در زندگی^{(life email)} حرفه ای شما احتمالاً ایمیل یکی از مهم ترین وسایل ارتباطی است. شما این کار را روزانه انجام می دهید و اگر شبیه من هستید، در آن غرق می شوید.

مطمئناً، می توانید یک یا دو ساعت معین را در روز به طور خاص به مدیریت ایمیل خود اختصاص دهید. اما اگر برای هر پاسخ ده دقیقه یا بیشتر وقت بگذارید، ایمیل به زودی کل روز شما را اشغال خواهد کرد - و خاموش کردن اعلان‌های Gmail شما را نجات نخواهد داد.

به همین دلیل است که یادگیری نوشتن ایمیل های حرفه ای که پاسخ دریافت می کنند و^(AND) نوشتن آنها بیش از چند دقیقه طول نمی کشد ضروری است. خوشبختانه، امروز لازم نیست یک نویسنده بزرگ یا یک مربی بهره وری^{(productivity guru)} باشید تا به آن دست یابید. همه چیز در مورد یافتن استراتژی مناسب و مجموعه ای از ابزارها است. 

راه اندازی قالب های ایمیل (پاسخ های آماده)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

ایجاد قالب های ایمیل راهی عالی برای صرفه جویی در زمان برای کسانی است که اغلب سوالات یا نظرات مشابهی را از طریق ایمیل دریافت می کنند. یک روز را به تنظیم پاسخ‌های آماده اختصاص دهید و دیگر مجبور نخواهید بود که همان پاسخ‌ها را ده بار در روز بنویسید. هم Gmail و هم Outlook^{(Gmail and Outlook)} این ویژگی را دارند که به شما کمک می کند در زمان صرفه جویی کنید و ایمیل خود را به صورت رایگان خودکار کنید. 

در اینجا نحوه تنظیم قالب های ایمیل حرفه ای در Gmail تنها با چند کلیک آمده است:

• پس از ورود به حساب کاربری خود، روی نماد چرخ دنده کلیک کرده و ^{(icon and select)} تنظیمات^(Settings) را انتخاب کنید .
• سپس به Advanced رفته^(Advanced) و در کنار گزینه Templates روی ^(Templates)Enable کلیک کنید . برای ذخیره تغییرات به پایین صفحه بروید .^(Scroll)

• اکنون می توانید کار بر روی قالب های ایمیل خود را شروع کنید. متنی را که می خواهید ذخیره کنید در یک ایمیل جدید تایپ کنید. سپس روی سه نقطه عمودی در پایین سمت راست کلیک کنید و Templates را انتخاب کنید تا پیش نویس خود را به عنوان الگو ذخیره کنید. 

می توانید الگوهایی برای پاسخ ها ایجاد کنید که حاوی پاراگراف های طولانی و همچنین پاسخ های سریع 2-3 جمله ای هستند. از اینکه این موارد چقدر در زمان شما را در آینده صرفه جویی می کنند، شگفت زده خواهید شد. 

ایمیل های شبکه^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

در صورتی که مشکل^{(problem isn)} شما استفاده از الگوهای ایمیل نیست، بلکه ایجاد آنهاست، به Networking Emails یک ضربه بزنید. این یک ابزار وب با ده ها قالب ایمیل است که می تواند به شما در رشد شبکه حرفه ای خود کمک کند. 

ایجاد شده توسط Resume Worded ، ایمیل های شبکه^{(Networking Emails)} یک منبع عالی برای بهینه سازی ارتباطات شما است. برخی از نمونه‌هایی از قالب‌هایی که ارائه می‌دهند عبارتند از مقدمه‌های سرد/گرم، پیگیری با پاسخ‌دهی نشدن، و حتی نوشتن یادداشت‌های تشکر. 

هر الگو همچنین با نکات و پیشنهادات مفیدی همراه است که می تواند ارتباط شما با گیرنده را بیشتر بهبود بخشد. 

برای یافتن ایمیل مناسب می توانید از دکمه جستجو استفاده کنید یا^{(search button or browse)} لیست را مرور کنید. سپس تنها کاری که باید انجام دهید این است که آن را در جعبه پیام^{(message box and change)} خود کپی کرده و چند جزئیات را تغییر دهید. 

Word Counter Plus

اگر شما فردی هستید که بیش از 10 ایمیل در روز می نویسید، ضروری است که برخی از آنها را کوتاه و شیرین نگه دارید. بنابراین اگر اغلب با ایمیل‌های طولانی مواجه می‌شوید، ممکن است بخواهید از ابزار شمارنده کلمه استفاده کنید^{(word counter tool)} تا جلوی خود را بگیرید. افزونه Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus می تواند این کار را برای شما انجام دهد. 

متن ایمیل خود را برجسته^(Highlight) کنید و تعداد کلمات و کاراکترهایی که استفاده کرده اید را با یک کلیک دریافت کنید. سپس می‌توانید به نوشتن ایمیل خود ادامه دهید یا^{(email or wrap)} آن را قبل از تبدیل شدن به دو قسمت کامل کنید. 

نقشه پیش نویس^{(DraftMap)(DraftMap)}

شما می توانید ابزارهای بسیار خوبی را پیدا کنید که می توانند به شما کمک کنند بهتر بنویسید و در نتیجه زمان صرف شده برای تصحیح و بازنویسی ایمیل های خود را کاهش دهید. DraftMap یکی از آنهاست. به Grammarly یا Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} فکر کنید ، به علاوه تکرار غیر ضروری کلمات^{(word repetition)} را نیز بررسی می کند و به شما کمک می کند تا به یک سبک نوشتاری^{(writing style)} پایبند باشید . 

این برنامه افزودنی کروم^{(Chrome extension)} به شما پیشنهادهایی در زمان واقعی در مورد نوشته‌هایتان می‌دهد که دارای کد رنگی هستند. این به شما کمک می کند تا از استفاده از صدای غیرفعال، اشتباهات تایپی، کلیشه ها و همچنین توصیه هایی در مورد خوانایی ایمیل خود اجتناب کنید. همه پیشنهادات بر اساس قوانین نگارش ارنست همینگوی است. DraftMap به ویژه مفید است زیرا همه فرآیندها درست در جعبه ترکیب^{(composition box)} ایمیل شما اتفاق می افتد .

اگر پس از اتمام ویرایش ایمیل خود هنوز کلمات برجسته شده ای دارید، نگران نباشید. گیرنده رنگ ها را نمی بیند، پیشنهادات فقط برای شما قابل مشاهده است. 

ایمیل شما می تواند بهتر باشد^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

ایمیل شما می تواند بهتر^(Better) باشد یک ابزار آنلاین است که برای کاهش زمان صرف مدیریت ایمیل ها با آموزش همه در مورد بهترین شیوه های ایمیل طراحی شده است. 

هنگام نوشتن یک ایمیل حرفه ای از قوانین خاصی پیروی می کنید. مانند اطمینان از اینکه پیام شما دارای یک موضوع واضح است یا حذف پیوست های غیر ضروری. از اینکه افراد چقدر این قوانین را زیر پا می گذارند شگفت زده خواهید شد، که در نهایت منجر به صرف زمان و تلاش^{(time and effort)} بیشتر هر دو طرف می شود . 

ایمیل شما می تواند بهتر باشد^{(Your Email Could Be Better)} فهرستی از 10 عیب رایج دارد. هر یک از نکات همراه با توضیح و مثال هایی^{(explanation and examples)} در مورد نحوه بهتر کردن ایمیل خود می باشد. در صورتی که بخواهید به همکاران خود در مورد آن قوانین بگویید اما نمی دانید چگونه آن را انجام دهید، این می تواند مفید باشد. می‌توانید از کلمات خودتان استفاده کنید یا پیوندی به ایمیل خود بفرستید^{(Your Email Could Be Better)} تا منظورتان را نشان دهید. 

همه ما آرزو می کنیم که ایمیل ما کاملاً خودکار شود و اصلاً نیازی به توجه نداشته باشد. در حالی که امروز دقیقاً امکان پذیر نیست، هر کوچکی کمک می کند. چه کاهش طول ایمیل خود باشد و چه زمانی که در حال نوشتن هستید، زمانی که قوانینی را وضع کنید، اولین پیشرفت های خود را متوجه خواهید شد. 

اگر نمی توانید نوشتن ایمیل های طولانی مدت را متوقف کنید، شاید زمان آن رسیده است که ایمیل را به طور کامل کنار بگذارید. سعی کنید به جای آن از مدیر ارتباط با مشتری^{(Customer Relationship Manager)} ( CRM ) یا Slack برای تبادل پیام با همکاران خود استفاده کنید. اگر هیچ چیز دیگری نباشد، به شما کمک می کند زمان کمتری را برای ایمیل صرف کنید. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is probably one of the most impоrtant means of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything like me, you’re drоwning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

Related posts

• چگونه ثابت Disk Write Error در Steam

• نحوه برنامه ریزی ایمیل ها برای ارسال بعد

• چگونه از رسیدن ایمیل های اسپم به صندوق ورودی خود جلوگیری کنیم

• 3 راه برای گرفتن Photo or Video در Chromebook

• چگونه Detect Computer & Email Monitoring یا Spying Software

• 10 Best Ways به Child Proof Your Computer

• چگونه Caps Lock را روشن یا خاموش بر روی Chromebook

• چگونه Fix Disney Plus Error Code 83

• 7 Quick Fixes هنگامی که Minecraft Keeps Crashing

• چگونه می Rid از Yahoo Search در Chrome

• نحوه استفاده VLOOKUP در Google ورق

• چگونه به ایجاد یک Transparent Background در GIMP

• چگونه برای یافتن بهترین سرور اختلافات

• Best Camera Settings برای Portraits

• نحوه جستجو و پیدا کردن توییت حذف شده کسی

• چه Discord Streamer Mode and How آن را راه اندازی

• چگونه Screenshot را در Steam قرار دهیم

• نحوه استفاده از Discord Spoiler Tags

• چگونه می توان هر Wired Printer Wireless را در 6 Different راه اندازی کرد

• Discord نه Opening؟ 9 Ways برای رفع