در این پست، نگاهی خواهیم داشت به اینکه چگونه می توانید ایمیل Outlook^{(Outlook email)} خود را با انتقال خودکار ایمیل های دریافتی به پوشه های جداگانه، بهتر مدیریت کنید. اگر روزانه ایمیل^{(email everyday)} های زیادی دریافت می کنید ، این می تواند در زمان زیادی صرفه جویی کند.

به جای اینکه یک بار در هفته یک ساعت وقت صرف کنید و ایمیل‌ها را از صندوق ورودی^(Inbox) به پوشه‌های دسته‌بندی شده خود منتقل کنید، قوانین ایمیل به خودکارسازی سازمان صندوق ورودی شما کمک می‌کند. این بسیار شبیه به استفاده از برچسب ها و فیلترها در Gmail است.

قوانین ایمیل^(Email) ممکن است پیچیده به نظر برسند و اگر واقعاً می‌خواهید مرتب‌سازی پیچیده‌ای انجام دهید می‌تواند باشد، اما اگر به سادگی می‌خواهید ایمیل‌های کاری را به‌طور خودکار به پوشه Work منتقل کنید، این یک تکه کیک است.

برای اینکه قوانین مفید باشند، ابتدا باید چند پوشه در زیر صندوق ورودی^(Inbox) خود ایجاد کنید تا ایمیل خود را دسته بندی کنید، مانند پروژه ها، کار^(Work) ، خانواده^(Family) و غیره.

با کلیک راست روی Inbox^(Inbox) یا هر پوشه و انتخاب New Folder می‌توانید پوشه‌ها را ایجاد کنید . رویه زیر در Outlook 2010 ، 2013، 2016، 2019 و Office 365 کار می کند.

تنظیم قوانین Outlook

اکنون برای شروع، Outlook را باز کنید، روی تب File کلیک کنید و دکمه ^(File)Manage Rules & Alerts را در پایین مشاهده خواهید کرد.

پنجره اصلی Rules and Alerts ظاهر می‌شود و به‌طور پیش‌فرض ممکن است بسته به نسخه Outlook خود، یک قانون از قبل ایجاد شده ببینید .

از اینجا روی دکمه New Rule کلیک می کنید تا اولین قانون ایمیل Outlook^{(Outlook email)} خود را شروع کنید . گفتگوی ^{(Wizard dialog)}Rules Wizard ظاهر می شود و برخی از الگوهای قوانین رایج را به شما نشان می دهد.

اینها رایج ترین و احتمالاً همه آن چیزی هستند که تا به حال به آن نیاز خواهید داشت. رایج ترین قانون اولین مورد ذکر شده است، " انتقال پیام ها از شخصی به یک پوشه^{(Move messages from someone to a folder)} ". پیش بروید و آن را انتخاب کنید، سپس روی Next کلیک کنید .

متوجه خواهید شد که کادر فهرست^{(list box)} پایینی که " مرحله 2^{(Step 2)} :" نامیده می شود، با مقداری متن زیرخط دار در پایین باقی می ماند. در واقع، تمام کاری که برای تنظیم این قانون باید انجام دهید این است که روی پیوندهای افراد یا گروه عمومی^{(people or public group)} کلیک کنید  و مشخص^{(specified )} کنید که آدرس ایمیل^{(email address)} و جایی که می خواهید آن ایمیل ها بروند را انتخاب کنید.

سپس می توانید روی Finish کلیک کنید و کار تمام است. با این حال، اگر می‌خواهید قانون را پیچیده‌تر کنید، با کلیک بر روی Next گزینه‌های بسیار بیشتری در اختیار شما قرار می‌گیرد:

همانطور که شرایط مختلف را در کادر فهرست^{(list box)} بالا بررسی می کنید ، توضیحات قانون^{(rule description)} در پایین نیز با لینک های بیشتری پر می شود. حتی می توانید قوانینی ایجاد کنید که به دنبال کلمات خاصی در بدنه ایمیل می گردند^{(email body)} و سپس اقداماتی را روی آن ایمیل ها انجام می دهند.

وظیفه بعدی شما این است که روی هر لینک کلیک کنید و مقادیر مرتبط مانند آدرس های ایمیل، پوشه ها و غیره را انتخاب کنید. در مثال بالا، شما می خواهید روی افراد یا گروه عمومی^{( people or public group)} کلیک کنید و یک آدرس ایمیل را انتخاب کنید.

سپس روی کلمه مشخص شده^(specified) کلیک کنید و به پوشه ای که می خواهید ایمیل به آن منتقل شود بروید یا روی New کلیک کنید و یک پوشه جدید در زیر پوشه ای که در حال حاضر هایلایت شده ایجاد می شود.

اکنون قسمت پایینی را خواهید دید که با مقادیر واقعی قانون خود به روز شده است.

وقتی روی Next کلیک می کنید، می توانید اقدامات بیشتری را برای قانون تنظیم کنید. اگر این یک قانون ساده است، معمولاً می‌توانید آن را به حال خود رها کنید، اما اگر می‌خواهید اقدامات دیگری مانند پخش صدا، فوروارد ایمیل، کپی کردن از آن، چاپ ایمیل، راه‌اندازی برنامه دیگری، اجرای یک اسکریپت و غیره را نیز انجام دهید. ، سپس می توانید همه این کارها را در این صفحه انجام دهید.

بعد از اتمام کار روی Next^(Next) کلیک کنید و به کادر گفتگوی Exceptions وارد می شوید، جایی که می توانید انتخاب کنید که نمی خواهید این قانون برای چه شرایطی پردازش شود. مگر اینکه چند مورد منحصر به فرد داشته باشید، می توانید آن را خالی بگذارید، که پیش فرض است.

روی Next کلیک کنید^{(Click Next)} و بالاخره به پایان جادوگر قانون^{(rule wizard)} رسیدیم ! این قانون را نامی مانند «انتقال ایمیل دوستان» قرار دهید تا وقتی بعداً به آن نگاه می کنید بدانید چه کار می کند.

سپس اگر ایمیل‌هایی در صندوق ورودی خود دارید که مطابق با قانون جدید شما هستند، کادر « اجرای این قانون در پیام‌هایی که قبلاً در صندوق ورودی^{(Run this rule on messages already in Inbox)} هستند» را علامت بزنید. می توانید بقیه موارد را به عنوان پیش فرض بگذارید و روی ^{(default and click)} Finish کلیک کنید !

اکنون می‌توانید قوانینی برای افراد، خبرنامه‌ها، bank/credit card و هر چیز دیگری که فکر می‌کنید برای شروع مدیریت کارآمدتر ایمیل Outlook خود ایجاد کنید! ^{(Outlook email)}لذت بردن!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In thiѕ post, we’ll take a look at how yоu can manage your Outlook email better by having incoming mail autоmatiсally moved into separate folders. Іf you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• نحوه ایجاد میانبرهای Microsoft Outlook برای ایمیل و وظایف

• ایمیل Outlook را بر اساس فرستنده، تاریخ، کلمه کلیدی، اندازه و موارد دیگر جستجو کنید

• Microsoft Outlook پاسخ نمی دهد؟ 8 راه حل برای امتحان

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• 4 Ways به اجرای یک Microsoft Teams Poll در طول جلسات

• 12 نکته و ترفند مفید مایکروسافت ورد

• چگونه به Group Worksheets در Excel

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• OneDrive برای School or Work: 8 Tips برای Beginners

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• نحوه همگام سازی مخاطبین Outlook با اندروید، آیفون، جیمیل و موارد دیگر

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• چگونه برای ایجاد Breakout Rooms در Microsoft Teams

• چگونه می توان یک امضا را در یک Microsoft Word Document وارد کرد

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel