اکنون که پس از مدت‌ها دوباره به مدرسه بازگشته‌ام، مجبور به ایجاد پاورپوینت‌های^(PowerPoint) مختلف و نوشتن گزارش‌ها در Word هستم. ویژگی های زیادی در Word وجود دارد که اکثر مردم هرگز از آنها استفاده نمی کنند مگر اینکه در مدرسه باشند.

یکی از این ویژگی ها فهرست مطالب^(Contents) است. Word یک ویژگی عالی دارد که به شما امکان می‌دهد در صورتی که می‌دانید از چه نوع سرفصل‌هایی استفاده کنید، به صورت خودکار فهرست مطالب با ظاهری عالی ایجاد کنید. نکته مهم این است که حتی اگر از قبل یک سند Word^{(Word document)} با محتوای زیاد دارید، ویرایش آن بسیار آسان است تا بتوانید فهرست مطالب را به صورت خودکار تولید کنید.

در این مقاله، من قصد دارم شما را از طریق فرآیند تنظیم سند Word^{(Word document)} خود با عناوین صحیح راهنمایی کنم و سپس در مورد نحوه ایجاد فهرست مطالب صحبت کنم. من همچنین قصد دارم در مورد اینکه چگونه می توانید فهرست مطالب را مطابق میل خود شخصی سازی کنید صحبت خواهم کرد.

راه اندازی و مشاهده سرصفحه ها در Word

اولین کاری که می‌خواهید قبل از ایجاد فهرست مطالب انجام دهید، تنظیم هدر است. به طور پیش فرض، هدرهای مجاز که می توانید استفاده کنید عبارتند از H1 (سرفصل 1)^{( H1 (Heading 1))} ، H2 (سرفصل 2)^{(H2 (Heading 2))} و H3 (هدینگ 3)^{(H3 (Heading 3))} .

می توانید این عناوین را در کادر Styles در برگه ^(Styles)اصلی صفحه اصلی^(Home) در نوار پیدا کنید. اینها تنها سه موردی هستند که می توانید برای TOC پیش فرض استفاده کنید . اگر یک TOC سفارشی اضافه کنید ، می‌توانید از H4 (سرفصل 4)^{( H4 (Heading 4))} ، H5 (سرفصل 5)^{(H5 (Heading 5))} ، H6 (سرفصل 6)^{( H6 (Heading 6))} ،  زیرنویس^(Subtitle) ، عنوان^(Title) ، و عنوان TOC^{(TOC Heading)} استفاده کنید.

هنگامی که در حال بررسی سند خود برای اضافه کردن سرفصل های مختلف هستید، در صورتی که فقط H1، H2 و H3^{(H2 and H3)} احساس می کنند خیلی محدود هستند ، از هر یک از عناوین ذکر شده در بالا انتخاب کنید . شما فقط باید یک TOC سفارشی را وارد کنید و چند تنظیمات را تغییر دهید، که من نیز به آنها اشاره خواهم کرد.

اعمال عناوین روی متن در Word بسیار آسان است. فقط روی^{(Just click)} خط متن کلیک کنید و سپس روی سبک عنوانی^{(heading style)} که می خواهید اعمال کنید کلیک کنید.

سند را مرور کنید و هر تعداد از این عناوین را که می خواهید اضافه کنید. توجه داشته باشید که وقتی سرصفحه ها را اضافه می کنید، دیدن هدرها سخت خواهد بود، حتی اگر علائم پاراگراف قابل مشاهده باشد. به منظور مشاهده سریع همه سرصفحه ها در یک سند Word^{(Word document)} ، روی تب View کلیک کنید و سپس کادر زیر Navigation Pane را علامت بزنید.

هنگامی که این کار را انجام می دهید، یک صفحه در سمت چپ سند ظاهر می شود^{(hand side)} و می توانید عناوین مختلف، عنوان های فرعی و غیره را مشاهده کنید.

با کلیک بر روی هر یک از موارد موجود در لیست، به آن عنوان در سند Word^{(Word document)} هدایت خواهید شد. این یک راه عالی برای دیدن سریع ساختار عنوان خود قبل از ایجاد TOC نهایی است.

اضافه کردن فهرست مطالب در Word

اکنون که همه هدرهای خود را به درستی تنظیم کرده ایم، بیایید جلو برویم و فهرست مطالب را درج کنیم. ابتدا^(First) ، ما با تنظیمات پیش فرض TOC^{(TOC setup)} در Word شروع می کنیم . قبل از شروع، ممکن است ایده خوبی باشد که یک صفحه خالی در ابتدای سند خود اضافه کنید.

برای انجام این کار، به بالای صفحه اول فعلی خود بروید و سپس روی Insert and Blank Page کلیک کنید . اکنون روی References ، Table of Contents کلیک کنید و یکی از گزینه های Automatic در بالا را انتخاب کنید.

یک جدول دستی فقط متن پرکننده در قالب فهرست مطالب خواهد بود، اما شما باید به صورت دستی همه تغییرات را انجام دهید. هنگامی که TOC خودکار را وارد می کنید ، باید چیزی شبیه به این را ببینید:

عالی! اکنون یک TOC^(TOC) با فرمت زیبا در سند Word^{(Word document)} خود دارید ! هنگامی که TOC را وارد کردید، همچنان می توانید تغییراتی در سرفصل های سند خود ایجاد کنید، اما تغییرات به طور خودکار در TOC منعکس نمی شوند .

برای به روز رسانی TOC کافیست داخل آن را کلیک کنید و سپس روی Update Table در بالا کلیک کنید.

از شما می پرسد که آیا می خواهید فقط شماره صفحه یا کل جدول را به روز کنید. اگر عنوان‌ها را اصلاح، درج یا حذف کرده‌اید، باید کل جدول^{(entire table)} را انتخاب کنید . اگر به تازگی محتوای بیشتری به سند خود اضافه کرده اید، اما هیچ عنوانی اضافه یا حذف نکرده اید، می توانید فقط شماره صفحه^{(page numbers only)} را انتخاب کنید .

سفارشی کردن فهرست مطالب

اگر از سرفصل‌هایی غیر از H1، H2 و H3 استفاده کرده‌اید، متوجه خواهید شد که در TOC ظاهر نمی‌شوند . برای استفاده از این عناوین اضافی، باید فهرست مطالب سفارشی^{(Custom Table of Contents)} را هنگام درج TOC انتخاب کنید.

با این کار کادر گفتگوی گزینه ها برای TOC ظاهر می شود. می‌توانید برخی از تنظیمات اولیه مانند نمایش شماره‌های صفحه و تراز کردن اعداد به راست یا نه را تغییر دهید. در بخش عمومی^(General) ، می‌توانید از بین چند سبک انتخاب کنید و همچنین می‌توانید سطوح بیشتری را فراتر از سه نشان دهید، که عنوان H3^{(H3 heading)} است. 

اگر روی گزینه ها^(Options) کلیک کنید ، می توانید موارد اضافی را برای ساخت TOC انتخاب کنید . اگر به پایین پیمایش کنید، می‌توانید عنوان زیرنویس^(Subtitle) و TOC^{( TOC heading)} را انتخاب کنید .

برای سفارشی کردن ظاهر و احساس^{(look and feel)} فهرست مطالب، باید روی دکمه Modify کلیک کنید. اگر به سادگی روی TOC کلیک راست کرده و فونت^(Font) یا پاراگراف را انتخاب کنید، ^(Paragraph)TOC را فرمت نمی‌کند . هنگامی که روی Modify کلیک می کنید ، گفتگوی دیگری خواهید دید که در آن می توانید هر سطح TOC^{(TOC level)} را ویرایش کنید. TOC 1 H1 است، TOC 2 H2 و غیره است.

روی دکمه دوم Modify کلیک کنید و می توانید قالب بندی آن عنوان خاص را تغییر دهید. بنابراین اگر می خواهید، می توانید تمام عناوین H1 را پررنگ و اندازه فونت^{(font size)} متفاوتی ایجاد کنید.

در نهایت، اگر کلید CTRL^{(CTRL key)} را فشار دهید و سپس روی هر چیزی در TOC کلیک کنید ، به آن صفحه وارد خواهید شد. با این حال، اگر فشار دادن کلید CTRL^{(CTRL key)} را آزاردهنده می‌دانید، می‌توانید با رفتن به File – Options و سپس کلیک کردن بر روی Advanced ، آن را تغییر دهید .

ادامه دهید و تیک کادر Use CTRL + Click to follow hyperlink را بردارید . اکنون می توانید بدون نگه داشتن کلید CTRL روی موارد موجود در ^{(CTRL key)}TOC به عنوان پیوند کلیک کنید . متأسفانه، این فقط روی نسخه محلی Word شما کار می کند. وقتی آن را برای شخصی ایمیل می‌کنید و اگر تنظیمات را تغییر نمی‌دهند، باید CTRL + click کنند. وقتی صحبت از فهرست مطالب در Word به میان می آید همین است. لذت بردن!

Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc

Now that I’m back in school again after a long time, I’m also back to having to create various PowerPoint presentations and write reports up in Word. There are а lot of features in Word that most people nеver use unless they are in ѕchool.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading. 

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

Related posts

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید

• نحوه اشتراک گذاری یا همکاری در یک Word Doc با دیگران

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه استفاده از مقایسه و ترکیب اسناد در Word

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File

• مخفی کردن متن و نمایش متن پنهان در Word

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• نحوه نمایش علائم قالب بندی در Word

• نحوه تنظیم و استفاده از فرمت MLA در Microsoft Word

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• مایکروسافت Myanalytics و نحوه استفاده از آن چیست؟

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• نحوه ثبت Macro در Excel

• چگونه برای ایجاد Breakout Rooms در Microsoft Teams

• نحوه محاسبه Variance در Excel

• چگونه به Group Worksheets در Excel