دسترسی به داده‌های مربوط به عادت‌های کاری‌تان می‌تواند به شما در بهبود بهره‌وری کمک کند. MyAnalytics پلت فرم مایکروسافت برای ارائه بینش مبتنی بر داده در مورد عادات کاری شما است. می تواند به شما کمک کند متمرکز بمانید و هوشمندانه کار کنید.

ما شما را از طریق داشبورد MyAnalytics راهنمایی می‌کنیم^{(MyAnalytics)} ، جایی که می‌توانید اطلاعاتی در مورد الگوهای کاری خود پیدا کنید و نکاتی را در مورد نحوه عملکرد هوشمندانه‌تر، نه سخت‌تر، بیابید. همچنین به شما نشان خواهیم داد که چگونه الگوهای کاری جدیدی^{(new )} بسازید ، مانند زمانی که در هر روز کاری برای تمرکز بر مهمترین کار خود اختصاص دهید. 

برنامه^(Plans) های MyAnalytics و مرورگرهای پشتیبانی  شده

بسته به برنامه Microsoft Office 365^{(Microsoft Office 365)} یا Microsoft 365 ، به عناصر مختلف MyAnalytics دسترسی خواهید داشت. عناصر می توانند شامل داشبورد MyAnalytics ، خلاصه هفتگی ایمیل، پیشنهادات درون خطی، و افزودنی Insights برای Outlook باشند.

در حال حاضر، می‌توانید از آخرین نسخه‌های Google Chrome ، Firefox و Safari برای دسترسی به داشبورد MyAnalytics و همچنین Internet Explorer نسخه 10 یا 11 یا Microsoft Edge استفاده کنید.

داشبورد MyAnalytics

با ورود به حساب Microsoft 365 خود و انتخاب MyAnalytics از کشوی برنامه، به داشبورد MyAnalytics^{(MyAnalytics Dashboard)} دسترسی پیدا کنید. اگر MyAnalytics را در لیست برنامه ها نمی بینید، پیوند All Apps را انتخاب کنید.

داشبورد اصلی MyAnalytics از چهار بخش تشکیل شده است و اطلاعاتی در مورد عادات کاری شما در چهار هفته گذشته نمایش می دهد. ما در مورد اینکه هر بخش چگونه بینش بهره وری را به شما می دهد بحث خواهیم کرد تا بتوانید بر اساس آن واکنش نشان دهید و بهره وری و شاید حتی سلامت روان خود را بهبود بخشید.

می توانید با انتخاب هر بخش در منوی MyAnalytics در سمت چپ، جزئیات بیشتری را بررسی کنید.

تمرکز

بخش فوکوس^(Focus) در داشبورد به شما می‌گوید چه مدت زمانی خارج از جلسات، ایمیل‌ها، چت‌ها و تماس‌ها برای تمرکز روی کار خود داشته‌اید. 

اگر مانند بسیاری از افراد، زمان را در تقویم Outlook خود برای انجام کار مسدود کنید، MyAnalytics آن را به عنوان زمان در دسترس برای تمرکز حساب می کند. به عبارت دیگر، تا زمانی که هیچ شرکت کننده دیگری را برای آن قرار در تقویم خود دعوت نکرده باشید، MyAnalytics می داند که زمان کار بوده است. اگر زمان را در تقویم Outlook خود به‌عنوان « ^(Outlook)خارج^(Out) از دفتر» علامت‌گذاری کنید، MyAnalytics آن را در محاسبه زمانی که باید تمرکز کنید، لحاظ نمی‌کند.

MyAnalytics به شما یادآوری می‌کند که زمان تمرکز اهمیت دارد، زیرا «بعد از بررسی فقط یک ایمیل یا چت، تمرکز مجدد می‌تواند تا ۲۳ دقیقه طول بکشد».

زمان تمرکز خود را افزایش دهید

پیوند ایجاد زمان برای تمرکز بیشتر را^{(Make more time to focus)} انتخاب کنید ، و MyAnalytics شما را در مراحل برنامه ریزی زمان تمرکز بیشتر در تقویم خود راهنمایی می کند. از شما پرسیده می شود که می خواهید هر روز چقدر زمان تمرکز داشته باشید و در چه زمانی از روز می خواهید زمان رزرو کنید. گزینه ها از یک تا چهار ساعت در روز در صبح یا بعد از ظهر متغیر است. 

می‌توانید در طول زمان فوکوس، اعلان‌های تیم‌های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} را بی‌صدا کنید، که توصیه می‌شود، زیرا در نهایت، زمان تمرکزی که برنامه‌ریزی می‌کنید باید عاری از حواس‌پرتی باشد.

اگر در طول زمان فوکوس، اعلان‌های تیم‌ها^(Teams) را بی‌صدا کنید، وضعیت شما در آن زمان به «تمرکز» تغییر می‌کند و پس از پایان زمان تمرکز برنامه‌ریزی‌شده، به وضعیت قبلی‌تان برمی‌گردد. 

با این حال، همچنان به دریافت اعلان‌های پیام‌ها از مخاطبین اولویت‌دار خود ادامه می‌دهید. با رفتن به تنظیمات^(Settings) در تیم‌ها و انتخاب حریم خصوصی^{(Privacy )} > مدیریت دسترسی^{(Manage priority access)} اولویت‌دار، مخاطبین اولویت‌دار خود را مشخص کنید . 

MyAnalytics میانگین هفتگی زمان در دسترس برای تمرکز را همراه با روند چهار هفته ای نمایش می دهد تا بتوانید ببینید زمان تمرکز شما در حال افزایش است یا خیر. 

MyAnalytics همچنین به شما بینش های بهره وری و پیشنهاداتی در مورد عادات کاری شما می دهد. 

برای مثال، اگر ایمیل‌های جدید را به محض اینکه در ساعات کاری وارد صندوق ورودی خود می‌شوند، می‌خوانید، MyAnalytics ممکن است به شما پیشنهاد کند که فقط هر ساعت یک‌بار صندوق ورودی خود را بررسی کنید.

شبکه

بخش شبکه داشبورد ^(Network)MyAnalytics همه چیز درباره افرادی است که با آنها کار می کنید.

Network را در منوی سمت چپ انتخاب کنید ، و MyAnalytics به شما نشان می‌دهد که در چهار هفته گذشته و در دوازده ماه گذشته با چند نفر همکاری داشته‌اید. ^{(collaborated)}همچنین می توانید همکاران برتر خود را بررسی کنید و آنها را بر اساس فعال، خارجی، جدید و مهم مرتب کنید.

اگر می‌خواهید وظایف و ایمیل‌های خوانده نشده افراد مهم به شما یادآوری شود، می‌توانید در این صفحه کدام یک از مخاطبین خود را «مهم» نشان دهید.

تندرستی

بخش MyAnalytics در مورد بهزیستی در نظر^(Wellbeing) گرفته شده است تا به شما کمک کند ارتباط خود را از کار جدا کنید و دوباره شارژ کنید. 

انتخاب Wellbeing از منوی MyAnalytics شما را به صفحه‌ای هدایت می‌کند که در آن می‌توانید آمار رفاه خود را بررسی کنید. ^(wellbeing)اطلاعاتی درباره چند روز بدون کار خارج از ساعات کاری معمولی خود مشاهده خواهید کرد. MyAnalytics زمان خارج از روز کاری را "ساعات آرام" می نامد. 

نمودار دایره‌ای از اختلالات ساعت‌های آرام خود را مشاهده خواهید کرد و اینکه چه نوع فعالیت‌هایی علت این اختلالات بوده است. می توانید به این فکر کنید که چگونه از زمان در طول روز کاری خود محافظت کنید تا زمانی که باید در حال استراحت باشید مجبور به کار نشوید.

همکاری

بخش MyAnalytics در همکاری^{(Collaboration)} به شما کمک می کند تا بفهمید آیا زمانی که برای کار با همکاران صرف می کنید می تواند سازنده تر باشد یا خیر. به شما نشان می‌دهد که چه مدت زمانی را صرف کار با دیگران می‌کنید، چه در جلسات، چت‌ها، تماس‌ها یا در ایمیل‌ها.

درباره عادت‌های جلسه‌تان، از جمله تعداد جلساتی که در آخرین لحظه برنامه‌ریزی شده‌اند و درصد جلسات آنلاینی که دیر نکردید، اطلاعات بیشتری کسب خواهید کرد. MyAnalytics حتی می تواند به شما بگوید که در طول جلسات آنلاین چقدر ایمیل ها و چت ها را باز می کنید.

همچنین می توانید اطلاعاتی در مورد عادت های ارتباطی خود مشاهده کنید، مانند تعداد ایمیل هایی که در چهار هفته گذشته ارسال کرده و خوانده اید.

این اطلاعات می تواند به شما در تصمیم گیری در مورد اینکه آیا وقت خود را به طور سازنده سپری می کنید کمک کند.

حریم خصوصی و نحوه^(How) خاموش کردن MyAnalytics

مایکروسافت^(Microsoft) می گوید که جز شما هیچ کس دیگری نمی تواند داده های شما را ببیند. این بدان معناست که نه مدیر شما و نه کارکنان بخش فناوری اطلاعات شما - حتی مدیر سیستم - نمی توانند اطلاعات MyAnalytics شما را ببینند، همچنان ممکن است بخواهید ^{(MyAnalytics)}MyAnalytics را کاملاً خاموش کنید . خوشبختانه، انصراف از MyAnalytics بسیار آسان است.

از هر صفحه MyAnalytics ، نماد ^{(MyAnalytics)}تنظیمات^(Settings) در کنار عکس نمایه خود را در گوشه سمت راست بالای صفحه انتخاب کنید. 

سپس پیوند تنظیمات^{(Settings )} را در زیر MyAnalytics انتخاب کنید . از آنجا، می‌توانید MyAnalytics را کاملاً خاموش کنید، داشبورد را روشن یا خاموش کنید، در یک ایمیل خلاصه هفتگی مشترک شوید یا افزونه Insights Outlook را دریافت کنید.

در مجموع، MyAnalytics مایکروسافت می تواند اطلاعات ارزشمندی در مورد نحوه کار شما به شما بدهد. پس از آن، این شما هستید که از این اطلاعات برای بهبود عملکرد و کاهش استرس استفاده کنید.

What Is Microsoft MyAnalytics and How to Use It?

Getting аccess to data about your work habits can give you an extra leg up when it comes to improving productivity. MyAnalytics is Microsoft’s platform for delivering data-driven insights into your work habits. It can help you stay focused and work smarter.

We’ll walk you through the MyAnalytics dashboard where you can find insights into your work patterns and tips on how to work smarter, not harder. We’ll also show you how to build new work patterns like setting aside time each workday to focus on your most important work. 

MyAnalytics Plans and Supported Browsers 

You’ll get access to different elements of MyAnalytics depending on which Microsoft Office 365 or Microsoft 365 plan you have. Elements can include the MyAnalytics dashboard, weekly email digests, inline suggestions, and the Insights add-in for Outlook.

Currently, you can use the latest versions of Google Chrome, Firefox, and Safari to access the MyAnalytics dashboard, as well as Internet Explorer version 10 or 11 or Microsoft Edge.

The MyAnalytics Dashboard

Access the MyAnalytics Dashboard by logging into your Microsoft 365 account and selecting MyAnalytics from the app drawer. If you don’t see MyAnalytics in the list of apps, select the All Apps link.

The main MyAnalytics dashboard consists of four sections and displays information about your work habits over the previous four weeks. We’ll discuss how each section gives you productivity insights so you can react accordingly and improve your productivity and maybe even your mental health.

You can explore each section in more detail by selecting it in the MyAnalytics menu on the left.

Focus

The Focus section on the dashboard tells you how much time you have had outside of meetings, emails, chats, and calls to focus on your work. 

If, like many people, you block out time on your Outlook calendar to get work done, MyAnalytics will count that as time available to focus. In other words, as long as you haven’t invited any other attendees for that appointment on your calendar, MyAnalytics knows it was work time. If you mark time as “Out of Office” on your Outlook calendar, MyAnalytics won’t include it in its calculation of time you had to focus.

MyAnalytics reminds you that focus time matters because “it can take up to 23 minutes to refocus after checking just one email or chat.”

Increasing Your Focus Time

Select the Make more time to focus link, and MyAnalytics will walk you through the steps to schedule more focus time on your calendar. You’ll be asked how much focus time you’d like to schedule every day and during what time of day you want to reserve time. Options range from one to four hours a day in the mornings or afternoons. 

You can opt to mute Microsoft Teams notifications during focus time, which is recommended since, after all, the focus time you schedule should be free from distractions.

If you do choose to silence Teams notifications during your focus time, your status will change to “Focusing” during that time and then will revert back to your previous status once the scheduled focus time is over. 

You will, however, continue to receive notifications of messages from your priority contacts. Designate your priority contacts by going to Settings in Teams and selecting Privacy > Manage priority access. 

MyAnalytics displays your weekly average time available to focus along with a four-week trend so you can see if your focus time is increasing. 

MyAnalytics will also give you some productivity insights and suggestions about your work habits. 

For example, if you read new emails as soon as they land in your inbox during work hours, MyAnalytics might suggest that you only check your inbox once an hour.

Network

The Network section of the MyAnalytics dashboard is all about the people you work with.

Select Network in the menu on the left, and MyAnalytics will show you how many people you collaborated with in the last four weeks and in the past twelve months. You can also look through your top collaborators and sort them by active, external, new, and important.

If you want to be reminded of tasks and unread emails from important people, you can mark which of your contacts are “important” on this page.

Wellbeing

MyAnalytics’ section on Wellbeing is intended to help you disconnect and recharge from work. 

Selecting Wellbeing from the MyAnalytics menu will take you to a page where you can dive into your wellbeing statistics. You’ll see information about how many days you went without working outside your regular working hours. MyAnalytics calls time outside of the working day “quiet hours.” 

You’ll see a pie chart of disruptions to your quiet hours and what kinds of activities were the cause of those disruptions. You can think about how to protect time during your workday so you don’t have to work when you should be relaxing.

Collaboration

The MyAnalytics section on Collaboration helps you figure out if the time you spend working with colleagues could be more productive. It shows you how much time you spend working with others, whether that’s in meetings, chats, or calls or in emails.

You’ll learn more about your meeting habits, including how many meetings were scheduled at the last minute and the percentage of online meetings you weren’t late to. MyAnalytics can even tell you how often you open emails and chats during online meetings.

You can also see information on your communication habits, like how many emails you sent and read during the last four weeks.

This information can help you make decisions about whether you’re spending your time productively.

Privacy and How to Turn Off MyAnalytics

Microsoft says that no one else can see your data besides you. That means that neither your manager nor your IT department staff—even the systems administrator—can see your MyAnalytics information, you still might want to completely turn off MyAnalytics. Fortunately, opting out of MyAnalytics is really easy.

From any MyAnalytics page, select the Settings icon next to your profile pic in the top-right corner of the page. 

Then select the Settings link under MyAnalytics. From there, you can choose to turn off MyAnalytics entirely, toggle the dashboard on or off, subscribe to a weekly digest email, or get the Insights Outlook add-in.

All in all, Microsoft’s MyAnalytics can give you valuable information about the way you work. After that, it’s up to you to use that information to improve your performance and reduce stress.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel

• 12 نکته و ترفند مفید مایکروسافت ورد

• به سرعت فهرستی از مطالب را به Word Doc اضافه کنید

• نحوه یافتن مقادیر منطبق در اکسل

• چگونه می توان یک امضا را در یک Microsoft Word Document وارد کرد

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• نحوه ایجاد میانبرهای Microsoft Outlook برای ایمیل و وظایف

• پیوند سلول ها بین برگه ها و کتاب های کاری در اکسل

• نحوه محاسبه Variance در Excel

• نحوه ردیابی تغییرات در Word (آنلاین، موبایل و دسکتاپ)

• نحوه رفع مشکل زمانی که Word در حالت فقط خواندنی باز می شود

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• نحوه اضافه کردن روایت صوتی به ارائه پاورپوینت

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• چگونه برای ایجاد Breakout Rooms در Microsoft Teams