بسیاری از شرکت‌ها در سرتاسر جهان بدشان نمی‌آید که تسهیلات کار از خانه را به کارگران خود که لزوماً مجبور به حضور در دفتر نیستند، گسترش دهند. در این رابطه، آگاهی از برخی آداب ویدئو کنفرانس^{(video conferencing etiquette)} بسیار مهم است .

در حالی که شرکت‌ها از حالت حضور دور و کنفرانس ویدیویی برای فعال کردن تعامل یکپارچه استفاده می‌کنند، در اینجا برخی از آداب، نکات و قوانین کنفرانس ویدیویی وجود دارد که باید برای ایجاد یک تأثیر ماندگار اتخاذ کنید.

بخوانید^(Read) : نحوه راه‌اندازی و پیوستن به جلسه تیم‌های مایکروسافت^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

راهنمای آداب ویدئو کنفرانس

در یک کنفرانس ویدئویی، شما فرصتی برای ملاقات حضوری با همه افراد برای ایجاد یک اثر ماندگار ندارید. بنابراین، این آداب مورد نظر را به عنوان راهنمای مرجع دنبال کنید.

1. برنامه های جلسه را از قبل تعیین کنید
2. پس زمینه را تنظیم کنید
3. برای جلسه آماده شوید
4. وقت شناس باشید
5. میز خود را تمیز نگه دارید
6. مخاطبان خود را بشناسید
7. نکات مربوطه را مستند کنید
8. یک یادداشت بردار اختصاص دهید
9. با سایر شرکت کنندگان مهربان باشید
10. میکروفون را در صورت عدم استفاده خاموش نگه دارید

آداب مناسب تماس ویدیو کنفرانس می تواند به شما کمک کند اعتماد به نفس خود را تقویت کرده و مهارت های ارتباطی خود را افزایش دهید.

1] دستور^(Decide) جلسه را از قبل تعیین کنید

یک تمرین ضروری برای کنفرانس ویدیویی موثر، سازماندهی و جلسه تنها زمانی است که موضوع بحث را کاملاً درک کنید. به این ترتیب، اگر شما هستید که جلسه مجازی را سازماندهی می کنید، مطمئن شوید که همه شرکت کنندگان از قبل اطلاعاتی در مورد آن دارند. ارسال حداقل دو یادآور ایمن در نظر گرفته می شود،

• یک روز قبل از جلسه
• یک ساعت مانده به شروع جلسه

این به شرکت کنندگان کمک می کند تا برای جلسه آماده شوند تا غافلگیر نشوند و با آداب معاشرت دست و پنجه نرم نکنند.

2] پس زمینه را تنظیم کنید

داشتن شرایط رعد و برق مناسب در پس زمینه برای جلوگیری از سایه ها بسیار مهم است. به طور مشابه، اگر یک پنجره آفتابی مستقیماً پشت خود دارید، کور را بکشید تا رعد و برق کم شود. علاوه بر این، یک دیوار یا پرده تمیز برای جلوگیری از حواس پرتی، بسیار بهتر از یک دفتر کار یا آثار هنری عجیب و غریب است.

به خاطر داشته باشید، فردی که با او کنفرانس ویدیویی دارید نباید حواسش پرت شود. بنابراین، قبل از تماس، حتماً آنچه را که می‌بینند بررسی کنید. نگرانی بیش از حد در مورد آنچه در پس‌زمینه شما وجود دارد و اینکه دیگران چگونه ممکن است آن را ببینند، می‌تواند استرسی را ایجاد کند که ممکن است مانع کار شود.

بخوانید^(Read) : نحوه محو کردن پس‌زمینه در جلسه تیم‌های مایکروسافت^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] برای جلسه آماده شوید

^(Sit)صاف روی دوربین بنشینید و لبخند را بر لبان خود بنشینید. هنگام صحبت کردن از حرکات طبیعی استفاده کنید و سعی کنید مکالمات جانبی را محدود کنید. ^(Use)از^(Avoid) ضربه زدن روی میکروفون یا خش خش کاغذهای نزدیک میکروفون خودداری کنید. همچنین حرکات خود را تا حد امکان به حداقل برسانید.

4] به موقع باشید

بسیاری از مردم معمولاً دیر می‌کنند، بنابراین به موقع بودن مهم است. در واقع، این باید یک استاندارد برای همگام شدن با هر جلسه، ویدیو یا موارد دیگر باشد. زیرا، در حالی که ممکن است بتوانید از یک جلسه فیزیکی فرار کنید، هیچ راه فراری در کنفرانس ویدیویی وجود ندارد.

5] میز خود را تمیز نگه دارید

میز کار شما نباید نامرتب یا نامرتب به نظر برسد. به این ترتیب، مهم است که چیزی بین شما و دوربین نباشد. پشته کاغذها، یادداشت های چسبناک و سایر لوازم التحریر را از روی میز خود گم کنید. ممکن است بخواهید دسکتاپ ویندوز خود را نیز تمیز نگه دارید. ^(Windows)در صورت نیاز از گزینه Hide desktop icons استفاده کنید.

6] مخاطبان خود را بشناسید

شما نمی توانید کد لباس مدرسه را از طریق کنفرانس ویدئویی اعمال کنید، به عنوان مثال، بسته به مخاطب، لباس شما ممکن است از لباس های رسمی معمولی تا معمولی متفاوت باشد. ما به شما توصیه می‌کنیم از رنگ‌های پاستلی روشن و رنگ‌های کم‌رنگ استفاده کنید که بهترین ظاهر را روی صفحه نمایش دارند.

7] نکات مربوطه را مستند کنید

مستندسازی مناسب^(Proper) جلسات از راه دور به شما امکان می دهد تا در صورت نیاز، جزئیات را به طور موثر فراخوانی کنید. علاوه بر این، می تواند به سایر اعضای تیم که نمی توانند در جلسه شرکت کنند کمک کند تا سرعت خود را حفظ کنند.

8] یک یادداشت بردار اختصاص دهید

همیشه نگه داشتن یک دفترچه یادداشت برای یادداشت نکات مهم به عنوان یک روش خوب جلسه عمومی محسوب می شود. این تمرین هنگام مجازی شدن اهمیت بیشتری پیدا می کند. بنابراین، یک یادداشت‌بر را تعیین کنید تا همه چیز را در جلسه مستند کند. این تفاوت‌های ظریف را می‌افزاید و اگر کسی بخواهد آنچه را که مورد بحث قرار گرفت، مرور کند، می‌تواند به راحتی به آنجا برسد.

9] با سایر شرکت کنندگان مودب باشید

اگر شما سازمان دهنده یا کسی هستید که کنفرانس ویدیویی را ترتیب داده اید، چند دقیقه قبل از زمان تعیین شده به رایانه خود وارد شوید و برای جلسه آماده باشید. این باید اولین درس باشد.

دوم، قبل از صحبت با معرفی خود شروع کنید تا همه شرکت کنندگان شما را بشناسند و بتوانند شما را با نام شما خطاب کنند.

بخوانید^(Read) : چگونه در تماس ویدئو کنفرانس بهترین ظاهر را داشته باشید^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] میکروفون را هنگامی که استفاده نمی کنید خاموش نگه دارید^(Keep)

حتی اگر صحبت نمی کنید و فکر می کنید ساکت هستید، بیشتر میکروفون ها می توانند صداهای جزئی پس زمینه مانند سرفه، عطسه، یا تایپ کردن را دریافت کنند. این صداها می توانند به راحتی حواس دیگر شرکت کنندگان در کنفرانس ویدیویی را پرت کنند یا باعث آزار شوند. بنابراین، قبل از استراحت و بیرون رفتن در طول جلسه، میکروفون را خاموش کنید.

چیز دیگری که باید ذکر می کردیم؟^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwide do not mind extending the facility of wоrk-from-home to their workers who don’t have to necessarily be іn office. In thіs connection, it becomes important to be aware of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

Anything else we should have mentioned?

Related posts

• چگونه به نصب Drupal با استفاده از WAMP در Windows

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets برای Windows، در iOS، Android

• Setup Internet Radio Station رایگان در Windows PC

• Fix Partner به خطای روتر در TeamViewer در Windows 10 متصل نیست

• Eyes NASA کمک می کند تا شما در Universe کشف مانند Astronauts

• Big Data چیست - ساده شرح با Example

• Online Reputation Management Tips، Tools & Services

• این حساب با هیچ Mixer account ارتباط ندارد

• Convert Magnet لینک به مستقیم Download لینک با استفاده از Seedr

• چگونه Payoneer Account خود را ببندید؟

• E-Waste management، بازیافت، دفع، حقایق، مشکلات، راه حل

• Task Management Software رایگان برای مدیریت کار گروهی

• نحوه استفاده از Template برای ایجاد یک سند با LibreOffice

• Best Laptop Tables برای خرید آنلاین

• Whiteboard Fox online whiteboard رایگان است که اجازه می دهد تا real-time sharing است

• کارت های تراشه و PIN یا EMV Credit چیست؟

• چه Magnet link و چگونه به Magnet link s باز در یک مرورگر است

• چگونه برای ایجاد SSL Certificates در Windows 10 خود امضا کنید

• Hubstaff Tasks Project Management Tool رایگان با ویژگی های Agile است

• 10 بهترین LED USB لامپ برای لپ تاپ ها