قبلاً همکاری تیمی^{(team collaboration)} روی اسناد زمان بر و خسته کننده بود. یک نفر پیش‌نویسی می‌نوشت، پیش‌نویس را به شخص دیگری می‌داد تا تغییراتی ایجاد کند، تغییرات را دوباره می‌خواند و تصمیم می‌گرفت که آیا آنها را بپذیرد یا خیر، سند را به شخص دیگری برای ویرایش می‌سپرد و غیره. امروزه^(Nowadays) اشتراک گذاری اسناد به اندازه نوشتن آنها آسان است و بسیاری از افراد می توانند به راحتی روی یک سند کار کنند. مجموعه برنامه های مایکروسافت آفیس^{(Microsoft Office)} برای کار گروهی طراحی شده است، اما در ابتدا همه آن را غریزی نمی دانند. اینجاست که کتابی مانند همکاری تیمی، استفاده از مایکروسافت آفیس برای کار گروهی مؤثرتر^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} می‌تواند گوهری واقعی باشد. آیا این کتاب به قول عنوان عمل می کند؟ به عنوان یک کاربر قدیمی آفیس^{(Office user)}، من علاقه مند بودم که بدانم. ببینیم چی کشف کردم

این کتاب برای تجارت طراحی شده است

از همان ابتدا مشخص است که این کتاب برای افرادی که در یک محیط تجاری^{(business environment)} و به ویژه شرکت ها کار می کنند طراحی شده است. همچنین برای افرادی است که قبلاً با نسخه‌های اخیر آفیس^(Office) (از زمان معرفی روبان) آشنا هستند و نیازی به آموزش اصول اولیه ندارند. فرض بر این است که خواننده دارای Office 2013 است و این همان چیزی است که تصاویر نشان می دهند.

کتاب با بحث در مورد مفاهیم درگیر در کار گروهی (پویایی تیم، رهبری به عنوان مثال و غیره) شروع می‌شود که متأسفانه به اندازه یک کتاب درسی خشک است، و هرگز از یک کلمه استفاده نمی‌شود. به نظر می‌رسد نویسنده می‌خواهد مطمئن باشد که تک تک نکات آشکار با جزئیات غم انگیزی پوشش داده شده است. فکر نمی‌کنم در خواندن پاراگراف به پاراگراف تنها باشم و آرزو^{(paragraph and wishing)} کنم که او قبلاً آن را ادامه دهد.

همکاری در دفتر

فصل اول که در واقع در مورد همکاری با آفیس^(Office) صحبت می کند، استفاده از شیرپوینت^(SharePoint) را با جزئیات شرح می دهد. استفاده از شیرپوینت^(SharePoint) به اشتراک Office 365 Small Business Premium یا سطح بالاتر نیاز دارد. بیشتر بخش شیرپوینت^{(SharePoint section)} برای افرادی طراحی شده است که سایت های شیرپوینت^(SharePoint) را مدیریت می کنند، و نویسنده موافق است که کاربران غیر سرپرست ممکن است اطلاعات را جالب بدانند اما نمی توانند کار زیادی با آن انجام دهند. شکی نیست که شیرپوینت^(SharePoint) یک سرویس فوق العاده با امکانات کامل است و اگر کسب و کاری قبلا اشتراک آفیس 365 Small Business Premium^{(Office 365 Small Business Premium)} دارد، شیرپوینت^(SharePoint)توضیح نحوه پیکربندی کامل شیرپوینت^(SharePoint) برای مطابقت با نیازهای خاص تیم، کامل و به خوبی نشان داده شده است.

با این حال، هزینه اشتراک ممکن است برای بسیاری از مشاغل گران باشد. و تمرکز بر مدیریت سایت شیرپوینت^{(SharePoint site)} فضای زیادی را هدر می دهد. کسب‌وکاری که وارد شیرپوینت^(SharePoint) شده است تقریباً مطمئناً مدیران آموزش دیده و سیاست‌های خاص خود را خواهد داشت. بخش بعدی کار تیمی را از طریق Outlook توصیف می‌کند، اما مجدداً، در ابتدا تمرکز بر پیوند Outlook به یک سایت SharePoint^{(SharePoint site)} شرکت است . هنگامی که کتاب شروع به توصیف همکاری از طریق OneNote می کند، برای کاربر معمولی ارزشمندتر می شود.

این کتاب نحوه پیوند Outlook را به OneNote و نحوه اطمینان از همگام سازی برنامه های تیم، پیام ها و تقویم ها با نوت بوک های مشترک را شرح می دهد. ویژگی تقویم^{(calendar feature)} باید به ویژه برای پیگیری پروژه های مختلف و اطمینان از عدم وجود تضاد در زمان بندی مفید باشد.

بخشی وجود دارد که همکاری تیمی^{(team collaboration)} با Lync را توضیح می‌دهد، اما این تنها برای افرادی که کسب‌وکارشان از سرور Lync^{(Lync Server)} استفاده می‌کنند و برای کارمندان خود مجوز استفاده از آن را صادر کرده‌اند، جالب است.

همگام سازی و همکاری

فصلی به نام «پیگیری بحث‌ها و ایده‌ها»^{("Keeping track of discussions and ideas")} دستورالعمل‌هایی را برای استفاده تیمی^{(team use)} از OneNote و Lync^{(OneNote and Lync)} گرد هم می‌آورد . تمرکز روی OneNote است و نحوه اشتراک‌گذاری اسناد از طریق Outlook و سایر برنامه‌های Office^{(Office apps)} و نحوه ایجاد پوشه‌ها و لیست‌های مشترک را توضیح می‌دهد. اینجاست که همکاری تیمی، استفاده از مایکروسافت آفیس برای کار گروهی مؤثرتر^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} ، سرانجام در نیمه راه کتاب برای اکثر مردم مفید است. علاوه بر متداول ترین وظایف مشترک، این بخش همچنین شامل توضیحاتی در مورد الگوها، منابع، اشتراک گذاری صفحات از طریق ایمیل و استفاده از پشتیبان می باشد. اشاره مختصری وجود دارد که مردم لزوماً نباید داشته باشندOutlook برای دریافت موارد مشترک.

فصل هایی به کار مشترک با Word ، Excel و PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} اختصاص داده شده است. این کتاب نشان می‌دهد که این نوع همکاری فقط با آفیس 2010^{(Office 2010)} یا نسخه‌های جدیدتر قابل انجام است، که کاملاً درست نیست. نسخه‌های جدیدتر به چندین نفر اجازه می‌دهند به طور همزمان روی یک فایل کار کنند. اما اگر استفاده همزمان ضروری نباشد، متوجه شده ام که آفیس 2007^{(Office 2007)} (که همان چیزی است که من استفاده می کنم) به همین خوبی عمل می کند. نویسنده فرض می‌کند که این اسناد مشترک از طریق SharePoint or SkyDrive/OneDrive در دسترس خواهند بود . ابزارهای موجود در شیرپوینت^(SharePoint) بسیار گسترده تر و همه کاره تر از ابزارهای OneDrive هستند. ردیابی^(Tracking)تغییرات در Word برای مدت طولانی در دسترس بوده است. بسیاری از افرادی که قبلاً در اسناد همکاری کرده اند، می دانند که چگونه این کار انجام می شود. با این حال، توضیحات کتاب برای تازه واردان مفید و یادآوری خوبی برای همکاران با تجربه تر خواهد بود. همین امر در مورد حاشیه نویسی در اکسل^(Excel) و استفاده مشترک از پاورپوینت^(PowerPoint) نیز صدق می کند.

در نهایت SkyDrive/OneDrive

فصل آخر توضیح می دهد که چگونه می توان در SkyDrive (که اکنون OneDrive نام دارد) همکاری انجام داد. از آنجایی که این عملی ترین روش برای بسیاری از افراد است، من فکر می کنم که باید ابتدا نشان داده می شد. در اینجا در 7 Tutorials ، اعضای تحریریه از طریق OneDrive و Google Drive همکاری می کنند، بنابراین ما می دانیم که ارتباطات با ^{(OneDrive and Google Drive)}OneDrive چقدر می تواند ارزشمند باشد. این کتاب در مورد برنامه‌های وب آفیس^{(Office Web Apps)} (که اکنون آفیس آنلاین^{(Office Online)} نامیده می‌شود ) بحث می‌کند و ویژگی‌ها و محدودیت‌های برنامه‌ها را یادداشت می‌کند. حق چاپ این کتاب در سال 2012 بود، قبل از تغییر نام و به روز رسانی آفیس آنلاین^{(Office Online)} .

حکم

همکاری تیمی، استفاده از مایکروسافت آفیس برای کار گروهی مؤثرتر^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} برای کاربران تجاری و مدیران فناوری اطلاعات که نیاز به راه‌اندازی Sharepoint دارند، طراحی شده است . بسیاری از آن برای افرادی که به سرورهای SharePoint یا Lync شرکتی دسترسی ندارند و سایت های ^{(SharePoint or Lync servers)}SharePoint را مدیریت نمی کنند ، بی ربط خواهد بود . سبک نوشتاری^{(writing style)} خشک، پر حرف و کسل کننده است و خود مطالب هم کمی قدیمی است. حتی افرادی که در بین مخاطبان هدف قرار دارند^{(target audience)} ممکن است چندان از آن راضی نباشند. این کتاب فقط برای یک خواننده معمولی طراحی نشده است و لحن آن مردم را به خواندن آن دعوت نمی کند. کتاب های بهتری دیگری وجود دارد که به اشتراک گذاری اسناد و همکاری را توضیح می دهد^{(sharing and collaboration)}، که دارای مزیت افزوده ارائه ارجاعات بسیار بهتر و دقیق تر به Office به طور کلی است. نیازی به صرف زمان زیادی برای شیرپوینت^(SharePoint) نیست، که در واقع در مورد همکاری نیست، بلکه در مورد مدیریت پلت فرم همکاری ^{(collaboration platform)}مایکروسافت^(Microsoft) برای مشاغل است. قبل از خرید، توصیه می کنیم به فهرست مطالب و فصل نمونه^{(sample chapter)} رایگان آن نگاهی بیندازید و دوباره بررسی کنید که آیا واقعاً آنچه را که باید یاد بگیرید به اشتراک می گذارد یا خیر. در غیر این صورت، بهتر است از این کتاب دوری کنید.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration оn documents was time-consuming and tedious. One рerson wоuld write a draft, givе the draft to ѕomeone else to make changes, re-read the changes and decide whether to accept them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadays sharіng documents is every bit as eаsy as writing them, and many people can easily work on the same document. Microsoft Office's suite of programs is designed for teamwork, but not everyone will find it instinctive at first. This is where a boоk likе Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• بررسی کتاب - Microsoft Office 2010 Inside Out

• بررسی کتاب - Microsoft Office 365 for Dummies

• نقد و بررسی کتاب - Microsoft Office Professional 2010 گام به گام

• بررسی کتاب - Microsoft Office Inside Out: نسخه 2013

• بررسی کتاب - Windows 7 و Office 2010 For Dummies، کتاب + DVD Bundle

• نقد کتاب - ویندوز 8 خارج از جعبه، نوشته مایک هالزی

• نقد کتاب - Windows 8 Inside Out، نوشته تونی نورتروپ

• نقد و بررسی کتاب - راهنمای گیک برای ویندوز 8

• نقد کتاب - ویندوز 8.1 گام به گام، توسط Ciprian Rusen & Joli Ballew

• نقد کتاب - Windows 8 for Dummies، توسط اندی رتبون

• سوالات ساده: مایکروسافت 365 چیست؟

• بررسی کتاب - Windows 8.1 The Missing Manual، اثر دیوید پوگ

• نقد کتاب - Windows 8 Plain & Simple، اثر نانسی مویر

• نقد و بررسی کتاب - ویندوز 7 گام به گام

• بررسی کتاب - محاسبات با ویندوز 7 برای افراد مسن و عاقل

• نقد و بررسی کتاب - عیب یابی و نگهداری کامپیوتر All-In-One برای Dummies

• نقد و بررسی کتاب - Windows 7 Up and Running

• بررسی کتاب - گام به گام رایانه ها و دستگاه های خود را شبکه کنید

• نقد کتاب - مزاحمت های ویندوز 7

• نحوه تغییر جهت یک صفحه (یا بیشتر) در یک سند Word