چت Google Docs^{(Google Docs)} ابزار بسیار موثری برای همکاری در اسناد با تیم ها است. این امکان را برای ویراستاران فراهم می‌کند تا ویرایش‌ها را علامت‌گذاری کرده و نظر بدهند، به تیم‌ها اجازه می‌دهد در مورد آن بحث کنند

 فرمول بندی مناسب اسناد، و به کارکنانی که فرم ها را پر می کنند^{(filling out forms)} ، اجازه می دهد سوالاتی را بپرسند که مدیرانشان بتوانند به آنها پاسخ دهند.

همه این کاربردهای عالی برای چت Google Docs تنها زمانی به خوبی کار می‌کنند که افرادی که از سند استفاده می‌کنند، نحوه عملکرد سیستم نظردهی را درک کنند.

در این مقاله، با تمام ویژگی‌های نظر دادن و همکاری که در Google Docs^{(Google Docs)} موجود است، آشنا می‌شوید .

نحوه کامنت گذاری Google Docs چگونه کار می کند

در داخل Google Docs ، شما فقط کورکورانه در اسناد همکاری نمی کنید. در واقع می توانید مشاهده کنید که چندین کاربر به سند در زمان واقعی دسترسی دارند.

روش کار به این صورت است که هر زمان افراد دیگر به سند دسترسی پیدا کنند، نماد حساب Google آنها را در بالای پنجره Google Docs خواهید دید.^{(Google Docs)}

همانطور که سایر کاربران مکان‌نمای ماوس خود را در داخل سند قرار می‌دهند، می‌بینید که نام حساب Google^{(Google Account)} آنها برای لحظه‌ای در بالای مکان‌نما ظاهر می‌شود. 

این برای مشاهده اینکه سایر اعضای تیم شما روی چه زمینه هایی از سند کار می کنند مفید است. این می تواند به جلوگیری از ویرایش متناقض در یک سند کمک کند.

اگر مشاهده کردید که شخصی بخشی از یک سند را به اشتباه ویرایش می کند یا تغییراتی را ایجاد می کند که شما با آن مخالف هستید، می توانید مستقیماً به آن شخص نظر اضافه کنید.

در سمت راست نمادهای کاربر در بالای سند، نماد فردی را خواهید دید که در داخل یک دایره سفید صحبت می کند. هنگامی که این مورد را انتخاب می کنید، یک ناحیه نظرات عمومی را باز می کند.

فقط نظر خود را تایپ کنید و Enter را فشار دهید . همه افرادی که در حال حاضر سند را مشاهده می کنند، می توانند همه نظرات را در قسمت عمومی نظرات مشاهده کنند.

زمانی که شخصی نظر جدیدی را با نقطه قرمزی که در بالای این نماد ظاهر می‌شود، در قسمت نظرات به‌روزرسانی می‌کند، می‌دانید.

همانطور که هر فرد پاسخ می دهد، نظر جدید در زیر نظر قبلی در موضوع نظر ظاهر می شود.

یا X در سمت راست نام ها در کادر نظردهی را فشار دهید، یا نماد نظر دادن را انتخاب کنید تا پنجره نظر دادن دوباره ناپدید شود.

ایجاد یک گپ جدید Google Docs

برای ایجاد یک چت Google Docs جدید ، فقط هر متنی را در سند Google Docs برجسته کنید . هنگامی که این کار را انجام می دهید، یک نماد نظر کوچک در سمت راست متن برجسته شده ظاهر می شود. 

هنگامی که ماوس خود را روی آن نماد قرار می دهید، متن "افزودن نظر" را مشاهده خواهید کرد.

وقتی این نماد را انتخاب می‌کنید، یک پنجره نظر باز می‌شود که در آن می‌توانید نظرات خود را درباره متن سندی که برجسته کرده‌اید به اشتراک بگذارید.

هنگامی که نوشتن نظر خود را به پایان رساندید، فقط دکمه نظر^(Comment) را انتخاب کنید و خواهید دید که کادر نظر به نظر دائمی تغییر می کند.

برخی از گزینه ها همراه با نظراتی مانند این هستند.

مدیریت نظرات

وقتی سه نقطه سمت راست یک نظر را انتخاب کنید، سه گزینه را مشاهده خواهید کرد.

• ویرایش^(Edit) : هر گونه به روز رسانی را در نظر خود انجام دهید یا در صورت تمایل به آن پاسخ دهید.
• حذف^(Delete) : نظر و هایلایت آن را از سند حذف کنید.
• پیوند به این نظر^{(Link to this comment)} : یک پیوند URL دریافت کنید که اگر می‌خواهید این نظر خاص را ببینند، می‌توانید با افراد به اشتراک بگذارید.

پیوندهای نظر برای کمک به افراد برای یافتن نظر دقیق بسیار مؤثر است، به ویژه در اسنادی که تعداد زیادی نظر در آن وجود دارد.

می‌توانید پیوند را در یک چت فوری، پیامک^(SMS) تلفن همراه یا ایمیل جای‌گذاری کنید. 

هنگامی که گیرنده پیوند را انتخاب می کند، آنها را مستقیماً به سندی می برد که در آن نظر درج شده است. آنها می توانند به نظر پاسخ دهند یا حل^(Resolve) و فصل را انتخاب کنند.

حل یک نظر باعث می شود آن را از موضوع نظر ناپدید کنید. به نظر می رسد که نظر حذف شده است، اما در واقع فقط از حاشیه سمت راست پنهان است.

اگر می‌خواهید همه نظرات ارسال شده به سند را ببینید، فقط نماد مشکی نظر در سمت راست بالای سند را انتخاب کنید.

این همه نظراتی را که به سند ارسال شده است به همراه تمام اطلاعات زیر در مورد نظر به شما نشان می دهد.

• تاریخ^(Date) و ساعت ارسال نظر
• همه پاسخ ها به نظر
• هر متن سندی که هنگام اظهار نظر انتخاب شده است
• پیوندی برای بازگشایی نظرات حل شده
• لینکی برای پاسخ به نظرات

برای افزودن نظرات^(Comment) جدید به موضوع نظر، نظر را انتخاب کنید . برای تغییر تنظیمات ایمیل، اعلان‌ها^{(Notifications)} را انتخاب کنید تا فقط زمانی اعلان‌ها را دریافت کنید که کسی به نظرات شما پاسخ می‌دهد یا اصلاً هیچ اعلانی وجود ندارد.

ویرایش و رفع ویرایش ها

چت Google Docs^{(Google Docs)} مخصوصاً برای ارائه پیشنهادهای ویرایشی به یک سند بدون ایجاد آنها مفید است. 

به طور پیش‌فرض، Google Docs به شما امکان می‌دهد یک سند را ویرایش کنید و ویرایش‌ها بلافاصله اعمال می‌شوند. برای تغییر حالت ویرایش فقط به تغییرات پیشنهادی، پیکان کشویی سمت راست کلمه Editing را در سمت راست بالای سند انتخاب کنید.

از لیست کشویی گزینه Suggesting را انتخاب کنید.^(Suggesting)

هنگامی که سند را ویرایش می کنید، متن در سند خط کشیده می شود و متن جایگزین در کنار آن نمایش داده می شود. هر ویرایش یک نظر جدید در سمت راست با شرح ویرایش انجام شده باز می کند.

هدف از این ویژگی این است که یک ویرایشگر نهایی یا نویسنده اصلی بتواند ویرایش ها را مرور کند و با انتخاب علامت چک برای آن نظر ویرایش، تغییرات را به صورت جداگانه بپذیرد.

با این حال، اگر نمی خواهید نظرات را به صورت جداگانه حل کنید، یک ترفند مفید برای حل همه آنها به یکباره وجود دارد.

برای انجام این کار، منوی ابزارها را انتخاب کرده و ^(Tools)بررسی ویرایش‌های پیشنهادی^{(Review suggested edits)} را انتخاب کنید .

با این کار یک پنجره کوچک در سمت راست بالای سند باز می شود. می‌توانید برای پیمایش در هر یک از نظرات ویرایش در سند، پیکان بالا یا پایین را انتخاب کنید. شما می توانید پذیرش^(Accept) یا رد^(Reject) ویرایش های فردی را انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید همه آنها را بپذیرید یا رد کنید، فلش کشویی در سمت راست دکمه قبول^(Accept) یا رد^(Reject) را انتخاب کنید.  

برای تأیید همه ویرایش ها می توانید Accept All را انتخاب کنید. ^{(Accept All)}این کار کل سند را با استفاده از ویرایش های پیشنهادی به روز می کند و همه نظرات مرتبط را حل می کند.

درباره حل نظرات در Google Docs^{(resolving comments in Google Docs)} بیشتر بیاموزید .

نظر دادن به همکاری کمک می کند

استفاده از یک پردازشگر کلمه مبتنی بر ابر مانند Google Docs همکاری در اسناد را^{(collaborating on documents)} بسیار آسان می کند. 

سیستم نظر دهی به گونه ای تنظیم شده است که بحث در مورد تغییرات سند را در میان یک تیم راحت و آسان می کند. هنگامی که همه به نحوه عملکرد سیستم چت Google Docs عادت کردند ، متوجه خواهید شد که تیم شما هنگام کار روی اسناد با یکدیگر بسیار کارآمدتر است. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a very effective tool to collaboratе on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it lets teamѕ discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

Related posts

• نحوه حذف حاشیه های جدول در Google Docs

• نحوه درج واترمارک در Word و Google Docs

• در Google Docs به جهت افقی تغییر دهید

• Google Docs در مقابل مایکروسافت ورد - چه تفاوت هایی دارند؟

• نحوه یافتن و جایگزینی کلمات در MS Word و Google Docs

• 10 ابزار برای بازیابی رمز عبور گم شده یا فراموش شده Outlook PST

• Google Sheets در مقابل Microsoft Excel - چه تفاوت هایی دارند؟

• نحوه پاک کردن کش Outlook

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• پیغام خطای «نمی توان مجوز تأیید» را در MS Office برطرف کنید

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• نحوه تنظیم رسیدهای خواندن در Outlook

• نحوه رفع خطای Bookmark Not Defined در Word

• نحوه ایجاد اسناد PDF در مایکروسافت آفیس

• 5 عملکرد اسکریپت Google Sheets که باید بدانید

• ظاهر و عملکرد OpenOffice Writer را شبیه Microsoft Word کنید

• نحوه استفاده از تجزیه و تحلیل What-If اکسل

• نحوه درج گیف متحرک در پاورپوینت

• نحوه مرتب سازی بر اساس تاریخ در اکسل

• 4 روش برای تبدیل Excel به Google Sheets