در مقاله ای که در سال 2018 نوشته شد، رابرت هاف^{(Robert Half)} ، یک شرکت متخصص در منابع انسانی و صنعت مالی، نوشت که 63% of financial firms continue to use Excel در ظرفیت اولیه استفاده می کنند. البته این 100% نیست و در واقع to be a decline in usage! اما با توجه به اینکه نرم‌افزار یک نرم‌افزار صفحه‌گسترده است^{(spreadsheet software)} و صرفاً به‌عنوان نرم‌افزار صنعت^{(industry software)} مالی طراحی نشده است ، 63 درصد هنوز بخش مهمی از صنعت است و به نشان دادن اهمیت اکسل^(Excel) کمک می‌کند .

یادگیری نحوه استفاده از اکسل^{(Excel doesn)} نباید دشوار باشد. برداشتن یک مرحله در یک زمان به شما کمک می کند تا از یک مبتدی به یک متخصص (یا حداقل به آن نقطه نزدیکتر) بروید - با سرعت خود.

به عنوان پیش نمایشی از آنچه در این مقاله می خواهیم پوشش دهیم، کاربرگ های فکری، توابع و فرمول های قابل استفاده اساسی و پیمایش در یک کاربرگ یا کتاب کار^{(worksheet or workbook)} . مسلماً، ما تمام توابع ممکن اکسل^{(Excel function)} را پوشش نمی‌دهیم، اما به اندازه‌ای پوشش می‌دهیم که به شما ایده دهد که چگونه به سایر عملکردها نزدیک شوید. 

تعاریف پایه^{(Basic Definitions)}

اگر چند تعریف را پوشش دهیم واقعاً مفید است. به احتمال زیاد، شما این اصطلاحات را شنیده اید (یا قبلاً می دانید آنها چیست). اما ما آنها را پوشش خواهیم داد تا مطمئن شویم و برای بقیه مراحل یادگیری نحوه استفاده از اکسل^(Excel) آماده باشیم .

کتاب کار در مقابل کاربرگ^{(Workbooks vs. Worksheets)}

اسناد اکسل ^{(Excel document)}Workbook^(Workbooks) نامیده می شوند و وقتی برای اولین بار یک سند اکسل (کتاب کار) ایجاد می کنید، بسیاری از نسخه های ^{(Excel document)}اکسل^(Excel) (نه همه) به طور خودکار شامل سه برگه می شوند که هر کدام دارای کاربرگ خالی مخصوص به خود هستند. اگر نسخه اکسل^{(Excel doesn)} شما این کار را نمی کند، نگران نباشید، نحوه ایجاد آنها را یاد خواهیم گرفت.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

کاربرگ ها قسمت های واقعی هستند که داده ها را در آن وارد می کنید. اگر فکر کردن به صورت بصری آسان تر است، کاربرگ ها را به عنوان آن برگه ها در نظر بگیرید. با کلیک راست و انتخاب گزینه delete می توانید برگه ها را اضافه کنید یا برگه ها را حذف کنید. این کاربرگ ها صفحات گسترده واقعی هستند که با آنها کار می کنیم و در فایل کتاب کار^{(workbook file)} قرار می گیرند .

روبان^{(The Ribbon)}

روبان مانند یک ردیف از میانبرها در سراسر برنامه اکسل ^{(Excel application)}پخش^(Ribbon) می شود ، اما میانبرهایی که به صورت بصری نمایش داده می شوند (با توضیحات متنی). زمانی که می خواهید کاری را به صورت کوتاه انجام دهید و به خصوص زمانی که برای تعیین اینکه چه کاری می خواهید انجام دهید به کمک نیاز دارید، مفید است.  

بسته به اینکه کدام بخش/گروه را از میان گزینه های منوی بالا (به عنوان مثال صفحه اصلی^(Home) ، درج^(Insert) ، داده^(Data) ، بررسی^(Review) ، و غیره) انتخاب می کنید، دسته بندی متفاوتی از دکمه های نوار وجود دارد و گزینه های بصری ارائه شده به آن گروه بندی ها مربوط می شود. 

میانبرهای اکسل^{(Excel Shortcuts)}

میانبرها برای پیمایش سریع نرم افزار اکسل^{(Excel software)} مفید هستند ، بنابراین یادگیری آنها مفید است (اما نه کاملا ضروری). برخی از آنها را با دیدن میانبرهای فهرست شده در منوهای نسخه های قدیمی برنامه اکسل^{(Excel application)} و سپس امتحان کردن آنها برای خودتان یاد می گیرید.  

راه دیگر برای یادگیری میانبرهای اکسل^(Excel) ، مشاهده لیستی از آنها در وب سایت توسعه دهندگان اکسل است^{(website of the Excel developers)} . حتی اگر نسخه اکسل^{(Excel doesn)} شما میانبرها را نمایش نمی دهد، اکثر آنها همچنان کار می کنند.

فرمول ها در مقابل توابع^{(Formulas vs. Functions)}

توابع قابلیت های داخلی اکسل^(Excel) هستند و در فرمول ها استفاده می شوند. برای مثال، اگر می‌خواهید فرمولی را وارد کنید که مجموع اعداد را در سلول‌های مختلف یک صفحه‌گسترده محاسبه کند، می‌توانید از تابع SUM () برای این کار استفاده کنید.  

اطلاعات بیشتر در مورد این تابع (و توابع دیگر) کمی بیشتر در این مقاله.

نوار فرمول^{(Formula Bar)}

نوار فرمول^{(formula bar)} ناحیه ای است که در زیر نوار^(Ribbon) ظاهر می شود . برای فرمول ها و داده ها استفاده می شود. داده‌ها را در سلول وارد می‌کنید و اگر ماوس خود را روی آن سلول داشته باشید، در   نوار فرمول نیز ظاهر می‌شود.^{(formula bar)}

وقتی به نوار فرمول^{(formula bar)} ارجاع می‌دهیم، به سادگی نشان می‌دهیم که باید فرمول را در همان نقطه تایپ کنیم در حالی که سلول مناسب انتخاب شده است (که اگر سلول را انتخاب کنید و شروع به تایپ کنید، دوباره به طور خودکار اتفاق می‌افتد).

ایجاد و قالب بندی یک مثال کاربرگ^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

کارهای زیادی وجود دارد که می توانید با کاربرگ اکسل^{(Excel Worksheet)} خود انجام دهید . در ادامه این مقاله چند نمونه از مراحل را به شما ارائه خواهیم داد تا بتوانید خودتان آنها را امتحان کنید.

اولین کتاب کار^{(The First Workbook)}

شروع با یک کتاب^(Workbook) کار خالی مفید است . بنابراین، ادامه دهید و New را انتخاب کنید . این ممکن است بسته به نسخه اکسل^(Excel) شما متفاوت باشد ، اما معمولاً در ناحیه File است.

توجه: تصویر بالا می‌گوید Open در بالا نشان می‌دهد که می‌توانید از هر کجا به New (سمت چپ، با فلش سبز نشان داده شده است) بروید. این یک اسکرین شات از اکسل^(Excel) جدیدتر است.

وقتی روی New کلیک می‌کنید، احتمالاً نمونه‌هایی از الگوها را دریافت خواهید کرد. خود قالب ها ممکن است بین نسخه های اکسل^(Excel) متفاوت باشند ، اما شما باید نوعی انتخاب داشته باشید.  

یکی از راه های یادگیری نحوه استفاده از اکسل^(Excel) این است که با آن الگوها بازی کنید و ببینید چه چیزی باعث "تیک" شدن آنها می شود. برای مقاله خود، ما با یک سند خالی شروع می کنیم و با داده ها و فرمول ها و غیره بازی می کنیم.  

بنابراین ادامه دهید و گزینه سند^{(document option)} خالی را انتخاب کنید . رابط کاربری از نسخه ای به نسخه دیگر متفاوت خواهد بود، اما باید به اندازه کافی شبیه به ایده باشد. کمی بعد نمونه دیگری از برگه اکسل^{(Excel sheet)} را نیز دانلود خواهیم کرد .

درج داده ها^{(Inserting the Data)}

راه‌های مختلفی برای دریافت داده‌ها در صفحه‌گسترده (معروف به کاربرگ) وجود دارد. یک راه این است که به سادگی آنچه را که می خواهید در جایی که می خواهید تایپ کنید. سلول خاص را انتخاب کنید و فقط شروع به تایپ کنید.

راه دیگر این است که داده ها را کپی کنید و سپس آنها را در صفحه گسترده^{(Spreadsheet)} خود جایگذاری کنید . مسلماً، اگر داده‌هایی را کپی می‌کنید که در قالب جدول نیستند، می‌تواند کمی جالب باشد که کجا در سند شما قرار می‌گیرد. اما خوشبختانه ما همیشه می‌توانیم سند^{(document and recopy)} را ویرایش کرده و در صورت نیاز در جای دیگری کپی و جایگذاری کنیم.

اکنون می‌توانید با انتخاب بخشی از این مقاله، کپی کردن آن، و سپس جای‌گذاری در صفحه‌گسترده خالی، copy/paste method

پس از انتخاب بخشی از مقاله و کپی کردن آن، به صفحه گسترده خود بروید و روی^{(spreadsheet and click)} سلول مورد نظر که می خواهید چسباندن را شروع کنید کلیک کنید و این کار را انجام دهید. روش نشان داده شده در بالا با استفاده از منوی راست کلیک و سپس انتخاب "Paste" در قالب نماد است.

ممکن است هنگام استفاده از روش چسباندن^{(paste method)} داخلی اکسل^(Excel) ، حتی با سایر روش‌های داخلی اکسل^(Excel) ، با خطا مواجه شوید . خوشبختانه، اخطار خطا^{(error warning)} (بالا) به شما کمک می‌کند که در جهت درست برای دریافت اطلاعاتی که در برگه کپی کرده‌اید، راهنمایی کنید.

هنگام چسباندن داده ها، اکسل^(Excel) کار بسیار خوبی در تفسیر آن انجام می دهد. در مثال ما، دو پاراگراف اول این بخش را کپی کردم و اکسل^{(section and Excel)} آن را در دو ردیف ارائه داد. از آنجایی که یک فضای واقعی بین پاراگراف ها وجود داشت، اکسل^(Excel) آن را نیز (با یک ردیف خالی) بازتولید کرد. اگر یک جدول را کپی می کنید، اکسل^(Excel) حتی بهتر آن را در برگه بازتولید می کند.

همچنین می توانید از دکمه موجود در نوار^(Ribbon) برای چسباندن استفاده کنید. برای افراد بصری، این واقعا مفید است. در تصویر زیر^{(image below)} نشان داده شده است .

برخی از نسخه‌های اکسل^(Excel) (مخصوصاً نسخه‌های قدیمی‌تر) به شما امکان وارد کردن داده‌ها را می‌دهند (که با فایل‌های مشابه یا CSV - مقادیر جدا شده با کاما - فایل‌ها بهترین کار را می‌کند). برخی از نسخه‌های جدیدتر اکسل^(Excel) آن گزینه را ندارند، اما همچنان می‌توانید فایل دیگر (آنی که می‌خواهید وارد کنید) را باز کنید، از یک انتخاب همه^{(select all)} استفاده کنید و سپس آن را کپی و در ^{(copy and paste)}صفحه‌گسترده اکسل^{(Excel spreadsheet)} خود جای‌گذاری کنید .  

هنگامی که واردات در دسترس است، به طور کلی در زیر منوی فایل یافت می شود. ^(File)در نسخه(های) جدید اکسل^(Excel) ، با کلیک بر روی File ، ممکن است به یک ^(File)رابط کاربری^{(user interface)} گرافیکی بیشتری هدایت شوید .  به سادگی^(Simply) روی فلش در بالا سمت چپ کلیک کنید تا به کاربرگ خود بازگردید.

هایپرلینکینگ^{(Hyperlinking)}

هایپرلینک^{(Hyperlinking)} کردن نسبتاً آسان است، به خصوص هنگام استفاده از روبان^(Ribbon) . دکمه هایپرلینک^{(hyperlink button)} را در زیر منوی Insert در نسخه های جدیدتر اکسل^(Excel) خواهید دید. همچنین ممکن است از طریق میانبری مانند command-K قابل دسترسی باشد .

قالب بندی داده ها (مثال: اعداد و تاریخ)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

گاهی اوقات فرمت کردن داده ها مفید است. این به ویژه در مورد اعداد صادق است. چرا؟ گاهی اوقات اعداد به طور خودکار در یک قالب کلی (نوعی پیش فرض) قرار می گیرند که بیشتر شبیه یک قالب متنی است. اما اغلب، ما می خواهیم اعداد ما مانند اعداد رفتار کنند.  

مثال دیگر می‌تواند تاریخ‌ها باشد، که ممکن است بخواهیم آن‌ها را قالب‌بندی کنیم تا مطمئن شویم همه تاریخ‌هایمان مطابقت دارند، مانند 20200101 یا 01/01/20 یا هر قالبی که برای قالب تاریخ خود^{(date format)} انتخاب می‌کنیم .

می توانید به گزینه ای برای قالب بندی داده های خود به چند روش مختلف دسترسی داشته باشید که در تصاویر زیر نشان داده شده است.

هنگامی که مثلاً به فرمت Number دسترسی پیدا کردید، چندین گزینه خواهید داشت. این گزینه ها زمانی ظاهر می شوند که از روش کلیک راست استفاده می کنید. هنگامی که از نوار^(Ribbon) استفاده می کنید ، گزینه های شما دقیقاً در همان نوار^(Ribbon) قرار دارند. همه چیز به این بستگی دارد که کدام یک برای شما راحت تر است.  

اگر مدتی است که از اکسل^(Excel) استفاده می‌کنید ، روش کلیک راست با کادر محاوره‌ای قالب عددی^{(number format dialog box)} (نشان داده شده در زیر) ممکن است راحت‌تر قابل درک باشد. اگر شما جدیدتر یا بصری تر هستید، روش Ribbon^{(Ribbon method)} ممکن است منطقی تر باشد (و بسیار سریعتر از آن استفاده کنید). هر دو گزینه های قالب بندی اعداد^{(number formatting)} را در اختیار شما قرار می دهند .

اگر چیزی را که شبیه تاریخ است تایپ می کنید، نسخه های جدیدتر اکسل^(Excel) به اندازه کافی خوب هستند که همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، آن را در نوار منعکس کنند.^(Ribbon)

از نوار^(Ribbon) می توانید فرمت های تاریخ خود را انتخاب کنید. به عنوان مثال، می توانید تاریخ کوتاه یا طولانی را انتخاب کنید. ادامه دهید و آن را امتحان کنید و نتایج خود را مشاهده کنید.

قالب بندی ارائه (مثال: تراز کردن متن)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

همچنین درک نحوه تراز کردن داده‌های خود، چه می‌خواهید همه آن‌ها در سمت چپ یا راست (یا موجه و غیره) ردیف شوند، مفید است. این نیز از طریق نوار^(Ribbon) قابل دسترسی است .

همانطور که در تصاویر بالا مشاهده می کنید، چینش متن (یعنی راست، چپ و ...) در ردیف دوم گزینه Ribbon^{(Ribbon option)} قرار دارد . همچنین می توانید سایر گزینه های تراز (به عنوان مثال بالا، پایین) را در نوار^(Ribbon) انتخاب کنید.  

همچنین، اگر متوجه شده باشید، تراز کردن مواردی مانند اعداد ممکن است هنگام تراز چپ (جایی که متن بهتر به نظر می رسد) درست به نظر نرسد، اما وقتی که به راست تراز شود بهتر به نظر می رسد. تراز بسیار شبیه به چیزی است که در یک برنامه پردازش کلمه^{(word processing application)} مشاهده می کنید .

ستون ها و ردیف ها^{(Columns & Rows)}

دانستن نحوه کار و همچنین تنظیم عرض و ابعاد^{(adjust the width and dimensions)} ستون‌ها و ردیف‌ها^{(columns and rows)} مفید است. خوشبختانه، زمانی که به آن دست پیدا کنید، انجام آن نسبتاً آسان است.  

افزودن یا حذف سطر یا ستون دو بخش دارد. قسمت اول فرآیند انتخاب^{(selection process)} و قسمت دیگر کلیک راست و انتخاب گزینه درج یا حذف است.  

داده هایی را که از این مقاله کپی کردیم و در مثال بالا در برگه اکسل خالی خود جایگذاری کردیم، به خاطر دارید؟ ^{(Excel sheet)}احتمالاً دیگر به آن نیازی نداریم، بنابراین یک مثال عالی برای فرآیند حذف ردیف‌ها است.

^(Remember)اولین قدم ما را به یاد دارید؟ ما باید ردیف ها را انتخاب کنیم. پیش بروید و روی شماره ردیف^{(row number)} (در سمت چپ سلول^{(left cell)} بالا سمت چپ ) کلیک کنید و با موس خود به سمت پایین بکشید و به ردیف پایینی که می خواهید حذف کنید. در این مورد، ما سه ردیف را انتخاب می کنیم.  

سپس، بخش دوم روش ما این است که روی Delete Rows کلیک کنید و تماشا کنید که Excel آن ردیف ها را حذف می کند.

روند درج یک ردیف مشابه است اما لازم نیست بیش از یک ردیف را انتخاب کنید.  اکسل^(Excel) تعیین می کند که کجا کلیک می کنید، جایی که می خواهید ردیف را درج کنید.  

برای شروع فرآیند، روی شماره ردیفی^{(row number)} که می‌خواهید زیر ردیف جدید باشد کلیک کنید. این به اکسل^(Excel) می گوید که کل ردیف را برای شما انتخاب کند. از جایی که هستید، اکسل^(Excel) ردیف را در بالای آن قرار می دهد. این کار را با کلیک راست و انتخاب ^{(right-clicking and choosing)} Insert Rows انجام می دهید.^{(Insert Rows.)}

همانطور که در بالا می بینید، در ردیف 10 عدد 10 را تایپ کردیم . سپس پس از انتخاب 10 (ردیف 10)، کلیک راست و انتخاب Insert Rows ، عدد 10^{(number 10)} یک ردیف پایین آمد. این باعث شد که 10 اکنون در ردیف 11 قرار گیرد.  

این نشان می دهد که چگونه ردیف درج شده در بالای ردیف انتخاب شده قرار گرفته است. پیش بروید و خودتان آن را امتحان کنید، تا بتوانید ببینید که فرآیند درج^{(insertion process)} چگونه کار می کند.

اگر به بیش از یک ردیف نیاز دارید، می‌توانید این کار را با انتخاب بیش از یک ردیف انجام دهید و این به اکسل^(Excel) می‌گوید که چند ردیف می‌خواهید و آن مقدار در بالای شماره ردیف^{(row number)} انتخاب شده درج می‌شود.  

تصاویر زیر این را به صورت تصویری نشان می دهد، از جمله اینکه چگونه 10 در سه ردیف، تعداد ردیف های درج شده پایین آمدند. 

درج و حذف ستون ها اساساً یکسان است با این تفاوت که شما به جای سمت چپ (ردیف ها) از بالا (ستون ها) انتخاب می کنید.

فیلترها و موارد تکراری^{(Filters & Duplicates)}

وقتی داده‌های زیادی برای کار با آن داریم، کمک می‌کند چند ترفند در آستین خود داشته باشیم تا راحت‌تر با آن داده‌ها کار کنیم.  

به عنوان مثال، فرض کنید شما مجموعه ای از داده های مالی دارید اما فقط باید به داده های خاصی نگاه کنید. یکی از راه های انجام این کار استفاده از "فیلتر" اکسل است.

ابتدا، بیایید یک کاربرگ اکسل^{(Excel Worksheet)} پیدا کنیم که داده‌های زیادی را ارائه می‌دهد تا چیزی برای آزمایش آن داشته باشیم (بدون نیاز به تایپ همه داده‌ها). شما می توانید چنین نمونه ای را از مایکروسافت دانلود^{(download just such a sample from Microsoft)} کنید. به خاطر داشته باشید که این لینک مستقیم به دانلود است، بنابراین با کلیک بر روی آن پیوند، فایل مثال اکسل باید بلافاصله دانلود شود.^{(Excel example)}

اکنون که سند را داریم، بیایید به حجم داده ها نگاه کنیم. کاملاً کمی، اینطور نیست؟ توجه: تصویر بالا کمی متفاوت از آنچه در فایل نمونه^{(sample file)} خود دارید به نظر می رسد و این طبیعی است. 

فرض کنید فقط می خواستید داده های آلمان^(Germany) را ببینید . از گزینه «فیلتر» در نوار^(Ribbon) (در زیر «خانه») استفاده کنید. با گزینه "مرتب سازی" به سمت راست (در نسخه های جدیدتر اکسل^(Excel) ) ترکیب شده است. 

حالا به اکسل^(Excel) بگویید چه گزینه هایی را می خواهید. در این مورد، ما به دنبال داده هایی در مورد آلمان^(Germany) به عنوان کشور منتخب هستیم.

متوجه خواهید شد که وقتی گزینه فیلتر را^{(filter option)} انتخاب می کنید ، فلش های کوچک کشویی در ستون ها ظاهر می شوند. هنگامی که یک فلش انتخاب می شود، چندین گزینه دارید، از جمله گزینه "فیلترهای متن" که ما از آن استفاده خواهیم کرد. شما گزینه ای برای مرتب سازی صعودی یا نزولی دارید.  

منطقی است که چرا اکسل^(Excel) اینها را در نوار^(Ribbon) ترکیب می کند زیرا همه این گزینه ها در لیست کشویی ظاهر می شوند. ما "برابر..." را در زیر "فیلترهای متن" انتخاب خواهیم کرد.

پس از انتخاب کاری که می خواهیم انجام دهیم (در این مورد فیلتر^(Filter) )، اجازه دهید اطلاعات/معیارها را ارائه دهیم. ما می‌خواهیم تمام داده‌های آلمان^(Germany) را ببینیم تا این همان چیزی باشد که در کادر تایپ می‌کنیم. سپس، روی «OK» کلیک کنید.

متوجه خواهید شد که اکنون ما فقط داده های آلمان^(Germany) را می بینیم . داده ها فیلتر شده است. داده های دیگر هنوز وجود دارد. فقط از دید پنهان است. زمانی فرا می رسد که می خواهید فیلتر را متوقف کنید و همه داده ها را ببینید.  همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، به سادگی^{(Simply return)} به پنجره کشویی برگردید و فیلتر را پاک کنید.

گاهی اوقات مجموعه داده هایی خواهید داشت که شامل داده های تکراری است. اگر فقط داده های منحصر به فرد داشته باشید بسیار ساده تر است. به‌عنوان مثال، چرا می‌خواهید اطلاعات مالی دقیقاً دو بار^{(data record twice)} (یا بیشتر) در کاربرگ Excel^{(Excel Worksheet)} خود ثبت شود ؟  

در زیر^(Below) نمونه‌ای از مجموعه داده‌ای است^{(data set)} که دارای داده‌هایی است که تکرار می‌شوند (نشان داده شده با رنگ زرد برجسته شده است).

برای حذف موارد تکراری (یا بیشتر، مانند این مورد)، با کلیک بر روی یکی از ردیف هایی که نشان دهنده داده های تکراری است (که حاوی داده هایی است که تکرار می شود) شروع کنید. این در تصویر زیر نشان داده شده است.

اکنون، به برگه یا بخش «داده‌ها» مراجعه کنید و از آنجا می‌توانید دکمه‌ای را روی نوار^(Ribbon) مشاهده کنید که می‌گوید «حذف موارد تکراری». روی آن کلیک کنید.

بخش اول این فرآیند یک کادر محاوره ای^{(dialog box)} مشابه آنچه در تصویر زیر می بینید به شما ارائه می دهد.  اجازه ^(Don)ندهید^{(t let)} این شما را گیج کند این به سادگی از شما می پرسد که هنگام شناسایی داده های تکراری به کدام ستون نگاه کنید.  

به عنوان مثال، اگر چندین ردیف با نام و نام خانوادگی یکسان داشته باشید، اما در ستون های دیگر اساساً گیج کننده هستند (مثلاً یک کپی/پیست از یک وب سایت) و فقط به ردیف های منحصر به فرد برای نام و نام خانوادگی نیاز دارید، انتخاب می کنید. آن ستون‌ها به‌طوری‌که در حذف داده‌های اضافی، حرف‌هایی که ممکن است تکراری نباشند، در نظر گرفته نمی‌شوند.  

در این مورد، ما انتخاب را به‌عنوان «همه ستون‌ها» رها کردیم، زیرا ردیف‌ها را به‌صورت دستی کپی کرده بودیم، بنابراین می‌دانستیم که همه ستون‌ها در مثال ما دقیقاً یکسان هستند. (می توانید همین کار را با فایل نمونه اکسل انجام دهید و آن را تست^{(Excel example file and test)} کنید.)

پس از کلیک بر روی "OK" در کادر محاوره ای^{(dialog box)} بالا ، نتیجه را مشاهده خواهید کرد و در این حالت، سه ردیف به عنوان منطبق شناسایی و دو تای آنها حذف شد.

اکنون، داده های به دست آمده (در زیر نشان داده شده است) با داده هایی که قبل از اضافه کردن و حذف^{(addition and removal)} موارد تکراری شروع کرده بودیم مطابقت دارد.

شما به تازگی چند ترفند یاد گرفته اید. اینها به ویژه در هنگام برخورد با مجموعه داده های بزرگتر مفید هستند. پیش بروید و دکمه های دیگری را که روی نوار^(Ribbon) می بینید امتحان کنید و ببینید چه کار می کنند. همچنین اگر می‌خواهید فرم اصلی را حفظ کنید، می‌توانید فایل نمونه اکسل خود را کپی کنید. ^{(Excel example)}نام فایلی را که دانلود کرده اید تغییر دهید و یک نسخه دیگر را دوباره دانلود کنید. یا فایل را در رایانه خود کپی کنید.  

کاری که من انجام دادم این بود که برگه را با تمام داده‌های مالی کپی کردم (پس از کپی کردن آن در فایل مثال دیگرم^{(example file)} ، موردی که با آن شروع کردیم خالی بود) و با برگه تکراری^{(duplicate tab)} دو نسخه برای بازی در اختیار داشتم. می‌توانید این کار را با کلیک راست روی برگه و انتخاب « ^{(tab and choosing “)}تکراری^(Duplicate) » امتحان کنید.

قالب بندی شرطی^{(Conditional Formatting)}

این قسمت از مقاله به دلیل مزایای نمایش آن در بخش ایجاد Workbook گنجانده شده است. ^(Workbook)اگر کمی پیچیده به نظر می رسد یا به دنبال توابع و فرمول ها هستید، از این بخش صرف نظر کنید و در اوقات فراغت خود به آن بازگردید.

اگر می‌خواهید داده‌های خاصی را برجسته کنید، قالب‌بندی^(Formatting) شرطی مفید است. در این مثال، ما می‌خواهیم از فایل نمونه اکسل^{(Excel Example file)} خود (با تمام داده‌های مالی) استفاده کنیم و به دنبال « فروش ناخالص^(Gross) » باشیم که بیش از 25000 دلار است. 

برای انجام این کار، ابتدا باید گروهی از سلول‌ها را که می‌خواهیم ارزیابی کنیم، برجسته کنیم. اکنون، به خاطر داشته باشید که نمی خواهید کل ستون یا سطر^{(column or row)} را برجسته کنید . شما فقط می خواهید فقط سلول هایی را که می خواهید ارزیابی شوند برجسته کنید. در غیر این صورت، سلول‌های دیگر (مانند سرفصل‌ها) نیز ارزیابی می‌شوند و تعجب خواهید کرد که اکسل^(Excel) با آن سرفصل‌ها چه می‌کند (به عنوان مثال).

بنابراین، سلول‌های مورد نظر خود را هایلایت کرده‌ایم و اکنون روی بخش/گروه Home و سپس Conditional Formatting کلیک می‌کنیم.

وقتی روی "قالب بندی شرطی" در نوار^(Ribbon) کلیک می کنیم، چند گزینه داریم. در این مورد، می‌خواهیم سلول‌های بزرگ‌تر از 25000 دلار را برجسته کنیم تا همانطور که در تصویر زیر نشان داده شده است، انتخاب خود را به این ترتیب انجام دهیم.

حالا یک کادر محاوره ای^{(dialog box)} می بینیم و می توانیم مقدار را در کادر تایپ کنیم. ما 25000 را تایپ می کنیم. لازم نیست نگران کاما یا هر چیز دیگری^{(commas or anything)} باشید و در واقع اگر فقط عدد خام را وارد کنید بهتر کار می کند.

پس از اینکه روی «OK» کلیک کردیم، خواهیم دید که فیلدها به طور خودکار مطابق با انتخاب ما (در سمت راست) در کادر گفتگوی^{(dialog box)} «بزرگتر از» ما در بالا رنگ می شوند. در این مورد، "قرمز روشن را با متن قرمز تیره^{(Dark Red Text)} پر کنید ). ما می توانستیم یک گزینه نمایش^{(display option)} متفاوت را نیز انتخاب کنیم.

این قالب بندی شرطی راهی عالی برای دیدن داده هایی است که برای یک پروژه یا پروژه دیگر ضروری هستند. در این مورد، ما می‌توانیم «بخش‌هایی» را ببینیم (همانطور که در فایل مثال اکسل^{(Excel Example file)} به آنها اشاره شده است ) که توانسته‌اند از 25000 دلار در فروش ناخالص فراتر بروند.^(Gross)

کار با فرمول ها و توابع^{(Working With Formulas and Functions)}

یادگیری نحوه استفاده از توابع در اکسل^(Excel) بسیار مفید است. آنها اصل اساسی فرمول ها هستند. اگر می‌خواهید فهرستی از توابع را ببینید تا ایده‌ای از آنچه در دسترس است را ببینید، روی منو/گروه «درج» کلیک کنید و سپس در سمت چپ، «عملکرد/توابع» را انتخاب کنید.

حتی اگر هدف این دکمه در نوار اکسل^{(Excel Ribbon)} قرار دادن یک تابع واقعی است (که همچنین می تواند با تایپ کردن در نوار فرمول^{(formula bar)} ، شروع با علامت تساوی و سپس شروع به تایپ تابع مورد نظر انجام شود)، می توانیم از این نیز استفاده کنیم. برای دیدن آنچه در دسترس است. می توانید در میان توابع پیمایش کنید تا نوعی ایده از آنچه می توانید در فرمول های خود استفاده کنید به دست آورید.  

البته، این نیز بسیار مفید است که به سادگی آنها را امتحان کنید و ببینید چه می کنند. می‌توانید با انتخاب دسته‌بندی، گروهی را که می‌خواهید مطالعه کنید، انتخاب کنید، مانند «معمولاً استفاده می‌شود» برای فهرست کوتاه‌تری از توابع، اما فهرستی که اغلب استفاده می‌شود (و برخی از توابع در این مقاله برای آن توضیح داده شده‌اند).

ما از برخی از این توابع در مثال‌هایی از فرمول‌هایی که در این مقاله بحث می‌کنیم استفاده خواهیم کرد.

مساوی ^{(The Equals )}=علامت^{( Sign)}

علامت تساوی (=) در اکسل^(Excel) بسیار مهم است. نقش اساسی دارد. این امر به ویژه در مورد فرمول ها صادق است.  اساساً^(Basically) ، فرمولی بدون علامت تساوی ندارید. و بدون فرمول، به سادگی داده (یا متن) است که در آن سلول وارد کرده اید.  

بنابراین فقط به یاد داشته باشید که قبل از اینکه از اکسل^(Excel) بخواهید چیزی را برای شما محاسبه یا خودکار کند، علامت تساوی (=) را در سلول تایپ کنید.

اگر علامت $ را اضافه کنید، به اکسل^(Excel) می‌گوید که فرمول را جابجا نکند. به طور معمول، تنظیم خودکار فرمول ها (با استفاده از چیزی که به آن s ^{(auto adjustment)}مرجع سلولی^{(cell reference)} نسبی می گویند )، برای تغییرات در کاربرگ، یک چیز مفید است، اما گاهی اوقات ممکن است آن را نخواهید و با آن علامت $، می توانید به اکسل^(Excel) بگویید . شما به سادگی $ را در مقابل حرف و شماره^{(letter and number)} مرجع سلول^{(cell reference)} وارد کنید.  

بنابراین یک مرجع سلولی^{(cell reference)} نسبی D25 به 25 دلار D$ تبدیل می شود. اگر این قسمت گیج کننده است، نگران آن نباشید. می توانید به آن بازگردید (یا با یک کتاب کار خالی اکسل^{(Excel blank)} با آن بازی کنید ).

The Awesome Ampersand >> &

علامت (&) یک فرمول کوچک سرگرم کننده "ابزار" است که به شما امکان می دهد سلول ها را ترکیب کنید. به عنوان مثال، فرض کنید که شما یک ستون برای نام ها و ستون دیگری برای نام خانوادگی دارید و می خواهید یک ستون برای نام کامل ایجاد کنید. شما می توانید از & برای این کار استفاده کنید.

بیایید آن را در یک کاربرگ اکسل^{(Excel Worksheet)} امتحان کنیم . برای این مثال، اجازه دهید از یک صفحه خالی استفاده کنیم تا هیچ پروژه دیگری را قطع نکنیم. ادامه دهید و نام خود را در A1 تایپ کنید و نام خانوادگی خود را در B1 تایپ کنید. اکنون برای ترکیب آنها، روی سلول C1^{(C1 cell and type)} کلیک کنید و این فرمول را تایپ کنید:  =A1 & “ “ & B1 .  لطفا^(Please) فقط از قسمت به صورت مورب استفاده کنید و از بقیه آن استفاده نکنید (مانند استفاده نکردن از نقطه).  

در C1 چه می بینید؟ همانطور که در تایپ نام کامل شما عادی است، باید نام کامل خود را با فاصله بین نام و نام خانوادگی خود کامل ببینید. بخش & " " &^{(“ “ & portion)} از فرمول چیزی است که آن فضا را ایجاد کرده است. اگر " " را وارد نکرده بودید، نام و نام خانوادگی خود را بدون فاصله بین آنها می‌داشتید (اگر می‌خواهید نتیجه را ببینید، ادامه دهید و امتحان کنید).

فرمول مشابه دیگری از CONCAT استفاده می کند اما کمی بعد در مورد آن خواهیم آموخت. در حال حاضر، به خاطر داشته باشید که علامت ( & ) چه کاری می تواند برای شما انجام دهد زیرا این نکته کوچک در بسیاری از موقعیت ها مفید است.

تابع SUM().^{(SUM() Function)}

تابع SUM () بسیار مفید است و دقیقاً همان چیزی را که توضیح می دهد انجام می دهد. اعدادی را که به اکسل می‌گویید^(Excel) اضافه می‌کند جمع می‌کند و مجموع مقادیر آنها را به شما می‌دهد. شما می توانید این کار را به چند روش مختلف انجام دهید.

ما با تایپ کردن برخی از اعداد شروع کردیم، بنابراین داده‌هایی برای کار در استفاده از تابع داشتیم. ما به سادگی از 1، 2، 3، 4، 5 استفاده کردیم و در A1 شروع کردیم و در هر سلول به سمت پایین به سمت A5 تایپ کردیم.

اکنون برای استفاده از تابع SUM () با کلیک کردن در سلول مورد نظر شروع کنید، در این مورد از A6 استفاده کردیم و =SUM را تایپ کنید (در نوار فرمول^{(formula bar)} . در این مثال، زمانی که به اولین "() رسیدید، توقف کنید. اکنون، روی A1 ( بالاترین سلول ) کلیک کنید و ماوس خود را به A5 (یا ^{(top-most cell)}پایین ترین سلولی^{(bottom-most cell)} که می خواهید اضافه کنید ) بکشید و سپس به نوار فرمول^{(formula bar)} برگردید و بسته شدن «^{(closing “)} )» را تایپ کنید.» نقطه ها را درج نکنید. یا علامت نقل قول و فقط پرانتز. 

راه دیگر برای استفاده از این تابع، تایپ دستی اطلاعات در نوار فرمول^{(formula bar)} است. این به ویژه اگر تعداد کمی دارید مفید است و گرفتن آنها کمی دشوار است. این روش را به همان روشی که برای مثال بالا انجام دادید، با "=SUM(.

سپس، مرجع سلول ^{(cell reference)}بالاترین سلول^{(top-most cell)} را تایپ کنید . در این مورد، A1 خواهد بود. یک دونقطه (:) اضافه کنید و سپس مرجع سلول ^{(cell reference)}پایین ترین سلول^{(bottom-most cell)} را تایپ کنید . در این مورد، A5 خواهد بود.

تابع () AVERAGE^{(AVERAGE() Function)}

اگر بخواهید بفهمید که میانگین یک گروه از اعداد چقدر است چه؟ شما به راحتی می توانید این کار را با تابع AVERAGE () انجام دهید. در مراحل زیر متوجه خواهید شد که اساساً همان تابع SUM () بالا است اما با یک تابع متفاوت.  

با در نظر گرفتن این موضوع، با انتخاب سلولی که می خواهیم برای نتیجه استفاده کنیم (در این مورد A6) شروع می کنیم و سپس با علامت تساوی ( = ) و کلمه AVERAGE شروع به تایپ می کنیم . متوجه خواهید شد که با شروع تایپ آن، پیشنهادهایی به شما ارائه می شود و در صورت تمایل می توانید به جای تایپ کلمه کامل، روی AVERAGE کلیک کنید.^(AVERAGE)

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

برای تکمیل فرآیند کافی است در پرانتز پایانی "^{(closing parenthesis “)} )" تایپ کنید و میانگین پنج عدد را دریافت خواهید کرد. همانطور که می بینید، این فرآیند بسیار شبیه به فرآیند SUM () و سایر توابع است. هنگامی که یک عملکرد را به دست آوردید، بقیه کارها آسان تر خواهند بود.

تابع () COUNTIF^{(COUNTIF() Function)}

فرض کنید می‌خواستیم شمارش کنیم که یک عدد معین چند بار در یک مجموعه داده^{(data set)} نشان داده می‌شود .  ابتدا^(First) بیایید فایل خود را برای این تابع آماده کنیم تا چیزی برای شمارش داشته باشیم. هر فرمولی که ممکن است در A6 داشته باشید را حذف کنید. حالا یا از A1 تا A5 کپی کنید و^{(A5 and paste)} از A6 شروع کنید یا به سادگی همان اعداد را در خانه هایی که با A6 به سمت پایین شروع می شوند تایپ کنید و مقدار 1 و سپس A7 با 2 و غیره.

اکنون، در A11 اجازه دهید^{(A11 let)} تابع/فرمول خود را شروع کنیم. در این مورد، ما قصد داریم تا " =COUNTIF (.") را تایپ کنیم سپس سلول‌های A1 تا A10 را انتخاب می‌کنیم .

مطمئن شوید که "COUNTIF" را تایپ کرده یا انتخاب کنید و نه یکی از توابع مشابه COUNT را در غیر این صورت نتیجه مشابهی دریافت نخواهیم کرد.

قبل از اینکه مانند توابع دیگرمان عمل کنیم و پرانتز پایانی "^{(closing parenthesis “)} )" را تایپ کنیم، باید به سوال معیارها پاسخ دهیم و آن را بعد از کاما " "^{(comma “)} ، و قبل از پرانتز "^{(parenthesis “)} )" تایپ کنیم.

چه چیزی توسط "معیار" تعریف می شود؟ اینجاست که ما به اکسل می گوییم که می خواهیم چه چیزی را محاسبه کند (در این مورد). ما یک کاما و سپس "5" و سپس پرانتز بسته^{(closing parenthesis)} را تایپ کردیم تا تعداد پنج عدد (5) که در لیست اعداد ظاهر می شود را بدست آوریم. این نتیجه دو (2) خواهد بود زیرا دو اتفاق وجود دارد.

تابع CONCAT یا CONCANTENATE().^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

مشابه مثال ما با استفاده از علامت (&) در فرمول ما، می توانید سلول ها را با استفاده از تابع CONCAT () ترکیب کنید. پیش بروید و آن را با استفاده از همان مثال ما امتحان کنید.  

نام خود را در A1 و نام خانوادگی خود را در B1 تایپ کنید. سپس در C1 ^{(C1 type)} CONCAT را^(CONCAT) تایپ کنید (A1, “ “ , B1).

خواهید دید که همان نتیجه ای را می گیرید که با علامت (&) گرفتیم. بسیاری از مردم از آمپرسند استفاده می کنند زیرا آسان تر و کمتر دست و پا گیر است اما اکنون می بینید که گزینه دیگری نیز دارید.

توجه: این تابع ممکن است در نسخه اکسل شما ^(Excel)CONCANTENATE باشد .  مایکروسافت ^(Microsoft)نام تابع را^{(function name)} فقط به CONCAT کوتاه کرد و تایپ کردن (و به خاطر سپردن) در نسخه های بعدی نرم افزار آسان تر است. خوشبختانه، اگر شروع به تایپ CONCA در نوار فرمول^{(formula bar)} خود کنید (پس از علامت تساوی)، خواهید دید که نسخه اکسل^(Excel) شما از کدام نسخه استفاده می کند و با کلیک روی آن با ماوس می توانید آن را انتخاب کنید.

به خاطر داشته باشید^(Remember) که وقتی شروع به تایپ آن می کنید، برای اینکه نسخه اکسل شما ^(Excel)عملکرد صحیح^{(correct function)} را نشان دهد ، فقط "CONCA" (یا کوتاهتر) را تایپ کنید و نه "CONCAN" (به عنوان شروع CONCANTENATE ) یا ممکن است Excel را مشاهده نکنید . این پیشنهاد^{(s suggestion)} از آنجایی است که این دو عملکرد شروع به تفاوت می کنند.

اگر ترجیح می دهید از روش ادغام^{(merge method)} با علامت (&) به جای CONCAT () استفاده کنید، تعجب نکنید. این طبیعی است.

If/Then Formulas

فرض کنید می‌خواهیم از If/Then Formula برای شناسایی مبلغ تخفیف^(Discount) (نوعی تخفیف دوم) در یک ستون جدید در فایل Example Excel^{(Excel file)} خود استفاده کنیم . در این صورت، ابتدا با اضافه کردن یک ستون شروع می کنیم و آن را بعد از ستون F^{(Column F)} و قبل از ستون G^{(Column G)} اضافه می کنیم (دوباره در فایل نمونه^{(example file)} دانلود شده ما ).

اکنون فرمول را تایپ می کنیم. در این حالت، آن را در F2 تایپ می کنیم و "=IF(E2>25000, " DISCOUNT 2 ") است. این همان چیزی است که فرمول با یک تست (E2 بیشتر از 25k) به دنبال آن است و سپس اگر عدد E2 از آن تست عبور کند (" تخفیف 2^{(DISCOUNT 2)} ") نتیجه می دهد. 

اکنون، F2 را کپی کرده و^{(copy F2 and paste)} در سلول های بعدی آن در ستون F قرار دهید^{(F column)} .

فرمول به طور خودکار برای هر سلول (ارجاع سلول نسبی)، با ارجاع به سلول مناسب تنظیم می شود.  به یاد داشته باشید^(Remember) که اگر نمی خواهید به طور خودکار تنظیم شود، می توانید قبل از سلول آلفا^{(cell alpha)} با علامت $ و همچنین عدد، مانند A1 $A$1 است. 

در تصویر بالا می بینید که "تخفیف 2" در تمام سلول های ستون F2^{(F2 column)} ظاهر می شود . این به این دلیل است که فرمول به آن می‌گوید که به سلول E2^{(E2 cell)} (که با $2 E$ نشان داده می‌شود) نگاه کند و هیچ سلول نسبی ندارد. بنابراین، هنگامی که فرمول در سلول بعدی (یعنی F3) کپی می شود، به دلیل علائم دلار همچنان به سلول E2 نگاه می کند. ^{(E2 cell)}بنابراین، همه سلول‌ها نتیجه یکسانی دارند زیرا فرمول یکسانی دارند که به سلول مشابهی ارجاع می‌دهند.

همچنین، اگر می خواهید مقداری به جای کلمه "FALSE" نشان داده شود، کافی است یک کاما و سپس کلمه یا عددی^{(word or number)} که می خواهید ظاهر شود (متن باید در گیومه باشد) در انتهای فرمول، قبل از پرانتز پایانی

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

مدیریت پروژه های اکسل شما^{(Managing Your Excel Projects)}

خوشبختانه، با روشی که اسناد اکسل^(Excel) طراحی شده‌اند، می‌توانید کارهای زیادی با کتاب‌های اکسل^{(Excel Workbooks)} خود انجام دهید . امکان داشتن کاربرگ های مختلف (برگه ها) در سند به شما این امکان را می دهد که محتوای مرتبط را در یک فایل داشته باشید. همچنین، اگر احساس می‌کنید چیزی ایجاد می‌کنید که ممکن است فرمول‌هایی داشته باشد که بهتر (یا بدتر) کار کنند، می‌توانید (گزینه راست کلیک کنید) برگه‌های کاربرگ^(Worksheet) خود را کپی کنید تا نسخه‌های مختلف کاربرگ^(Worksheet) خود را داشته باشید .  

می‌توانید نام برگه‌های خود را تغییر دهید و از کدهای تاریخ استفاده کنید^{(use date)} تا بدانید کدام نسخه جدیدترین (یا قدیمی‌ترین) است. این تنها یک نمونه از این است که چگونه می توانید از آن برگه ها در مدیریت پروژه های اکسل خود به نفع خود استفاده کنید.

در اینجا نمونه ای از تغییر نام برگه های خود در یکی از نسخه های بعدی اکسل آورده^(Excel) شده است. شما با کلیک بر روی تب شروع می کنید و نتیجه ای مشابه تصویر اینجا می گیرید: 

اگر آن پاسخ را دریافت نکردید، اشکالی ندارد. ممکن است نسخه قبلی اکسل^(Excel) داشته باشید، اما از این جهت که به شما امکان تغییر نام برگه‌ها را می‌دهد تا حدودی بصری است. می‌توانید روی برگه کلیک راست کرده و گزینه‌ای برای «تغییر نام» در نسخه‌های قبلی اکسل^(Excel) نیز دریافت کنید، و گاهی اوقات به سادگی در برگه تایپ کنید.

اکسل^(Excel) در مسیر یادگیری نحوه استفاده از اکسل^(Excel) فرصت های بسیاری را در اختیار شما قرار می دهد . حالا وقت آن است که بیرون بروید و از آن استفاده کنید! خوش بگذره^{(Have fun)}

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, а company specіalizing in hυman resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• 40 بهترین میانبر صفحه کلید مایکروسافت اکسل

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• یک کاربرگ اکسل را در Word Doc قرار دهید

• نحوه ایجاد چک لیست در اکسل

• نحوه یافتن مقادیر منطبق در اکسل

• چگونه یک نمودار یا نمودار ساده در اکسل بسازیم

• مایکروسافت ورد پاسخ نمی دهد؟ 8 راه برای رفع آن

• تنظیم خودکار عرض ستون و ارتفاع ردیف در اکسل

• 4 Ways به اجرای یک Microsoft Teams Poll در طول جلسات

• نحوه استفاده از COUNTIFS، SUMIFS، AVERAGEIFS در اکسل

• نحوه کم کردن تاریخ در اکسل

• رفع مشکل Microsoft Outlook با خطای مشکل مواجه شده است

• نحوه اضافه کردن نوار خطا در اکسل

• نمودار داده های اکسل شما

• نحوه استفاده از Sparklines در اکسل

• نحوه اضافه کردن و چاپ تصاویر پس زمینه اکسل

• راهنمای همه پسوندهای فایل اکسل و معنای آنها