آیا تا به حال یک ایمیل مهم را از دست داده اید زیرا صندوق ورودی شما مملو از پیام های قبلی و بدون پاسخ بوده است؟ اکثر مردم این را تجربه کرده‌اند و تقریباً همه می‌دانند که حواس پرتی پنجاه ایمیل خوانده‌نشده است که به محض باز کردن صندوق ورودی خود در صبح توجه شما را می‌طلبد.

طبق مطالعات، کارگران 28 درصد از هفته خود را^{(28 percent of their week)} صرف خواندن و پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌کنند. این بیش از یک چهارم کل زمان شما در محل کار است. اگر مجبور نباشید با رگبار دائمی ایمیل‌ها رسیدگی کنید، چقدر بیشتر می‌توانید انجام دهید؟

Inbox Zero چیست؟

Inbox Zero مفهومی است که توسط Merlin Mann ، متخصص بهره وری توسعه یافته است. اگرچه اکثر مردم «صفر» در نام را به تعداد ایمیل‌هایی که یک شخص دارد تعبیر می‌کنند، اما در ابتدا به مدت زمانی که مردم صرف فکر کردن درباره ایمیل می‌کنند اشاره می‌کند. اگر ایمیل صفر داشته باشید، تقریباً زمان صفر را صرف فکر کردن به آنها می کنید.

این مقاله به شما آموزش می‌دهد که چگونه با استفاده از ابزارهای موجود در Gmail ، تعداد ایمیل‌های خوانده‌نشده را در صندوق ورودی خود به حداقل برسانید، و همچنین روش‌هایی را که می‌توانید در روز کاری خود اعمال کنید و به شما کمک می‌کنند انبوه ایمیل‌هایی را که دریافت می‌کنید رام کنید. در طول روز.

اصول مدیریت ایمیل

اولین قدم برای بهبود بهره وری ایمیل، بستن صندوق ورودی است. ممکن است غیر منطقی به نظر برسد، اما بهتر است زمان‌هایی را برای خواندن و پاسخ به ایمیل‌ها به خود اختصاص دهید تا اینکه به هنگام رسیدن ایمیل‌ها به آن‌ها رسیدگی کنید. تحقیقات^(Research) نشان داده است که ضرب‌الاجل‌ها، چه خود تحمیلی یا نه، کارایی را بهبود می‌بخشد^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} و زمان صرف شده برای پروژه را کاهش می‌دهد.

^(Set)در شروع هر ساعت پنج دقیقه، یا شاید بیست دقیقه در شروع و پایان روز را برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها ^{(to answer emails)}اختصاص دهید . ایمیل هایی که به وضوح اسپم^{(clearly spam)} هستند را حذف کنید . اگر پاسخ یک ایمیل به دو دقیقه یا کمتر نیاز دارد، ابتدا به آن پاسخ دهید.

اگر ایمیلی برای پاسخ دادن به زمان بیشتری نیاز دارد، آن را به پوشه ای که مخصوص تعیین شده است منتقل کنید.

استفاده از جیمیل برای رسیدن به Inbox Zero

جیمیل^(Gmail) پرمصرف ترین سرویس گیرنده ایمیل در جهان است، اما اکثر مردم متوجه نمی شوند که این پلت فرم واقعا چقدر همه کاره است. جیمیل ^(Gmail)مملو از ابزارها^{(chock-full of tools)} و گزینه های قابل تنظیم است که به شما کنترل فوق العاده ای بر ظاهر آن می دهد . وقتی از این ابزارها استفاده کنید، Inbox Zero^{(Inbox Zero)} بسیار دست یافتنی تر می شود.

از ستاره های ویژه استفاده کنید

همه در مورد توانایی ستاره‌دار کردن ایمیل با کلیک کردن روی نماد ستاره^(Star) می‌دانند – اما آیا می‌دانستید که ۱۲ ستاره مختلف وجود دارد که می‌توان از آنها استفاده کرد؟ روی ^(Click) Settings > See All Settings > General کلیک کنید و سپس اسکرول کنید تا زیربخش ستاره ها را ببینید.^(Stars)

ستاره‌ها رنگ‌های مختلفی دارند، اما نمادهایی مانند علامت تعجب، فلش سریع به جلو، علامت چک، علامت سوال و i کوچک وجود دارد. به طور پیش‌فرض، فقط ستاره اصلی فعال است، اما می‌توانید روی هر یک از نمادها کلیک کرده و به قسمت در حال استفاده^{(In use)} بکشید تا فعال شود.

فقط یک نماد در Gmail ظاهر می شود . چند بار روی آن کلیک کنید^(Click) تا در بین تمام ستاره های مختلفی که انتخاب کرده اید بچرخید. حداقل چهار علامت را انتخاب کنید: ستاره استاندارد، ستاره قرمز، i کوچک و علامت سبز.

چندین صندوق ورودی و فیلتر را تنظیم کنید^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

ممکن است قبلاً با چندین برگه در دسترس شما در Gmail آشنا باشید : تبلیغات، شخصی^(Personal) ، اجتماعی^(Social) و غیره. به Settings > Inbox و در کنار نوع صندوق ورودی،^{(Inbox type,)} روی کادر کشویی کلیک کنید و صندوق ورودی چندگانه را انتخاب کنید.^{(Multiple inboxes.)}

بخش جدیدی به نام بخش های صندوق ورودی چندگانه ظاهر می شود. ^{(Multiple inbox sections.)}می توانید حداکثر پنج بخش سفارشی را برای مشاهده در کنار صندوق ورودی اصلی خود نام ببرید، اگرچه دو بخش به طور پیش فرض پر شده است. یک بخش برای ایمیل های ستاره دار^(Starred) است، در حالی که بخش دیگر برای پیش نویس ها است. این بخش‌ها با عبارت‌های جستجویشان مشخص می‌شوند، بنابراین باید بدانید که هر یک از ستاره‌های خاص چه نامیده می‌شوند تا بخش‌هایی را برای آن‌ها در نظر بگیرید.

این اسامی هر ستاره است:

ستاره زرد
ستاره ی سرخ
ستاره نارنجی
ستاره سبز
ستاره آبی
ستاره بنفش
زنگ زرد (علامت تعجب)
بنگ قرمز
سوال بنفش
نارنجی گیله^{(Orange-guillemet)} (نماد سریع به جلو)
چک سبز
اطلاعات آبی (حروف کوچک i)

فیلد عبارت جستجو اپراتورهای مختلف را می شناسد، بنابراین می توانید از دستورات OR/AND برای گنجاندن چندین ستاره در یک بخش استفاده کنید. در کنار فیلد عبارت جستجو ، ^{(Search query)}قسمت نام بخش^{(Section name)} قرار دارد. نام خاصی را که می خواهید فیلد در اینجا نامیده شود وارد کنید.

برای دستیابی به Inbox Zero ، بهتر است چند بخش خاص را تنظیم کنید:

نیاز به اقدام/پاسخ دارد
نیاز به پاسخ فوری دارد
در انتظار پاسخ
تفویض شده است

شما می توانید بر اساس نیاز خود قسمت پنجم را راه اندازی کنید، اما این چهار بخش اساسی ترین وظایف را انجام می دهند.

رسیدن به صندوق ورودی صفر^{(Reaching Inbox Zero)}

اکنون که تنظیمات جیمیل^(Gmail) خود را تغییر داده اید ، وقت آن است که همه چیز را عملی کنید. ابتدا^(First) فیلترهای خود را تنظیم کنید. زیر را وارد کنید:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

هنگامی که یک ایمیل دریافت می کنید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که تصمیم بگیرید که آیا به پاسخ نیاز دارد یا باید آن را حذف کنید. اگر ایمیل هرزنامه است یا نیاز به پاسخگویی ندارد، فوراً آن را حذف یا بایگانی کنید.

اگر ایمیل نیاز به پاسخ دارد و کمتر از دو دقیقه طول می کشد، به آن پاسخ دهید. اگر به بیش از دو دقیقه زمان نیاز دارید، یک بار روی نماد ستاره کلیک کنید. ^(Star)اگر ایمیل فوری است و باید پاسخ بعدی باشد، روی نماد دو بار کلیک کنید تا با ستاره قرمز^{(Red Star)} علامت گذاری شود .

هنگامی که به یک ایمیل پاسخ دادید، اگر منتظر پاسخ هستید، روی نماد ستاره^(Star) سه بار کلیک کنید تا آن را به عنوان "در انتظار پاسخ" تعیین کنید. اگر ایمیلی دریافت کردید که بهتر است شخص دیگری آن را مدیریت کند، آن را به شخص مناسب ارسال کنید و چهار بار روی نماد ستاره کلیک کنید تا آن را به عنوان "تخصیص داده شده" علامت گذاری کنید.^(Star)

زمانی را انتخاب کنید که می‌خواهید به ایمیل خود پاسخ دهید و فقط در آن زمان‌ها روی کار کردن تمرکز کنید. با دادن ضرب الاجل به خود و تعیین دوره هایی برای مدیریت ایمیل، مدت زمانی را که در صندوق ورودی خود می گذرانید کاهش می دهید تا بتوانید روی کارهای مهم تر تمرکز کنید. اگر تصمیم گرفتید در ابتدای ساعت با آن مقابله کنید، ابتدا روی پاسخ دادن به ایمیل‌های فوری تمرکز کنید، سپس بقیه را از آنجا انجام دهید.

با عملی کردن این روش ها، به زودی می توانید کنترل کامل صندوق ورودی خود را بدست آورید. اگر در حال حاضر به هم ریخته است، نیم ساعت در روز را برای مرتب کردن ایمیل‌هایی که از قبل دارید اختصاص دهید و تعیین کنید که آیا آنها مهم هستند یا خیر. به کسانی که به آن نیاز دارند پاسخ دهید، آنهایی را که نیاز ندارند حذف کنید.

ممکن است کمی زمان ببرد، اما فیلترها^{(but filters)} ، صندوق‌های ورودی تعیین‌شده و سایر ابزارها به شما کمک می‌کنند به Inbox Zero برسید—و^{(Inbox Zero–and)} خواهید دید که بهترین تکنیک‌ها به شما کمک می‌کنند در آنجا بمانید.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because your inbox was full of previous, unanswered messages? Moѕt people have exрerienced this and almost everyone knows the distraction of fifty unread emailѕ that demand your attention as soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

کورش مرادخانی

About the author

من یک بازبین نرم افزار و مهندس بی سیم با بیش از 10 سال تجربه در این زمینه هستم. من در بررسی برنامه ها و نرم افزارهای تلفن همراه و همچنین کمک به مشتریان برای بهینه سازی شبکه های خود تخصص دارم. از طریق بررسی‌هایم، می‌توانم به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه درباره محصولاتی که باید استفاده کنید، نحوه بهبود گردش کار و موارد دیگر کمک کنید. مهارت های من عبارتند از: ارتباط کتبی و شفاهی عالی، حل مسئله، دانش فنی قوی و توجه به جزئیات. من همچنین در کار مستقل و همکاری در پروژه ها مهارت دارم.

چگونه در جیمیل به Inbox Zero برسیم

Inbox Zero چیست؟

اصول مدیریت ایمیل