تایپ برخی از کلمات مرتبط در قسمت دارای کلمات^{(Has the words)} انجام دهید .

2. کلمات را با کاما از هم جدا کنید و سپس به گزینه Search زیر بروید. به‌طور پیش‌فرض، این گزینه برای جستجوی همه پیام‌ها تنظیم شده است، اما می‌توانید آن را طوری تغییر دهید که فقط ایمیل‌های فیلتر شده در یک برچسب یا صندوق ورودی خاص را جستجو کند.

این روش برای مواردی که به پوشه Spam^(Spam) یا Trash رفته اند اعمال می شود .

نتیجه^(Conclusion)

ابزار مرتب‌سازی خودکار Gmail می‌تواند ایمیل‌های شما را برای شما مرتب کند، اما اگر می‌خواهید بیشتر عمل کنید، می‌توانید نکات این راهنما را بخشی از برنامه روزانه خود قرار دهید. شما نه تنها در زمان صرفه جویی می کنید، بلکه سازماندهی و سازنده خواهید ماند. 

How To Sort Gmail By Sender, Subject, Or Label

If you have an active email account, you most likely rеceive hundreds of messages from рeople vying for your attention in your inbox. Conѕequently, sifting through each new email to pick out the important ones becomes a daunting task.

Fortunately, if you use Gmail, you have dozens of features and ways to sort, customize, and arrange your inbox and other folders to make it more manageable and give you more control over finding messages.

You can sort Gmail by sender, size, recipient, subject, label, attachments, chats, body of messages, and date.

In this guide, we’re going to show you how to organize, search, and automate your Gmail app by sorting your messages using the Sender, Label or Subject filters.

How To Sort Gmail Messages By Sender

The first step to organizing and cleaning up your Gmail inbox is by getting rid of the hundreds of promotional emails, which take up more than 90 percent of your storage space. They get mixed up with legitimate emails from your personal or business contacts, most of which may be important, and aren’t meant for the trash bin.

If you’ve tried to pick out each promotional message from your inbox, you may not have enough strength left because of the influx of messages, and you’d probably end up deleting a few important ones in the process.

Sorting Gmail by Sender will help you group emails from specific senders together, and delete them in one go while sparing the important and legitimate emails that should remain in your inbox.

It also helps you save time when searching for a specific email from a particular sender, and forwarding emails to your contacts. In short, you have more control over your inbox, and you can stay more organized and productive every day.

There are several tricks you can use to sort Gmail by sender and see all emails from every person in your contact list. We’ll walk you through different methods of doing this below.

Method 1: Sorting By a Particular Sender

1. Open Gmail and go to your inbox. Pick an email from one of the important senders on your contact list and right-click on it.

2. In the new menu, click Find emails from.

3. A list of all the emails you’ve received from that particular sender from way back will appear, including the sender’s full contact details. This way, you can quickly send them a message or even initiate a video call.

4. If you don’t see the person’s name in your inbox, do a quick search by typing his or her name in the search box, and then right-click any messages from the search results, and select Find emails from.

5. You can use multiple search criteria by clicking the downward-facing arrow next to the search box. Next, paste the email address into the “From” field, or using the “Has the words” field for a more specific search with the name of the sender you’re looking for.

6. Click the search button when you’re done to get the email from that particular sender.

Note: You can create filters for your searches, by clicking Create filter, and automatically apply certain actions the next time you get emails that match the criteria.

Method 2: Sort Gmail Emails From Any Sender

1. Go to the Google search bar and click on the small downward-facing arrow on your right to display the options for locating messages.

2. Specify the parameters to find your emails that include or exclude specific words. It comes in handy when you can remember only a portion of the conversation, as it finds the emails in whole, not just in subjects.

Note: If you want, you can filter the search results to include only messages with attachments. There are other options like Date within that limit the search results to specific dates or time frames.

3. Once you find the sender you want, click Find emails from to populate the list of messages.

Method 3: Sort Gmail Emails Using The Wildcard Functionality

This method helps when you need to free up email storage space and retrieve the emails you need from the hundreds of messages in your inbox.

If you have emails from former colleagues (with the same domain name) that you’d like displayed at the same time use the wildcard functionality. This is represented by an asterisk character (*), which finds multiple records with the same information.

1. Open your Gmail account. In the search bar, type an asterisk (*) followed by the company’s domain name, for example, *@helpdeskgeek.com.

2. You can also replace any other part of the email address with the wildcard, for example, elsie@*.com, elsie@helpdeskgeek.*, or e.*@helpdeskgeek.com. Any of these will work.

Gmail is part of the Google family of services, but unlike the search engine where you can limit the search results to specific words or phrases using parentheses or quotation marks, you can’t do the same in Gmail. Instead, it will return inexact matches if you try to use these in the built-in search feature.

However, you can use parentheses to search for emails with multiple independent keywords, for example (Christmas party). It’ll retrieve every email that contains each of the keywords in the subject line, while typing (Christmas OR party) will bring up all emails with either of the keywords in the subject line.

Sorting Gmail By Sender Using The Gmail Mobile App

On your Android or Ios device, you can sort your emails in Gmail by sender using the steps below.

1. Open the Gmail app, sign in if you haven’t already, and then tap on the search bar at the top.

2. Type the email address of the sender you’re looking for and click the Search icon (small magnifying glass icon on the on-screen keyboard).

Note: The mobile app doesn’t let you use additional search criteria to filter your results further. In this case, you can use the desktop app and apply the first method.

How To Sort Gmail By Label

In Gmail, labels are the color-coded, text-based identifiers that help you find the email you want faster. On the sidebar, you’ll see items like Inbox, Drafts, Trash, Spam and others, which are already set up for you, and behave like tags or folders.

You can look for messages with specific labels in Gmail and use them to sort your inbox as described below.

1. Select an email message in your inbox to open it. You’ll see several icons just above the message, and pick the one that looks like a tag to show a list of labels.

2. Click Create New to create a new label.

3. Enter the name of the new label, and click the blue Create button.

You can also label multiple emails simultaneously by selecting their checkboxes before clicking the label icon at the top, and then sort them by the label you want from the list.

Now that you know how to apply the labels to your email messages, you can sort your emails by labels. Click the label tag in the email message or from the sidebar and you’ll see all the emails in a specific label.

Sorting Emails Using Smart Labels

Smart Labels organize your emails into five separate categories namely: Primary, Social, Promotions, Updates, and Forums.

This helps keep your inbox clean and decluttered instead of having all emails from newsletters, notifications, promotions, and others showing up on your inbox all at once. Gmail sorts this out for you automatically, so you don’t need to modify any rule for every sender or set it up yourself.

1. To configure the Smart Labels tabs in Gmail, click Settings from the navigation bar.

2. Click Configure Inbox.

3. Choose the message categories you’d like displayed as inbox tabs.

4. Click Save for the changes to take effect.

You can also allow messages from starred senders to show on the Primary tab of your inbox, even though they go to other tabs. For example, if you get a promotional message, you can star it and it’ll appear among your Primary inbox. 

This way, you can spot your important messages and easily follow up on them later.

How To Sort Gmail By Subject

1. If you prefer to sort your emails by subject, instead of sender or labels, you can do that easily by typing some relevant words in the Has the words field.

2. Separate the words by commas, and then go to the Search option below. By default, this option is set to search all messages, but you can change it to search only emails filtered to a particular label or inbox.

This method applies to items that went into the Spam or Trash folder.

Conclusion

Gmail’s automated sorting tools can sort your emails for you, but, if you want to be more hands-on, you can make the tips in this guide part of your daily routine. You’ll not only save time but also stay organized and productive. 

Related posts

• با این 3 کلاینت ایمیل، یک برنامه دسکتاپ جیمیل ایجاد کنید

• چگونه همه ایمیل های جیمیل را صادر یا دانلود کنیم

• نحوه تنظیم تنظیمات IMAP Gmail در Outlook

• نحوه بازیابی ایمیل های پاک شده از جیمیل

• نحوه حذف اکانت جیمیل

• همه پیام‌های Gmail خود را به‌عنوان «خوانده» در یک حرکت علامت‌گذاری کنید

• حذف فوری پس زمینه از تصاویر با استفاده از هوش مصنوعی

• نحوه استفاده از Chromebook خود به عنوان مانیتور دوم

• نحوه راه اندازی Master Pages در Adobe InDesign CC

• استفاده از رابط وب انتقال

• چگونه صفحات و فایل های ذخیره شده را از مرورگر خود مشاهده کنیم

• چگونه لپ تاپ خود را بسازیم

• چگونه چندین ایمیل را در جیمیل فوروارد کنیم؟

• 6 بهترین تنظیمات دوربین برای عکس های ماه

• چگونه می توان شخصی را در جیمیل به روش ساده مسدود کرد

• چگونه نرم افزار رایانه شخصی خود را به طور خودکار به روز نگه دارید

• نحوه باز کردن یک فایل قفل شده زمانی که برنامه دیگری از آن استفاده می کند

• چگونه از یک PDF برای ایمن نگه داشتن آن با رمز عبور محافظت کنیم

• نحوه بازیابی اکانت هک شده فیسبوک

• چگونه یک پهپاد را برای مبتدیان کامل پرواز کنیم