^(Word)از اوایل دهه 1980 که مایکروسافت^(Microsoft) برای اولین بار مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} را برای MS-DOS منتشر کرد، پردازشگرهای ^(MS-DOS)کلمه راه طولانی را پیموده اند . ویژگی پیشگامانه آن این بود که برای استفاده با ماوس طراحی شده بود. نسخه‌های امروزی مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} شامل ویژگی‌هایی است که کاربران در آن زمان حتی تصورش را هم نمی‌کردند، از جمله استفاده از قابلیت متن خودکار مایکروسافت ورد به^(AutoText) منظور ایجاد محتوا سریع‌تر و با اشتباهات کمتر. 

اگر زیاد از Word استفاده می کنید، به احتمال زیاد عبارات، بلوک های متن یا گرافیکی وجود دارد که اغلب از آنها استفاده می کنید. ویژگی‌های AutoCorrect^{(AutoCorrect)} و AutoText Word به شما کمک می‌کند آن ورودی‌های تکراری را سریع وارد کنید و در وقتتان صرفه‌جویی کنید. به عنوان مثال می‌توان امضای خود را در انتهای نامه اضافه کرد یا در اسنادی مانند قراردادها یا درخواست‌های پیشنهادی، زبان را وارد کرد. 

تفاوت بین AutoCorrect^{(Difference Between AutoCorrect)} و AutoText

در مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} ، تصحیح^{(AutoCorrect)} خودکار به شما امکان می‌دهد تکه‌های متنی قابل استفاده مجدد را تا ۲۵۵ کاراکتر ایجاد کنید. سپس آن قطعه‌ها نه تنها در Word ، بلکه در تمام برنامه‌های آفیس^(Office) مانند Outlook و PowerPoint نیز در دسترس شما هستند.

^(AutoText)از سوی دیگر، AutoText بسیار قوی تر است. این برای کنترل بلوک های بسیار بزرگتر از متن ساخته شده است. ورودی های AutoText^(AutoText) که ایجاد می کنید با الگوی Word ذخیره می شوند و در سایر برنامه های Office که استفاده می کنید در دسترس نیستند . ^(not)هم AutoCorrect و هم AutoText در نسخه دسکتاپ و آنلاین Microsoft Word موجود هستند.

نحوه ایجاد و استفاده از تصحیح خودکار

برای پیکربندی و استفاده از ورودی تصحیح^{(AutoCorrect)} خودکار ، سندی را با متنی که می‌خواهید به یک قطعه قابل استفاده مجدد تبدیل کنید باز کنید. در مثال زیر، ما در حال پیکربندی AutoCorrect هستیم تا یک بلوک کوتاه از متن را هنگام تایپ -123 وارد کنیم^(-123) .

1. حداکثر 255 کاراکتر متنی را که می‌خواهید مجدداً استفاده کنید، با تایپ یک سری کاراکتر کوتاه انتخاب کنید.

1. به File > Options > Proofing رفته^{(Proofing )} و دکمه AutoCorrect Options را انتخاب کنید.

1. مطمئن شوید که چک باکس Replace text as you type علامت زده شده باشد.^{(Replace text as you type)}

1. سپس، در بخش Replace ، کاراکترهایی را که می‌خواهید با بلوک متنی که در مرحله 1^{(Step 1)} انتخاب کرده‌اید جایگزین شوند، تایپ کنید . در این مورد، ما از کاراکترهای -123 استفاده می کنیم . متنی که در مرحله 1^{(Step 1)} انتخاب کردید در زیر با^(With) ظاهر می شود .

1. در نهایت، افزودن^(Add) ، سپس OK و سپس دوباره OK را انتخاب کنید. 

با استفاده از یک ورودی تصحیح خودکار

اکنون، برای استفاده از ورودی تصحیح^{(AutoCorrect)} خودکار که با دنبال کردن مراحل بالا ایجاد کرده‌اید، فقط 123- را در سند ^(-123)Word خود تایپ کنید و آن کاراکترها با بلوک متنی که در مرحله 1^{(Step 1)} انتخاب کرده‌اید جایگزین می‌شوند . 

نحوه ایجاد و استفاده از متن خودکار

اگر می‌خواهید به‌طور خودکار بلوک‌های متنی بیش از 255 کاراکتر یا شامل تصاویر درج کنید، به جای AutoCorrect از AutoText استفاده کنید .

ایجاد یک ورودی خودکار متن جدید

دوباره^(Again) ، با باز کردن سندی شروع کنید که دارای متنی است که می‌خواهید به یک قطعه قابل استفاده مجدد تبدیل کنید.

1. بلوک متن، از جمله تصاویر را که می‌خواهید به ورودی خودکار تبدیل کنید، انتخاب کنید.

1. Alt + F3 را فشار دهید . با این کار یک کادر محاوره ای Create New Building Block^{(Create New Building Block )} راه اندازی می شود که در آن چند گزینه خواهید داشت.
2. اطلاعات را پر کنید^(Fill) ، مطمئن شوید که یک نام و توضیحات منحصر به فرد را درج کرده اید. 

1. OK را انتخاب کنید . 

با استفاده از یک ورودی متن خودکار Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

اکنون، برای استفاده از ورودی AutoText که ایجاد کردید، این مراحل را دنبال کنید.

1. تب Insert را در نوار ابزار انتخاب کنید.
2. Quick Parts و سپس AutoText را انتخاب کنید .
3. ورودی AutoText^(AutoText) مورد نظر خود را انتخاب کنید و در سند Word شما درج خواهد شد .

استفاده از یک ورودی متن خودکار از طریق تصحیح خودکار^{(AutoCorrect)}

همچنین، می‌توانید ورودی AutoText که ایجاد کرده‌اید را با تایپ نام ورودی وارد کنید. این روش اساسا از قابلیت AutoCorrect استفاده می کند. به عنوان مثال، با استفاده از ورودی AutoText در بالا، می‌توانید شروع به تایپ « Leverage agile frames» کنید، و یک راهنمای ابزار ظاهر می‌شود که می‌گوید: «( برای درج ENTER را فشار دهید).»^{(Press ENTER)}

وقتی Enter را فشار می دهید، بلوک ^(Enter)خودکار^(AutoText) متن کامل در سند شما درج می شود.

اگر نکته ابزار "( برای درج ENTER^{(Press ENTER)} را فشار دهید )" نمی بینید، باید نمایش پیشنهادات تکمیل خودکار^{(Show AutoComplete Suggestions)} را فعال کنید . می توانید این کار را با رفتن به File > Options > Advanced انجام دهید و کادر کنار Show AutoComplete Suggestions را علامت بزنید.

افزودن یک ورودی خودکار متن به نوار ابزار دسترسی سریع^{(Quick Access Toolbar)}

اگر می‌خواهید تعداد اقداماتی را که باید برای درج متن خودکار Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} انجام دهید کاهش دهید، می‌توانید ورودی را به نوار ابزار دسترسی سریع^{(Quick Access)} اضافه کنید . 

1. پیکان کشویی نوار ابزار دسترسی سریع^{(Quick Access toolbar)} را انتخاب کنید و دستورات بیشتر^{(More Commands)} را انتخاب کنید .

1. در کادر کشویی Choose commands from ، All Commands را انتخاب کنید . 

1. AutoText را در لیست سمت چپ پیدا کنید و دکمه Add را انتخاب کنید تا آن را به لیست سمت راست اضافه کنید.

1. OK را انتخاب کنید .
2. اکنون خواهید دید که یک دکمه AutoText به ^(AutoText)نوار ابزار دسترسی سریع^{(Quick Access Toolbar)} اضافه شده است . 

1. برای درج یک ورودی AutoText ، دکمه ^(AutoText)AutoText را انتخاب کنید و سپس ورودی AutoText را که می‌خواهید در سند خود درج کنید، انتخاب کنید.

استفاده از یک ورودی خودکار متن از طریق^(Via) یک میانبر^(Shortcut)

راه دیگر برای درج ورودی AutoText ، ایجاد میانبر صفحه کلید است.

1. ^{(Right-click)}روی هر نقطه از نوار ابزار کلیک راست کرده و Customize the Ribbon را انتخاب کنید…^{(Customize the Ribbon…)}

1. دکمه Customize را در پایین کادر محاوره ای انتخاب کنید.
2. در فهرست دسته‌ها^(Categories) در سمت چپ، بلوک‌های ساختمانی^{(Building Blocks)} را انتخاب کنید .
3. در لیست Building Blocks در سمت راست، بلوک ساختمانی را که می خواهید میانبر صفحه کلید برای آن ایجاد کنید، انتخاب کنید.
4. مکان نما خود را در قسمت فشار کلید میانبر جدید^{(Press new shortcut key)} قرار دهید و میانبر صفحه کلیدی را که می خواهید استفاده کنید تایپ کنید. در مثال زیر، ما از Alt + Ctrl + Shift + L به عنوان میانبر صفحه کلید استفاده می کنیم. 

1. دکمه Assign^(Assign) را انتخاب کنید.
2. Close و سپس OK را انتخاب کنید . 
3.  اکنون، هنگامی که به سند Word خود بازگشتید، می توانید از میانبر صفحه کلیدی که به تازگی ایجاد کرده اید برای درج ورودی AutoText استفاده کنید.

^{(Be Smarter)}با ترفندهایی^(Tricks) که یاد گرفتید باهوش تر و سریع تر باشید^(Faster)

حتی اگر واقعاً فردی جزئیات گرا نیستید، نکات بالا باعث می شود به نظر برسد که هستید! اگر از این ویژگی‌ها استفاده کنید، هنگام نوشتن یک سند Word در زمان صرفه‌جویی کرده و خطاهای کمتری خواهید داشت. اگر دوست دارید، آن را یک قدم جلوتر بردارید و برای هر سری اقداماتی که به طور مکرر انجام می دهید، چند ماکرو در Word ایجاد کنید .^{(create some macros in Word)}

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processоrs hаve сome a long way since the early 1980s when Mіcrosoft first released Microsoft Word fоr MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it was desіgned to be used with a mouse. Today’s verѕions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

Related posts

• نحوه تنظیم و استفاده از فرمت MLA در Microsoft Word

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم

• مایکروسافت ورد پاسخ نمی دهد؟ 8 راه برای رفع آن

• نحوه ایجاد و استفاده از فرمول در جداول در Word

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• 7 بهترین افزونه Microsoft Word

• متن Caps Lock را در MS Word به حالت عادی برگردانید

• چه نسخه ای از مایکروسافت آفیس را دارم؟

• به سرعت فهرستی از مطالب را به Word Doc اضافه کنید

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• چگونه می توان یک امضا را در یک Microsoft Word Document وارد کرد

• نحوه ایجاد Booklet در Word

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• نحوه استفاده از Mail Merge در Word به Create Letters، Labels، Labels، و پاکت نامه

• نحوه تسلط بر Slide Master در Microsoft PowerPoint

• نحوه ردیابی تغییرات در Word (آنلاین، موبایل و دسکتاپ)

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• از Format Painter در Word برای کپی و چسباندن قالب بندی استفاده کنید

• از اکسل به عنوان ابزاری برای کپی داده ها از وب استفاده کنید